Pengurusan Penyepaduan Projek - Teknologi Maklumat Dalam
Download
Report
Transcript Pengurusan Penyepaduan Projek - Teknologi Maklumat Dalam
Bab 3:
Pengurusan
PenyepaduanProjek
Course Technology 2001
1
Kunci Kepada Kejayaan Projek:
Pengurusan Penyepaduan Projek Yg Baik
• Pengurus projek perlu menyelaras semua
bidang pengetahuan sepanjang kitar hayat
projek
• Byk pengurus projek baru bermasalah untuk
melihat “gambaran umum” dan mahu fokus
kepada terlalu banyak butiran (Lihat kes
pembukaan)
• Pengurusan penyepaduan projek tidak sama
dengan penyepaduan perisian.
Course Technology 2001
2
Proses Pengurusan Penyepaduan
Projek
• Pembangunan Perancangan Projek :
menggabungkan hasil proses
perancangan lain ke dalam dokumen yg
konsisten – perancangan projek
• Perlaksanaan Perancangan Projek :
menjalankan perancangan projek
• Kawalan Perubahan Bersepadu :
menyelaras perubahan dalam
keseluruhan projek
Course Technology 2001
3
R3-1. Gambaran Pengurusan Penyepaduan
Projek
Note: The PMBOK Guide includes similar charts for each knowledge area.
Course Technology 2001
4
Rajah 3-2. Kerangka Pengurusan
Penyepaduan Projek
Fokus kepada menggabungkan
semua faktor untuk mencapai
kejayaan projek!
Course Technology 2001
5
Pembangunan Perancangan
Projek
• Perancangan projek adalah dokumen yang
digunakan untuk menyelaras semua dokumen
perancangan projek
• Tujuan utama untuk memandu perlaksanaan
projek
• Perancangan projek membantu pengurus
projek dalam mengetuai kumpulan projek dan
menilai status projek
• Persembahan projek patut diukur dengan
rancangan dasar projek (baseline).
Course Technology 2001
6
Atribut Perancangan Projek
• Perancangan sepatutnya dinamik.
• Perancangan sepatutnya fleksibel.
• Perancangan patut dikemaskini selaras
dengan perubahan yang berlaku.
• Perancangan memandu perlaksanaan
projek.
Course Technology 2001
7
Unsur Umum Perancangan Projek
• Pengenalan atau gambaran projek
• Penerangan tentang bagaimana
projek diselaraskan
• Proses pengurusan dan teknikal
mengenai projek
• Kerja untuk dilakukan, jadual dan
maklumat belanjawan
Course Technology 2001
8
Jadual 3-1. Contoh Perancangan
Pengurusan Projek Perisian
Introduction
Section
T opics
Project
overview ;
project
deliverables;
evolution of
the SPM P;
reference
m aterials;
definitions and
acronym s
Project M anagem ent Plan Sections
Project
M anagerial
T echnical
O rganization
Process
Process
Process m odel;
organizational
structure;
organizational
boundaries and
interfaces;
project
responsibilities
M anagem ent
objectives and
priorities;
assum ptions,
dependencies,
and
constraints;
risk
m anagem ent;
m onitoring
and
controlling
m echanism s;
and staffing
plan
M ethods, tools,
and
techniques;
softw are
docum entation;
and project
support
functions
W ork
Packages,
Schedule, and
B ud get
W ork
packages;
D ependencies;
resource
requirem ents;
budget and
resource
allocation;
and schedule
IE E E Std 10581-1987
Course Technology 2001
9
Analisa Pemegang saham
• Analisa pemegang saham mendokumenkan
maklumat penting (sensitif) tentang pemegang
saham seperti
–
–
–
–
–
Nama dan organisasi pemegang saham
Peranan dalam projek
Fakta unik tentang pemegang saham
Tahap pengaruh dan minat dalam projek
Cadangan untuk mengurus hubungan
Course Technology 2001
10
J 3-2. Contoh Analisa pemegang saham
O rg a n iz a tio n
R o le o n
p ro je c t
U n iq u e fa c ts
Le vel of
in te re s t
Le vel of
in flu e n c e
S u g g e s tio n s
o n m a n a g in g
re la tio n s h ip
Ahm ed
In te rn a l
s e n io r
m anagem ent
K e y S ta k e h o ld e rs
S u sa n
E rik
P ro je c t te a m
P ro je c t te a m
M a rk
H a rd w a re
vendor
S p o n so r o f
p ro je c t a n d
o n e o f th e
c o m p a n y 's
fo u n d e rs
D e m a n d in g ,
lik e s d e ta ils ,
b u s in e s s
fo c u s ,
S ta n fo rd
M BA
V ery high
DNA
s e q u e n c in g
e x p e rt
Lead
p ro g ra m m e r
S u p p lie s
so m e
in s tru m e n t
h a rd w a re
V e r y s m a rt,
P h .D . in
b io lo g y,
e a s y to w o rk
w ith , h a s a
to d d le r
V ery high
B e st
p ro g ra m m e r
I know ,
w e ird s e n s e
of hum or
S ta rt-u p
c o m p a n y, h e
know s w e
can m ake
h im ric h if
th is w o rk s
V ery high
V ery high;
c a n c a ll th e
s h o ts
S u b je c t
m a tte r
e x p e rt;
c ritic a l to
su c c e ss
M a k e s u re
s h e re v ie w s
s p e c ific a tio n
s a n d le a d s
te s tin g ; c a n
d o so m e
w o rk fro m
hom e
H i g h ; h a rd
to re p la c e
L o w ; o th e r
v e n d o rs
a v a ila b le
K e e p h im
h a p p y so h e
s ta ys ;
e m p h a s iz e
s to c k
o p tio n s ;
lik e s
M e x ic a n
fo o d
G i v e h im
e n o u g h le a d
tim e to
d e liv e r
h a rd w a re
Keep
in fo rm e d , le t
h im le a d
c o n v e rs a tio n
s ,d o a s h e
s a ys a n d
q u ic k ly
H igh
Course Technology 2001
D a v id
P ro je c t
m a n a g e r fo r
o th e r
in te rn a l
p ro je c t
C o m p e tin g
fo r c o m p a n y
re s o u rc e s
N ic e g u y,
o n e o f o ld e s t
p e o p le a t
c o m p a n y,
h a s 3 k id s in
c o lle g e
L o w to
m e d iu m
L o w to
m e d iu m
He know s
h is p ro je c t
ta k e s a b a c k
s e a t to th is
one, but I
c a n le a rn
fro m h im
11
Perlaksanaan Perancangan Projek
• Perlaksanaan perancangan projek
melibatkan pengurusan dan perlaksanaan
kerja yang diterangkan dalam
perancangan projek
• Majoriti masa dan wang dihabiskan untuk
perlaksanaan
• Bidang aplikasi atau projek memberi
kesan ke atas perlaksanaan projek kerana
produk dihasilkan semasa fasa
perlaksanaan.
Course Technology 2001
12
Apa Yang Silap?
• Ramai orang beranggapan negatif terhadap perancangan
kerana pengalaman lalu. Pengurus kanan memerlukan
peancangan, tetapi tiada siapa yang pastikan bahawa
perancangan diikuti.
• Cth: pengurus projek mengatakan bhw dia akan
berjumpa pengurus projek lain dalam masa 2 bulan utk
mengulas perancangan, jadual rapi dibuat untuk
perjumpaan itu. Perjumpaan itu dibatalkan kerana
urusan lain. Perjumpaan seterusnya diubah kerana
sebab peribadi. Dalam masa 2 bulan, perjumpaan masih
belum dibuat.
• Mengapa ahli projek patut mengikuti perancangan
projek jika pengurus projek sendiri tidak mengikut
perancangannya?
Course Technology 2001
13
Kebolehan Penting Untuk
Perlaksanaan Projek
• Kebolehan pengurusan umum seperti
kepimpinan, komunikasi dan politik
• Pengetahuan dan kebolehan produk(lihat
cth“What Went Right?”)
• Penggunaan alat dan teknik khas
Course Technology 2001
14
Alat dan Teknik untuk
Perlaksanaan Projek
• Sistem Penguatkuasaan Kerja : kaedah
untuk menentukan bahawa orang yang
berkelayakan membuat kerja pada masa
yang betul dan mengikut turutan betul
• Perjumpaan Ulasan Status: perjumpaan
kerap digunakan untuk bertukar maklumat
projek
• Perisian Pengurusan Projek: perisian
khas untuk membantu dalam
menguruskan projek
Course Technology 2001
15
Kawalan Perubahan Bersepadu
• Kawalan perubahan bersepadu melibatkan
mengenalpasti, menilai dan menguruskan
perubahan sepanjang kitar hayat projek
(“kawalan perubahan keseluruhan”)
• Tiga objektif utama kawalan perubahan:
– Pengaruh faktor yang mengakibatkan
perubahan utk menentukan bhw ia berfaedah
– Tentukan bhw perubahan telah berlaku
– Urus perubahan sebenar bila dan di mana ia
terjadi
Course Technology 2001
16
Rajah 3-3. Proses Kawalan
Perubahan
Course Technology 2001
17
Kawalan Perubahan Keatas Projek
TM
• Pandangan dahulu: Kump projek patut
berusaha untuk buat apa yg telah dirancang
mengikut belanjawan yg ditetapkan
• Masalah: pemegang saham jarang bersetuju
tentang skop projek, dan anggaran masa dan
kos tidak tepat
• Pandangan moden: Pengurusan projek
adalah proses komunikasi dan perundingan
yg konstan
• Penyelesaian: Perubahan berfaedah dan
kump projek patut merancang utk perubahan
Course Technology 2001
18
Sistem Kawalan Perubahan
• Proses formal yang didokumen yang
menerangkan bila dan bagaimana dokumen
projek rasmi boleh diubah
• Terangkan siapa yang berkuasa untuk buat
perubahan dan bagaimana membuat
perubahan
• Melibatkan majlis kawalan perubahan,
pengurusan konfigurasi dan proses untuk
komunikasi perubahan
Course Technology 2001
19
Majlis Kawalan Perubahan
(MPK)
• Sekumpulan orang bertanggungjawab
untuk meluluskan atau menolak perubahan
pada projek
• Menyediakan panduan untuk menyediakan
permintaan perubahan, menilai dan
uruskan implementasi perubahan yang
diluluskan
• Melibatkan pemegang saham dari seluruh
organisasi
Course Technology 2001
20
Membuat Perubahan Yang Sesuai
Dengan Masa
• Sesetengah MPK hanya bertemu sekali sekala,
mengambil masa yang terlalu lama untuk
perubahan berlaku
• Sesetengah organisasi mempunyai polisi untuk
perubahan yang sensitif- iaitu masa
– “polisi 48 jam” bolehkan ahli kump projek utk membuat
keputusan, kemudian mereka ada 48 jam untuk
mengubah keputusan dan mendapat persetujuan
pengurusan atasan
– Wakilkan perubahan ketahap paling rendah, semua
orang diberitahu tentang perubahan
Course Technology 2001
21
Pengurusan Konfigurasi
• Tentukan bhw produk dan penerangannya
lengkap dan tepat
• Tumpukan kepada pengurusan teknologi
dengan mengenalpasti ciri-ciri rekabentuk
fizikal dan fungsian
• Pakar pengurusan konfigurasi kenalpasti
dan dokumenkan keperluan konfigurasi,
kawal perubahan, rekod dan laporkan
perubahan dan audit produk untuk
tentukan bhw keperluan dipenuhi
Course Technology 2001
22
Jadual 3-3. Cadangan Untuk Mengawal
Kawalan Perubahan Penyepaduan
Lihat pengurusan projek sebagai proses komunikasi
dan rundingan konstan
Rancang untuk perubahan
Bangunkan sistem kawalan perubahan, trmasuk
Majlis Kawalan Perubahan (MKP)
Gunakan pengurusan konfigurasi yg baik
Takrifkan prosedur untuk membuat keputusan
tentang perubahan kecil
Gunakan laporan persembahan bertulis dan lisan
untuk kenalpasti dan urus perubahan
Gunakan perisian pengurusan projek dan lain-lain
untuk membantu mengurus dan komunikasi
perubahan
Course Technology 2001
23