Transcript Pengurusan Penyepaduan Projek - Teknologi Maklumat Dalam

Bab 3:
Pengurusan
PenyepaduanProjek
Course Technology 2001
1
Kunci Kepada Kejayaan Projek:
Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik
• Pengurus projek perlu menyelaras semua
bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat
projek
• Byk pengurus projek baru bermasalah untuk
melihat “gambaran umum” dan mahu fokus
kepada terlalu banyak butiran (Lihat kes
pembukaan)
• Pengurusan penyepaduan projek tidak sama
dengan penyepaduan perisian.
Course Technology 2001
2
Proses Pengurusan Penyepaduan
Projek
• Pembangunan Perancangan Projek :
menggabungkan hasil proses
perancangan lain ke dalam dokumen yg
konsisten – perancangan projek
• Perlaksanaan Perancangan Projek :
menjalankan perancangan projek
• Kawalan Perubahan Bersepadu :
menyelaras perubahan dalam
keseluruhan projek
Course Technology 2001
3
R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan
Projek
Note: The PMBOK Guide includes similar charts for each knowledge area.
Course Technology 2001
4
Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan
Penyepaduan Projek
Fokus kepada menggabungkan
semua faktor untuk mencapai
kejayaan projek!
Course Technology 2001
5
Pembangunan Perancangan
Projek
• Perancangan projek adalah dokumen yang
digunakan untuk menyelaras semua dokumen
perancangan projek
• Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan
projek
• Perancangan projek membantu pengurus
projek dalam mengetuai kumpulan projek dan
menilai status projek
• Persembahan projek patut diukur dengan
rancangan dasar projek (baseline).
Course Technology 2001
6
Atribut Perancangan Projek
• Perancangan sepatutnya dinamik.
• Perancangan sepatutnya fleksibel.
• Perancangan patut dikemaskini selaras
dengan perubahan yang berlaku.
• Perancangan memandu perlaksanaan
projek.
Course Technology 2001
7
Unsur Umum Perancangan Projek
• Pengenalan atau gambaran projek
• Penerangan tentang bagaimana
projek diselaraskan
• Proses pengurusan dan teknikal
mengenai projek
• Kerja untuk dilakukan, jadual dan
maklumat belanjawan
Course Technology 2001
8
Jadual 3-1. Contoh Perancangan
Pengurusan Projek Perisian
Introduction
Section
T opics
Project
overview ;
project
deliverables;
evolution of
the SPM P;
reference
m aterials;
definitions and
acronym s
Project M anagem ent Plan Sections
Project
M anagerial
T echnical
O rganization
Process
Process
Process m odel;
organizational
structure;
organizational
boundaries and
interfaces;
project
responsibilities
M anagem ent
objectives and
priorities;
assum ptions,
dependencies,
and
constraints;
risk
m anagem ent;
m onitoring
and
controlling
m echanism s;
and staffing
plan
M ethods, tools,
and
techniques;
softw are
docum entation;
and project
support
functions
W ork
Packages,
Schedule, and
B ud get
W ork
packages;
D ependencies;
resource
requirem ents;
budget and
resource
allocation;
and schedule
IE E E Std 10581-1987
Course Technology 2001
9
Analisa Pemegang saham
• Analisa pemegang saham mendokumenkan
maklumat penting (sensitif) tentang pemegang
saham seperti
–
–
–
–
–
Nama dan organisasi pemegang saham
Peranan dalam projek
Fakta unik tentang pemegang saham
Tahap pengaruh dan minat dalam projek
Cadangan untuk mengurus hubungan
Course Technology 2001
10
J 3-2. Contoh Analisa pemegang saham
O rg a n iz a tio n
R o le o n
p ro je c t
U n iq u e fa c ts
Le vel of
in te re s t
Le vel of
in flu e n c e
S u g g e s tio n s
o n m a n a g in g
re la tio n s h ip
Ahm ed
In te rn a l
s e n io r
m anagem ent
K e y S ta k e h o ld e rs
S u sa n
E rik
P ro je c t te a m
P ro je c t te a m
M a rk
H a rd w a re
vendor
S p o n so r o f
p ro je c t a n d
o n e o f th e
c o m p a n y 's
fo u n d e rs
D e m a n d in g ,
lik e s d e ta ils ,
b u s in e s s
fo c u s ,
S ta n fo rd
M BA
V ery high
DNA
s e q u e n c in g
e x p e rt
Lead
p ro g ra m m e r
S u p p lie s
so m e
in s tru m e n t
h a rd w a re
V e r y s m a rt,
P h .D . in
b io lo g y,
e a s y to w o rk
w ith , h a s a
to d d le r
V ery high
B e st
p ro g ra m m e r
I know ,
w e ird s e n s e
of hum or
S ta rt-u p
c o m p a n y, h e
know s w e
can m ake
h im ric h if
th is w o rk s
V ery high
V ery high;
c a n c a ll th e
s h o ts
S u b je c t
m a tte r
e x p e rt;
c ritic a l to
su c c e ss
M a k e s u re
s h e re v ie w s
s p e c ific a tio n
s a n d le a d s
te s tin g ; c a n
d o so m e
w o rk fro m
hom e
H i g h ; h a rd
to re p la c e
L o w ; o th e r
v e n d o rs
a v a ila b le
K e e p h im
h a p p y so h e
s ta ys ;
e m p h a s iz e
s to c k
o p tio n s ;
lik e s
M e x ic a n
fo o d
G i v e h im
e n o u g h le a d
tim e to
d e liv e r
h a rd w a re
Keep
in fo rm e d , le t
h im le a d
c o n v e rs a tio n
s ,d o a s h e
s a ys a n d
q u ic k ly
H igh
Course Technology 2001
D a v id
P ro je c t
m a n a g e r fo r
o th e r
in te rn a l
p ro je c t
C o m p e tin g
fo r c o m p a n y
re s o u rc e s
N ic e g u y,
o n e o f o ld e s t
p e o p le a t
c o m p a n y,
h a s 3 k id s in
c o lle g e
L o w to
m e d iu m
L o w to
m e d iu m
He know s
h is p ro je c t
ta k e s a b a c k
s e a t to th is
one, but I
c a n le a rn
fro m h im
11
Perlaksanaan Perancangan Projek
• Perlaksanaan perancangan projek
melibatkan pengurusan dan perlaksanaan
kerja yang diterangkan dalam
perancangan projek
• Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk
perlaksanaan
• Bidang aplikasi atau projek memberi
kesan ke atas perlaksanaan projek kerana
produk dihasilkan semasa fasa
perlaksanaan.
Course Technology 2001
12
Apa Yang Silap?
• Ramai orang beranggapan negatif terhadap perancangan
kerana pengalaman lalu. Pengurus kanan memerlukan
peancangan, tetapi tiada siapa yang pastikan bahawa
perancangan diikuti.
• Cth: pengurus projek mengatakan bhw dia akan
berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan utk
mengulas perancangan, jadual rapi dibuat untuk
perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan kerana
urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah kerana
sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan, perjumpaan masih
belum dibuat.
• Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan
projek jika pengurus projek sendiri tidak mengikut
perancangannya?
Course Technology 2001
13
Kebolehan Penting Untuk
Perlaksanaan Projek
• Kebolehan pengurusan umum seperti
kepimpinan, komunikasi dan politik
• Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat
cth“What Went Right?”)
• Penggunaan alat dan teknik khas
Course Technology 2001
14
Alat dan Teknik untuk
Perlaksanaan Projek
• Sistem Penguatkuasaan Kerja : kaedah
untuk menentukan bahawa orang yang
berkelayakan membuat kerja pada masa
yang betul dan mengikut turutan betul
• Perjumpaan Ulasan Status: perjumpaan
kerap digunakan untuk bertukar maklumat
projek
• Perisian Pengurusan Projek: perisian
khas untuk membantu dalam
menguruskan projek
Course Technology 2001
15
Kawalan Perubahan Bersepadu
• Kawalan perubahan bersepadu melibatkan
mengenalpasti, menilai dan menguruskan
perubahan sepanjang kitar hayat projek
(“kawalan perubahan keseluruhan”)
• Tiga objektif utama kawalan perubahan:
– Pengaruh faktor yang mengakibatkan
perubahan utk menentukan bhw ia berfaedah
– Tentukan bhw perubahan telah berlaku
– Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia
terjadi
Course Technology 2001
16
Rajah 3-3. Proses Kawalan
Perubahan
Course Technology 2001
17
Kawalan Perubahan Keatas Projek
TM
• Pandangan dahulu: Kump projek patut
berusaha untuk buat apa yg telah dirancang
mengikut belanjawan yg ditetapkan
• Masalah: pemegang saham jarang bersetuju
tentang skop projek, dan anggaran masa dan
kos tidak tepat
• Pandangan moden: Pengurusan projek
adalah proses komunikasi dan perundingan
yg konstan
• Penyelesaian: Perubahan berfaedah dan
kump projek patut merancang utk perubahan
Course Technology 2001
18
Sistem Kawalan Perubahan
• Proses formal yang didokumen yang
menerangkan bila dan bagaimana dokumen
projek rasmi boleh diubah
• Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat
perubahan dan bagaimana membuat
perubahan
• Melibatkan majlis kawalan perubahan,
pengurusan konfigurasi dan proses untuk
komunikasi perubahan
Course Technology 2001
19
Majlis Kawalan Perubahan
(MPK)
• Sekumpulan orang bertanggungjawab
untuk meluluskan atau menolak perubahan
pada projek
• Menyediakan panduan untuk menyediakan
permintaan perubahan, menilai dan
uruskan implementasi perubahan yang
diluluskan
• Melibatkan pemegang saham dari seluruh
organisasi
Course Technology 2001
20
Membuat Perubahan Yang Sesuai
Dengan Masa
• Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala,
mengambil masa yang terlalu lama untuk
perubahan berlaku
• Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk
perubahan yang sensitif- iaitu masa
– “polisi 48 jam” bolehkan ahli kump projek utk membuat
keputusan, kemudian mereka ada 48 jam untuk
mengubah keputusan dan mendapat persetujuan
pengurusan atasan
– Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua
orang diberitahu tentang perubahan
Course Technology 2001
21
Pengurusan Konfigurasi
• Tentukan bhw produk dan penerangannya
lengkap dan tepat
• Tumpukan kepada pengurusan teknologi
dengan mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk
fizikal dan fungsian
• Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti
dan dokumenkan keperluan konfigurasi,
kawal perubahan, rekod dan laporkan
perubahan dan audit produk untuk
tentukan bhw keperluan dipenuhi
Course Technology 2001
22
Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal
Kawalan Perubahan Penyepaduan
 Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi
dan rundingan konstan
 Rancang untuk perubahan
 Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk
Majlis Kawalan Perubahan (MKP)
 Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik
 Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan
tentang perubahan kecil
 Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan
untuk kenalpasti dan urus perubahan
 Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain
untuk membantu mengurus dan komunikasi
perubahan
Course Technology 2001
23