Transcript Sisältötyyppi

SharePoint 2013:
dokumentinhallinta
(ECM) ja metatietojen
hyödyntäminen
Petteri Sjöholm & Jari Kotola
Sovelto
Régis
Laurent
Director of Operations,
Global Knowledge
Competencies include:
Gold Learning
Silver System Management
Dokumenttien
elinkaaren
hallinta
Régis
Laurent
Director of Operations,
Global Knowledge
Competencies include:
Gold Learning
Silver System Management
Dokumentin elinkaaren hallinta: Aiheita
Luominen
Aktiivikäyttö
Arkistointi
Poistaminen
•
Sisältötyyppi (Content Type)
•
Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)
•
Työnkulut (Workflow)
•
Sisällönjärjestäminen (Content Organizer)
•
Versiohistoria ja roskakori
•
Käyttöoikeudet
•
Tiedostotunniste (Document ID)
•
Synkronointi omalle koneelle
•
Tietueenhallinta (Records Management)
•
Roskakori
Dokumentin elinkaaren hallinta: Luominen
•
•
•
•
•
Luominen
Aktiivikäyttö
SharePointiin tuotettava dokumentti voidaan
•
Dokumentin sisältötyyppi (Content Type) määrittää
•
•
•
Arkistointi
•
•
Poistaminen
Luoda SharePointin kautta
Tallentaa ulkoisesta sovelluksesta
Ladata (Upload)
Lähettää sähköpostilla suoraan kirjastoon
Asiakirjamallin SharePointin kautta luotaviin dokumentteihin
Tarvittavat metatietokentät
Tietojen hallintakäytännöt (Information Management Policy)
• Säilytyskäytännöt (Retention)
• Valvonta (Auditing)
Työnkulut (Workflow)
Sisällönjärjestäminen (Content Organizer)
•
Ohjaa dokumentit oikeaan tallennussijaintiin sisältötyypin ja metatietojen
perusteella
Dokumentin elinkaaren hallinta: Aktiivikäyttö
Luominen
Aktiivikäyttö
Arkistointi
Poistaminen
•
Versiohistoria ja kaksitasoinen roskakori dokumenttien palauttamiseen
•
Käyttöoikeuksilla määritetään kuka saa tehdä ja mitä
•
Tiedostotunnisteen (Document ID) avulla dokumentti löytyy helposti ja linkit
toimivat, vaikka dokumentin nimeä tai sijaintia muutetaan
•
Site Mailbox mahdollistaa dokumenttien nopean yhteiskäytön Outlookin ja
SharePointin välillä (vaatii Exchance 2013:n)
•
Kirjastot tarjoavat monipuolisia työkaluja dokumenttien muokkaamiseen ja
seurantaan; mm. näkymillä voidaan samaa sisältöä esittää eri tavoilla
•
Käyttöä voidaan valvoa valvontaraporttien (Audit Log Reports) avulla
•
Monipuoliset hakutoiminnallisuudet auttavat sisällön löytämisessä
•
Verkkoasemillakin olevaa sisältöä voidaan näyttää ja hakea SharePointissa
Dokumentin elinkaaren hallinta: Arkistointi
•
Dokumentin määrittäminen tietueeksi (Declare as Record) sallii dokumentin
lukemisen, mutta estää sen muokkaamisen ja poistamisen
•
Tietueeksi määrittäminen voidaan suorittaa
Luominen
•
Aktiivikäyttö
Arkistointi
•
•
•
Säilytyskäytännöissä mahdollisuus lähettää dokumentti toiseen sijaintiin
arkistoitavaksi aikaperusteisesti tai tietueeksi määrittämisen yhteydessä
•
Poistaminen
Automaattisesti tietojen hallintakäytännöissä (Information Management Policy)
olevan säilytyskäytännön (Retention) avulla perustuen esimerkiksi
käyttämättömyysaikaan
Automaattisesti työnkulun avulla
Manuaalisesti käyttäjän toimesta
Dokumentin vastuuhenkilölle voidaan lähettää varoitus arkistoinnista ennen sen
tapahtumista työnkulun avulla
Dokumentin elinkaaren hallinta: Poistaminen
•
•
•
Luominen
Aktiivikäyttö
Koko dokumentti tai sen versiohistoria voidaan poistaa
•
•
•
Roskakori on kaksitasoinen
•
Arkistointi
•
•
Poistaminen
Manuaalisesti käyttäjän toimesta
Automaattisesti tietojen hallintakäytännöissä (Information Management Policy)
olevan säilytyskäytännön (Retention) avulla
Automaattisesti työnkulun avulla
Roskakorin kautta tai pysyvästi
Käyttäjän manuaalisesti poistamat dokumentit menevät sivuston roskakoriin, jossa
poistaja itse sekä sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ne nähdä ja palauttaa
Sivuston roskakorista poistetut dokumentit menevät toisen tason roskakoriin, josta
vain sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi ne palauttaa
Määritetyn ajan kuluttua roskakoriin siirtämisestä dokumentti poistetaan pysyvästi
Sisältötyypit
(Content Types)
Régis
Laurent
Director of Operations,
Global Knowledge
Competencies include:
Gold Learning
Silver System Management
Sisältötyyppi (Content Type)
•
Sisältötyyppi asettaa määritteet luettelokohteelle, dokumentille tai kansiolle
•
•
•
•
•
•
•
ominaisuudet
metatiedot
työnkulut
tietojen hallintakäytännöt (information management policy), mm.
• säilytyskäytäntö (retention)
• valvonta (auditing)
asiakirjamallit (asiakirjasisältötyypeille)
asiakirjamuunnokset (asiakirjasisältötyypeille)
mukautetut ominaisuudet
•
Hallitaan sivuston asetusten kautta
•
Käytettävissä valitussa sivustossa ja periytyvät alisivustoihin
•
Mahdollisuus julkaista toisiin sivustokokoelmiin Content Type Hubin kautta
9
Mitä jos sisältötyypit eivät ole käytössä?
•
Kirjastoihin ja luetteloihin pitää erikseen määrittää tai lisätä
•
•
•
metadatasarakkeet
tiedonhallintakäytännöt (Information Management Policy)
työnkulut (Workflow)
•
Kirjaston voi tallentaa mallina ja luoda mallin kautta uusia vastaavia kirjastoja, mutta kun
halutaan tehdä muutoksia jo luotuihin kirjastoihin, niin muutokset pitää tehdä erikseen
joka kirjastolle
 Ylläpitotyön määrä huomattavan suuri!
•
Jos kirjastossa ei käytetä sisältötyyppejä
•
•
Käytössä on vain yksi oletusarvoinen sisältötyyppi
Kaikki metatiedot kysytään kaikille asiakirjoille
 käyttäjälle ylimääräistä vaivaa
10
Content Type Hub
•
Managed Metadata Servicen mukana tuleva palvelu, jonka avulla sisältötyyppejä
(Content Type) voidaan julkaista sivustokokoelmasta toiseen
•
Yksi sivustokokoelma toimii lähteenä, josta sisältötyyppejä julkaistaan muihin
sivustokokoelmiin
•
Hyvä ratkaisu esimerkiksi työtilasivustojen yhteydessä seuraavanlaisessa skenaariossa:
•
•
•
jokainen työtila on oma sivustokokoelmansa
jokaisessa työtilassa tarvitaan samat sisältötyypit esimerkiksi asiakirjamallien käyttämiseksi
luodaan oma sivustokokoelma pelkästään sisältötyyppien ylläpitoa varten ja käytetään sitä lähteenä
kaikille muille sivustokokoelmille
11
Sisältötyypin julkaiseminen
•
Sisältötyypin asetuksissa määritetään julkaisemisen tila
•
Ensimmäisellä kerralla julkaistaan (Publish) ja muutosten jälkeen julkaistaan uudelleen
(Republish)
•
Julkaisemisen voi keskeyttää Unpublish-komennolla
Creating Content Types without Content Type Hub
Site Collection A
Content Types
Site Collection B
Content Types
Site Collection C
Content Types
Business Proposal
Business Proposal
Business Proposal
Sales presentation
Sales presentation
Sales presentation
Workbook
Workbook
Workbook
Project Report
Project Report
Project Report
Distributing Content types with Content Type Hub
Site Collection A
Content Types
•
Site Collection B
Content Types
Site Collection C
Content Types
Business Proposal
Business Proposal
Business Proposal
Sales presentation
Sales presentation
Sales presentation
Workbook
Workbook
Workbook
Project Report
Project Report
Project Report
Managed Metadata Service
Consumes content types from the Content Type Gallery at Site Collection A
SkyDrive Pro
Régis
Laurent
Director of Operations,
Global Knowledge
Competencies include:
Gold Learning
Silver System Management
SkyDrive Pro
•
Skydrive Pro on käyttäjän henkilökohtainen sivustokokoelma ja mahdollistaa sisällön
tuottamisen henkilökohtaiseen käyttöön ja jakamiseen
•
Documents-kirjaston sisältö näkyy vain käyttäjälle itselleen, mutta siinä oleva kansio
Shared with Everyone näkyy kaikille
•
Käyttäjä on oman SkyDrive Pro –sivustokokoelmansa Site Collection Administrator ja voi
hyödyntää SharePointin tarjoamia mahdollisuusksia vapaasti
16
Dokumenttien seuraaminen
•
Dokumentin valikossa voi määrittää dokumentin seurattavaksi
•
My Siten Skydrive Pro:n Followed Documents sisältää linkin seurattaviin dokumentteihin
Muutosilmoitukset
•
Käyttäjä saa seuraamiensa dokumenttien muutoksista tiedon My Siten Newsfeediin
SkyDrive Pro:n synkronointi omalle koneelle
•
Kirjaston Sync-komento avaa ikkunan, jossa voidaan määrittää synkronoitavan sisällön
sijainti omalla koneella ja käynnistää synkronointi
•
SkyDrive Pro näkyy Windowsin resurssienhallinnassa suosikkisijaintien listassa
Yhteenveto
•
SharePoint on oikein toteutettuna erittäin toimiva ratkaisu dokumentinhallintaan
•
Valmiita toimintoja ja työnkulkuja sopivasti yhdistettynä saadaan paljon aikaan
•
Suuri osa dokumentinhallintaa tukevista toiminnoista hyödyntää metatietoja, joten
niiden järkevä suunnittelu, toteutus ja hallinta on iso osa ratkaisua!
•
Yleisiä oletettuja kipupisteitä käyttöönotossa ovat:
•
•
•
•
Metatietojen syöttämisestä vaivaa käyttäjälle?
 Ei, koska Content Type kerää vain tarpeelliset metatiedot
Tietoja monessa eri järjestelmässä?
 Ei haittaa, SharePointissa voi tarvittaessa esittää sen ulkopuolellakin olevaa sisältöä
Ylläpito työllistää IT-osastoa?
 Ei, koska SharePointin sisällönhallintaa voidaan tarvittaessa automatisoida paljonkin
SharePointista puuttuu tämä ja tuo ominaisuus?
 Oletko varmasti nähnyt kaiken mihin se pystyy? Oletko tutustunut työnkulkuihin?
Metatietojen hallinta
Yleistä
ORDEM E PROGRESSO
•
Auguste Comte, motto positivismista: "Love as a principle and order as the basis;
progress as the goal")
Mitä ja miksi
•
Järjestys…
•
•
•
•
•
Dokumenttien, kuvien, videoiden, lomakkeiden, yms. tiedostojen luokittelu
Mukautetut luettelorakenteet
Sisältötyyppien luonti
Sisältöjen luokittelu, ”tägittäminen”
…ja edistys
•
•
•
•
•
•
•
•
Näkymät sisältöön
• Kirjastojen, luetteloiden ja Web Partien näkymät
Lajittelu, suodatus, ryhmittely ja välisummat
Vaikutus hakutuloksiin
Metatietopohjainen navigaatio
Sisällön seuraaminen (Follow)
Vaikuttaminen työnkulkujen ohjaukseen
Mahdollisuus kerätä tietojen käsittelyn, arkistoinnin ja säilyttämisen kannalta oleellisia tietoja
Käyttäjäprofiilien profiiliominaisuuksien yhtäläisyys ja tietojen eheys
Metadatan tyypit ja keräämisen vaihtoehdot
•
Järjestelmän omat metatiedot
•
Kirjasto- ja luettelokohtaiset sarakkeet
•
Sivustosarakkeet (Site Columns)
•
Järjestelmän generoimat arvot
•
Käyttäjä määrittää tallentamisen tai dokumentin lataamisen yhteydessä
•
Sovellus määrittää tallentamisen yhteydessä
•
Sovellus määrittää sisällön migraation yhteydessä
•
Työnkulku asettaa arvon
Esimerkkejä metatiedoista
Tiedostokirjasto
Kuvakirjasto
Kalenteri
…
…
Käytettävissä olevat tietotyypit
Kirjastot ja luettelot
Single line of text
Multiple lines of text
Choice
Number
Currency
Date and Time
Lookup
Yes/No
Person or Group
Hyperlink or Picture
Calculated
Task Outcome
External Data
Managed Metadata
•
276
192
276
72
72
48
96
96
96
138
48
Sivustosarakkeet
Full HTML content with formatting and constraints for publishing
Image with formatting and constraints for publishing
Hyperlink with formatting and constraints for publishing
Summary Links data
Rich media data for publishing
94
Kehittäjillä on mahdollisuus luoda uusia tietotyyppejä --> MSDN
Metatietokenttien luonnissa huomioitavaa
•
Käytä sivustosarakkeita niin paljon kuin mahdollista
•
Keskitetty ylläpito, jakaminen sivustokokoelmin välillä Content Type Hubin avulla
•
Nimeäminen yksilöivästi per kirjasto/luettelo
•
Nimeäminen yleispätevästi sivustosarakkeita luotaessa
•
Käytä kuvaustekstiä, jos vain mahdollista
•
Oletusarvojen käyttäminen: käyttäjä määrittää metatietoarvon todennäköisemmin
•
Määrä ei korvaa laatua
•
Tietojen kelpoisuudesta huolehtiminen validointilausekkeiden avulla
•
Tee järkeviä valintoja:
•
•
Choice -> Lookup
Uudelleenkäytettävyys, monikäyttöisyys
• External Content Type (BCS)
• Managed Metadata Service
Huomioi myös, että…
•
Tietyt kentät voidaan määrittää pakollisesti täytettäviksi
•
Onko toimialaasi koskevia säädöksiä
•
Arkistonmuodostussuunnitelmat
•
Mitä sanoo Arkistolaitos - Kansallisarkisto
•
Valmiita metatietomäärityksiä on saatavilla
•
•
Dublin Core
JHS 143
Managed Metadata Service (MMS)
•
Mahdollistaa yrityksen keskitetyn asiasanavaraston (termipankki)
•
Monikielinen asiasanojen keskitetty hallinta ja mahdollisuus hajauttaa asiasanojen
hallinta liiketoiminnan yksiköiden vastuulle
•
•
•
SharePoint Service Application, hallitaan CA:n kautta
•
•
•
Yrityksen hallitut asiasanat: taksonomia
Käyttäjien keskenään käyttämät asiasanat: folksonomia
Käytettävissä eri Web Applicationeissa
Mahdollisuus luoda rinnakkaisia Managed Metadata Service Applicationeita
Käytettävissä myös SharePoint Onlinessa
•
Hallinta SharePoint admin center kautta
•
Termirakenteiden hallinta myös sivustokokoelmissa
•
Asiasanat kirjastojen ja luetteloiden sarakkeisiin, sivustosarakkeisiin ja tageihin (tunniste)
•
Käyttäjäprofiilien profiiliominaisuuksissa käytettävät
Managed Metadata Servicen rakenne
Kielivalikko
Service Application
Ryhmä (Group)
Termijoukko (Term Set)
Termi (Term)
•
Termeille voi luoda keskinäisen hierarkian, 7 tasoa max.
•
Termit voivat viitata toisiinsa (Parent - Child)
•
Termille voi asettaa synonyymejä
Huomioitavaa MMS:stä
•
Metatietosisällöt hierarkioineen voidaan importoida .CSV-tiedostona
•
Toimialaasi koskevat asiasanat saattavat olla olemassa
•
•
•
Hankittavissa
Ostettavissa
Saatavilla on palveluita jotka tuottavat yrityksen sisällöistä asiasanaston
•
Myös Suomessa ja suomeksi
Metatietoarvojen määrittäminen
Sovellus
SharePoint edit properties
Loppupäätelmät
•
Kansioiden aika on ohi - parempaan luokitteluun metatiedoilla
•
Tiedostojen hallinnasta sisällön hallintaan - metatietojen pohjalta sisältötyypit
•
Älä tee liian vaikeaksi käyttäjille - mielekkäät kentät ja kohtuullinen määrä
•
Automatisoi, jos mahdollista - oletusarvot ja ohjelmallinen asettaminen
•
Myy käyttäjille - esitä parempia hakutuloksia ja esitä konkreettiset hyödyt näkymillä
Aihealueen kurssit Soveltossa
SharePoint 2013 dokumentinhallintajärjestelmänä
•
•
Helsinki 18.3.-19.3.
Helsinki 11.6.-12.6.
SharePoint 2013 metadatan hallinnan hyvät käytännöt
•
•
•
•
Helsinki 11.3.
Tampere 8.5.
Helsinki 27.5.
Helsinki 12.8.
Q&A
t
Thank you for coming!
Feedback can be given via mobile
or laptop through techdays.fi
seminar schedule.
© 2013 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational
purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentations. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft,
and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.
#td2013fi