United by borders theme

Transcript United by borders theme

Applicant Seminar Seminar toetuse taotlejatele

Financial Management of projects

Projekti finantsjuhtimine

Joint Technical Secretariat

Project partner financing

Programme (90%) Partner (10%) Total partner budget (100%) At least 10% of the total eligible project budget has to be contributed by the Applicant and project partners (at least 10% for each partner) 2

Projekti partnerite rahastamine

Programm (90%) Partner (10%) Vähemalt 10% projekti kogu eelarvest tuleb panna taotleja ja projekti partnerite poolt ( vähemalt 10% iga partner) Partnerite kogueelarve (100%) 3

Project partner SMEs financing

Programme (50%) Partner (50%) Total partner budget (100%) Private partners -max co-financing from the Programme ≤ 50% of the total eligible costs for respective project partner 4

Programm (50%)

VKE projekti partnerite rahastamine

Partner (50%) Partnerite kogueelarve (100%) Erasektori partnerid -max kaasrahastus programmist ≤ 50% kõigist abikõlblikest kuludest vastavale projekti partnerile 5

Project co-financing

 There are three types of partner’s co-financing possible –

contribution in kind, own funds (cash) and state budget contribution (if relevant)

 In kind = unpaid voluntary work and use of the Applicant’s and/or the project partner’s own premises for implementation of project activities (max 10% and not exceed own funds) 6

Projekti kaasrahastus

 Võimalik on kolme tüüpi partnerite kaasrahastus –

mitterahaline panus, omavahendid (raha) ja toetus riigieelarvest (kui on asjakohane)

 Mitterahaline panus = tasustamata vabatahtlik töö ja taotleja ja/või projekti partneri oma ruumide kasutamine projekti tegevuste elluviimiseks (max 10% ja ei tohi ületada oma vahendeid) 7

Project financing

TOTAL project budget PP4 - SME (PROG 50%+PF 50%) PP1 (PROG 90%+PF 10%) PP3-SME(PROG 50%+PF 50%) PP2 (PROG 90%+PF 10%)

Projekti rahastamine

Projekti kogueelarve PP4 - VKE (PROG 50%+PF 50%) PP1 (PROG 90%+PF 10%) PP3-VKE(PROG 50%+PF 50%) PP2 (PROG 90%+PF 10%)

Project budget

 Budget should be realistic and cost-effective  Project and implementing partners can not make a profit  Budget should include all project costs , not only programme’s contribution  Budget should be developed with input from all partners  Only costs necessary for project implementation are eligible (no preparatory costs) 10

Projekti eelarve

 Eelarve peab olema realistlik ja kulu-efektiivne  Partnerid ei tohi projektist ja projekti rakendamisest kasumit teenida  Eelarve peab sisaldama kõiki projekti kulusid , mitte ainult programmi poolset panust  Eelarvet tuleb koostada koostöös kõigi partneritega  Ainult projekti elluviimiseks vajalikud kulud on abikõlblikud (projekti ettevalmistus ei ole abikõlblik) 11

Payment amount



Initial pre-financing

  duration of the project does not exceed 18 months and if the grant does not exceed 300,000 EUR - maximum 40% of the grant duration of the project exceeds 18 months or if the grant exceeds 300,000 EUR -40% of the grant forecast budget for the first 12 months of the project  Further pre-financing instalment – together with initial pre financing not exceed 80% of the project grant  Balance payment – not exceed 20% of the project grant 12

Makse summa



Esialgne ettemakse

  Projekti kestvus ei ületa 18 kuud ja kui toetus ei ületa 300,000 EUR – maksimaalselt 40% toetusest Projekti kestvus ületab 18 kuud või kui toetus ületab 300,000 EUR -40% projekti esimese 12 kuu toetuse eelarveprognoosist  Järgmised ettemaksed – ei ületa koos esimese ettemaksega 80% projekti toetusest  Lõppmakse – ei ületa 20% projekti toetusest 13

Payment procedure

Payments will be transferred to the account of the Beneficiary (also for futher transfers to the project partners): Initial pre-financing – in 45 days after signing the Grant Contract Further pre-financing instalments – 45 days after interim report and payment request is approved by the JTS Balance payment - 45 days after approval of the Final Report (to be

considered in the liquidity management)!

Maksete protseduur

Maksed kantakse toetusesaaja kontole ülekanneteks projekti partneritele): Esialgne ettemakse – 45 päeva peale toetuslepingu allkirjastamist (ka edasisteks Järgmised ettemaksed – 45 päeva peale vahearuande ja ettemakse taotluse kinnitamist ÜTS poolt Lõppmakse - 45 päeva peale lõpparuande kinnitamist (tuleb

arvestada likviidususega)!

Eligible periods

 Only costs made during the project implementation period (after contract will be signed and started form

project starting date

) are eligible  The only exception are costs relating to final reports, expenditure verification and evaluation of the project, which can be incurred not later than the date of submission of the final report  Preparatory costs (expenditures before project starting date) are ineligible 16

Abikõlblik periood

 Vaid kulutused, mis on tehtud projekti elluviimise perioodil (pärast lepingu allkirjastamist ja alates

projekti alguse kuupäevast

) on abikõlblikud  Ainsaks erandiks on kulud, mis on seotud projekti lõpparuande, kulude kontrollimise ja hindamisega ning mis võivad tekkida mitte hiljem kui lõpparuande esitamise kuupäeval.

 Ettevalmistavad kulud (kulud enne projekti alguse kuupäeva) ei ole abikõlblikud 17

Main eligibility rules

In order to be eligible, costs have to be:  Shown in the approved AF  Comply with the visibility requirements  Necessary for the implementation of the project  Identifiable and verifiable , in particular being recorded in the accounting records  Incurred in compliance with the relevant procurement procedures  Reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management 18

Peamised abikõlblikkuse reeglid

Selleks, et kulud oleksid abikõlblikud peavad nad vastama järgnevatele reeglitele:  Esitatud heakskiidetud taotlusvormil  Vastavad nähtavuse nõuetele  Vajalikud projekti elluviimiseks  Tuvastatavad ja kontrollitavad , kirjendatud raamatupidamise dokumentides  Tehtud kooskõlas asjakohase hankeprotseduuriga  Mõistlikud, põhjendatud ja vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise nõuetele 19

Main budgetary principles

The project budget has to be in line with the principles of economy, efficiency and effectiveness 

The principle of

used by the institution for the pursuit of its activities shall be made in due time, in appropriate quantity and quality and at the best price

economy

requires that the resources 

The principle of

achieved

efficiency

is concerned with the best relationship between resources employed and results 

The principle of effectiveness

is concerned with attaining the specific objectives set and achieving the intended results 20

Peamised eelarve põhimõtted

Projekti eelarve peab olema kooskõlas säästlikkuse, tõhususe

ja tulemuslikkusega



Säästlikuse

põhimõte nõuab, et ressursid, mida asutus oma tegevuseks hangib, oleks sooritatud õigel ajal, sobivas koguses ja kvaliteedis ning parima hinnaga 

Tõhususe

põhimõte käsitleb parimat võimalikku suhet kasutatud ressurside ja saavutatud tulemuste vahel 

Tulemuslikkuse

eesmärkide jõudmist põhimõte käsitleb konkreetsete seatud saavutamist ja kavandatud tulemusteni 21

10% rule

Up to 10% of the project's total budget can be spent for implementation of the project soft activities outside the Programme area:

 Costs have to be clearly indicated, specified and justified in the Application approved by the JMC  These costs are indicated in the Worksheet XIV of the Application Form under Budget Heading 2 “Travel costs” and Budget Heading 5 “Other costs and external services 22

10% reegel

Kuni 10% projekti kogueelarvest võib kulutada pehmete tegevuste elluviimiseks väljaspool programmi piirkonda:

 Kulud peavad põhjendatud olema ühise seirekomitee poolt heakskiidetud taotluses selgelt näidatud, täpsustatud ja  Need kulud on näidatud töölehel XIV taotlusvormi eelarverubriigi 2 “Reisikulud” ja eelarverubriigi 5 “Muud kulud ja sisseostetavad teenused” all.

Budget lines (cost categories)

         Human resources Travel costs Equipment and supplies Direct local office costs Other costs and external services Infrastructure In kind Administrative costs Contingency reserve 24

Eelarverubriigid (kululiigid)

         Inimressursid Reisikulud Seadmed ja tarvikud Otsesed kohaliku kontori kulud Muud kulud ja sisseostetavad teenused Infrastruktuur Mitterahalised kulud Halduskulud Ettenägematute kulude reserv 25

Taxes, VAT

 Taxes are ineligible costs security charges) (except employment taxes, social  VAT is ineligible (except if Beneficiary and/or the project partner(s) cannot reclaim it)  VAT that is recoverable by whatever means cannot be considered as eligible, even if it is not actually recovered by the Beneficiary or the project partner(s) (Beneficiary or the partner who could officially recover the VAT has decided not to do it) 26

Maksud, käibemaks

 Maksud on mitteabikõlblik kulu (väljaarvatud töötasuga seotud maksud, sotsiaalkindlustuse kulud)  Käibemaks toetusesaaja ja/või projekti partner ei saa seda tagasi nõuda) on mitteabikõlblik (välja arvatud kui  Käibemaks, mis on hüvitatav mis tahes viisil ei loeta abikõlblikuks, isegi kui seda tegelikult toetusesaajale või projekti partneritele tagasi ei maksta (toetusesaaja või partner, kellel on ametlikult õigus käibemaks tagasi saada otsustab seda mitte teha) 27

Procurement

Beneficiaries and project partners must follow Annex 8.3. to the Guidelines (available at Programme’s homepage) +  Russian Federation – NGOs & SMEs have to follow Chapters 2, 3, 4 and 5 of PRAG, other organisations shall use the national public procurement regulation of Russia  Republic of Estonia and the Republic of Latvia – in accordance with national public procurement legislation, irrespective of their legal status, as compliant with Community directives applicable to procurement procedures 28

Hange

Toetusesaaja ja projekti partnerid peavad järgima lisa 8.3.

juhiseid (avaldatud programmi kodulehel) +  Venemaa – MTÜd & VKE-d peavad järgima peatükke 2, 3, 4 ja 5 PRAG, teistel organisatsioonidel tuleb kasutada Venemaa riikliku riigihangete regulatsiooni  Eesti ja Läti – kooskõlas riikliiku riigihankeseadusega, sõltumata nende juriidilisest seisundist, kooskõlas ühenduse kohaldatavate riigihanke direktiividega 29

Revenue

 Any such interest or benefits accruing from the pre financing shall be assigned to the project and deducted from the final payment  Grants may not have the purpose or effect of producing a profit for the Beneficiary or the project partner(s) 30

Tulu

 Igasugused intressid või tulu, mis saadud projektile tehtavast ettemaksust antakse projektile ning arvatakse maha projekti lõppmaksest  Toetuse kasutamise eesmärk ei tohi olla tulu teenimine taotlejale või projekti partneritele 31

Double financing

 No single project and activity may be financed by more than one European Community grant 

The project activities duplicated those already financed from any EU fund, international, national, regional and/or local funds are not eligible as this is considered double-financing

Topeltrahastamine

 Ükski projekt või tegevus ei tohi olla rahastatud rohkem kui üks kord Euroop Ühenduse toetusest 

Projekti tegevuste dubleerimine, mis on abikõlblik, kuna seda loetakse topeltrahastusesk juba rahastatud EL fondidest, rahvusvahelistest, riiklikest, piirkondlikest ja/või kohalikest fondidest, ei ole

Use of euro

 Payments to the project will be made only in Euro  The expenditure in national currency (other than Euro) must be converted into Euro at the rate made up by the average of the rates published in InforEuro for the months covered by the relevant report http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en  Any exchange losses are not eligible costs 34

Euro kasutus

 Maksed projektile tehakse ainult eurodes  Kulutused riigi valuutas (va Euro) tuleb konventeerida eurodesse kursi keskmise määraga, mis on avaldatud InforEuro kodulehel kuud käsitlevas vastavas aruandes http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en  Vahetuskursi kahjud ei ole abikõlblikud 35

Project accounts

 Beneficiary and all partners must maintain a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions related to the project without prejudice to national accounting rules  Accounts and expenditures must be easily verifiable identifiable and 36

Projekti raamatupidamine

 Toetusesaaja ja kõik partnerid peavad pidama eraldi raamatupidamissüsteemi või kasutama vastavaid raamatupidamiskoode kõikide projekti tehingute puhul ilma, et see oleks vastuolus riiklike raamatupidamiseeskirjadega  Kontod ja kulutused peavad olema kergesti ja kontrollitavad kindlakstehtavad 37

Financial manager

In order to assure

professional financial management

, an experienced financial manager is to be appointed or subcontracted.

The project implementation system should guarantee clearly identifiable costs and outputs of the project, proper and orderly payments and handling of the grant 38

Finantsjuht

Selleks, et tagada tuleb kogenud finantsjuht

professionaalne finantsjuhtimine

määrata ametisse või võtta tööle alltöövõtu korras Projekti rakendamise süsteem peab korrektsed maksed ja toetuse kasutamise tagama selgelt äratuntavad kulud ja projekti väljundid, nõuetekohased ja 39