Google日曆 - 明新科技大學[ 電子計算機中心]

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明新科技大學學生事務處講座

創造高效率數位工作術

2014.12.04

講師：秦庭祥網站：http://axiang.cc

電郵：[email protected]

講師簡介

     

秦庭祥

元智大學資訊傳播系兼任講師國立空中大學管理與資訊學系學科委員元智大學資訊傳播學系碩士班工作經歷：雜誌編輯、網站編輯、記者、行銷企劃、客戶經理、作家出版教學相關專刊：17本部落格經營資歷：10年

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課前互動

工作效率 = 善用工具

 

工作多到做不完？

列出工作、規劃完成的方法、檢討工作方法、驗証改進方案

時間少到不夠用？

視覺化你的時間、調整工作時程、活動提醒 

事情雜到心情很鬱卒？

工具在哪？在雲端！

課程大綱

 

了解雲端是什麼？為什麼要使用雲端服務？

什麼是雲端？雲端對我們的影響？Google有哪些雲端服務？

個人管理的基礎：PIM

什麼是PIM？用Gmail管理通訊錄、信件與工作、信箱也可以是工作暫存槽使用工作表作為to do list、Google日曆管理行程 Gmail與Google日曆交叉應用手機綁定Google帳號隨時存取與管理 

讓你的生活更有效率的Google服務

了解雲端服務是什麼

什麼是雲端？

伺服器

應用

筆記型電腦監控內容協作

平台

溝通金融個人電腦 *圖片來源：維基百科，作者為 Sam Johnston，阿祥中文化 http://goo.gl/1wMiJ4 智慧型手機物件儲存身份識別運算

基礎建設

可將手動或自動資料儲存到雲端空間，隨時連線存取。

什麼是雲端？

雲端對我們的影響？

1.更即時，更有效率檔案傳遞更方便，同步讓你永遠保持最新進度！ 2.地點不受限，隨時隨地作業不在辦公室、不在電腦前，只要連上線，就能繼續未完成的工作！ 3.虛擬團隊，集體智慧團隊不在同一個空間，也能一起工作，相互討論。 4.無紙化，實體、網路資源都不浪費不再做無謂的紙本列印，也不用再反覆寄送檔案與整理！ 5.溝通，取代單向指令不再是單向往返的指令，而是更即時的溝通。

雲端工作術的核心價值！

1.不只是「儲存」，還包括了「處理」！雲端不是單純把檔案丟到網路上，重點是幫你「處理」你的工作。 2.資料的管理與優化資料上傳雲端，系統自動幫你建立好索引，讓你需要時就能找到！ 3.工作流程更順暢，隨時隨地不中斷！真正跨平台，連上雲端就能工作，無論你用什麼裝置！ 4.不把時間花在無謂的工作上！瑣碎的事交給雲端，讓你把時間花在處理工作上！

Google有哪些雲端服務？

一定要用Google嗎？

1.不一定，同質服務其實很多！重點是學習使用雲端的方法，你也可以套用在其他服務！ 2.Google提供免費工具，為什麼不用？免費資源，無需安裝額外程式！ 3.大品牌穩定性高，使用更安心！公司沒有不會倒的，但相信Google應該不會是先倒的！ 4.單一帳號整合，不用申請一堆帳號！不再老是忘了帳號密碼，一個帳號用全服務！ 5.服務相互整合，使用更靈活！不同服務相互串聯，使用上更有彈性！

工作效率提升的第一步！

個人管理的基礎：PIM

「個人資訊管理（PIM, Personal Information Management）的四大天王－通訊錄管理、行事曆管理、電郵與待辦事項，在目前的智慧型手機上都有這些功能！通訊錄行事曆管理電子郵件（Gmail）待辦事項

PIM對應的Google服務

電子郵件行事曆待辦事項待辦事項行事曆

用Gmail管理你的人脈

新增聯絡人，網頁 & 手機雙向更新、雙向同步群組照片姓名聯絡資訊

Gmail的通訊錄提供充足且有彈性的資料欄位，讓你記錄你認識了誰？怎麼聯絡？他的身份？還有其他更多資訊，讓你真正加入「人脈」而非聯絡人！

新增欄位

用Gmail管理你的人脈

完整的人脈範例：他是誰？長什麼樣子？怎麼聯絡他？和你的關係？

用Gmail管理你的人脈：群組

群組幫助你分類你的人脈，每個人都可以隸屬於多個群組，因為你的朋友可能也有多重身份。群組只是幫助你分類與瀏覽，這樣的設計更有彈性！

Gmail不只是個信箱…它還可以？

1. 大容量，不妨當成工作資料庫！ Gmail不見得只是拿來溝通、收發信件的工具，它也可以是你的工作記錄、小型資料庫！

容量超大，不用擔心信箱爆炸，可當成資料庫使用！

2. 簡要分類，用搜尋更有效率！

可透過標籤簡單分類信件，用搜尋更為方便有效率！

3. 活用星號，辨別「活的」信件！

透過星號機制，分類「工作中」、「使用中」的信件。

4. 使用標籤過濾不同類型的信件！

標籤+個人化電郵位址，自動分類信件更有效率！

5. 整合性高，交叉串聯Google其他服務！

信件轉存行事曆、工作，還可轉發Google雲端硬碟大檔！

Gmail：全能電郵收發工具

標籤簡單分，找信直接搜！

建立過濾器，信件自動分類

個人化分類標籤：直接用信箱名稱定義信件類型！

星號：「活動中」的信件！

通常「星號」會是「很重要」的意思，但在Gmail會建議你把「星號」當成，「活動中」的標記，處理中的、未完成的工作，可以一目了然！

超大容量：把Gmail當作暫存槽！

一個Google帳號有15GB的大容量（Gmail、Google雲端硬碟與相簿合併），因此不妨可以把電郵當成工作相當檔案的暫存槽，需要時直接搜尋下載！

Google日曆：建立你視覺化的「時間地圖」！

 什麼是「時間地圖」？讓每天的時間「區塊化」，再將你的「活動」置放其中，就能一目了然每天工作的分佈，讓我們能有調整的依據。  為何要視覺化？人是視覺的動物，圖片比文字更易於理解。 *容易混淆的地方：我們的工作可以區分為「活動」與「工作任務」兩種，「活動」指的是有「人事時地物」要素的預定排程，「工作任務」是在指定時間內需完成的「待辦事項」。 Copyright © 2014 阿祥的網路筆記本 & 3CPJS 櫂榫創意行銷工作室 All rights reserved.

Google日曆介面一覽

Google日曆網頁版，輕鬆管理、快速同步！

Google日曆：新增活動

3.編輯行事曆詳情。

新增活動到Google日曆！

2.選「編輯活動」。 1.點一下日曆上的行程。

活動名稱活動日期/時間活動地點儲存到指定日曆活動詳細說明日曆上顯示的顏色活動提示邀請其他人參與活動

Google日曆：快速新增活動

你也可以選擇快速新增活動到 Google日曆後，再進行編修！直接設定好活動與時間！月檢視，選擇活動日，直接輸入活動起迄時間與名稱

Google日曆：用顏色分類活動類型、重要性！

Google日曆：直覺拖拉，配置你的活動！

Google日曆：行程共享

日曆名稱日曆說明日曆位置日曆時區分享日曆給指定人士活動可直接存入指定行事曆直接共享到邀請分享者

待辦事項：在Google日曆開啟！

待辦事項：用Gmail開啟工作表！

Gmail信件直接建立行事曆

Gmail信件直接加入工作表

Google行事曆不只是行事曆！

1. 整合你的工作清單

該完成的工作列表，也能輕鬆掌握！

2. 專案管理的利器！

透過「共用」功能，和團隊一起掌握工作進度！

3. 我的小秘書，讓你不再丟三落四！

兩種提醒方式，重要活動之前不再忘東忘西、讓我們提前反應！

4. 同步手機超便利！

規劃做一次就好，直接用Google帳號同步到你的iPhone或Android手機！

提升效率，你一定要學會的 Google服務！

Google 搜尋：小指令，更精準！

         「” ”」：可精準配對指定的字詞。「－關鍵字」：搜尋時排除指定的關鍵字。「site:網址」：搜尋時鎖定指定網址內。「link:網址」：搜尋時找出包括指定網址連結的結果。「related:網址」：搜尋與指定網址類似的內容。「關鍵字*關鍵字」：搜尋時找出任意符合空格內容的結果，例如「* 們的家」，就能找到，我們的家、你們的家、他們的家…等結果。「關鍵字 or 關鍵字」：搜尋出來的網頁只要包括兩個字詞中任一個就會列出。「數字..數字」：搜尋結果列出兩個數字之間範圍的內容，例如「手機 $10000..$15000」。「info:網址」：找出指定網址的相關資訊，包括了前面的「related」與「link」的資料。 Copyright © 2014 阿祥的網路筆記本 & 3CPJS 櫂榫創意行銷工作室 All rights reserved.

Google 搜尋：小指令，更精準！

Google 搜尋：以圖搜圖

Google+：不只是社交平台，還能是你的資料分享利器！

精準吸收情報的五個步驟

1.訂定目標，決定用途先了解為何需要情報？解決什麼問題？ 2.分類資訊，主動蒐集使用能快速獲取、歸檔與分類的工具！ 3.專業過濾情報使用你的專業，或是借用其他人的專業！ 4.重謄重點或做筆記蒐集的資料易於標記重點或註記！ 5.整理與內化資訊資料能隨時、方便快速的取用或再分享！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

*新建一個私人社群

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

*建立訊息分類，你未來歸檔資訊的目錄！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

*建立訊息分類，你未來歸檔資訊的目錄！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

*除了網頁連結，也可以把實體資料拍照或錄影上傳！

Google Keep：輕薄短小的雲端筆記！

可使用瀏覽器線上存取Google Keep資訊

Google Keep：搭配手機更方便

*目前僅有Android版本

下載：http://goo.gl/4njyv

啟動 Google Keep 建立筆記 1. 2. 3. 4.

筆記列表 1.文字筆記 2.清單 3.語音筆記 4.照相筆記

Google雲端硬碟：便利儲存，輕鬆分享！

Google雲端硬碟：線上編輯文件可直接開啟各類型檔案，包括 Office相容文件！

Google雲端硬碟：共享與下載

雲端檔案（Office文件、PDF…等）可線上瀏覽，設定共享與下載！

Google雲端硬碟：輕鬆分享

Google雲端硬碟：即時共編

即時共編同一個文件

Google雲端硬碟：整合Gmail，輕鬆寄大檔！ *Gmail最大附件大小為25MB

選擇要插入的檔案選擇「插入」插入雲端硬碟的檔案！信件中會出現檔案的下載連結！

Google雲端資料，輕鬆打包備份！

總結

為什麼使用Google雲端服務來幫助你提升工作效率？

      Google帳號一號走天下，通用各類型服務。 Google服務整合性高，多數服務可相互連結應用。提供超大免費空間15GB，加購100GB每月僅60元新台幣。真正跨平台服務，電腦、手機、平板都可以隨時存取，同步更新最新狀態。協同作業容易，絕大多數的網路使用者都有 Google帳號。服務穩定順暢，大到不會倒。 Copyright © 2014 阿祥的網路筆記本 & 3CPJS 櫂榫創意行銷工作室 All rights reserved.

除了Google，還有更多好用的雲端工具，依需求不同可派上用場！

Q & A

謝謝大家的參與！

2014.12.04

講師：秦庭祥網站：http://axiang.cc

電郵：[email protected]

Google日曆 - 明新科技大學[ 電子計算機中心]

Transcript Google日曆 - 明新科技大學[ 電子計算機中心]

創造高效率數位工作術

講師簡介

課前互動

工作效率 = 善用工具

工具在哪？在雲端！

課程大綱

了解雲端服務是什麼

什麼是雲端？

什麼是雲端？

什麼是雲端？

雲端對我們的影響？

雲端工作術的核心價值！

Google有哪些雲端服務？

一定要用Google嗎？

工作效率提升的第一步！

個人管理的基礎：PIM

PIM對應的Google服務

用Gmail管理你的人脈

用Gmail管理你的人脈

用Gmail管理你的人脈：群組

Gmail不只是個信箱…它還可以？

Gmail：全能電郵收發工具

標籤簡單分，找信直接搜！

建立過濾器，信件自動分類

個人化分類標籤：直接用信箱名 稱定義信件類型！

個人化分類標籤：直接用信箱名 稱定義信件類型！

星號：「活動中」的信件！

超大容量：把Gmail當作暫存槽！

Google日曆：建立你視覺化的 「時間地圖」！

Google日曆介面一覽

Google日曆：新增活動

Google日曆：快速新增活動

Google日曆：用顏色分類活動類 型、重要性！

Google日曆：直覺拖拉，配置你 的活動！

Google日曆：行程共享

待辦事項：在Google日曆開啟！

待辦事項：用Gmail開啟工作表！

Gmail信件直接建立行事曆

Gmail信件直接加入工作表

Google行事曆不只是行事曆！

提升效率，你一定要學會的 Google服務！

Google 搜尋：小指令，更精準！

Google 搜尋：小指令，更精準！

Google 搜尋：以圖搜圖

Google+：不只是社交平台，還 能是你的資料分享利器！

精準吸收情報的五個步驟

Google+：建立「私人社群」作 為你的Knowledge Hub！

Google+：建立「私人社群」作 為你的Knowledge Hub！

Google+：建立「私人社群」作 為你的Knowledge Hub！

Google+：建立「私人社群」作 為你的Knowledge Hub！

Google Keep：輕薄短小的雲端 筆記！

Google Keep：搭配手機更方便

Google雲端硬碟：便利儲存，輕 鬆分享！

Google雲端硬碟：共享與下載

Google雲端硬碟：輕鬆分享

Google雲端硬碟：即時共編

總 結

為什麼使用Google雲端服務來幫 助你提升工作效率？

除了Google，還有更多好用的雲 端工具，依需求不同可派上用場！

Q & A

謝謝大家的參與！

Directory

個人化分類標籤：直接用信箱名稱定義信件類型！

個人化分類標籤：直接用信箱名稱定義信件類型！

Google日曆：建立你視覺化的「時間地圖」！

Google日曆：用顏色分類活動類型、重要性！

Google日曆：直覺拖拉，配置你的活動！

Google+：不只是社交平台，還能是你的資料分享利器！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

Google+：建立「私人社群」作為你的Knowledge Hub！

Google Keep：輕薄短小的雲端筆記！

Google雲端硬碟：便利儲存，輕鬆分享！

總結

為什麼使用Google雲端服務來幫助你提升工作效率？

除了Google，還有更多好用的雲端工具，依需求不同可派上用場！