Transcript Status Omstilling 2013 [PPT]

KONGSVINGER KOMMUNE
Omstilling 2013 – presentasjon formannskapet
Bakgrunn - hvorfor omstilling?
 Overforbruk – behov for reduksjon av driftutgifter
 For dårlig resultatoppnåelse
 Manglende samhandling
 Uklare roller og ansvar
 Manglende standardisering
 Utydelige mål overordnet og i forhold til den enkelte bruker
Prosjektfaser
Fase 1
Skaffe et robust
grunnlag for
arbeidet
• Identifisere mål
• Organisering av
arbeidet
• Prosjektplan og
tidslinjer
•
Rapporteringsstrukt
ur
• Kartlegging av
nå-situasjon
• Velge
fokusområder
Fase 2
Avstemme og
forankre mål,
prioriteringer
og tiltak
• Fastslå tjenestenivå
og kvalitet
• Identifisere
forbedringsområder,
effekt og
alternative tiltak
• Detaljert gjennomgang
i
områder og enheter
• Fortløpende
rapportering
Fase 3
Implementering
og praktisering
• Beslutte ”ny
modell”
• Utforme plan og
struktur for
gjennomføring
• Sikre forankring og
eierskap i
alle ledd
• Gjennomføring
Fase
4
Evaluer
ing
Prosjektfaser
5
15
80
Prosjektfaser
5
15
Planlegging
Utredning
Våren 2012
Høsten 2012
80
Implementering
2013
2014
To typer prosjekter
1) Innsparingsprosjekt
2) Utviklingsprosjekt
Omstilling 2012 – Rapportering pr.
30.04.2013
Reduksjon av driftsnivået Oppvekst
2013
Progn. bespar
2014 2015
2013
Stenge barnehage
1 900
4 500
4 500
1 900
Red. (åpningstid i barnehagene) drift/vikarer
Reduksjon i antall assistent / fagarbeider i skole. Fra 31,6 til 25
Skoleskyss. Trafikkfarlig veg, kommunale vedtak utgjør kr 320 000,per år
300
1 300
800
3 150
800
3 150
300
1 300
40
100
100
40
350
350
350
350
50
100
100
0
9 000 9 000
3 890
Ny GIV. Løses innenfor skolens egne rammer
Kun avd.leder skal ha ped.ledertillegg
Sum Oppvekst
3 940
Omstilling 2012 – Rapportering pr.
30.04.2013
Reduksjon av driftsnivået Helse om Omsorg
Progn. bespar
2015
2013
2013
2014
200
200
200
200
Kutt i årsverk grunnet flytting av brukere til sykehjem
1 250
1 250
1 250
1 250
Fjerne stilling kostholdsrådg./ habiliteringskoord.
1 000
1 400
1 400
1 000
Fjerne betalt pause/ HBT Sentrum
725
725
725
Fjerne betalt pause / HBT Brandval
300
300
300
Fjerne betalt pause/ Aktivitet og bistandsenheten
725
725
725
Fjerne betalt pause/ Austmarka omsorgsenhet
130
130
130
Fjerne betalt pause/ Helseenheten
390
390
390
Fjerne betalt pause/ Enhet for psyk. og rus
340
340
340
Kantinedrift - råvarer + div. drift
300
300
300
Økt Nærvær - LEAN og Langtidsfrisk:
500
500
500
Virksomhet og individtilp. turnusordning(VITT)
600
1 200
1 200
Aktivitet og Bistand. Red. personalkostnader ved turer for
brukere
Kommunelegestilling splittes - 50% benyttes som tilsynslege
300
Omstilling 2012 – Rapportering pr.
30.04.2013
Reduksjon av driftsnivået Helse om Omsorg
2013
2014
Progn. bespar
2015
2013
Akt. & Bist. Reduksjon i årsverk pga bedre utnyttelse av
personell på tvers
1 250
1 250
1 250
1 250
Akt. & Bist. Naturlig avgang 2 årsverk
Red. bistand til innkjøp av dagligvarer. Nedbemanning med
87% årsverk
Kantinedrift: stenge kantina på Langelandhjemmet og
Roverudhjemmet - nedbemanning
900
1 400
1 400
600
220
440
440
0
350
700
700
350
Skadeforebyggende tiltak bilordning
300
300
300
100
9 480
11 550
11 550
5 050
Sum Helse og omsorg
Omstilling 2012 – Rapportering pr.
30.04.2013
Reduksjon av driftsnivået Samfunn
Progn. bespar
2015
2013
2013
2014
500
500
500
0
300
300
300
300
200
200
200
200
1 500
1 500
1 500
1500
Endr. idrettsavd. Redusert tjenestekjøp fra KKE
550
550
550
550
Endring fritidsklubbvirksomheten
430
430
430
430
Energiinnsparing Kongshallen
300
300
300
300
Endring drift Rådhus-Teatret. Økte billettinntekter kinoforestillinger.
570
570
570
30% stilling Rådhus-Teatret
150
150
150
150
Teknisk forvaltning
Omorganisering – kostnadsreduksjoner
1 500
1 500
1 500
1 500
Sum Samfunn
6 000
6 000
6 000
4 930
NAV
Styrking av kvalifiseringsprogrammet
Styrking av arbeidet med frivillig forvaltning og økonomisk
rådgivning/ gjeldsrådgivning
Styrket boligsosialt arbeid og mindre utgifter til tomme boliger og
skade på/ i bolig(ref BOSO)
Eiendomsforvaltning
Redusere bemanningen i KKEiendom/ økt vedl.budsjett
Kultur
Omstilling 2012 – Rapportering pr.
30.04.2013
Reduksjon av driftsnivået Støtte
2013
2014
Progn. bespar
2015
2013
Reduksjon av 6 årsverk kontorfaglige ressurser i enhetene
2 000
3 600
3 600
0
Reduksjon av 4 årsverk innen lønn, personal, service og økonomi
1 400
2 400
2 400
0
Reduksjon fra 14 til 4 enhetsledere i Oppvekst
290
4 810
7 580
290
Økninger. Teamledermodelle (3. ledernivå)
-105
-4 280
-6 765
-105
Reduksjon enhetsleder helse og Omsorg
860
970
970
860
Innbyggerrekrutterer. Reduksjon
500
500
500
500
4 945
8 000
8 285
1 545
24 365
34 550
34 835
15 415
4 920
8 590
8 590
4 200
Sum støtte
Prognose for oppnådd reduksjon pr. 31.12.2013
Av dette er effekt reduksjon av overforbruk
Total nedbemanning
Reduksjon av driftsnivået (tall i hele tusen):
Stenge Lunden barnehage
Reduksjon assistenter /fagarbeider skole
Nedbemanning Aktivitet og bistand
Fjerne stilling kostholdsrådg./habiliteringskoord.
Redusert bemanning KKEiendom
Reduksjon enhetsleder Helse og omsorg
Ledelse barnehager og skoler
Reduksjon stab/støtte/kontorfaglig
Innbyggerrekrutterer
Sum
årsverk
13,5
6,6
5,3
2,0
9,0
1,0
1,0
10,0
1,0
49,4
Beløp
4 500 Prosessen i gang. Skal være ferdig 01.08.13
3 150
3 850 Prosessen i gang. Skal være ferdig 01.08.13
1 400 Forsøkes først finansiert ved nye prosjektmidler.
1 500 Gjennomført
970 Gjennomført
815 Forarbeid/kartlegging i gang. Skal være ferdig 01.08.2014
6 000 Forarbeid/kartlegging i gang. Skal være ferdig 01.07.2013
500 Gjennomført
22 685
Status – generell
• Mange prosjekter / prosesser er godt i gang
• Enkelte prosjekter er ikke i gang:
•
•
Behov for ytterligere avklaringer (mandat, organisering
mv)
Prosjektleders kapasitet
• Enkelte prosjekter er satt på vent (prioritert ned)
Prioriterte prosjekter i 2013 (jfr
implementeringsplan)
1. Felles forvaltningsteam
2. Folkehelse
3. Rus / psykiatri – forebygging
4. Ledelse i skole
5. Ledelse i barnehage
6. Styringssystem oppvekst
7. Samhandling og tverrfaglig systemrettet jobbing
8. Praksisendring HO
9. Velferdsteknologi
10. Frivillighet
11. Oppsøkende team / boligteam
12. Hvordan bruke kommunens eiendomsmasse?
13. Stab/støtte
14. Digitalisering av arbeidsprosesser
15. Nedbemanning
16. LEAN
Felles forvaltningsteam
Mål: Etablere en helhetlig, uavhengig og robust forvaltning knyttet
til helse/omsorg, oppvekst og bolig
Status:
• Forvaltning, servicetorg og dokumentsenter er slått sammen
• Tildeling av kommunale boliger er overtatt
• Koordinerende enhet er definert inn i forvaltningsteam
• Igangsetting av innsatsteam er startet opp
• Foreløpig avklaring av oppgaver ift oppvekst er gjort
Problemstillinger:
• Få rekruttert inn kompetanse knyttet til oppvekst
• Få teamet i drift i felles lokaler
• Relasjonsbygging i forhold til organisasjonen
Folkehelse
Mål: Kartlegge / få oversikt over aktivitet/tiltak i kommunen
relatert til folkehelsearbeidet og på bakgrunn av denne
kartleggingen, kommunehelseprofilen og
levekårskartleggingen foreslå områder det skal utarbeides
tiltaksplaner for.
Status:
• Oppstart senest 01.06 (utsatt pga arbeid med arbeid med
Samhandlingsreformen)
Problemstillinger:
• Hvordan få folkehelse til å bli noe som det fokuseres på i
hele organisasjonen?
• Hva slags tiltak planer skal i gangsettes for å oppnå reel
forbedring av folkehelsen i Kongsvinger?
Ledelse i skole
Mål: Finne en / flere ledelsesmodell(er) som bidrar til optimalt
læringsmiljø og effektiv ledelse.
Status:
• Teamledermodell testes ut på Holt fra og med mars. Informasjon
om ledelse av skoler rundt om i landet innhentes. Skal evalueres
opp mot ledelsemodell på øvrige skoler
Problemstillinger:
• Hvordan evaluere ledelsesmodellene på Holt, Tråstad og
Vennersberg slik at vi får reel innsikt?
• Er det mulig å etablere enhetlig praksis med utgangspunkt i enhetlig
innsikt?
• Klarer vi å definere / implementere ledelsesprinsipper og krav /
forventninger til ledelse som gir effekter på læringsresultatene?
• Spiller ledelsesstrukturer noen rolle for resultatet?
Ledelse i barnehage
Mål: Finne en / flere ledelsesmodell(er) som bidrar til optimalt
læringsmiljø og effektiv ledelse.
Status:
• Har jobbet mye med å avdekke forskjeller mellom ledelse
(på ulike nivå) i de ulike barnehagene. Beskriver og vurderer
ulike ledelsesmodeller.
Problemstillinger:
• Hvilken modell gir bidrar til optimalt læringsmiljø og effektiv
ledelse?
• Er det mulig å etablere enhetlig praksis med utgangspunkt i
enhetlig modell?
• Hvordan se sammenheng mellom dette prosjektet og
delprosjektet ”Oppvekstsenter”
Styringssystem oppvekst
Mål: Etablere et styrings- og ledelsessystem som gir en
helhetlig styringslinje (fra kommunestyret til klasserommet)
og en styringssløyfe (mål, plan, gjennomføring og
evaluering) sikrer at vi gjennomfører tiltak som gir effekt
Status:
• Prosjektet nærmer seg avslutningsfasen.
Problemstillinger:
• Hvordan får til et styringssystem som bidrar til en
sammenheng mellom overordnede mål og lokale
prosesser?
• Hvordan sikre god integrering mellom overordnet
styringssystem og lokale prosesser ute på enhetene?
• Hvordan få et system som bidrar til evaluering, analyse og
Samhandling og tverrfaglig
systemrettet jobbing
Mål: Å realisere en tverrfaglig systemrettet og systemisk praksis
blant oppveksttjenestene i Kongsvinger
Status:
• Prosessen er i gang. Gjennomføres tenketaker med
barnehagene og skolene. Mål: utfordre eksisterende praksis og
redefinere tankesettet
Problemstillinger:
• Hvordan skape et nødvendig fellesskap?
• Hvordan etablere en praksis der oppvekst løser utfordringer /
problemer sammen – med brukeren (ikke spiller pingpong)?
• Hvordan sikrer vi en praksis som virker? Hvordan kvitter vi oss
med praksis som ikke fungerer?
Rus / psykiatri – forebygging og
familieperspektiv
Mål: Etablere en sømløs og samordnet tjenesteutøvelse i forhold til
rusforebygging og sammensatte tjenester med familieperspektiv
Status:
• Arenaer på tvers: Familieforum, dialog med politiet overordnet og
operativt, boligsosialt forum
• Bygger ned grenser / deler kompetanse mellom enheter som
jobber med sammensatte problemstillinger
• Mitt valg: Hele oppvekst
• SLT-koordinator i 100% stilling
Problemstillinger:
• Etablere en praksis der hjelpeapparatet løses utfordringer /
problemer sammen – med brukeren (ikke spille pingpong)
• Avklare hvilke rusforebyggende tiltak skal vi gjennomføre – hva,
hvor og hvordan?
Hverdagsrehabilitering
Mål: Etablere en praksis som fanger opp behov og avklare
brukerens ressurser på et tidligst mulig tidspunkt og som
tildeler og utføre samordnende tjenester som kan hindre,
utsette og forkorte hjelpebehov
Status:
• Prosjektet er godt i gang. Gjennomført opplæring av 100
ansatte, innsatsteam etablert, ny praksis i forhold til nye
saker.
Problemstillinger:
• Hvordan går vi fra tankemodell til endret praksis?
• Hvordan merker vi at praksis er endret?
• Kompetanseutvikling gjennom vurdering for læring
(etablering av forståelse av roller, oppgaveutførelse og
ansvar)
Velferdsteknologi
Mål: Gjennomføre en pilot for å avdekke om / hvordan
velferdsteknologi kan bidra til økt trygghet for brukerne og mer
effektive omsorgstjenester
Status:
• Demoleilighet klar i juni
• Testbrukere er under utvelgelse
• Jobber med utarbeidelse av informasjon til testbrukere
Problemstillinger:
• Utarbeidelse av rutiner ift for utrykning, innhenting av
samtykke, alarmmottak, opplæring med mer
• Evaluering ansatte, brukere og pårørende – hvordan fungerer
teknologien – hva bør vi gå for?
• Beskrive / dokumentere hvordan velferdsteknologi bidrar til
reduksjon av kostnader
Frivillighet
Mål: Etablere 2-4 partnerskapsavtaler med frivillige aktører i
forhold til helse- og omsorgstjenester
Status:
• Arbeidet er i gang. Dialog med frivillige organisasjoner er
etablert.
Problemstillinger:
• Hvordan øke rekrutteringen i frivillige organisasjoner?
• Hvordan definere områder hvor kommunen trenger frivillig
innsatts?
• Avklare sammenhengen mellom frivillige org og
kommunens behov?
• Etablering av 2-4 partnerskapsavtaler (samarbeid med
Kultur og fritid)
Oppsøkende team / boligteam
Mål: Etablere oppsøkende tjenester som jobber målrettet og
koordinert
Status:
• Boligteam er etablert og i drift i NAV
• Økt koordinering mellom enhetene BUE, NAV, H&R og
politiet
• Helhetlig familiefokus
• Økt bevissthet hos skolene / barnehagene
Problemstillinger:
• Konkretisering av arbeidsmetodikk, målgrupper,
integrering med andre deler av organisasjonen.
• Endret ungdomsatferd
Hvordan bruke kommunens
eiendomsmasse?
Mål: Kommunens har en kostnadseffektiv bruk av egen
bygningsmasse. Innleie, salg eller utleie av bygg brukes
aktivt som virkemiddel for å kunne yte gode tjenester og
redusere kostnader. Kommunale virksomheter er lokalisert
slik at det legger til rette for god samordning av tjenester
Status:
• Grunnlagsdokument ift bruk av rådhuset / Fjellgata / Rasta
er ferdigstilt. Andre del av utredningen er ikke igangsatt.
Problemstillinger:
• Når flytte Fjellgata (inkl servicetorg) inn i rådhuset?
• Er det mulig å redusere kostnadene gjennom effektiv bruk
av kommunens lokaler?
Stab/støtte
Mål: Redusere kostnader ift støttetjenster. Forebygge
sårbarhet og risiko på grunn av fravær, frafall og
kompetansesvikt. En bedre utnytting, samordning og
utvikling av kommunens samlede administrative ressurser
Status:
• Beslutning i forhold til modell for organisering av
støtteressurser og fordeling kutt er foretatt.
Nedbemanning pågår.
Problemstillinger:
• Hvordan implementere ny modell for sekretærressurser
med minst mulig negative konsekvenser
• Prioritering av oppgaver med lavere bemanning.
Digitalisering av arbeidsporsesser
Mål: Effektivisere kommunens tjenester gjennom bruk av
digitale tjenester
Status:
• Elektroniske reiseregninger
• E-handel
• Ressursstyringsportal
• Feide – felles elevid
• Mobil omsorg
Problemstillinger:
• Opplæring
• Gevinstrealisering
Nedbemanning
Mål: Effektivisering / kostnadsreduksjon
Status:
• KKE: Nedbemanning er fullført
• Barnehage: Fullføres innen 1. august
• Assistenter skole: Fullført
• Aktivitet og bistand: Prosessen er i gang
• Reduksjon leder helse / P&R: Fullført
• Støtteressurser: Prosessen er i gang
• GPPS: Avviklet ca 1.oktober
Problemstillinger:
• Hvordan unngå oppsigelser
• Hvordan sitte igjen med den kompetansen kommunen
trenger?
Lean
Mål: Effektivisering / kostnadsreduksjon
Status:
• Hatt dialog med industribedrifter i regionen.
Problemstillinger:
• Etablering av en modell / masterplan som muliggjør en
gradvis implementering innenfor innarbeidede prinsipper
(medarbeiderskap og langtidsfrisk)
Hva har vi lykkes med?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Økt fokus på samhandling
Kostnadsreduksjon
Nye fremtidsrettede samhandlingsarenaer
Ny bevissthet om ledelse
Kimen til et styringssystem som virker
Praksisendring
Reel endring flere steder
Innovasjonsfokus
Hva må vi jobbe videre med for å lykkes?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Tett oppfølging av prosjektene / prosessene
Styringssystem
Ledelse
Samhandling
Kontinuerlig forbedring (LEAN)
Rapportering
Unngå oppsigelser
Tydeliggjøre forventinger og ansvar også ut mot innbyggerne
(tjenestedesign)
9. Informasjon
Videre prosess
1.
2.
3.
4.
5.
Rapportering 15. jun
Rapportering 20. september
Erfaringsseminar oktober / november
Prosjektrapporter leveres løpende ift avtalte frister
Løpende oppfølging av hver enkelt prosjet
Rapportering
1.
2.
3.
4.
Mål prosjektet / prosessen
Status (2-3 linjer)
Viktigste milepæler / aktiviteter neste 2-3 mnd
Utfordringer / problemer som må løses i prosjektet/prosessen?