Transcript Prezentace - Řízení a ekonomika projektů

Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost
EKONOMIKA A ŘÍZENÍ PROJEKTŮ
červen 2010
Masarykova univerzita Brno
ve spolupráci s výrobcem zdravotnické techniky
ELLA-CS, s.r.o.
Úvod
…vedení projektu je víc než použití sebelepšího SW
k řízení projektů...
• Murphyho zákon o projektech :
Čím pečlivěji naplánujete projekt, tím více zmatků
nastane, když něco nevyjde.
Úvod
Proč projektové řízení ?
• Rychlá komercionalizace nového produktu nebo
služby
• Instalace nové investice
• Modifikace postupů nebo procesů
• Reorganizace
• Dodávky a práce za omezených vstupů a času
• ................
Úvod
Projekty jsou malé, velké, dlouhé, krátké, drahé,
méně drahé……ale mají společný znak
PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ
Kam patří projekt ?
PROGRAM > PROJEKT > ÚKOL
Úvod
Na čem záleží úspěch projektu:
• KOMUNIKACE, ORGANIZACE - určete si pravidla !
• STYL VEDENÍ, OCHOTA, PŘÍLEŽITOSTI - vytváří zejména
sponzor a projektový manažer
• VHODNÉ TECHNIKY - rozpočty, analýzy a řízení rizik,
diagramy ... používejte vhodné a vhodně tj. přiměřeně
projektu (... jdu si koupit housku ... není projekt )
• PROSTŘEDÍ – aplikujte projektové myšlení
• LIDÉ – jejich morální profil, odbornost, spolehlivost,
zápal pro věc ...
Úvod
Životní cyklus projektu – příklad
• Zahájení - Proč projekt realizovat? Co chceme
projektem dosáhnout? výstup: Definice projektu
• Příprava - Je projekt proveditelný? výstup: Studie
proveditelnosti
• Plánování CO, JAK, S KÝM, KDY, ZA KOLIK výstup:
Plán(y) projektu
• Realizace Vytvoření produktů výstup: Akceptační
protokol
• Ukončení Uvedení do provozu, vnitřní vyhodnocení
výstup: Závěrečná zpráva
Pojem Projekt
ISO 10006 říká že………. Projekt je jedinečný
proces sestávající z řady koordinovaných a
řízených činností s daty zahájení a ukončení,
prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje
specifickým požadavkům, včetně omezení
daných časem, náklady a zdroji.
Atributy projektu: Produkt projektu, Plán
projektu, Řízení projektu, Projektové řízení
Pojem Projekt
Projekt je ÚKOL / CÍL
• Pro jehož řešení máme Kapacity, Znalosti,
Dovednosti
• Cíl projektu je Jasný, Srozumitelný, Měřitelný,
Reálný
• Projekt má jasný Začátek a Konec
• Projekt lze definovat Charakteristickými rysy
Pojem Projekt
Charakteristické rysy projektů:
• Trojrozměrný cíl (trojimperativ)
• Jedinečnost
• Rozsáhlost
• Omezené zdroje
• Realizují se v rámci Organizace / Subjektu
• Různorodost činností
• Mnoho vazeb mezi lidmi a činnostmi
• Dynamičnost
• Riziko, stres
Pojem Projekt
Úkolem je splnit věcný úkol (CO) v časovém
plánu (KDY) v rámci rozpočtovaných nákladů
(ZA CO).
Projekt je možno označit za úspěšný, když
• Je dokončen v plánovaném termínu
• Bylo dosaženo cíle – výsledek je použitelný
(kvalita, funkčnost)
• Nebyly PODSTATNĚ překročeny náklady
(finance, lidé, nástroje)
Pojem Projekt
PROJEKT MÁ
RIZIKA - je nutno je správně ODHADNOUT A
ŘÍDIT
REZERVY - je nutno je správně ODHADNOUT A
ŘÍDIT
Pojem Projekt
Mnoho vazeb mezi lidmi a činnostmi
Vazby je nutno NEJEN URČIT A IDENTIFIKOVAT,
ale i ŘÍDIT. Řídit projekty znamená zejména řídit
lidi. Vedení lidí je často nejobtížnější úlohou pro
projektového manažera pří vedení projektu.
Výborný technik = manažer: nemusí platit
Pojem Projekt
Omezené zdroje - Průzkum Ernst and Young
2005-2006 - úspěšnost projektů:
• 5% zmařeno nebo zrušeno před dokončením
• Ze všech dokončených
• 46% dokončeno se zpožděním
• 35% překročilo rozpočet
Pojem Projekt
Pojem Projekt jinak
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
CO? Cíl projektu - výsledný produkt ?
PRO KOHO? Klient projektu ?
KDO? Projektový tým - lidé a jejich organizace ?
KDY? Datum ukončení projektu ?
JAK? Přístup k řešení - technologie, metodika ?
KDE? Místo realizace ?
KDO JE SPONZOR? Kdo má osobní zájem na úspěchu?
ZA KOLIK? Odhad rozpočtu - cena, náklady ?
PŘÍNOSY? Finanční přínos ?
KDO TO ZAPLATÍ? Investor ?
KDY TO ZAPLATÍ? Platební podmínky ?
Řízení projektu
Co je to řízení projektu
Řízení projektů je proces plánování,
koordinování a řízení úloh a zdrojů pro
dosažení definovaného cíle, za daný čas, s
definovanými zdroji a s omezenou cenou.
Řízení projektu
Základní činnosti při řízení projektů
• Inicializace, definování projektu
• Příprava a plánování projektu
• Vedení lidí a týmů, komunikace
• Kontrola projektu
• Odhad a kontrola spotřeby zdrojů a času
• Řízení rizik a rezerv projektu
• Řízení změn a problémů
• Řízení krize
• Ukončení projektu
Řízení projektu
Inicializace projektu
-Je třeba něco udělat a …. je nutné a přínosné
při dosahování cíle uplatňovat zásady
projektového řízení ? Je to projekt ?
- Osoby při inicializaci projektu: PM, Sponzor,….
- Filtr projektů
Řízení projektu
Příprava a plánování projektu
Projektové plány jsou ve skutečnosti tři:
• Plán dimenze provedení – tzv. hierarchická
struktura činností (dekompozice)
• Plán dimenze času - síťový diagram (seznam
milníků, úsečkový graf)
• Plán dimenze nákladů
Řízení projektu
Příprava a plánování projektu
Plán je závislý na tom:
• Kde jsme
• Kam se chceme dostat
• Jak se tam dostaneme
Řízení projektu
Vedení lidí a týmů, komunikace
Řídit projekty znamená zejména řídit lidi. Vedení
lidí je často nejobtížnější úlohou pro
projektového manažera pří vedení projektu.
Klíčové osoby v projektu
Sponzor projektu
Manažer projektu
Řízení projektu
Vedení lidí a týmů, komunikace
Vztah sponzora a manažera projektu
Sponzor si vybírá manažera, kterému důvěřuje.
Je ochoten mu předat svoje pravomoci.
Manažer pak usiluje o dosažení cíle, informuje
sponzora o postupu, problémech a změnách,
uvědomuje si očekávané přínosy projektu pro
sponzora.
Řízení projektu
Vedení lidí a týmů, komunikace
Požadavky na projektového manažera
Oblasti znalostí PM
Za co zodpovídá manažer projektu
Řízení projektu
Vedení lidí a týmů, komunikace
Řízení komunikace
Komunikace je klíčovou podmínkou úspěchu
projektu.
Komunikační plán projektu
Obsahuje… ?
Řízení projektu
Vedení lidí a týmů, komunikace
Dohoda o členství v projektu
= jednoznačné a závazné, nejlépe písemné
definování členství jednotlivých osob v projektu,
jejich pravomocí a zodpovědností, odměně,…
Řízení projektu
Kontrola projektu
Monitoring je nutný ke sledování skutečného
postupu prací na projektu oproti plánu projektu.
Dvě základní cesty informací:
informace od členů týmu – pozor na jejich
pravdivost
objektivně získané informace (účetnictví, předávací
protokoly...)
Řízení projektu
Kontrola projektu
Kontrola plnění trojimperativu = kontrola:
• hierarchické struktury činností
• síťového grafu
• odhadu nákladů.
(Pozor, nezaměňovat čerpání zdrojů, především
financí, ale i času, za úspěšných postup v projektu. I
když se to zdá nereálné, často se tak stává.)
Řízení projektu
Kontrola projektu
Způsoby zjišťování plnění projektových úkolů:
Zprávy
Kontrolní schůzky
Periodické kontrolní schůzky
Tematické kontrolní schůzky
Vhodné typy otázek na schůzce
A nezapomenout na vhodné zásady vedení
schůzky
Řízení projektu
Kontrola nákladů projektu
- Náklady nejsou jen peníze (čas)...
- Schéma – postup procesu kontroly nákladů.
-Významné odchylky od plánu – impulz k
přepracování plánu.
Řízení projektu
Odhad a kontrola spotřeby času
Základní vlastností odhadů času v projektu je
větší či menší míra nepřesnosti
Metodou PERT x pragmaticky ?
Vždy se při odhadu pohybujeme v intervalu
ambicióznosti - reálnost - opatrnost.
Řízení projektu
Odhad a kontrola spotřeby času
Nejpozději přípustné začátky
minus
Nejdříve možné začátky
= ČASOVÁ REZERVA
Řízení projektu
Odhad nákladů
VYSOCE nepřekročené náklady = úspěch
Správná hloubka úrovně sledování
Struktura plánu = struktura sledování a kontroly
Nebezpečí při stanovení plánu nákladů:
• Nafukování nákladů jako rezervy
• Podceňování nákladů aby byl projekt přijat
• Neschvalování nákladů tím, kdo bude aktivitu
opravdu vykonávat
Řízení projektu
Řízení rizik v projektu
Riziko je přirozenou součástí projektu. Je nutné
je v maximální možné míře ZNÁT a umět je
v maximální možné míře ŘÍDIT a ELIMINOVAT.
Dvě složky rizika:
hmotná (např. finanční)
psychologická
Řízení projektu
Řízení rizik a rezerv v projektu
Kategorizace rizik projektu, jejich příčiny
Kde a proč vzniká, jaké má důsledky,…
Jak na riziko ? – Identifikace – Důsledky Pravděpodobnost
Ošetření rizik - Vyhýbání se - Kontrola - Převedení
nebo pojištěni – Finanční injekce - Rezervy
Řízení projektu
Řízení rezerv v projektu
Rezerva = protiváha rizika
Jak vložit rezervu ? – odhadem každého člena
projektu, pevným procentem z činnosti,
cestou rezervní činnosti (např. testování),
rezervní balík pro celý projekt
Rizika – rezervy…věnovat se poctivě plánování a
řízení zdrojů
Řízení projektu
Řízení změn
Změny je třeba řídit
Nelze je odmítat, ignorovat opomíjet
Změny je třeba formálně dokumentovat: odkud
přichází, proč je změna potřebná, jaký bude mít
dopad na cíle projektu.
Nechuť ke změnám
Změny zná celý projektový tým
Řízení projektu
Řízení změn
ZMĚNY NESMÍ ŘÍDIT PROJEKT, ALE PROJEKT
REALIZUJEME I POMOCÍ ŘÍZENÍ ZMĚN
Postup:
Identifikace a zaznamenání návrhu změny
Vyhodnocení změny
Schválení změny
Řízení projektu
Řízení problémů
Postup řešení problémů v sedmi krocích:
Definice problému - Shromáždění příslušných
údajů - Návrh řešení – Určení několika alternativ
řešení - Vyberte nejvhodnější alternativu Každého informovat - Prověřit důsledky realizace
vybraného řešení, analyzujte je a v případě
negativních dopadů tyto zase analyzujte a řešte.
Řízení projektu
Čtyři styly vedení porad k řešení problémů
• Autoritativní – vydávají se pokyny a příkazy
• Negociační – různé skupiny se dohadují s cílem
najít řešení
• Akademický – rozhodnutí je výsledkem shody
lidí sobě rovných
• Konzultativní – výměna informací a následné
rozhodnutí
Řízení projektu
Řízení krize
KRIZE
- Co to je ? Kdy to je ? – Projektový tým v
okamžiku krize již nemá k dispozici prostředky,
pomocí kterých by danou situaci účinně řešil.
- Není nevyhnutelná, je dobré ale být připraven.
Řízení projektu
Příznaky krize
Špatné ukazatele projektu:
• Velké časové zpoždění
• Vysoké překročení plánovaného rozpočtu
• Mimořádné požadavky na zdroje nebo rozsáhlý
nedostatek zdrojů (zejména lidských, času)
Personální problémy v řízení:
• Bezradnost projektového týmu
• Zásadní konflikty v týmu
Řízení projektu
Umístění řízení krize v průběhu projektu:
Operativní řízení – Projektové řízení – Krizové
řízení – Projektové řízení – Operativní řízení
Krizový štáb:
• Má mimořádné pravomoci
• Má k dispozici mimořádné zdroje (finanční, lidské,
materiální, mocenské)
• Má potřebné schopnosti a dovednosti pro vyřešení krize
• Má potřebné podmínky (místnost, telefon, počítač)
• Přechází na direktivní řízení
• Obsahuje obvykle několik členů původního týmu
• Členem často bývá Sponzor
Řízení projektu
Kroky odstranění krize:
• Prohlásit stav projektu za krizový
• Převést vedení na krizový štáb
• Zahájit práci krizového štábu
• Zpracovat plán opatření na ukončení krize
• Zajistit realizaci opatření
• Zpracovat doporučení v krizovém štábu, aby se
předešlo dalším krizím
• Ukončit práci krizového štábu
Řízení projektu
Příprava na krizi:
Motto: štěstí přeje připraveným
• Vyškolit pracovníky krizového štábu
• Připravit vzorové scénáře situací, které lze
očekávat
• Vytvořit (předem) rezervy finanční a personální
• Připravit pracovnu krizového štábu
• Dohodnout definici indikátorů a zajistit jejich
sledování
• Vybudovat systém včasného varování
Řízení projektu
Ukončení projektu
• Řádné ukončení projektu – naplnění
trojimperativu
• Odejmutím zdrojů
• Ukončení projektu ve prospěch projektu
s vyšší prioritou
• Finanční ukončení projektu
Řízení projektu
Akceptace
- Nutno jasně definovat její proces a obsah
(kdo, co, kdy, kde, jak, forma – písemně,…)
- Následné činnosti po ukončení projektu
(servis, monitoring,…)
- Archivace dokumentů, dokumentace
- Vyřešit IPR !!!
- Poučení z průběhu projektu
Technické nástroje projektového
řízení
Studie proveditelnosti
Odpovídá na otázky:
- Je projekt proveditelný?
- Co když se projekt nebude realizovat?
- Která varianta je nejlepší?
Technické nástroje projektového
řízení
Hierarchická struktura činností projektu
Cíl: zajistit, aby bylo provedeno vše, co je třeba
pro splnění veškerých parametrů specifikace
provedení.
Je to definice činností, cílů, potřebných zdrojů
vč. času.
Technické nástroje projektového
řízení
Nástroje časového plánování
Hlavní nástroje:
• Úsečkový diagram
• Síťový graf
• Harmonogramy časově rozvržených úkolů se
zobrazením vazeb
Technické nástroje projektového
řízení
Úsečkový graf
Poskytuje informaci „co a jak proběhlo“.
Je orientován spíše na minulost, než na řízení
budoucnosti.
Sám o sobě není pro řízení projektu dostačující.
Technické nástroje projektového
řízení
Síťový graf
Je spojení projektových úkolů nebo událostí s
cílem zobrazit jejich celkovou závislost.
K činnostem lze přiřazovat náklady a termíny.
Umí reagovat na změny v projektu a přitom
hlídat vazby a termíny.
Existuje vícero typů, podporován SW.
Technické nástroje projektového
řízení
Kritická cesta
Nejkratší možná cesta v projektu.
Závěr:
• Každý prvek hierarchické struktury činností
zaneste do síťového grafu.
• Když nelze vytvořit síťový graf, nelze kvalitně řídit
projekt.
• Pro časové plánování vždy používejte síťový graf, i
když ho nebudete ukazovat nadřízeným nebo
zákazníkovi.
Specifické projekty
Malé projekty
Dobu trvání mají cca 3- 4 měsíce.
Výhody– snazší, mají méně rizika.
Nevýhody – napjaté termíny a rozpočet, malé týmy,
menší prioritnost ve vztahu k ostatním projektům
Doporučení:
Pečlivě sledovat zdroje, vč. času, jasně alokovat lidské
zdroje, nejlépe na celý den.
Specifické projekty
Projekty vývoje nových produktů (NPD)
Projekty vývoje nových produktů tvoří největší
část všech projektů a mají některé jedinečné
rysy a pro mnoho společností jsou zásadní svým
významem.
Specifické projekty
Projekty vývoje nových produktů
Odlišnosti projektů NPD
- Velký význam vhodného termínu projektu, jeho
výsledku. Doporučení: sledovat, jestli je stále
efektivní na projektu pracovat.
- Realizují většinou vlastní pracovníci.
Specifické projekty
Projekty vývoje nových produktů
Spouštěče projektů:
- nové pro firmy i trh
- nové jen pro trh (nový výrobek na trhu)
- nové jen pro firmy (tzv. "my také")
- drobnou obměnou stávajícího
- podporou stávajících produktů.
Specifické projekty
Projekty vývoje nových produktů – ekonomika
Globální ekonomický pohled (…není lepší
investovat jinam ? …)
Ekonomika – efektivnost projektu musí být
sledována v souladu s efektivností projektu pro
společnost – firmu jako celek.
Specifické projekty
Čtyři intervaly (období) a pět událostí projektu
NPD
Události:
Najít příležitost
Definovat cíl
Dodat produkt
Dosažení zisku
Konec života produktu
Specifické projekty
Čtyři intervaly (období) a pět událostí projektu
NPD
Čtyři intervaly (období):
Mlhavý začátek
Etapa „brána“
Podporovaný prodej
Následný prodej
Specifické projekty
Urychlení projektu NPD
Zkrácením všech etap
Delší, ale kvalitní Mlhavý začátek
Čtyři faktory mlhavého začátku
Strategie, Nápady, Technologie, Trhy (příležitosti)
Specifické projekty
Zdroje projektů NPD
Často je ve firmě mnoho projektů NPD –
Přetížení zdrojů -Nesystémové operativní
převody zdrojů – Zdroje velkých projektů se
přesouvají ve prospěch projektů NPD
Doporučení:
Držet projektové řízení – odhalí konflikty zdrojů,
Jasně daná prioritnost projektů, Správná,
plánovaně řízená a dodržovaná alokace zdrojů.
Specifické projekty
Typické problémy projektů vývoje nových
produktů
Termíny - řešení…
- nejde něco řešit paralelně ?
- předvedení dílčích výsledků
- efektivita zdrojů
Pozor na předčasné sliby !!!
Software k řízení projektů
Úloha SW, jeho (ne)efektivní využití
SW je pomocník, ne všelék na řízení projektu.
SW umí bezpečně „hlídat“ zdroje, pomáhá kombinovat,
měnit parametry projektu.
Neutopit se v práci se SW – nezapomenout na řízení
projektového týmu.
SW pracuje jen s tím, co do něj zadáme. Pozor tedy na
správnost vstupů.
Výstupy musí být čitelné a srozumitelné pro všechny.
Software k řízení projektů
• Microsoft Project
• OpenProj - Freeware
Shrnutí přednášky
Předpoklady zvládnutí řízení projektu:
1. Definování - Specifické, měřitelné a
dosažitelné cíle, Jasné priority trojimperativu
2. Plánování – Trojimperativu, Činností, Zdrojů,
Rezerv, Času vč. Kritické cesty
Shrnutí přednášky
Předpoklady zvládnutí řízení projektu:
3. Vedení a Řízení projektového týmu –
Komunikace, Předvídání chování pracovníků,
Využití silných stránek a Potlačení a řešení
slabších stránek členů týmu.
4. Monitoring – Nákladů, Termínů, Plnění úkolů
a Spokojenosti sponzora projektu
Shrnutí přednášky
Děkuji za pozornost a přeji mnoho úspěchů při
realizaci a řízení projektů.
Seznam použité literatury:
Řízení projektů
Milton D. Rosenau
Computer Press, a.s. Brno 2007
Projektový management
Jan Doležal, Pavel Máchal, Branislav Lacko a kol.
Grada Publishing, a.s. 2009
Projektové řízení v praxi
PhDr. Petr Kala 2009