Transcript Slide 1 - Keilla Lopes

Disciplina: OS&M
AULA 2
Assunto: Funções da área ou setor de OS&M
Prof Ms Keilla Lopes
Mestre em Administração pela UFBA
Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS
Graduada em Administração pela UEFS
Contatos:
E-mail: [email protected]
MSN: [email protected]
Blog: keillalopes.wordpress.com
Funções de OS&M
1 - ESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL
2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
4 - CONTROLE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
5 – ESTUDOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
6-ACOMPANHAMENTO DE CONSULTORIAS EXTERNAS
A área de OSM desenvolve os trabalhos de:
1 - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
• Projetar a criação, união ou eliminação de unidades,
bem como acompanhar a respectiva execução.
• Descrever e definir o objetivo e as funções de cada
uma das unidades organizacionais.
• Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos
desenvolvidos por OSM.
• Implantar, emitir e divulgar in loco os trabalhos
desenvolvidos por sua área.
• Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e
manuais necessários.
2 - RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
• Definir o fluxo de movimentação de documentos.
• Definir o fluxo de decisões dos sistemas.
• Elaborar e acompanhar os estudos de rotinas
administrativas.
• Modificar os métodos de trabalho através da análise e
criação de formas alternativas.
• Atualizar as técnicas administrativas e os sistemas de
trabalho.
• Definir os formulários e demais instrumentos que
acompanhem e complementem as soluções operacionais,
administrativas e funcionais adotadas.
• Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam
ser utilizadas pela empresa em suas áreas.
• Buscar externamente e desenvolver internamente novas
opções tecnológicas
3 - DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
• Estudar e definir os ciclos organizacionais.
• Analisar as alternativas de ação para promover a
maturidade organizacional.
• Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações
e dos ciclos.
4 - CONTROLE DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
• Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento
de sistemas.
• Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal
para desenvolvimento de trabalhos em suas áreas e
em área correlatas .
• Avaliação de equipamentos, instrumentos e
ferramentas à disposição
5 – ESTUDOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
• Análise e definição da amplitude dos níveis
organizacionais contemplados.
• Definição e estruturação dos dados a nível operacional
das informações transacionais.
• Definição e estruturação das atividades dos sistemas
de informação para integração e planejamento das
informações gerenciais.
• Definição e estruturação das informações visando
proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas
rápidas à tomada e ao apoio à decisão.
6-ACOMPANHAMENTO
EXTERNAS
DE
CONSULTORIAS
• Acompanhamento e eventual participação nos
contratos com consultores (ou analistas) externos que
irão atuar na área de OS&M.
• Controlar os serviços prestados por terceiros em sua
área de atuação.
• Em suma, as atribuições
da área de OS&M
resumem-se em executar as atividades de
levantamento, análise, elaboração e implementação
de sistemas administrativos na empresa, relativos a
planejamento, direção e controle, referentes a
pessoal, a organização e às atividades específicas do
departamento. (OLIVEIRA, 2002)
CUMPRE LEMBRAR:
 Na atualidade, a principal função da área de OS&M é
analisar o homem como peça fundamental do processo,
estuda-se o comportamento das funções e o
comportamento dos indivíduos.
 Assim, as normas ou métodos de trabalho deixam de ser
trilhos rígidos e passam a ser trilhas orientadoras. Permitese abrir espaço para a criatividade e para as metas
desafiadoras e outros mecanismos motivacionais para o
atingimento dos propósitos da Organização, aliado ao
desenvolvimento pessoal e profissional dos empregados.
 Atualmente é considerado o ideal que os métodos e
sistemas sejam desenvolvidos pelas várias unidades
organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva e o
princípio sistêmico da área de OS&M.
EVOLUÇÃO DA FUNÇÃO DE OS&M:
 Dentro dos princípios da Escola Clássica de
Administração,
o
pioneirismo
ditava
o
desenvolvimento dos métodos de trabalho a serem
cumpridos rigidamente por seus executores, dando
ênfase, exclusivamente, à forma de se fazer o trabalho
e ao produto final. Dentro deste princípios, foi iniciada
a área de OSM voltada para o desenvolvimento de um
sistema "entre quatro paredes" para as várias
unidades organizacionais da Empresa, às quais cabia
apenas implantação.
 A prática mostrou inviável esta forma de atuação ...
A prática mostrou inviável esta
forma de atuação uma vez que:
 não havia comprometimento das unidades com o
sistema implantado;
 Os métodos e os sistemas eram impostos "de cima para
baixo" e, não raras vezes, deixado de lado depois de
algum tempo;
 os empregados não se sentiam parte integrante da
empresa, uma vez que não eram ouvidos no
desenvolvimento dos métodos e sistemas que afetavam
diretamente suas atividades;
 depois de implantado, verificava-se que não atendiam ao
usuário, cuja visão e conhecimento específico não eram
levados em consideração;
 choque de poder entre as unidades, com a área de OSM
sendo vista como impostora. . .
O resultado da experiência prática:
A prática demonstrou que os métodos de trabalho e
sistemas devem ser desenvolvidos pelas várias unidades
organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do
princípio sistêmico da área de OS&M.Esta filosofia de
atuação propicia, entre outros aspectos:
 melhor entrosamento entre as unidades organizacionais
usuárias dos processos;
 maior qualidade dos processos, pois os próprios usuários
estarão atuando;
 maior facilidade de implementação;
 menor nível de resistência à aceitação, pois os usuários o
conhecem
os
processos
desde
o
início
do
desenvolvimento e se sentem parte deles.
 maior nível de conhecimento e treinamento automático dos
usuários;
 menor custo no desenvolvimento e implementação dos
Em suma, a evolução da área de OS&M
• Inicialmente tinha um caráter ditador e um tratamento
tópico (local) e só depois deu lugar a uma visão
integrada (sistêmica). A preocupação puramente técnica
(tayrorista) ganhou um novo ingrediente: o homem. E o
caráter intransigente e arbitrário foi sendo substituído
por uma atitude de conciliação e de diálogo.
• Percebe-se que a elevação da produtividade e de
eficiências organizacionais deveriam se concentrar,
também, no homem. Deveriam ser criadas condições
que lhe permitissem o máximo do seu rendimento físico
e intelectual, além de condições para mantê-lo satisfeito
e motivado.
• Afinal, OS&M é apenas mais uma das muitas funções
da empresa e como todas os outras deve assessorar e
contribuir para o objetivo da organização e não, apenas,
ditar as normas.
Contudo, a função da área de
OS&M
• Não é, apenas, a criação de métodos e sistemas de
trabalho resolvendo problemas estruturais de forma
ordenada, mas é a efetividade das coisas.
• È criar organizações consistentes e mantê-las
funcionando harmoniosamente.
• Permitir a evolução e o crescimento das
organizações,
em
termos
de
tamanho
e
complexidade.
• È a preocupação com o sentido lógico de cada
operação e de cada sistema.
• È o questionamento do “por quê” e do “para quê”.
Considerações finais
• Nota-se uma tendência atual no sentido
de, cada vez mais, enriquecer a função da
área de OS&M, que é compatível e
acompanha a evolução e sofisticação do
meio ambiente onde a empresa se insere.
Naturalmente, esta visão não é casuística.
Ela é originária do enfoque sistêmico da
área de OS&M descrito anteriormente.
I ATIVIDADE DE CLASSE
Estudo de caso
Leia o texto abaixo e depois, com base nos estudos iniciais sobre OS&M, sugestione ao
administrador como resolver o problema da sua empresa.
Um administrador acaba de ter uma idéia que julga brilhante! Assim, abre a empresa, recruta
pessoal, faz investimentos em imóvel, móveis e equipamentos, compra material de
expediente (flanelas e toalhas), faz contatos com fornecedores e inicia o empreendimento.
De repente, os negócios começam a ir mal.... A produtividade é baixa, a motivação do pessoal
é mais baixa ainda, as vendas do serviço prestado são inexistentes, os custos de operação
estão longe de serem cobertos e o investimento inicial em vez de retornar continua cada
dia mais distante. Eis que o malfadado administrador, em seu desespero, busca um
profissional de OS&M para resolver os problemas da sua empresa (fruto de uma idéia que
julgava brillhante)
Ora, o profissional de OS&M chegou e imediatamente organizou, de maneira harmônica, os
recursos humanos, materiais e tecnológicos, diminuindo, assim, os desperdícios dos fatores
de produção. Também, empregou métodos de simplificação e de ambientação que
aumentou o rendimento e satisfação de cada empregado, fazendo a produção per capita
passar de 5 para 10 por hora de trabalho. O profissional de OS&M recebeu seus honorários
pelos serviços prestados e o administrador ainda mais feliz acredita que agora sua empresa
vai começar a mostrar resultados.
Contudo, embora as ações tomadas tenham sido pertinentes, a empresa continua sem mostrar
resultados....
Referências bibliográficas
•
CRUZ, Tadeu. Sistemas organização métodos. São Paulo: Atlas, 1995.
•
CURY, Antônio. Organização e métodos: uma visão holística. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 2000
•
LENER, Walter. Organização, Sistemas e Métodos. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1996
•
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma
abordagem gerencial. 13ª ed. São Paulo: Atlas, 2002
•
ROCHA, Luiz Oswaldo Leal - Organização e Métodos: uma Abordagem Prática. São Paulo:
Atlas, 1995