Transcript Projektarbejde præsentation Trine Bech

Projektarbejde –
Hvordan er det lige man gør det simpelt?
Kursus om de grundlæggende elementer i projektarbejde
Roskilde Bibliotek 3. juni 2014
Projektmodel: Milepæle, faser og dokumentation
Projekter: Initiere, fastholde, følge op, roller og ansvar
Lavet af: Projektkoordinator Trine Bech, Aalborg Bibliotekerne
Senest opdateret: 30-05-2014
Dagsorden
1)
Hvem er Trine Bech fra Aalborg Bibliotekerne?
2)
Aalborg Bibliotekernes Projektkontor
3)
Aalborg Bibliotekernes Projektmodel
4)
Definition af begreber
5)
Fordele med en faseopdelt projektmodel
6)
Dokumentation
7)
Hvordan startes et projekt op?
8)
Hvordan fastholdes målet og hvordan følges der løbende op?
9)
Roller og ansvar for deltagerne
10) Spørgsmål
Side 1 af 12
1) Hvem er Trine Bech?
•
Projektkoordinator hos Aalborg Bibliotekernes projektkontor siden 01-01-2014
•
Uddannet civilingeniør indenfor stærkstrøm i 1995 fra Aalborg Universitet
•
Arbejdede med elektronikudvikling og hardware i mobiltelefoner indtil 2008. Fra
2009 – 2013 projektleder indenfor IT-udvikling hos KMD
•
Har siden 2003 arbejdet fuld tid som projektleder (altså i 11 år)
•
Har flere projektlederuddannelser (Projektleder uddannelsen fra Dieu, Den
Amerikanske Project Management Professional og Prince 2 Foundation)
•
Jeg brænder for udvikle effektive metoder og skabeloner til styring af
projekter/opgaver.
•
Motto: Projektledelse skal være en hjælp og ikke en byrde
•
Privat: Gift med Michael som jeg har kendt siden 1992. Sammen har vi 4 dejlige
børn. Projektledelse kan også bruges til styre en travl familie 
Side 2 af 12
2) Aalborg Bibliotekernes Projektkontor
•
Projektkontoret har 3 medarbejdere og har eksisteret siden januar 2014. Før havde man et
Projektsekretariat med 5 medarbejdere
•
Vi har siden januar 2014 udviklet en faseopdelt projektmodel som er tilpasset
biblioteksprojekter med 13 skabeloner til dokumentation af projektarbejdet (modellen er en
simplificeret udgave af Prince 2´s projektmodel som har ca. 35 ledelsesprodukter = projektdokumenter)
•
Vi yder støtte til alle igangværende projekter (Kulturstyrelsen støttede projekter, It-projekter,
Interne - indretningsprojekter og Interne – generelle projekter)
•
Vi underviser projektlederne og ledelsen i den nye model. Alle skal kende den og arbejde
efter den på nye projekter der startes op
•
Vi får en status fra alle projekter i slutningen af hver måned. Den gennemgår vi sammen med
projektledere på vores statusmøde i starten af hver måned (Årshjul)
•
Vi vedligeholder en oversigt over alle projekter som er afsluttet, i gang, på hold eller ikke
startet. Farver bruges til at forbedre overblikket
•
Vi har lige nu 19 igangværende projekter hvoraf 7 kører efter den faseopdelte projektmodel
•
Projektlederne kommet primært ude fra organisationen, men vi er også selv projektledere på
nogle af projekterne
Side 3 af 12
3) Aalborg Bibliotekernes Projektmodel
Side 4 af 12
4) Definition af begreber
•
Modellen har 7 milepæle (M1, M2, … , M7). Nogle projekter slutter efter M5
andre først efter M7
•
Modellen har 6 faser:
•
•
•
•
•
•
Projektforslag (3 dokumenter)
Projektanalyse og –planlægning (5 dokumenter)
Projektgennemførelse (2 dokumenter)
Projektafslutning (1 dokument)
Drift (1 dokument)
Effektevaluering (1 dokument)
•
Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og
Power Point bruges – dem kender de fleste
•
Farver bruges til at signalere hvilken fase projektet er i
Side 5 af 12
5) Fordele med en faseopdelt projektmodel
• Sikre fokus på de enkelte elementer i udviklingsarbejdet. Definition af
projektet afklares i starten. Herefter ændringshåndtering
•
•
•
•
•
•
Definition (i projektforslagsfasen)
Planlægning (i projektanalyse og –planlægningsfasen)
Eksekvering (i gennemførelsesfasen)
Opsamling/status (i projektafslutningsfasen)
Overlevering til drift (i driftsfasen)
Udbyttet (i effektevalueringsfasen)
• Fokus på leverancer sikre fremdrift i projektarbejdet
• Krav til statusrapportering sikre fokus på at afslutte lovede leverancer
• Modellen kan skaleres i forhold til kompleksitet i det enkelte projekt
Side 6 af 12
6) Dokumentation
•
Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dok01: Projektkommissorium (se udleveret eksempel)
Dok02: Dokumentoversigten (se udleveret eksempel, farver)
Dok03: Projektbudget
Dok04: Projektaftale
Dok05: Projektplan (se udleveret eksempel)
Dok06: Kommunikationsplan
Dok07: Risikoanalyse
Dok08: Emnelog
Dok09: Opgaveliste
Dok10: Statusrapport (se udleveret eksempel , trafiklys)
Dok11: Afslutningsrapport
Dok12: Driftsoverlevering
Dok13: Effektevaluering
•
Alle skabeloner er bygget op efter samme princip for at skabe genkendelighed. Skabelon,
vejledning, eksempel og projektmodellen
•
Gennemarbejdede skabeloner sikre, at den enkelte projektleder ikke skal bruge tid på at overveje,
hvordan en projektaftale eller en projektplan skal se ud
•
For alle dokumenter er der defineret en ansvarlig person, tidspunktet for hvornår det udfyldes,
hvornår det godkendes og af hvem
Side 7 af 12
7) Hvordan startes et projekt op?
•
Projektejer eller projekt stiller udfylder Dok01: Projektkommissorium.
Ingen projekter starter op uden et udfyldt projektkommissorium!
•
Projektleder stillingen annonceres og besættes
•
Projektkontoret indkalder til et første møde med projektejer og projektleder.
På dette møde snakkes projektet igennem og Dok02: Dokumentoversigten
udfyldes
•
Projektkontoret opretter alle de dokumenter som er relevante i projektet og
overdrager dem til projektlederen
•
Projektlederen er herefter ansvarlig for at udfylde projektdokumentationen. De
fleste dokumenter udfyldes i samarbejde med projektgruppen. Altid med
støtte fra projektkontoret
•
Projektlederen indkalder projektgruppen til jævnlige projektmøder
Side 8 af 12
8) Hvordan fastholdes målet?
•
... Ja det er en af de svære ting i projektarbejde… når man er omgivet af mange
kreative mennesker
•
Dok04: Projektaftalen godkendes af projektejeren og er projektlederens ”kontrakt”
om hvad der skal leveres. Derfor er det vigtigt at fokusere på leverancer
•
Dok05: Projektplanen godkendes af projektejeren og viser hvornår leverancerne
leveres
•
Dok06: Kommunikationsplanen godkendes af projektejeren og beskriver hvad og
hvordan der kommunikeres om projektet og hvornår
•
Dok07: Risikoanalysen godkendes af projektejeren og viser hvordan vi håndtere
når noget går ”galt”
•
Dok09: Opgavelisten bruges når en velbeskrevet opgave løses af eksterne
samarbejdspartnere eller ressourcer som ikke er en del af projektgruppen
•
Dok12: Driftsoverlevering bruges når projektet er afsluttet og ansvaret skal
overgives til en driftsorganisation. Hermed sikres det at projektlederen frigives fra
projektet og kan komme i gang med nye spændende projekter
Side 9 af 12
8) – og hvordan følges der løbende op?
•
Dok08: Emnelog holde styr på alle emner der behandles i projektet. Et emne
er f.eks. Beslutninger, ændringsønsker, møder (dagsorden + referat)
•
Dok10: Statusrapporten er projektlederens værktøj til at vise hvad status på
projektet er, hvilke opgaver der er afsluttet og hvad der er planlagt til næste
periode
•
Dok11: Afslutningsrapporten gør status på om det planlagte mål er nået og
hvilke erfaringer der er gjort undervejs
•
Dok13: Effektevaluering gør status på om projektets effekt er indfriet
Side 10 af 12
9) Roller og ansvar for deltagerne
Projektejer
Projektleder
Projektmedarbejder
Sponsor for projektet
Sparringspartner for
projektlederen
Koordinator for projektet
Coach for projektmedarbejdere
Ansvarlig for at fortælle
projektlederen hvis der er
problemer med leverancen
Ambassadør for at der skabes
ejerskab til projektet i hele
organisationen
Ansvarlig for at kommunikere og
synliggøre projektet i
organisationen
Tildeler økonomi, ressourcer og
tid
Uddelegere opgaver så
projektets mål opnås
Ansvarlig for at løse de opgave
projektlederen tildeler
Godkender projektdokumenterne
(Dok02 - Dok13)
Udfylder projektdokumenterne
(Dok02 - Dok13)
Ansvarlig for at bidrage med
input til projektdokumenterne
(Dok02 – Dok13)
Godkender ændringsønsker
Opsamler ændringsønsker
Komme med relevante
ændringsønsker
Side 11 af 12
10) Spørgsmål
•
Hvad gør I på jeres bibliotek?
•
Hvad er jeres erfaringer med projektarbejde?
•
Hvad er det sværeste? Tror I denne model vil hjælpe? Hvordan?
•
……
•
Er der noget I gerne vil jeg uddyber?
Side 12 af 12