T.C. BAŞBAKANLIK HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI HAZİNE KONTROLÖRLERİ KURULU BAŞKANLIĞI

DENETİM OTORİTESİ

BÖLGESEL REKABET EDEBİLİRLİK OPERASYONEL PROGRAMI (BROP)

Ergül HALİSÇELİK Hazine Başkontrolörü (MSPPM, CIA, MSE) Selçuk Erdal GÜNAL Stj. Hazine Kontrolörü

DENETİM OTORİTESİ TARAFINDAN BROP KAPSAMINDA SANAYİ VE TİCARET BAKANLIĞI IPA UYGULAMA BİRİMİNDE YAPILAN DENETİMİN SONUÇLARI 18/05/2011

Sunumumuz üç bölümden oluşmaktadır.

1.

Bölüm: Denetimimiz Hakkında Genel Bilgi 2.

Bölüm: Denetim Sonucunda Elde Edilen Bulgular 3.

Bölüm: Bulgular İçin İzlenen Süreç ve Denetim Planımız

1. BÖLÜM

Denetimimiz Hakkında Genel Bilgi

DENETİMİMİZİN AMAÇ ve KAPSAMI

Denetim Otoritesinin amacı;  Yönetim ve kontrol sistemlerinin etkili işleyip işlemediği,  Komisyona verilen hesap bilgilerinin güvenilir olup olmadığı, hususunda Komisyona, Yetkili Akreditasyon Görevlisine (CAO) ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisine (NAO) görüş bildirmektir. Denetimimiz 01.10.2009-30.09.2010

kapsayan döneme ilişkin olarak yürütülmüş ve sonuçlandırılmıştır. tarihlerini

DENETİM METODU ve TÜRÜ

Denetim dönemi içinde Sanayi ve Ticaret Bakanlığı IPA Uygulama Biriminde “Sistem Denetimi” yapılmıştır.

Sistem denetimi kapsamında; 1.

2.

IPA Uygulama Tüzüğü ekinde yer alan akreditasyon kriterlerini IPA Uygulama Biriminin muhafaza edip etmemesi, Akreditasyon kriterlerine göre kurulan sistemin çalışıp çalışmadığının kontrolü, 3.

Geçmiş dönemlerde konu edilmiş bulguların izlenmesi (follow up) hususları dikkate alınmıştır.

Akreditasyon kriterleri izlenirken COSO modeli esas alınmıştır...

COSO modeline göre edinilen bulgular:  Kontrol Ortamı  Planlama ve Risk Yönetimi  Kontrol Faaliyetleri  İzleme  İletişim başlıklar altında incelenmiştir.

Bulguların Derecelendirilmesi...

Edinilen bulguların IPA Uygulama Birimi yönetim ve kontrol sistemine olan etkisine göre;  Düşük (Minor)  Orta (Intermediate)  Yüksek (Major) olarak “önemlilik seviyeleri” belirlenmiştir. Önemlilik seviyelerinin nihai hali Denetim Otoritesinin IPA birimiyle yaptığı kapanış toplantısından sonra netleştirilmiştir.

Bulgularımızın Kaynakları...

Denetimimizde;  Uygulama Prosedürlerinin yer aldığı PIM, POG ve Ekleri,  IPA Biriminin tarafımıza sunduğu bilgi ve belgeler,  IPA Uygulama Birimi, İç Denetim Birimi ve Bilgi İşlem Birimi üst yönetimi ve ilgili personeli ile yapılan görüşmeler,  IPA Birimine tahsis edilen yerde yapılan fiziki gözlem, veri olarak kullanılmış ve bulgularımıza kaynak teşkil etmiştir.

Denetim Bulgularının Önemlilik ve COSO Bileşenlerine Göre Dağılımı

Denetim Bulguları İstatistik Tablosu

Önemlilik Düzeyi COSO Bileşenleri

Kontrol Ortamı Yüksek Orta 5 Düşük 7 Planlama ve Risk Yönetimi Kontrol Faaliyetleri İzleme İletişim Toplam 0 1 2 2 10 1 1 4 13 Toplam 12 1 2 2 6

23

Bulguların Dağılım Tablosu

2. BÖLÜM

Denetim Sonucunda Elde Edilen Bulgular

1) Önemlilik Seviyesi Yüksek Olan Bulgular

Sanayi ve Ticaret Bakanlığı IPA Uygulama Biriminde 01.10.2009-30.09.2010

tarihlerini kapsayan döneme ilişkin yapmış olduğumuz denetimlerde Önemlilik Seviyesi Yüksek olan bir bulgumuz bulunmamaktadır.

2) Önemlilik Seviyesi Orta Olan Bulgular

A. Kontrol Ortamı

1.

IPA Uygulama Biriminin yasal statüsünün güçlendirilmesi gerektiği, ( Bulgu Açık -31 Aralık 2011’e kadar tamamlanması öngörülmüştür.) 2.

3.

4.

5.

Birim personeline verilen eğitimlerin yeterli olmadığı, (Kapalı) Görev tanımlarının yetersizliği ve güncel olmadığı, ( Bulgu Açık -31 Aralık 2011’e kadar tamamlanması öngörülmüştür.) Irregularities, fraud ve Whistle-Blowing ile ilgili farkındalığın personel açısından sınırlı kaldığı, (Kapalı) İzleme ve Değerlendirme Bölümünde personel açısından eksikliklerin olduğu, ( Bulgu Açık -30 Haziran 2011’e kadar tamamlanması öngörülmüştür.) tespit edilmiştir.

C) Kontrol Faaliyetleri

1.

Görev ve yetki devriyle ile ilgili olarak prosedürlerde eksiklikler tespit edilmiştir. ( Bulgu Açık -31 Aralık 2011’e kadar tamamlanması öngörülmüştür.)

D) İzleme

1.

İç denetim biriminin kendi bulgularına yönelik yerinde izleme (follow up) faaliyetinin gerçekleştirilmediği tespit edilmiştir. ( Bulgu Açık -2011 yılı Haziran-Temmuz aylarında tamamlanması öngörülmüştür.) 2.

İç Denetim Biriminin IPA sürecinde uygulayacağı denetim metodolojisi konusunda almış olduğu eğitimlerin yetersiz olduğu tespit edilmiştir. ( Bulgu Açık -31 Aralık 2011’e kadar tamamlanması öngörülmüştür.)

E) İletişim

1.

Yapılan I.T denetiminde tüm prosedürlerin ayrıntılı olarak hazırlandığı fakat uygulamada eksiklikler olduğu tespit edilmiştir. ( Bulgu Açık -31 Aralık 2011’e kadar tamamlanması öngörülmüştür.) 2.

MIS (management information system)-Yönetim Bilgi Sistemi’ne henüz geçilmediği ve ihalelerin yapılmasından önce bu sisteme geçilmesinin mümkün olmayabileceği tespit edilmiştir. ( Bulgu Açık -2013 yılı Ocak ayına kadar tamamlanacağı öngörülmüştür.)

Sonuç: Kontrol Ortamında 5 adet, İzleme bölümünde 2 düzeyde adet, Kontrol Faaliyetlerinde 1 2 adet ve İletişim bölümünde adet olmak üzere toplam 10 adet INTERMEDIATE bulgumuz mevcuttur.

3) Önemlilik Seviyesi Düşük Olan Bulgular

Kontrol Ortamında 1 4 7 adet, Planlama ve Risk Yönetiminde adet, Kontrol Faaliyetlerinde adet olmak üzere toplam bulgumuz mevcuttur.

1 adet, İletişim bölümünde 13 adet MINOR düzeyde • • Söz konusu bulgulardan 4’ü durumdadır. kapalı kalan 9’u açık Açık kalan bulgulardan bir tanesinin 2011 yılı Haziran ayında, diğer bir tanesinin 2012 yılı Ocak ayında kalan 7 bulgunun ise 31 Aralık 2011’e kadar tamamlanacağı öngörülmüştür.

3. BÖLÜM

Denetim Bulgularının İzlenmesi ve Denetim Planı

Bulguların Nihai Hale Getirilmesi Süreci...

Taslak bulgular Denetim Otoritesi tarafından IPA Uygulama Birimine gönderilmiştir ve denetim bulgu formlarına makul bir süre içinde kurum görüşününün yazılıp, tarafımıza iletilmesi için beklenilmiştir. Bulguların izlenmesine tarafımızca devam edilmiş olup, raporlama öncesinde değişen veya bulgu niteliğini kaybeden durumların olması durumuna göre bulgularımız revize edilerek Yıllık Denetim Faaliyet Raporumuza (AAAR) konu edilmiştir.

Raporlama Süreci...

İncelenen dönem kapsamında Denetim Otoritesi olarak: İlgili yılın 30 Eylül’ünde sona eren bir önceki 12 aylık döneme (1 Ekim 2009-30 Eylül 2010) ilişkin denetimlerde tespit edilen yönetim ve kontrol sistemlerindeki veya işlem bulgularındaki her türlü zayıflığın bir özetini içeren “Yıllık Denetim Faaliyet Raporu” ve Çerçeve anlaşmada bulunan modeli izleyen, yönetim ve kontrol sistemlerinin etkili işleyip işlemediğini ve Tüzüğün ve/veya Komisyon ile yararlanıcı ülke arasındaki diğer anlaşmaların gerekliliklerine uyup uymadığını belirten “Yıllık Görüş Raporu” hazırlanarak Komisyona, Yetkili Akreditasyon Görevlisi’ne (CAO) ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisi’ne (NAO) 31 Aralık 2010 tarihinde sunulmuştur.

Aksiyon Planının Hazırlanması...

Gönderdiğimiz raporlar ışığında Ulusal Yetkilendirme Görevlisi (NAO), Sanayi ve Ticaret Bakanlığı IPA biriminde kontrollerde bulunmuş olup IPA birimiyle birlikte bulgularımıza ilişkin “Aksiyon Planını” hazırlamışlardır.

Bulguların İzlenmesi (Follow-up) ve 2011 Denetim Planımız...

Bu yılki denetim periyodunda ise geçtiğimiz dönem rapora konu edilen bulgular izlemeye alınmış olup follow-up sürecimiz devam etmektedir.

Bunun dışında 2011 yılı içersinde İzleme Departmanı’na yönelik sistem denetiminin ve 2011 yılında gerçekleşen veya gerçekleşecek olan operasyonlara ilişkin operasyonel denetimlerin yapılması planlanmıştır.

Teşekkürler.

DENETİM OTORİTESİ

Ergül HALİSÇELİK Selçuk Erdal GÜNAL Hazine Başkontrolörü Stj. Hazine Kontrolörü e-mail:[email protected]

e-mail:[email protected]