Transcript Planificación

PROCESO
ADMINISTRATIVO
Johanna Brenke
Proceso Administrativo
Serie
de
actividades
independientes utilizadas por la
administración
de
una
organización para el desarrollo
de las funciones de planificar,
organizar,
suministrar
el
personal y controlar.
Fases del Proceso
Administrativo
Proceso Administrativo
PLANEACIÓN
1era ETAPA
Planeación

Planear es la función administrativa que
determina anticipadamente cuáles son los
objetivos deseados y lo que debe hacerse
para alcanzarlo de manera adecuada.

Proceso mediante el cual se determinan
los objetivos y cursos de acción que
permitan el logro eficiente de los mismos.
Planeación

Método por el cual el administrador
ve hacia el futuro y descubre los
alternativos cursos de acción, a
partir de los cuales establece
objetivos. Joseph Massie.

Establece las bases para determinar
el elemento riesgo y minimizarlo.
Planeación
SITUACIÓN
ACTUAL
SITUACIÓN
DESEADA
(Objetivos)
Propósitos
Proporcionar
un sentido de dirección
Reduce los niveles de incertidumbre
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
Canalizar el uso de los recursos
Optimizar el uso de los recursos
Permite evaluar logro de los objetivos
Planeación

La planeación decide:




Cuándo
Dónde
Quién
¿Qué Hay que hacer?
(Fines)
Incluye elaborar:



Pronósticos
Establecer metas
Seleccionar los
procedimientos para llevar a
cabo las decisiones.
¿Cómo debe Hacerse?
(Medios)
Premisas
Futuro
Presente
Dónde
estamos
ahora
Planeación
Adónde
Pretendemos
llegar
Situación
Actual
Planes
Objetivos por
alcanzar
Principios de la Planeación

Factibilidad: debe ser realizable,
adaptarse a la realidad.

Objetividad
y
cuantificación:
basarse
en
datos
reales,
razonamientos precisos y exactos.

Flexibilidad:
es
conveniente
establecer márgenes de holgura
que permitan afrontar situaciones
imprevistas.
Principios de la Planeación

Unidad: Todos los planes deben
integrarse a un plan general y al
logro de los propósitos y objetivos
generales.

Del cambio de Estrategia: cuando un
plan se extiende, será necesario
rehacerlo completamente.
Pasos de la Planeación
1.
2.
3.
Fijar objetivos
Hacer al diagnóstico
administrativo
Elaborar planes y programas
Tipos de Planes
1.
Estratégicos
2.
Tácticos
3.
Operativos
Tipos de Planes
1.
Estratégicos:
Conjunto de objetivos
aplicables a toda la
organización.
Tipos de Planes
2.
Tácticos: Conjunto de
objetivos que permiten
orientar el trabajo de una
división de la organización
hacia el logro de los
objetivos corporativos.
Tipos de Planes
3.
Operativos: Conjunto de
objetivos que indican de
manera detallada el como
deben lograrse los objetivos
de orden superior.
Tipos de Planes
Planeación
ESTRATÉGICO
TÁCTICO
OPERACIONAL
Contenido
Período
Amplitud
Genérico,
sintético y
global
Largo Plazo
Aborda la empresa
como totalidad
Menos
genérico y
más
detallada
Mediano
Plazo
Aborda por separado
cada unidad de la
empresa
Detallado,
específico y
analítico
Corto plazo
Aborda sólo cada tarea
u operación.
Herramientas de la Planeación
1.
2.
3.
4.
5.
Presupuestos
Programas
Procedimientos
Reglas o reglamentos
Políticas
Herramientas de la Planeación
1.
Presupuestos
Plan a desarrollar en términos
económicos o materiales, determinando
el origen y asignación de recursos para
lograr los objetivos.
Herramientas de la
Planeación
2.
Programas:
Esquema
que
establece
una secuencia
de
actividades para realizar objetivos
en determinado tiempo.
Planes extensos que reúnen un
conjunto integrado de planes
relacionados con asuntos diferentes
entre sí.
Herramientas de la
Planeación
3.
Procedimientos:
secuencias
para
efectuar las actividades en orden
cronológico, incluyendo el método de
cómo llevar a cabo las tareas o rutinas
del trabajo.
Herramientas de la
Planeación
4.
Reglas o reglamentos: especifican
cómo
deben
comportarse
las
personas
en
determinadas
situaciones
Herramientas de la
Planeación
5.
Políticas: guías para orientar las
acciones con criterios lógicos en la
toma de decisiones
Herramientas
Métodos
Dinero
Tiempo
Comportamiento
PROCEDIMIENTOS
Métodos de trabajo
PRESUPUESTOS
Ingreso/gasto
en determinado
período
PROGRAMAS
REGLAS
Correlación entre tiempo
y actividades
Cómo deben comportarse
las personas
Diagrama Gantt
OCTUBRE
ACTIVIDADES
1
2
3
NOVIEMBRE
4
1
2
3
ENERO
DICIEMBRE
4
1
2
3
4
1
2
3
FEBRERO
4
1
2
3
4
Planificación Estratégica
Proceso mediante el cuál quienes toman decisiones
en una organización obtienen, procesan y analizan
información pertinente, interna y externa, con el fin
de evaluar la situación presente, su competitividad,
para anticipar y decidir sobre el futuro de la
institución.
Planificación Estratégica
1.
¿ Dónde queremos ir ?
2.
¿ Dónde estamos hoy ?
3.
¿ A dónde debemos ir ?
4.
¿A dónde podemos ir ?
5.
¿ Adónde iremos ?
6.
¿ Cómo estamos llegando a nuestras metas ?
Planificación Estratégica
Componentes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Los Estrategas
El Direccionamiento
El Diagnóstico
Las Opciones
La Formulación Estratégica
La Auditoría Estratégica
Planificación Estratégica
1. Los Estrategas:
Aquellas personas o funcionarios
ubicados en la alta dirección de la
empresa a quienes corresponde la
definición de los objetivos y
políticas de la organización.
Planificación Estratégica
2. El Direccionamiento:
Lo
integran
los
principios
corporativos, la visión y misión de
la organización.
Misión Organizacional
Formulación explícita de los
propósitos de la organización , así
como la identificación de sus tareas
y los actores principales en el logro
de los objetivos de la organización.
Expresa la razón de ser de la organización.
Misión Organizacional

Es una expresión del propósito de la
Empresa, su alcance y el grado de
excelencia requerido.

Debe ser una expresión general de
la que se desea en relación a la
Empresa
Misión Organizacional
Características:
1.
Debe definir lo que la organización es
2.
Debe ser específica.
3.
De carácter distintivo
4.
5.
Marco de evaluación
presentes y futuras
para
Formulada en términos claros.
actividades
Misión Organizacional
Componentes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Clientes
Productos o servicios
Mercados
Tecnología
Filosofía corporativa
Autoconcepto
Preocupación por la imagen pública
Calidad inspiradora.
Misión Organizacional
¿Cuál es su negocio?
¿Cuáles son sus
principios?
¿Cuáles son los
deberes y derechos
de sus
colaboradores?
¿Para qué existe
la Organización?
MISIÓN
¿Cuáles son sus
Objetivos?
¿Cuál es su
responsabilidad como
ciudadano corporativo?
¿Cuáles son los
elementos
diferenciales?
¿Quiénes son
nuestros clientes?
¿Cuáles son sus
productos en el
mercado?
Visión Organizacional
Conjunto de ideas generales que proveen el
marco de referencia de lo que una
organización espera ver en el futuro.
Define el tipo de Organización que se quiere en el futuro
Visión Organizacional

Capacidad de imaginar uno o varios
escenarios realistas que pueden ser
cumplidos.

La Diferencia entre soñar y visionar
reside en la dimensión de realismo
que debe presentar la visión
Visión Organizacional
Requisitos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Imaginable
Flexible
Deseable
Viable
Localizable
Comunicable
Visión Organizacional
Elementos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Formulado por los líderes de la organización
Tiene dimensión de tiempo
Integradora
Amplia y detallada
Positiva y alentadora
Realista y posible
Consistente
Debe ser difundida interna y externamente
Compartida por el equipo de trabajo
Debe determinar el destino
Filosofía de la Organización
Guía
que
orienta
los
proyectos, los procesos y las
practicas de trabajo.
Filosofía de la Organización
Elementos:
1.
Los Objetivos y las metas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
2.
Deben ser claros
Expresarse
mediante
infinitivos
Ser compatibles
Realistas
Medibles
Comprensibles
verbos
Los valores las creencias y los
principios
Planificación Estratégica
3. El Diagnóstico Estratégico:
El análisis de oportunidades y
amenazas ha de conducir a la matriz
DOFA, lo cual permite a la organización
definir estrategias para aprovechar sus
fortalezas, revisar y prevenir el efecto de
sus
debilidades,
anticiparse
y
prepararse para las oportunidades y
cauteloso ante las amenazas.
Planificación Estratégica
Auditoría Externa:
Proceso que busca determinar las Oportunidades y
Amenazas que presenta el entorno a la organización.
OPORTUNIDADES:
Eventos,
hechos
y
tendencias en el entorno que podrían beneficiar en
forma significativa a la organización.
AMENAZAS: Eventos del entorno potencialmente
dañinos para la posición competitiva presente o
futura de la organización.
Planificación Estratégica
Auditoría Interna:
Proceso que busca determinar las Fortalezas y
Debilidades de la organización.

FORTALEZAS: Actividades
y
atributos
internos de la organización que generan una
ventaja competitiva.

DEBILIDADES:
Actividades
o
atributos
internos que limitan o inhiben el éxito general
de la organización.
Matriz DOFA

Instrumento metodológico que
sirve para identificar acciones
viables mediante el cruce de
variables.
Matriz DOFA

Debilidades
Son de carácter interno e involucran aquellos aspectos
negativos e inconvenientes.

Oportunidades
Son de carácter externo e involucran las proyecciones
o posibilidades en el mejoramiento del entorno.

Fortalezas
Son de carácter interno e involucran los aspectos
positivos y cualidades destacadas en la organización.

Amenazas
Son de carácter externo e involucran los
inconvenientes para cumplir los objetivos.
Matriz DOFA
Oportunidades
Amenazas
Acceso a tecnología más
avanzada
La competencia.
Fortalezas
Debilidades
El personal cuenta con una
cultura de alto nivel de
trabajo en equipo.
Falta de pertenencia y
responsabilidad en la
compañía por parte del
personal.
Matriz DOFA
Fortalezas
(F)
Debilidades
(D)
Oportunidades
(O)
Amenazas
(A)
Lista de
Fortalezas
Lista de
Debilidades
Lista de
Oportunidades
Lista de
Amenazas
Estrategias
FO
Estrategias
DO
Estrategias FA
Estrategias
DA
Uso de
fortalezas
para
aprovechar
las
oportunidade
s
Vencer las
debilidades
aprovechando
las
oportunidades
Usar las
Reducir a un
fortalezas para
mínimo las
evitar amenazas debilidades y
evitar
amenazas
Planificación Estratégica
FORTALEZAS
AUDITORÍA
INTERNA
FORMULACIÓN
POLÍTICAS
EVALUACIÓN
ESTRATEGIAS
MISIÓN Y VISIÓN
OBJETIVOS
METAS
OPORTUNIDADE
S
AUDITORÍA
EXTERNA
AMENAZAS
ASIGNACIÓN
RECURSOS
EVALUACIÓN RESULTADOS
DEBILIDADES
Planificación Contemporánea
Visión
V
Misión
M
Plan Estratégico
PE
PO
PO
Planes Tácticos
PT
PT
PO
PO
PO PO
Planes Operativos