Transcript Omówienie zasad rozliczania projektów w ramach Programu Wspó

Omówienie zasad rozliczania
projektów w ramach Programu
Współpracy Transgranicznej
Rzeczpospolita Polska – Republika
Słowacka 2007-2013
Rzeszów, 17.11.2011
Charakterystyka Wniosku o płatność
Wniosek o płatność spełnia dwie podstawowe funkcje:
•
rozliczeniową - na podstawie wniosku o płatność beneficjenci otrzymują środki na
współfinansowanie projektów, w formie refundacji poniesionych wydatków,
•
sprawozdawczą - Beneficjenci przedstawiają we wniosku informacje o postępie
rzeczowym i finansowym projektu. Wniosek pokazuje, na jakim etapie wdrażania
jest projekt, które z założonych we wniosku o dofinansowanie działań udało się już
zrealizować, jak przełożyło się to na poniesione wydatki i które z przewidzianych
wskaźników udało się osiągnąć.
Terminy składania Raportów z postępu realizacji
projektu
•
•
•
•
Beneficjent składa do biura Euroregionu raporty z postępu realizacji
mikroprojektu wraz z zestawieniem faktur i dokumentów o równoważnej wartości
dowodowej, obejmujące dany kwartał:
w terminie do 5 dni kalendarzowych po zakończeniu kwartału w przypadku
raportów pośrednich;
w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty zakończenia realizacji rzeczowej
mikroprojektu w przypadku raportu końcowego.
Termin zakończenia mikroprojektu jest określony w umowie o dofinansowanie jako
zakończenie rzeczowe i oznacza przewidywaną datę zakończenia tematycznych
działań związanych z projektem (ostatnie działanie podjęte w ramach projektu),np:
data odbioru prac, dostaw lub usług;
data wystawienia ostatniego dokumentu księgowego;
Po zakończeniu rzeczowym beneficjent ma 30 dni kalendarzowych na zakończenie
finansowe projektu (opłacenie wszystkich faktur) i przygotowanie raportu
końcowego.
Procedura składania Raportów z postępu realizacji
projektu
Raport z postępu realizacji mikroprojektu składa się z 2 części:
•
części rzeczowej – raport z postępu realizacji działań w mikroprojekcie;
•
części finansowej – stanowiącej wniosek o płatność (zestawienia wydatków,
którego dotyczy raport).
Beneficjent jest zobowiązany do składania zarówno części rzeczowej jak
i finansowej Raportu. Części finansowej nie składa się jedynie w sytuacji, gdy
w danym okresie sprawozdawczym nie zostały dokonane płatności związane
z realizacją projektu. Informację w tym zakresie należy umieścić w pkt 27 raportu.
Forma składania Raportu
z postępu realizacji projektu
•
Raport przekazywany jest do biura Euroregionu :
- w formie papierowej,
- w formie elektronicznej (częściowo w formacie Word, częściowo w formacie Excel),
•
Papierową wersję raportu należy opatrzyć podpisem i pieczęcią osoby uprawnionej do
występowania z raportem w imieniu Beneficjenta. Ponadto tabele finansowe powinny
być opatrzone pieczęcią imienną i podpisem osoby lub osób, które podpisały umowę z
Euroregionem lub są upoważnione w imieniu Beneficjenta do podpisania raportu.
•
Do składanego raportu należy dołączyć między innymi:
- kserokopie list obecności oraz dokumentację fotograficzną ze spotkań, konferencji,
szkoleń, itp.
- materiały promocyjne i informacyjne wydane lub zakupione w ramach projektu.
Części Raportu z postępu realizacji projektu
Raport z postępu realizacji projektu składa się z następujących części:
1 - Część Informacyjna, w której podaje się informacje dotyczące:
• realizowanego projektu (tytuł i numer projektu, kwoty dofinansowania projektu w
podziale na źródła finansowania, okres jego realizacji , poziom dofinansowania z
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, data podpisania umowy o
dofinansowanie oraz jej numer)
• danych teleadresowych Beneficjenta;
• rachunków bankowych Beneficjenta, na które będą przekazywane refundacje;
• danych osoby wyznaczonej do kontaktu z Euroregionem,
2 – Część rzeczowa, w której opisuje się:
• działania jakie zostały zaplanowane (zgodnie z Harmonogramem działań ujętym we
wniosku o dofinansowanie mikroprojektu) oraz postęp w realizacji mikroprojektu w
okresie objętym raportem,
• problemy napotkane w czasie realizacji projektu;
• wskaźniki osiągnięte w trakcie realizacji projektu,
Części Raportu z postępu realizacji projektu
3 część – Zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych, w tej części podaje
się informację dotyczącą realizacji projektu zgodnie z zasadami: zrównoważonego
rozwoju, równych szans, społeczeństwa informacyjnego oraz wolnej konkurencji;
4 – Część finansowa:
Część finansową stanowią załączniki w arkuszu kalkulacyjnym Excel:
• Załącznik 1 - Wydatki poniesione/przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu
w EUR.
Wydatki w tej tabeli przedstawia się w podziale na kategorie i podkategorie
budżetowe, uwzględniając:
- wydatki poniesione w okresie sprawozdawczym,
- wydatki poniesione od początku realizacji projektu do końca okresu
sprawozdawczego,
- wydatki zaplanowane w budżecie projektu,
- procentowy postęp wykonania budżetu.
Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu
Załącznik 2 - Lista wydatków poniesionych przez beneficjenta/partnera projektu
przedłożonych do zatwierdzenia
•
•
•
•
W tabeli należy wykazać wszystkie faktury i inne dokumenty o równoważnej
wartości dowodowej, które potwierdzają wydatki ponoszone przez Beneficjenta
podczas realizacji mikroprojektu.
Wydatki należy sumować w głównych podkategoriach i kategoriach budżetowych.
Przy przeliczeniu wydatków z PLN na EUR należy stosować kurs przeliczeniowy
Europejskiego Banku Centralnego, obowiązujący w ostatnim miesiącu okresu
sprawozdawczego, który jest publikowany na stronie internetowej Komisji
Europejskiej http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en
Wszystkie wartości podaje się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku,
zgodnie z zasadami matematyki (nie dotyczy wartości kursu przeliczeniowego,
który podaje się z dokładnością do czterech miejsc po przecinku).
Część finansowa Raportu z postępu realizacji projektu
•
Podczas przygotowania załącznika należy stosować formułę zaokrąglającą
dostępną w arkuszu kalkulacyjnym Excel: (ZAOKR(liczba;liczba_cyfr)).
•
Kwoty należy wprowadzać do tabeli bez „kropek” i „spacji” uwzględniając
jedynie „przecinek” jako oddzielenie pełnych złotych od groszy. Wprowadzanie
kwot w innym formacie powoduje błędy przeliczenia i sumowania.
•
Ponadto tabele powinny być opatrzone pieczęcią imienną osoby lub osób,
które podpisały umowę z Euroregionem lub są upoważnione do składania
raportu w imieniu Beneficjenta.
Części Raportu z postępu realizacji projektu
5 część – Oświadczenia – w tej części podaje się informacje dotyczące:
•
składanych wraz z raportem załączników;
•
miejsca przechowywania dokumentacji projektowej;
•
wnioskowanej w raporcie kwoty dofinansowania z EFRR oraz z budżetu
państwa oraz sumy tych kwot,
W tej części znajduje się również pole przewidziane do podpisu Raportu przez
Beneficjenta.
Najczęściej popełniane błędy związane
ze składaniem wniosków o płatność
•
złożenie raportu po terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu;
•
nie wszystkie pola raportu zostały wypełnione;
•
niewłaściwie określenie okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport;
•
niewłaściwe określenie rodzaju składanego raportu (pośredni lub końcowy);
•
podanie niewłaściwych danych dotyczących projektu lub danych Beneficjenta;
•
niedokładnie zapisane nazwy działań w części rzeczowej raportu;
•
do wniosku nie dołączono kopii faktur lub innych dokumentów o równoważnej
wartości dowodowej potwierdzających poniesienie wydatków przedstawionych
w załączniku nr 2;
Najczęściej popełniane błędy związane
ze składaniem wniosków o płatność
•
•
•
•
•
•
•
•
do wniosku nie dołączono kopii dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń
lub wykonanych prac w okresie sprawozdawczym;
kopie dokumentów dołączone do wniosku nie zostały potwierdzone „za zgodność
z oryginałem” przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta;
w przypadku nabycia środka trwałego, do wniosku nie dołączono oświadczenia
Beneficjenta o włączeniu środka trwałego w rejestr środków trwałych (OT);
do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o kwalifikowalności podatku
VAT oraz oświadczeń dotyczących przelewów do ZUS i US;
brak dokumentacji potwierdzającej dokonanie rozpoznania rynku na zakup
towarów lub usług;
wniosek nie został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania
Beneficjenta;
do wniosku nie dołączono wersji elektronicznej raportu;
brak podpisów upoważnionych osób w częściach dotyczących kontroli
merytorycznej i formalno-rachunkowej;
Najczęściej popełniane błędy związane
ze składaniem wniosków o płatność
•
•
•
•
•
•
•
•
faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie zostały opisane
zgodnie z obowiązującym wzorem;
faktury oraz inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są opatrzone
numerem wyodrębnionej ewidencji księgowej;
wydatki nie zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie o
dofinansowanie;
wysokość wydatków przekracza kwoty zaplanowane w budżecie projektu;
przedstawienie do rozliczenia wydatków z okresu następującego po okresie,
za który został złożony raport;
nie rozdzielenie wydatków z różnymi składkami podatku VAT;
błędy rachunkowe, zastosowanie niewłaściwego kursu EUR do przeliczenia wydatków z
PLN na EUR;
niewłaściwie przypisane wydatki do określonych pozycji budżetowych
w załączniku nr 2;
Dziękuję za uwagę
W razie pytań proszę o kontakt:
Łukasz Grabowski
Stowarzyszenie Euroregion Karpacki Polska
Rynek 5
35-064 Rzeszów
Tel: 17 850-65-67
E-mail: [email protected]