Transcript 005 financiera

GESTION DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS FONDOS
DE SERVICIOS EDUCATIVOS
DESTINACIÓN, PROHIBICIONES EN LA UTILIZACIÓN
DE LOS RECURSOS DE LOS FSE
 A la llegada de la Administración Temporal se encontró que los Fondos de Servicios
Educativos en el Departamento del Chocó, no estaban organizados, ni creados y no existía
un Manual para su direccionamiento. Es por ello que, se inició la gestión para la formación de
su estructura, distribución, clasificación y expedición de instructivos para el buen uso y
manejo de los recursos de Gratuidad.
 Hasta el 2011, los recursos de gratuidad para los E.E. de los municipios no certificados del
Departamento del Chocó, eran girados a las Alcaldías para que desde allí fueran transferidos
a los Fondos de Servicios Educativos
 Las rendiciones de los E.E. se realizaban a las Alcaldías y algunos simultáneamente lo hacían
al Ministerio de Educación y a la Secretaría de Educación. No había unidad de criterio
liderado por el Ente Territorial frente a este tema.
 En la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, se contaba con dos profesionales
para el seguimiento y control a los FSE, la Directora Financiera y un Profesional Universitario
y posteriormente se organizó un equipo asesor para apoyo a los Directivos Docentes en el
manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos, integrado por
Profesionales
de dedicación exclusiva para
técnica, seguimiento y control .
prestar, capacitación, asesoría,
tres (03)
asistencia
 En la SEDCHOCO, se determinaron en su totalidad los Establecimientos Educativos Estatales de los
municipios no certificados del departamento del Chocó que dispondrían de Fondo de Servicios Educativos,
organizados con base en la aplicación del Artículo 9° de la Ley 715 los cuales serían administrados en los
términos de los Artículos 11 al 14 de la Ley 715 de 2001; el Decreto 4791 de 2008, el Decreto 4807 de 2011 y
demás normas reglamentarias.
Fue así, como a través de las Resoluciones No. 2043 de 2011 y Resolución No. 4793 de 2012, expedidas por
la Secretaría de Educación Departamental del Chocó, se crearon 116 FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS.
 La Secretaría de Educación Departamental del Chocó, a través de su área Financiera,
elaboró el MANUAL para la administración de los Fondos de Servicios Educativos.
Documento que tiene como finalidad orientar a los Rectores, Directores Rurales, a los
Consejos Directivos y al personal Administrativo con funciones financieras – FSE, sobre el
funcionamiento de los Fondos de Servicios Educativos, a través de la Resolución No. 2048
de Agosto de 2011, actualizado mediante la Resolución No. 757 de 2014 expedida por la
Secretaría de Educación Departamental del Chocó.
 En el año 2011, de acuerdo con lo reglamentado en la Ley del Plan Nacional de Desarrollo en su artículo 40,
se previó el GIRO DIRECTO de los recursos de Gratuidad a los Fondos de Servicios Educativos de los E.E.,
para lo cual el Ministerio de Educación Nacional expidió la Directiva Ministerial No. 23 del 09 de Noviembre de
2011 y el Decreto 4807 de 2011, con el fin de reglamentar el giro directo de los recursos.
La Gratuidad Educativa se entiende como la exención del pago de derechos
académicos y servicios
complementarios. En consecuencia, las instituciones educativas estatales no podrán realizar ningún cobro por
derechos académicos o servicios complementarios.
 A la SEDCHOCO le fue requerida información necesaria de los Fondos de Servicios Educativos, por parte de
Ministerio de Educación Nacional para realizar el giro de los recursos de Gratuidad que se haría a través del
primer CONPES de 2012 en la medida en que la remisión de información por parte de la I.E y del ente territorial
se reportara al MEN, así sería igualmente el giro de los recursos y se postergaría hasta el cumplimiento de la
presentación de la información solicitada.
 La Secretaría de Educación Departamental del Chocó, brindó a los Directivos Docentes, acompañamiento en lo
concerniente a asesoría, revisión y envío al Ministerio de los documentos exigidos para la asignación y el giro
de los recursos de Gratuidad.
 Distribuyó
en la planta y nombró a 27 funcionarios administrativos con funciones financieras para apoyar
exclusivamente al Rector o Director Rural en la administración financiera de los Fondos de Servicios Educativos.
ACCIONES DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
“El fortalecimiento de los establecimientos implica, asistencia técnica, asesoría
permanente y capacitación pertinente”
CONTROL, ASESORIA Y APOYO
Según el Decreto 4791 de 2008, artículo 18. CONTROL, ASESORIA Y APOYO, establece: “Respecto del Fondo
de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno,
brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas
vigentes.
La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los
fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le
sea solicitada”
1. CAPACITACION
Capacitación y acompañamiento permanente a los Rectores y funcionarios FSE por parte de la SEDCHOCO, con
el fin, de profundizar en los aspectos, tales como:
Marco Legal, contratación, presupuesto de ingresos, presupuesto de gastos, ejecuciones de Ingresos y gastos,
modificaciones
presupuestales, tesorería, plan de adquisiciones o de Compras, plan de inversión,
responsabilidades impositivas
Así mismo, explicar los parámetros establecidos en la decreto 4791 de 2008 y Directiva Ministerial Nº 22 de
Junio de 2008 y Decreto 4807 de Diciembre de 2011.
2. ASISTENCIA TECNICA
La Asistencia Técnica es el servicio que presta el Área Financiera de la Secretaría de Educación Departamental del
Chocó, para fortalecer los procesos administrativos y financieros en los Fondos de Servicios Educativos de los
municipios no certificados del Departamento del Chocó.
Se realiza in situ, en la oficina financiera, oficina de los Asesores de los fondos o por correo electrónico.
3. SEGUIMIENTO Y CONTROL
 Ejercicio de seguimiento en la administración y ejecución de los recursos del fondo, para lo cual el
establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada.
 Seguimiento mensual y trimestralmente a la información financiera enviada por las Instituciones y Centros
Educativos, con el fin, de verificar el cumplimiento de las normas aplicadas a los Fondos de Servicios
Educativos, que contribuyen a un mejoramiento continuo.
 Auditorías con fines de control realizadas por el área Financiera o integrales con la oficina de Inspección y
Vigilancia.
 Realización de planes de mejoramiento a las Instituciones y Centros Educativos, derivadas de las visitas de
auditorías con fines de control a los Fondos de Servicios Educativos para verificar el cumplimiento de los
compromisos.
 La Entidad Territorial certificada ha procedido a iniciar los procesos de responsabilidad disciplinaria y fiscal a
que ha dado lugar.
FUNCIONES DE LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
1. Presupuestal: Elaboración y ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.
2. Tesorería: Recaudo y pago.
3. Contable: Registro e informe de las operaciones financieras.
4. Contratación: Aplicación normas y procesos contractuales.
5. Rendición de cuentas: Informes al Consejo Directivo, organismos de control y a la
Secretaría de Educación certificada e Informe de Gestión a la comunidad educativa.
6. Publicidad: Publicación de los informes de ejecución de ingresos y gastos, estados
contables y rendición de cuentas.
De conformidad con el Decreto 4791 de 2008, la Entidad Territorial certificada debe ajustar el manual de
funciones respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del fondo de servicios educativos
y fijar el perfil del servidor que deba asumir tal competencia, esto es, determinar las condiciones de saber y
experiencia requeridas para asignar las responsabilidades propias de la función. Por lo tanto, cada Secretaria
de Educación de acuerdo con la planta aprobada, debe verificar para cada Fondo Educativo existente o a
crear, la disponibilidad de un funcionario administrativo, que ejerza la función de tesorería.
Fue entonces que para el apoyo financiero a los Rectores y Directores en el ejercicio de las funciones de los
Fondos de Servicios Educativos, la Secretaría de Educación Departamental del Chocó dispuso de
FUNCIONARIOS
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DE DEDICACIÓN EXCLUSIVA A LOS CUALES SE LES ASIGNARON FUNCIONES
FINANCIERAS ESPECÍFICAS CONTENIDAS EN LA RESOLUCIÓN NO. 4410 DE 2012.
Su sitio de localización y de atención a los Fondos de Servicios Educativos es en la Institución Educativa
ubicada en la cabecera municipal.
MANEJO DE LOS RECURSOS DE LOS FONDOS DE SERVICIOS
EDUCATIVOS
DESTINACION
Y
PROHIBICIONES
DESTINACIÓN DE LOS RECURSOS DE LOS FSE
(Art. 11 Decreto 4791 de 2008 - Directiva Ministerial No. 22 de 2010)
 Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como mobiliario, textos, libros, materiales
didácticos y audiovisuales, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de propiedad
intelectual.
 Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y adecuación delos bienes muebles e inmuebles de los
establecimientos educativos oficiales.
 Adquisición de bienes de consumo duradero.

Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles.
 Adquisición de impresos y publicaciones.
 Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención cuando sean
aprobados por el Consejo Directivo de conformidad con el reglamento interno de la Institución. Los costos
que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del docente.
 Sostenimiento de semovientes y proyectos pedagógicos productivos.
 Pago de primas por seguros para amparar bienes y póliza de manejo de FSE. Pagos de servicios
públicos domiciliarios, en las condiciones fijadas por la entidad territorial
 Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y culturales para los educandos.
 Inscripción y participación de educandos en competencias deportivas, culturales, pedagógicas, científicas
de orden local, departamental, nacional o internacional.
 Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcadas en los planes de mejoramiento
institucional.
 Contratación servicios técnicos y profesionales para gestión específica y temporal de actividades
diferentes a las educativas cuando no sean atendidos por personal de planta.
SEGÚN DECRETO 4807 DE DICIEMBRE DE 2011 SE ADICIONAN LAS
SIGUIENTES UTILIZACIONES DE LOS RECURSOS:
 Contratación de los servicios de transporte escolar de la población matriculada entre transición y undécimo
grado, cuando se requiera, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de Transporte.
 Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para la población matriculada entre transición y
undécimo grado, incluyendo alimentación, transporte y materiales.
 Costos asociados al trámite para la obtención del titulo de bachiller.
 Costos Asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitada por los estudiantes, boletines, manual
de convivencia y carnet escolar.
PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DE RECURSOS DE LOS
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
PROHIBICIONES EN LA ORDENACIÓN DEL GASTO
(Articulo 13 del Decreto 4791 de 2008 y Directiva Ministerial No. 22 de 2010)
 Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos de los FSE.
 Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración de personal tales como: viáticos, pasajes, gastos
de viaje, desplazamiento y demás, independientemente de la denominación que se le de, sin perjuicio de lo
dispuesto en el numeral 9 del articulo 11 del presente decreto.
 Contratar servicios de aseo y vigilancia del E.E.
PROHIBICIONES EN LA ORDENACIÓN DEL GASTO
(Decreto 4807 de 2011 artículos 10, numerales 4,5, 6 y 7)
Se ADICIONAN los siguientes numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de 2008, relacionado con las prohibiciones
en la ejecución de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos:
 Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación para el desarrollo de las jornadas extendidas y
complementarias señalada en el artículo anterior del presente decreto.
 Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros que defina el Ministerio de Educación
Nacional.
 Financiar la capacitación de funcionarios.
 Financiar el pago de gastos suntuarios.
IMPORTANCIA DE LOS PROYECTOS DE INVERSION EN EL GASTO DE LOS
ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS
Los Gastos de
económica y social.
Inversión, son aquellos
que
incrementan la capacidad de producción y la productividad
física,
En los establecimientos educativos estos
gastos están orientados a mejorar la calidad del servicio ofrecido,
mediante la implementación de acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica, enmarcados en los
planes de mejoramiento institucional, el proyecto educativo institucional y las orientaciones de la Secretaria de Educación
certificada respectiva.
Estos gastos deben organizarse por Proyectos y debe contar con metas tanto físicas como financieras definidas para
facilitar su seguimiento. Los
costos del proyecto deben ser evaluados garantizando la eficiencia y efectividad del gasto
público.
Toda Institución Educativa deberá destinar dentro de los Gastos de Inversión, el DIEZ POR CIENTO (10%) de
los recursos que gira la Nación por concepto de gratuidad, para atender el Proyecto Institucional Ambiental
Escolar, PRAES; el DIEZ POR CIENTO (10%) para el Proyecto Institucional de Ciencia e Investigación y el
DIEZ POR CIENTO (10%) para atender Saneamiento Básico. Cada establecimiento debe tener claridad sobre
las destinaciones específicas, los usos permitidos de conformidad con cada fuente y con lo establecido en el
Decreto 4791 de 2008, para organizar su Presupuesto de manera que pueda apoyar efectivamente el
funcionamiento y mejoramiento del establecimiento en beneficio de la comunidad educativa y de conformidad
con la normatividad vigente.
Durante la ejecución Presupuestal no se deberá trasladar GASTOS DE INVERSION FUNCIONAMIENTO.
INFORMES A RENDIR POR LOS RECTORES Y DIRECTORES RURALES POR EL MANEJO
DE LOS FSE
Según el
Decreto 4791 de 2008, artículo 6º. RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O
DIRECTORES RURALES, numerales 5, 6, 7, 8 respectivamente, en relación con el Fondo de
Servicios Educativos, los Rectores o Directores Rurales, son responsables de:
 Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
 Realizar los reportes de información financiera, económica, social y ambiental, con los requisitos y en los plazos
establecidos por los organismos de control y la contaduría General de la nación, y efectuar la rendición de cuentas
con la periocidad establecida en las normas.
 Suscribir junto con el Contador los estados contables y la información financiera requerida y entregarla en los
formatos y fechas fijadas para tal fin.
 Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades educativas de la respectiva entidad territorial certificada,
el informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de recursos no comprometidos si los hubiere, sin
perjuicio de que la entidad pueda solicitarlo en periocidad diferente .
RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO ADMINISTRATIVO FINANCIERO
FSE
De acuerdo con la Resolución No. 4410 del 29 de Octubre de 2012 y la Resolución 4360 de 2012 expedidas por la
Secretaría de Educación Departamental del Chocó, el personal administrativo que integra el Grupo de Apoyo a los
Fondos de Servicios Educativos -FOSE, es el responsable de reportar la información financiera de los
Establecimientos Educativos, Apoyar la administración financiera del FOSE, en cuanto a la ejecución de los recursos
y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo
directivo y presentar la información financiera a la Secretaría de Educación Departamental, en los plazos
establecidos para ello.
METAS DE LA SEDCHOCO FRENTE A LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS
 Correcto uso y manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Educativos.
 Oportunidad y consistencia en la información.
 Rendición oportuna de la información solicitada.
 Calidad en la información presentada.
 Ejecución del 100% de los Gastos de Funcionamiento
 Ejecución del 100% de los Gastos de Inversión