Transcript United by borders theme

Applicant Seminar
Seminar toetuse
taotlejatele
Contractual obligations
/
Lepingulised kohustused
Joint Technical Secretariat /
Ühine Tehniline Sekretariaat
Key Contractual Issues
 Contract Structure
 Responsibility for the project
 Start & implementation period
 Payments & reporting
 Visibility
 Contract amendment
2
Võtmeküsimused lepingus
 Lepingu struktuur
 Projekti kohustused
 Algus ja elluviimise periood
 Maksed ja aruandlus
 Nähtavus
 Muudatused lepingus
3
Pre-conditions for signing Grant
Contract
 Updated Application Form (if requested in the JMC decision)
 Signed Partnership Agreement
 Original of the Financial Identification Form with the details
of the bank account
 Information on the on the external audit companies
(Auditors) which will carry out expenditure verification
(NB! requirements for auditors are available in the Terms of
Reference for an Expenditure Verification of a Grant
Contract)
4
Toetuslepingu sõlmimise
eeltingimused
 Ajakohastatud taotlusvorm (kui on seirekomitee otsusega
nõutud)
 Allkirjastatud Partnerlusleping
 Finantsteabe vormi originaal pangakonto andmetega
 Andmed välisaudiitorite kohta, kes hakkavad teostama
kulude kontrolli
(NB! audiitoritele esitatavad nõuded on saadaval toetuslepingu
kulude kontrollimise lähteülesandes)
5
Contract Structure
Contract and its
 Special Conditions
 General Conditions
 Application Form
annexes are
available on the
Programme
website!
 Contract-award procedures
 Request for payment and financial identification form
 Model narrative and financial report
 Model report of factual findings and terms of reference for
an expenditure verification
 Model financial guarantee
6
Lepingu struktuur
Leping ja selle
 Eritingimused
 Üldtingimused
 Taotlusvorm
lisad on
avaldatud
Programmi
kodulehel!
 Lepingu sõlmimise kord
 Maksetaotluse ja finantsteabe näidis
 Tegevus- ja finantsaruande näidis
 Faktiliste tähelepanekute ja kulude kontrollimise
lähteülesande näidis
 Finantstagatise näidis
7
Responsibility for the project
 After approval of the project, the applicant (Beneficiary)
signs the Grant Contract with the Contracting Authority
(Joint Managing Authority) and assumes full legal and
financial responsibility for the project management and
implementation vis-à-vis the Contracting Authority
 Contracting Authority has no contractual relationship
towards partners or sub-contractors
 It receives the Grant from the Contracting Authority and
ensures that it is managed and distributed in accordance
with the Partnership Agreement signed with the project
partner(s)
8
Projekti kohustused
 Pärast projekti heakskiitmist allkirjastab toetuse taotleja
(toetuse saaja) lepinguid sõlmiva asutusega (Ühine
korraldusasutus) toetuslepingu ning võtab ühise
korraldusasutuse ees endale täieliku juriidilise ja
finantsvastutuse projekti juhtimise ja elluviimise eest
 Lepinguid sõlmiv asutus ei oma lepingulist suhet partnerite
või allhankijatega
 Toetuse saaja võtab vastu toetuslepingu lepinguid sõlmivalt
asutuselt ning tagab selle haldamise ja jaotamise vastavalt
projektipartneri(te)ga sõlmitud partnerluslepingule
9
Project start and implementation
period
Project starting date is defined by the Beneficiary and the
Contracting Authority ; stipulated in the Grant Contract and
it can be either the day following that on which the last of
the two parties signs the Grant Contract, or a later date
agreed in the Grant Contract,
but in any case no later than 6 months after the signing of the
Grant Contract.
 The duration of the project is calculated by adding to this
date the number of months indicated in the Application as
the duration of the project
 In order to be eligible, costs have to be incurred during the
implementation of the project, i.e. after the starting date of
the project stipulated in the Grant Contract and before the
project end
10
Projekti algus ja elluviimise periood
Projekti alguskuupäeva määravad toetuse saaja ja lepinguid
sõlmiv asutus; see on sätestatud toetuslepingus ning
alguskuupäev võib olla toetuslepingu viimase osapoole poolt
allkirjastamise kuupäevale järgnev päev või muu hilisem
toetuslepingus kokkulepitud kuupäev,
igal juhul ei tohi alguskuupäev olla hilisem kui 6 kuud pärast
toetuslepingu allkirjastamist.
 Projekti kestus arvutatakse lisades alguskuupäevale
toetuse taotluses kestusena märgitud kuude arv
 Abikõlblikud kulud tuleb kanda projekti elluviimise jooksul,
st pärast toetuslepingus sätestatud projekti alguskuupäeva
ja enne projekti lõppkuupäeva
11
Payments to the project
Project not exceeding 18
months and grant not
exceeding EUR 300,000:
Project longer than 18
months or grant over
EUR 300,000:
• initial pre-financing of max
40% of the Grant
• initial pre-financing of max
40% of the Grant for the
first 12 months
• the balance within 45 days
of the Contracting Authority
approving the final report
• further pre-financing
instalments (every 12
months); together with the
initial pre-financing not
exceeding 80% of the Grant
• the balance within 45 days
of the Contracting Authority
approving the final report
12
Väljamaksete teostamine projektile
Projektid, mille
kogukestvus ei ületa 18
kuud ja toetus ei ületa
300,000 eurot:
Projektid, mille kogukestvus ületab 18 kuud
või toetus ületab
300,000 eurot:
• eelmakse esmane
osamakse kuni 40%
toetusest
• eelmakse esmane
osamakse kuni 40% projekti
esimese 12 kuu toetusest
• lõppmakse 45 päeva
jooksul pärast lõpparuande
heakskiitmist lepinguid
sõlmiva asutuse poolt
• eelmakse täiendavad
osamaksed (iga 12-kuulise
perioodi kohta); eelmaksete
kogusumma ei või ületada
80% toetusest
• lõppmakse 45 päeva
jooksul pärast lõpparuande
heakskiitmist lepinguid
sõlmiva asutuse poolt
13
Reporting
Project not exceeding 18
months and grant not
exceeding EUR 300,000:
Project longer than 18
months or grant over
EUR 300,000:
•interim report has to be
submitted with the request
for payment
• interim report has to be
submitted one month after
each six-month period
• request for payment has to
be accompanied with the
report, expenditure
verification report
• final report has to be
verified by the auditor and
submitted no later than 3
months after the project
end
•final report has to be
verified by the auditor and
submitted no later than 3
months after the project
end.
14
Aruandlus
Projektid, mille
kogukestvus ei ületa 18
kuud ja toetus ei ületa
300,000 eurot:
Projektid, mille kogu
kestvus ületab 18 kuud
või toetus ületab
300,000 eurot:
•vahearuanne tuleb esitada
koos väljamaksetaotlusega
• vahearuanne tuleb esitada
hiljemalt 1 kuu pärast iga 6kuulise perioodi lõppu
• väljamaksetaotlusele tuleb
lisada aruanne ja kulude
kontrolli aruanne
• lõpparuanne peab olema
kontrollitud audiitori poolt ja
see tuleb esitada hiljemalt
kolm kuud pärast projekti
lõpetamist
•lõpparuanne peab olema
kontrollitud audiitori poolt ja
see tuleb esitada hiljemalt
kolm kuud pärast projekti
lõpetamist.
15
Visibility
 Beneficiary and project partners have to publicise the fact
that the European Union has co-financed the project
 Detailed Communication and Visibility Manual can be
downloaded:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
16
Nähtavus
 Toetuse saaja ja projektipartner(id) peavad rakendama
vajalikke meetmeid avalikkuse teavitamiseks, et projekti
rahastatakse EL poolt
 EL välistegevuse teabeedastuse ja nähtavuse suunised on
saadaval siit:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm
17
Contract amendment
 Beneficiary must inform the Contracting Authority /JTS on
any changes in the project
 Request for changes has to be submitted to the Contracting
Authority /JTS at least one month before the required changes
have to enter into force
 In duly justified cases project implementation period can be
extended up to 6 months (NB! All project activities have to end
before 31 December 2014)
 Contingency reserve foreseen in the Application can only be
used with the prior written authorisation of the Contracting
Authority
18
Muudatused projektis
 Toetuse saaja peab teavitama lepinguid sõlmivat
asutust/ÜTSi projektis tehtavatest mis tahes muudatustest
 Muudatuste taotlus tuleb esitada ühisele
korraldusasutusele/ühisele tehnilisele sekretariaadile vähemalt
üks kuu enne taotletavate muudatuste kavandatavat
jõustumist
 Põhjendatud juhtudel võib ühine korraldusasutus otsustada
projekti elluviimise perioodi kuni 6 kuu võrra pikendada (NB!
Kõik projekti tegevused tuleb lõpetada hiljemalt
31. detsembriks 2014)
 Taotluses kavandatud ettenägematute kulude reservi
võib kasutada ainult ühise korraldusautuse eelneval
kirjalikul loal
19
JTS contacts
www.estlatrus.eu
Email: [email protected]
Phone: +371 6750 9520
Address: Ausekla Str. 14-3, Riga
20
ÜTS-i kontaktid
www.estlatrus.eu
E-post: [email protected]
Tel.: +371 6750 9520
Aadress: Ausekla tn. 14-3, Riia
21