Handboek voor de interne communicatiespecialist

Basiselementen van interne communicatie

Marleen Boer – Noordhoff Uitgevers Presentatie door Eva Denorme

Interne communicatie

• • Definitie: Interne communicatie is het faciliteren van en het adviseren over de continue informatiestroom en interactieprocessen in een organisatie die bijdragen aan de organisatiedoelstellingen Voorbeelden: • Twee medewerkers die bijpraten • • • Houding van medewerkers aan een vergadertafel Kledingkeuze van de directeur …

Communicatiewerk

•

Stroomschema communicatieactiviteiten:

Aanvoer Handeling • • • Uitvoer Aanvoer: aanvoer van jouw werk • Voorbeeld vanuit de organisatie: opdracht door communicatiemanager of directeur • Voorbeeld zelf ontwikkelingen signaleren: verdiepen in een bepaalde opdracht Handeling: iets doen met de vragen en opdrachten die binnenkomen  vraag of opdracht • Nood aan eigen kennis • Nood aan kennis van de organisatie op het gebied van beleid, structuur en cultuur verfijnen van de Uitvoer: je product uitvoeren  evaluatie krijgen  beginnen aan nieuwe opdracht

Functies van interne communicatie

• Het faciliteren van werkprocessen: Alle werknemers moeten weten wat ze moeten doen en volgens welke procedures en technieken • • •

Het vernieuwen van kennis/verbeteren Het motiveren en (ver)binden van medewerkers Het richten van de organisatie en het versterken van de identificatie

Bron: Interne communicatie als managementinstrument (2008) van Huib Koeleman - Kluwer

Totstandkoming van interne communicatie Beleid en strategieën Cultuur Structuur

• • • • Beleid en strategieën: bepaalde handelwijze en bepaalde instructies, maar variaties mogelijk Cultuur: verschillende ingrediënten vormen één geheel Structuur: kwaliteit van middelen die je gebruikt is belangrijk

Communicatie

Communicatiemodel

•

Communicatiemodel:

Zender Boodschap •

Klassieke communicatie-telefoniemodel:

Informatieve bron Transmiter (encoder) Kanaal Ontvanger Ontvanger (decoder) Eindstation Ruis

Een model in ontwikkeling

•

Aanvullingen en kanttekeningen bij het klassieke communicatiemodel:

• Meerdere intenties voor een boodschap mogelijk • Meerdere zenders of ontvangers mogelijk • • Elementen zoals kennis, omgeving en codering zijn ook belangrijk Het model kan worden beïnvloed door verschillende vormen van ruis Zender Boodschap Ontvanger

Zender

• Zender: uitsturende partij bij informatieoverdracht • Van wie komt de informatie?

• Wat zijn de intenties?

• • • Waarom is juist die persoon of instantie de zender?

Wat wil de zender bereiken?

! Meerdere zenders mogelijk !

Boodschap

•

Verschillende vormen van informatie:

• Taakinformatie: informatie gericht op het goed uitvoeren van je taak (werkinstructies, procesafspraken, telefoonlijsten, …) • Beheerinformatie: vormen van informatie die gaan over het beheer binnen een organisatie (werkplanningen, huishoudelijke taken, arbeidsvoorwaarden, …) • Beleidsinformatie: alle vormen van informatie die te maken hebben met beleid (beleidsstrategieën, beleidsdoelen, …) • Motiverende informatie: informatie om mensen te motiveren (verhalen uit het bedrijf, motiverend interview, …) Bron: Geïntegreerde communicatie (2000) van Vos, M. & Schoemaker, H. – Boom Lemma Uitgevers

Ontvanger

• • Ontvanger: diegene die signalen ontvangt en deze vervolgens verwerkt of interpreteert • Bij interne communicatie zijn dit meestal de medewerkers

Belangrijke elementen:

• • Kennisniveau Opleidingsniveau • Betrokkenheid bij het onderwerp • • Omgeving Middel waarmee de boodschap wordt overgedragen • Tijdstip waarop de boodschap aankomt bij de ontvanger