Transcript Slaid Inovasi

PANDUAN PELAKSANAAN
PROJEK INOVASI
KELAB DAN PERSATUAN
DI SEKOLAH
LANGKAH 1
PENUBUHAN KUMPULAN
- Tubuh kumpulan dari Kelab dan Persatuan
yang sama
- 6 hingga 10 orang ahli adalah ideal
- Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan,
carta organisasi kumpulan, logo, moto,
objektif kumpulan mengikut jabatan
- Carta pembatuan projek dan laksanakan
mesyuarat kumpulan
PROFIL KUMPULAN
• GAMBAR
KUMPULAN:
•
•
•
•
Tarikh Ditubuhkan:
Fasilitator:
Ketua Kumpulan:
Penolong Ketua
Kumpulan:
• Setiausaha:
• Ahli-ahli Kumpulan:
LOGO & MOTO KUMPULAN
• Kumpulan perlu menjelaskan Logo & juga
moto kumpulan. Ia boleh dilaksanakan
dengan memperincikan:
-Bentuk logo
-Warna yang digunakan dalam logo
-Moto yang digunakan oleh kumpulan
JADUAL MESYUARAT
• Kumpulan telah sebulat suara bersetuju untuk
mengadakan mesyuarat mengikut jadual seperti
berikut:
• Hari: ____________________________
• Masa: ____________________________
• Tempat: __________________________
JADUAL MESYUARAT
REKOD KEHADIRAN MESYUARAT
CARTA PERBATUAN
PELAKSANAAN PROJEK
PERLAKSANAAN PROJEK MENGIKUT
KITARAN PDCA
PEMBAHAGIAN TUGASAN
AHLI KUMPULAN
LANGKAH 2
PEMILIHAN MASALAH
• Masalah dipilih melalui proses percambahan
fikiran dan boleh juga dari maklumat mesyuarat
semakan pengurusan (sekiranya organisasi
melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti)
• Masalah disenarai pendek untuk memilih
masalah yang paling kritikal melalui proses data
kaji selidik kekerapan masalah, Analisa SMART
dan Analisa Faedah.
LANGKAH 2 (SAMB)
• Sumber masalah boleh didapati dari aduan
pelanggan, penemuan audit, cadangan ahli,
saranan pihak pengurusan
• Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan
misi, visi dan objektif kualiti jabatan &
organisasi.
KRITERIA PEMILIHAN MASALAH
MELALUI ANALISA SMART
S-Specific
• Masalah yang dikemukakan adalah masalah
yang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja
ahli kumpulan dan skop masalah meliputi
proses kerja & penyampaian perkhidmatan
ELEMEN KRITERIA
M-Measurable
• Ada metrik atau unsur pengukuran dan data
mengenai masalah boleh dicari.
ELEMEN KRITERIA
A-Achievable
• Masalah yang dikemukakan dapat
diselesaikan & tidak perlu bergantung kepada
pihak luaran
ELEMEN KRITERIA
R-Realistic
• Masalah yang dicadangkan mempunyai
‘outcome’ yang logik & realistik
ELEMEN KRITERIA
T-Time Frame
• Masalah yang dicadangkan dapat
diselesaikan dalam tempoh 4 -6 bulan
LANGKAH 3
MEMAHAMI MASALAH / SITUASI
• Gunakan Teknik 5W & 1H untuk memperjelaskan
masalah
• Huraikan terminologi yang penting bagi memahami
projek dan carta alir proses
• Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar
/video menggambarkan keparahan (severity)
masalah
• Nyatakan kesan jika penambahbaikan tidak dibuat:
Kesan pada pelanggan, kakitangan, organisasi
TEKNIK 5W & 1H
•What is the problem
•Who is involved in
this Problem
•When & Where does
this problem occur
•Why is it a problem
•How does this
problem affect co. /
customer
•Apakah masalahnya
•Siapa yang terlibat
dengan masalah
•Bila & Di mana
masalah berlaku
•Mengapa ia adalah
satu masalah
•Bagaimana masalah
memberi impak
kepada syarikat /
pelanggan
SURAT PERMOHONAN
MENJALANKAN PROJEK KEPADA
PIHAK PENGURUSAN
• Kumpulan, melalui ketua kumpulan perlulah
mengemukakan surat permohonan kepada
pihak pengurusan atasan (Ketua Bahagian /
Jabatan) bagi meminta kelulusan untuk
menjalan projek & meminta persetujuan
pihak atasan mengenai tajuk projek KIK yang
dipilih.
LANGKAH 4
ANALISA ‘ROOT CAUSE’
• Melalui Rajah Sebab Akibat
• Verifikasi punca masalah melalui proses:
meneliti sumber dan membuat kesimpulan
(terima / tidak)
• Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk
the process), data & rekod, laporan, memo,
hasil penemuan audit, kajian borang soal
selidik, layout, motion time study
LANGKAH 4
• Pareto gambarkan taburan dan kekerapan
punca masalah
• Sasaran penambahbaikan proses penentuan
melalui penggunaan prinsip pareto, proses
benchmarking, merujuk standard (cth:
makmal) atau arahan pihak pengurusan.
RAJAH SEBAB AKIBAT
(RAJAH ISHIKAWA)
Tujuan:
Menggambarkan hubungkait antara akibat sebagai
masalah dan sebab-sebab yang mempengaruhinya.
Kegunaan:
Untuk menyusun sebab- sebab masalah dengan
sistematik.
Dapat menganalisa keadaan sebenar sesuatu
masalah.
LANGKAH 5
PELAN PENYELESAIAN / INOVASI
• Gunakan teknik percambahan fikiran untuk
mendapatkan pelbagai alternatif penyelesaian
• Gunakan Rajah Pokok (Tree Diagram) serta
analisa Pro & Kontra untuk menilai segala
alternatif penyelesaian
• Kumpulan perlu mempersembahkan hasil
kajian projek kepada pihak pengurusan
• Pelan Tindakan perlu disediakan
GAMBARAJAH POKOK
CONTOH ANALISA PRO KONTRA
PELAN TINDAKAN
LANGKAH 6
LAKSANAKAN PENYELESAIAN / INOVASI AM
• Perlu gambarkan perubahan dari proses lama ke baru
• Perbandingan sasaran dan pencapaian sebenar projek
(sebelum dan selepas projek) perlu dilakukan melalui
graf / Pareto
• Jika beberapa uji cuba perlu dilaksanakan, setiap hasil
perlaksanaan uji cuba perlu dibandingkan
• Data perlu dilampirkan dan diverifikasi oleh pihak
pengurusan mengenai pencapaian projek
• Lampirkan surat taklimat kepada organisasi tentang
aktiviti penambahbaikan dan juga surat kebenaran uji
cuba dari pengurusan
SURAT KEBENARAN UJI CUBA DARI
PIHAK PENGURUSAN
• Surat kebenaran Uji Cuba perlu
dilampirkan kerana ini akan
membuktikan bahawa pihak
pengurusan atasan bersetuju
dengan pelan tindakan yang
akan diambil oleh kumpulan
LANGKAH 7
PENGAWASAN TERHADAP HASIL
• Laksanakan Analisa Kos-Faedah (Cost Benefit
Analysis)
• Pamirkan pencapaian projek dari segi:
a) Kos operasi
b) Kualiti
c) Masa, Produktiviti
d) Kepuasan Hati Pelanggan
e) Faedah Tidak Ketara
• Impak projek kepada Jabatan / Organisasi /
Negeri / Negara
LANGKAH 8
TINDAKAN PENYERAGAMAN
Nyatakan:
• Peringkat penyeragaman yang dilaksanakan
(Jabatan/ Organisasi / Daerah / Negeri / Negara)
• Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi
dan penyelesaian
• Pengiktirafan yang telah kumpulan & inovasi
kecapi
• Pengubahsuaian Fail Meja, Prosedur, SOP
• Latihan dan taklimat bagi pengguna sistem/
proses baru tersebut
LANGKAH 9
PRESTASI KUMPULAN
• Nyatakan masalah yang dihadapi kumpulan semasa
perlaksanaan projek & cara kumpulan mengatasinya.
• Pembelajaran yang diperolehi
• Penilaian Prestasi ahli kumpulan dinilai melalui
borang kaji selidik – kerjasama, tanggungjawab,
penggunaan QC tools, penyelesaian masalah secara
sistematik, pemahaman konsep ICC, komunikasi,
disiplin, pengurusan masa.
• Gunakan Carta Radar untuk memperjelaskan prestasi
kemajuan ahli
• Nyatakan projek akan datang
CONTOH PENILAIAN
PRESTASI KUMPULAN
LANGKAH 10
PENYEDIAAN LAPORAN DAN
PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN
• Laporan
- Cetakan berwarna
-Aturan slides perlu sama dengan persembahan
nanti
- Nomborkan turutan slides
- Jelas, kemas dan terang
LANGKAH 10
PENYEDIAAN LAPORAN DAN
PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN
Persembahan
• Syarat: 5 minit masa persediaan, 20 minit
persembahan, 5 minit soal jawab
• Added Advantage:
- Pembentangan lancar, bersemangat
- Demonstrasi inovasi
- Gimmick persembahan, lagu intro