Transcript Slide 1
BAB III Kebijakan dan Perencanaan Sistem Oleh: Devie Rosa Anamisa, S.Kom Gambaran umum Sistem yang telah dikembangkan P e r e n c a n a a n P e r e n c a n a a n P e r e n c a n a a n P e r e n c a n a a n Kebijakan sistem P e r e n c a n a a n Kebijakan Sistem Suatu sistem jika ingin diperbaiki atau dikembangan sesuai yang diharapkan maka diperlu suatu kebijakan sistem yang baik. Kebijakan sistem adalah landasan atau dukungan dari manajemen untuk membuat perencanaan sistem. Misalnya : peningkatan efektifitas manajemen, peningkatan produktifitas tenaga kerja. Perencanaan sistem Setelah manajemen menetapkan kebijakan sistem maka perlu melakukan perencanaan untuk mengembangan sistem. Perencanaan sistem adalah pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Tujuan: Mengidentifikasi dan memprioritaskan Pemodelan sistem yang dipakai Sasaran yang ingin dicapai apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem. Contoh: SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya: Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih baik Meningkatkan pangsa pasar SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi Jangka waktu pelaksanaan Dana yang tersedia Siapa yang melaksanakan Pemodelan Sistem Untuk menggambarkan sistem yang diajukan Untuk mengesahkan dan memastikan pemahaman pengembang akan keinginan pengguna. Lebih mudah dan murah dengan penggambaran model (model data, model proses, model fisik). Pemodelan sistem dengan 3 perspektif State transition diagram State1 state2 state 3 Entity Relationship diagram 3 perspektif Perspektif fungsi sistem Berorientasi pada proses Menggunakan teknik data flow diagram Melukiskan: Perspektif data sistem Berorientasi pada data (data oriented) Menggunakan Entity Relationship diagram Melukiskan: Aliran data Penyimpanan data Entitas eksternal Proses-proses sistem aplikasi Properti data Karakteristik hubungan antara entitas data Struktur data Perspektif model real time Permodelan aktifitas sistem real time yang kompleks Meliputi: Sinkronisasi bebrapa proses sistem yang bekerja dalam beberapa mode atau status. Reaksi sistem terhadap rangsangan dari lingkungan eksternal seperti survei. Proses Perencanaan Sistem 1. Merencanakan proyek-proyek sistem Proses perencanaan sistem yang merencanakan proyek-proyek yang akan dikembangkan nantinya berupa tujuan, strategi, sasaran, kendala, prioritas proyek dll. 2. Mempersiapkan proyek yang akan dikembangkan Proses perencanaan sistem yang menunjuk tim analis (untuk berbagai bagian yang terkait) dan mengumumkan proyek pengembangan sistem/Sosialisasi kepada seluruh pihak yang terkait. Ex : karyawan, dll. 3. Mendefinisikan proyek yang dikembangkan Proses perencanaan sistem yang melakukan studi kelayakan untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan berupa survei untuk mengumpulkan fakta. Merencanaan Proyek-proyek sistem 1. Tujuan, strategi, taktik perusahaan ex: organisasi bisnis bertujuan mendapatkan laba, maka perencanaan sistem harus mendukung untuk meningkatkan laba, berbeda dengan organisasi sosial untuk mencapai tujuan, perusahaan merencanakan strategi dan taktik 2. Identifikasi proyek ex: - SI pengendalian dan pemasaran - SI distribusi - SI produksi 3. Sasaran apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem ex: - SI pengendalian dan pemasaran, sasarannya: - Memberi pelayanan order kepada pelanggan lebih baik - Meningkatkan pangsa pasar - SI pengendalian distribusi, sasarannya: mengoptimalkan jalur distribusi sehingga dapat mengurangi biaya distribusi 4. Kendala ex: - batasan dana - batasan waktu - batasan struktur organisasi 5. Menentukan prioritas proyek sistem Ex: alasan menentukan prioritas: -kebutuhan mendesak -penghematan biaya 6. Membuat laporan perencanaan sistem Mendefinisikan Proyek-Proyek Sistem • Melakukan studi kelayakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan siap dilaksanakan atau dihentikan. langkahnya : melakukan survei untuk mencari fakta dari sistem yang sudah ada. Nilai-Nilai Kelayakan 1. 2. 3. 4. 5. Teknis “Apakah teknologi ini nantinya dapat diterapkan sistem”. Ex : onderdil,ahli,dll Operasi “Dapatkah sistem diterapkan di dalam organisasi”. Ex: SDM, output, control, efisiensi Ekonomis “apakah sistem dapat dibiayai dan menguntungkan” Jadwal Dapatkah sistem dapat dikembangkan sesuai batas waktu. Ex: tek.CPM/tek PERT Hukum Apakah sistem yang dikembangkan tidak akan melanggar hukum Survei Tujuan : Menentukan apakah suatu proyek pengembangan perangkat lunak yang diminta oleh user apakah layak/dapat dikembangkan dan diimplementasi ataukah tidak. Kegiatan teknik dari survei: Merinci permintaan user untuk pengembangan aplikasi Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi user Memastikan bahwa informasi yang ada dalam permasalahan user lengkap dan akurat. Melakukan wawancara dan pertemuan dengan semua perwakilan dari divisi yang terlibat dalam proyek Dokumentasikan semua informasi yang dikumpulkan dari wawancara dan pertemuan dengan para user. Verifikasi fakta yang telah dikumpulkan dan konfirmasikan hasil dari temuan anda itu dengan orang yang diwawancarai dan manajer yang mengepalai mereka. Jika ada beberapa permasalahan yang memiliki potensi konflik, maka dokumentasikan isu permasalahan ini dan berikan kepada pihak manajemen untuk segera dicarikan jalan keluarnya. Berikan skala prioritas untuk tiap-tiap permasalahan yang telah dikumpulkan selama proses pengumpulan fakta. Telaah kembali daftar permasalahan dan buat ringkasan atas situasi yang sedang dihadapi. Buat sebuah pernyataan yang mencerminkan semua kebutuhan user. Teliti lebih jauh lagi daftar permasalahan / kebutuhan user, untuk memastikan bahwa dafatr tersebut benarbenar mencerminkan sistuasi yang sedang diahdapi. Prioritas masalah Permasalahan yang tergambar oleh pengguna harus diprioritaskan berdasarkan kepentingannya. Pengembang harus dapat membedakan kebutuhan dengan keinginan. Tingkatan/ kriteria kebutuhan user Essential Adaptable Kebutuhan dimana jika tidak dipenuhi, pengguna tidak dapat beroperasi secara normal dalam lingkungan bisnis. Misalnya: Dalam sistem seminar international diperlukan login untuk membedakan user sebagai pemakalah atau reviewer. Kebutuhan dimana jika diperlukan dapat dipakai sebagai modus operasi alternative. Misalnya: untuk melihat informasi seminar yang diadakan kapan, dimana, tentang apa maka jika user selain pemakalah atau reviewer, user bisa langsung kontak panitianya atau disediakan form abstrak. Nice to have : Kebutuhan yang ingin didokumentasikan oleh user tetapi kebutuhan itu sudah berada diluar daftar yang diperlukan. Identifikasi Kebutuhan User o o o Menentukan kebutuhan sistem Menentukan kebutuhan software & hardware o Hardware Input : keyboard, mouse, touch-screen, scanner Output : monitor, printer CPU storage o Software Sistem software : operating system, Software development kit (SDK), utility program Programming language Application software :application software, package software Menentukan SDM o EDP manager Sistem analis Programer dokumentasi Memperinci biaya - Teknisi - Desainer - Pengelola jaringan Dokumentasi Hasil dari pengumpulan data dan fakta dalam proyek yang dikerjakan harus ditulis dengan menggunakan terminologi dari user. Semua istilah bisnis harus dapat dipahami dengan jelas. Daftar istilah bisa dimasukkan kedalam lembar sendiri (bila perlu) Ada daftar permintaan user. Teknik Pengumpulan Fakta Teknik Pengumpulan fakta Interviews (wawancara) Survey quessioner (kuissioner survey) Observation (menganalisis pengamatan) Analisis alur proses Sesi tukar pikiran informal Wawancara Tahap pertama : mengenali user yang paling berkaitan dengan perencanaan proyek. Petunjuk dasar wawancara: Sebelum wawancara: Buat jadwal wawancara (hari, jam) Kenali jabatan dan lingkup tanggung jawab orang yang diwawancarai Siapkan catatan untuk wawancara Atur waktu dan tempat wawancara agar orang yang diwawancarai nyaman Kumpulkan sebanyak mungkin informasi melalui form pengisian dan laporan-laporan. Pada saat wawancara: Informasi tujuan wawancara. Jika anda mencatat hasil wawancara, jelaskan apa yang anda lakukan dan kenapa anda harus melakukannya. Waktu wawancara jangan lebih dari 2 jam Wawancara staff dulu baru supervisornya Jelaskan bahwa semua hasil wawancara akan didokumentasikan dan dimintakan persetujuan (ACC) baru kemudian dipublikasikan Diakhir wawancara buat point-point penting hasil wawancara, gunakan sebagai parameter sejauh mana anda mengerti apa yang dikatakan user. Akhiri wawancara dengan mengucapkan terima kasih. Sesudah wawancara Dokumentasikan informasi yang dikumpulkan dari hasil wawancara Kirimkan dokumentasi ke user yang diwawancarai untuk menerima persetujuan final Jika ada hal lain yang perlu diklarifikasi lebih lanjut, hubungi user yang bersangkutan kemudian buatlah janji wawancara lanjutan. Sebarkan hasil wawancara baik ke user maupun kepada jajaran direksi. Kuessioner Kuessioner harus benar-benar mengarah ke user yang tepat. Kekurangan kuissioner: Kurangnya interaksi langsung Membutuhkan waktu yang lama dalam menyusun pertanyaan yang baik Format seperti “checking-off” dan “melingkari jawaban” akan dapat mempersingkat waktu pengisian. Petunjuk dasar kuessioner: Identifikasi tipe informasi yang kita butuhkan Pilihlah format yang tepat, susun pertanyaan-pertanyaan yang bersifat sederhana, jelas dan singkat. Sediakan tempat yang cukup untuk jawaban naratif Pertanyaan-pertanyaan dengan topik spesifik dikelompokkan dalam tempat yang sama Lampirkan instruksi-instruksi detail tentang cara pengisian Beri deadline pengembalian Analisis jawaban dari responden Dokumentasikan hal-hal yang penting Kirim kopian dari dokumentasi hal-hal penting kepada setiap responden sebagai bukti partisipasi mereka dalam proses survei. Observation Analysis (Menganalisis Pengamatan) Tujuan: Dapat digunakan sebagai konfirmasi hasil wawancara Mengidentifikasi dokumentasi Mengklarifikasi apa yang sedang dikerjakan dalam sistem Petunjuk dasar observasi: Sebelum observasi: Pada saat observasi: Identifikasi area user yang akan diobservasi Dapatkan persetujuan dari manajemen untuk seluruh observasi Jelaskan tujuan dari studi tersebut Kumpulkan contoh-contoh dokumentasi dan prosedur-prosedur tertulis yang digunakan setiap proses spesifikasi yang sedang diobservasi Dalam berinteraksi dengan user, selalu tetap pada tujuan, jangan mengomentari cara kerja mereka. Setelah observasi: Dokumentasikan temuan-temuan yang didapatkan dari observasi Konsolidasi hasilnya Review hasil terkonsolidasi dengan observees / manajer mereka. Analisis Alur Proses Analisis alur proses adalah teknik identifikasi akar permasalahan yang ada di suatu bisnis/perusahaan. Permasalahan tersebut diantaranya: Kesalahan yang terlalu banyak muncul dilingkungan kerja Adanya suatu fungsi/pekerjaan sama yang dikerjakan oleh orang yang berbeda tanpa alasan yang jelas sehingga redundan/tumpang tindi. Proses adalah serangkaian operasi yang dilakukan dalam departemen dan menghasilkan beberapa keluaran (output). Analisis berarti mempelajari proses yang ada tersebut untuk memisahkannya dalam elemenelemen yang lebih sederhana dan melihat apakah elemen-elemen tersebut dapat dikembangkan. Teknik ini menggunakan sebuah bahasa grafis yang sederhana yang menggambarkan aliran dari proses-proses yang dilakukan oleh departemen yang berbeda pada sebuah proses flowchart. Informal Branstorming Group Session Menggunakan pendekatan dynamic group Diikuti oleh wakil tiap-tiap departemen yang paling mengerti mengenai proses yang ada atau orang yang dipilih oleh user. Dipimpin oleh moderator Pada saat sesi, seluruh permasalahan diidentifikasi dan direview oleh para partisipan. Prinsipnya: beberapa kepala lebih baik daripada satu kepala. Prinsip dasar kerja: Setiap partisipan mengeluarkan ide sebanyak mungkin berdasarkan topik yang dibicarakan. Mencatat ide-ide yang muncul Mendiskusikan untuk menganalisis ide-ide tersebut. Referensi Founier, roger, practical guide to structured system development and maintenance. Hartono, jogiyanto, analisis dan desain, yogyakarta, andi offset, 2005.