Documentação Comercial

Objectivos da sessão

No final da sessão as formandas deverão ser capazes de: • Distinguir os documentos do processo de entrega • Preencher os documentos relativos à entrega 15-10-2010 2

Fases do processo de compra e venda

1. Encomenda 2. Entrega 3. Liquidação 4. Pagamento 15-10-2010 3

1. Encomenda

• Requisição • Nota de encomenda • Nota de venda • Ordem de compra 15-10-2010 4

2. Entrega

• Guia de remessa • Talão de recepção • Guia de transporte 15-10-2010 5

3. Liquidação

• Factura • Factura-recibo • Venda a dinheiro • Nota de débito • Nota de crédito • Nota de lançamento 15-10-2010 6

• Recibo

4. Pagamento

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2. Entrega

• É o momento da recepção dos bens encomendados • A fase da entrega é aquela em que o vendedor envia as mercadorias, dando assim execução à encomenda feita pelo comprador • A expedição dos bens objecto de compra e venda pode ser feita:   Pelos próprios compradores ou vendedores Por outras pessoas especialmente contratadas para o efeito (contrato de transporte) 15-10-2010 8

Os documentos utilizados são os seguintes: • Guia de remessa • Talão de recepção • Guia de transporte

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Legislação aplicável à fase da entrega

 DL 147/2003 de 11-07-2003 – Regime de bens em

circulação objecto de transacções entre sujeitos

passivos de IVA, nomeadamente quanto à obrigatoriedade e requisitos dos documentos de transporte que os acompanham.  Despacho 21 994/99 de 16-11-1999 – Define os elementos obrigatórios da guia de transporte a utilizar no transporte por conta de outrem, bem como aprova os modelos indicativos da mesma. 15-10-2010 10

Legislação aplicável à fase da entrega

Continuação  DL 239/2003 de 04-10-2003 – Regime jurídico do

contrato de transporte rodoviário nacional de mercadorias

 DL n.º 38/99 de 06-02-1999 – Regime jurídico aplicável

aos transportes rodoviários de mercadorias por conta

de outrem ou por conta própria, nacionais e internacionais 15-10-2010 11

Legislação aplicável à fase da entrega

Continuação  DL n.º 102/2008 de 20-07-2008 – Altera e republica o

Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado

 Lei n.º 15/2001 de 05-07-2001 – Reforça as garantias dos contribuintes e a simplificação processual, reformula a organização judiciária tributária e estabelece um novo

regime geral para as infracções tributárias

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Documento especifico para a entrega de bens Também é um documento de transporte, tal como a factura, nota de venda a dinheiro, nota de devolução e guia de transporte Serve para o comprador fazer a conferência dos bens recebidos 15-10-2010 13

Talão de recepção é devolvido pelo comprador ao vendedor após a boa recepção das mercadorias Caso os bens não se encontrem nas condições acordadas, eles deverão ser, no todo ou em parte, devolvidos ao vendedor, mencionando-se esse facto na Guia de Remessa Pode substituir a Guia de Transporte quando se trate de bens a serem agrupados no armazém do transportador para posterior distribuição 15-10-2010 14

Elaborada pelo vendedor e o comprador deverá assinar confirmando a boa recepção dos bens Têm que ser arquivados por 2 anos quando produzidos em tipografia ou 4 anos quando processados por computador Aplicável a bens em circulação, objecto de operações realizadas por sujeitos passivos de IVA – Entre comerciantes A falta de documentos de transporte implica uma coima entre €100 a € 2500 15-10-2010 15

Duplicado para as autoridades fiscalizadoras Triplicado para o vendedor Quadruplicado servirá de Talão de Recepção Original para comprador 15-10-2010 Preenchido em triplicado, ou quadruplicado, se tiver talão de recepção Quando não é suficiente o uso de um só documento, utiliza-se a próxima via, referindo que é continuação da anterior 16

Elementos obrigatórios

 Do remetente ou expedidor • Nome, firma ou denominação social • Sede • Número de identificação fiscal  Do adquirente • Nome, firma ou denominação social • Sede • Número de identificação fiscal, só quando sujeito passivo de IVA 15-10-2010 17

Elementos obrigatórios (cont.)

 Designação comercial dos bens, com indicação das quantidades  Locais de carga e descarga, referidos como tais  Data e hora em que se inicia o transporte 15-10-2010 18

Modo de emissão dos documentos

 Processados por computador – Numerados por ordem progressiva no acto da impressão – Não conter mais de 11 dígitos – Conter a menção: “Processado por computador” – Para a utilização de sistemas informáticos deve ser assegurada a respectiva integridade operacional, a integridade da informação arquivada electronicamente e a disponibilidade da documentação técnica relevante – Para fazer mais de três exemplares dos documentos é necessário colocar uma barra com a seguinte indicação: “Cópia de documento não válida para os fins previstos no Regime de bens em circulação” 15-10-2010 19

Modo de emissão dos documentos

 Impressos tipograficamente – Referência à autorização ministerial relativa à tipografia que os imprimiu – Numeração atribuída – Elementos identificativos da tipografia (designação social, nome, sede, número de identificação fiscal) – Para fazer mais de três exemplares dos documentos é necessário colocar uma barra com a seguinte indicação: “Cópia de documento não válida para os fins previstos no Regime de bens em circulação” 15-10-2010 20

Guia de transporte

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É o documento de transporte obrigatório, com função contratual e fiscalizadora Função Contratual - expressa as condições do contrato de transporte celebrado entre Transportador e Expedidor, conforme o Regime jurídico do contrato de transporte rodoviário nacional de mercadorias Função fiscalizadora - permite facilitar a actividade de fiscalização quanto ao cumprimento das regras de acesso e organização de mercado Documento que deve acompanhar sempre o transportador 15-10-2010 23

Faz prova da celebração, termos e condições do contrato de transporte Para além das menções obrigatórias quanto aos documentos de transporte, referidos relativamente à Guia de Remessa, a Guia de Transporte tem menções obrigatórias, que constam de modelo indicativo do Despacho 21 994/99 de 16-11-1999 Deve ser assinada pelo expedidor e pelo transportador É o expedidor que deve preencher os elementos obrigatórios da Guia de Transporte 15-10-2010 24

Original para comprador Duplicado para as autoridades fiscalizadoras Triplicado para o vendedor

Preenchido em triplicado

Quando não é suficiente o uso de um só documento, utiliza-se o próximo conjunto, referindo que é continuação do anterior 15-10-2010 25

Elementos obrigatórios

(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)  Do remetente ou expedidor • Nome, firma ou denominação social • • Sede Número de identificação fiscal  Do Transportador • Nome, firma ou denominação social • Sede • • Número de identificação fiscal Número de alvará ou licença comunitária 15-10-2010 26

Elementos obrigatórios

(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)  Do Destinatário • Nome, firma ou denominação social • Sede ou morada  • • • • Quanto à realização do Transporte Lugar e data em que é preenchida Lugar e data do carregamento da mercadoria Local previsto da entrega Prazo para a realização do transporte 15-10-2010 27

Elementos obrigatórios

(Para além dos elementos mencionados para a Guia de Remessa)    Denominação corrente da mercadoria e tipo de embalagem Peso bruto da mercadoria, número de volumes ou quantidade expressa de outro modo Podem ainda fazer parte da Guia de Transporte os seguintes elementos: – Declaração de interesse especial na entrega – Entrega mediante reembolso – Preço do transporte e outras despesas – Lista de documentos entregues ao transportador – Instruções do expedidor ou destinatário – Cláusula de verificação – Observação de reservas 15-10-2010 28

Caso prático

A empresa “Algodões e Linhos, Lda.”, com sede em Faro e número de identificação fiscal 000 000 000, pretende expedir 50 conjuntos de lençóis, para uma loja de artesanato em Monchique, da empresa “Tesourinhas, Lda.”, como número de identificação fiscal 111 111 111.

O local de carga será Estói e o local de descarga será Monchique.

O Serviço está agendado para o dia 15-10 2010 da parte da tarde.

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Ficha de actividade

• Divisão em grupos de quatro.

• Dois grupos, seleccionados por sorteio, irão elaborar uma Guia de Remessa e apresentar na sessão • Outros dois grupos, também seleccionados por sorteio, irão fazer uma Guia de Transporte e apresentar na sessão • O grupo sobrante irá fazer uma apresentação sobre a Guia de Remessa e a Guia de Transporte 15-10-2010 30