Transcript Skaun kommune styrer etter klare mål

INFORMERER
Styrer etter klare mål
Et godt styringssystem er strategisk viktig for å kunne lede en kommune i rett retning. Kommunalleder
Sigve A. Laugsand i Skaun kommune har stor tro på KF BedreStyring. Han tror systemet vil gi dem bedre
oversikt og gjøre det lettere å styre etter konkrete mål.
●● Av Sjur Frimand-Anda
– Jeg tror KF BedreStyring vil bli
et svært godt verktøy for oss. Det
er utfordrende å lede i kommunal sektor. Kommuneforlaget har
nå gitt oss et presist og skreddersydd system som gjør jobben litt
enklere. Vi får bedre sammenstilling av tall og helt nye muligheter
i forholdt til å sette mål og jobbe
mot dem, sier Laugsand, som ser
at systemet også vil bedre kommunikasjonen mellom brukere,
politikere og administrasjon.
– Det handler om å avklare
hvilke forventninger folk har og å
kunne dokumentere hvilke resultater vi oppnår i forhold til disse
forventningene, sier Laugsand, og
kommer tilbake til mulighetene
for å måle resultatene av tiltak.
– Tidligere har det vært som
å hoppe i en hoppbakke der ingen måler. Man har formeninger
om hvor langt det går, men det
er ingen som vet sikkert. Da vet
du heller ikke om du blir bedre.
Med det nye systemet får lederne
et verktøy som kan vise hvor de
skal, både på kort og lang sikt.
Da blir det lettere å jobbe med det
som bringer en raskt og effektivt
til målet. Det er også svært lett å få
en god oversikt over hvordan ståa
er i dag, sier Laugsand.
Kompetanse
Kommunalsjefen er ikke overrasket over at det er Kommuneforlaget som kommer med det nye
systemet.
– Kommunene jobber med
komplekse
problemstillinger.
Kommuneforlaget kjenner godt
til dette. De har klart å svare med
et presist og skreddersydd verktøy
vi har stor tro på. Det har eksistert
andre styringssystemer tidligere,
men dette er en klar videreutvikling og forbedring i forhold til
kommunenes behov, sier han.
Systemet vil også gjøre kommunen mer effektiv.
– Det handler om å oppnå det
man skal når man skal det. Hvis
man ikke har et klart og tydelig
mål famler man mer. Hvis folk har
samme oppfatning om hvor man
skal, slipper man å bruke tid og
energi på en upresis dialog, sier
Laugsand.
Nødvendig verktøy
Seniorrådgiver Håvard Moe i
KS-Konsulent AS ser at den kommunale hverdagen har endret seg
sterkt de siste tiårene. Dette krever
nye verktøy.
– Kommunene har blitt store
og komplekse organisasjoner.
Kontroll og styring er en kjempeutfordring både for politikere
og administrasjon. Da gjelder det
å ha et verktøy som sikrer denne
styringen, sier Moe. Han anser
at et effektivt styringssystem vil
være et av svarene.
– Tidligere har kommunene
styrt ut fra produktivitet. Nå må de
bli mer bevisste på mål. Det er ikke
sikkert at flere lærere gir bedre læring. Høy ressursinnsats og gode
resultater henger ikke nødvendig-
vis sammen. Det er ofte mulig å
bli mer effektiv og samtidig gjøre
mindre. Et godt styringssystem bidrar til at du gjør de rette tingene
til rett tid og på riktig måte, sier
Moe, som vil erstatte det tradisjonelle tiltaksfokuset med resultatfokus. Det viktige spørsmålet er
ikke “hva har vi gjort?” men “hva
har vi oppnådd?”
– Man har ofte iverksatt tiltak,
men glemt å sjekke om resultatet
ble bra. Et godt styringssystem
sier hva som fungerer og måler
om innsatsen har hatt ønsket effekt. Dermed blir det også lettere
å styre i rett retning, sier Moe.
Han tror det er viktig at et godt
styringssystem er laget spesielt for
kommunal sektor.
– Da får man rett informasjon
på riktig tid til rett nivå. Kommunal sektor er unik og trenger et
spesialtilpasset system. Det holder
ikke med ting som i utgangspunktet er laget for private bedrifter,
sier Moe.
- Et godt styringssystem bidrar
til at du gjør de rette tingene til
rett tid og på riktig måte, sier seniorrådgiver Håvard Moe i KSKonsulent. Foto: Terje Abusdal
Bedre styring i kommunen
KF BedreStyring er i utgangspunktet et helhetlig styringssystem som gir ledelsen et komplett
verktøy for hele kommunen. Men
det er stor forskjell i hvilke behov
ulike kommuner har. Derfor er
systemet modulbasert.
– Kommunene kan finne de
modulene de trenger og ta dem i
bruk etter hvert. Det handler om
hvordan man bruker tallene i dag,
og hvor langt man har kommet i
forhold til styringssystemer, sier
Kyseth.
Vanlige styringssystemer har som regel et ganske
ensidig fokus på økonomi. Dette holder ikke i kommunal sektor. KF BedreStyring er et styringssystem
spesialtilpasset til kommunenes komplekse hverdag.
●● Av Sjur Frimand-Anda
En kommune er en mye mer kompleks virksomhet enn bedrifter av
samme størrelse. Man har også
helt andre mål og verdier for det
man driver med.
– Det er fire fokusområder
i kommunene. Selvfølgelig er
økonomi et viktig område, men
i tillegg må man se på brukerne,
medarbeiderne og samfunnet. Alle
disse momentene må inn med
egne indikatorer i et godt kommunalt styringssystem, sier Even
Kyseth, teamleder i Kommuneforlaget.
Forlaget har gjort en undersøkelse blant landets rådmenn om
hvordan kommunene bruker styringssystemer i dag og hvilke forventninger de har til et godt styringssystem. Her viser det seg at
rundt 90 prosent av alle kommunene anser at disse fire fokusområdene er viktige eller svært viktige.
Kommuneforlaget har i år lansert styringssystemet KF BedreStyring, nettopp for å svare på de
spesielle utfordringene i kommunal sektor.
– Kommunene trenger ett
helhetlig styringsverktøy som er
tilpasset den kommunale virke-
ligheten. Dette eksisterte ikke før
vi laget KF BedreStyring, mener
Kyseth.
Gode tall
KF BedreStyring samler inn data
fra en rekke ulike kilder. Tall fra
KOSTRA, Skoleporten, bedrekommune.no samt økonomi- og
personalsystemene lastes inn i
programmet. Hver kommune kan
selv velge hvilke av disse indikatorene som er viktige for dem, og
dermed få et skreddersydd system.
Man kan også velge et sett indikatorer anbefalt av KS.
– Systemet har svært gode
muligheter til å lage rapporter av
ulike slag og sammenligne forskjellige virksomheter. Dette gir
ledelsen en samlet presentasjon av
virksomheten. Dermed er det lettere å bedrive en helhetlig styring.
Tilpasses
Ledelsen i en kommune er som
regel delt i tre nivåer. Man har
rådmann, tjenesteområde samt enhetsnivået. Hver av disse har sine
helt egne utfordringer. Da er det
viktig å ha et styringssystem som
kan tilpasses dette.
– I KF BedreStyring oppretter vi en egen side, tilpasset den
- Kommunene trenger et helhetlig styringsverktøy som er tilpasset
den kommunale virkeligheten. Derfor er KF BedreStyring laget av
og for kommunene, sier Teamleder for ledelsesprodukter i Kommuneforlaget, Even Kyseth.
Fotograf Jonassen.
enkelte lederen. De kan selv bestemme hvilke indikatorer de skal
ha. Rådmannen skal ha tilgang til
helt andre ting enn en barnehageleder. Prinsippet er hver enkelt
skal ha tilgang på de indikatorene
man trenger for å styre. Det er
viktig med et individuelt tilpasset
system, ellers blir det ikke tatt i
bruk, sier Kyseth, og understreker
at alle sidene er layoutmessig like.
– Dette underletter kommunikasjonen mellom ulike nivåer.
Samtidig sikrer man at alle jobber
mot samme mål, sier han.
En viktig del av det nye systemet er at man nå kan drive med
målstyring. Effekten av tiltak kan
måles og man ser at man er på rett
vei. Årshjulet gir i tillegg den enkelte leder en visuell og god oversikt over alle aktiviteter og milepæler det kommende året.
– KF BedreStyring er rett og
slett et helhetlig arbeids- og styringsverktøy for den kommunale
lederen. Det gir oversikt og kontroll på kvaliteten på tjenesteområdene. Samtidig som det er enklere å samle inn og sammenstille
viktig styringsinformasjon. Ved å
dokumentere effekten av iverksatte tiltak synliggjør man verdien
av å jobbe langsiktig, sier Kyseth.
Økonomi
Tidligere har det vært svært dyrt
å få seg et godt, spesialtilpasset
styringssystem. Men i kommunal
sektor er det 160 lovregulerte tjenester og virksomhetene ligner i
stor grad på hverandre. Dette gjør
det mulig å standardisere mye.
– Vårt system har en felles
plattform i bunn. Ut fra dette tilpasser vi dette for hver kommune.
Dette gjør systemet kostnadseffektivt. Dette kommer kundene til
gode i form av gode priser. Faktisk har vi fastpris på implementeringen av systemet, sier Kyseth.
Kommuneforlaget har samarbeidet mye med KS-Konsulent rundt
systemet, særlig i forhold til implementering.
– De jobber med organisasjonsutvikling og er en naturlig
samarbeidspartner for oss, sier
Kyseth.
Aktuelt nr. 6/2010
11