Transcript Nedbemanning og omstilling inne KKEindom v/ Uno Frivold

KONGSVINGER KOMMUNE
KKEiendom- Hva nå?
Kongsvinger kommunes
eiendomsforvaltning
Hovedmål
1.
Kommunen skal stille med gode og hensiktsmessige bygg for de tjenester
kommunen skal yte til sin befolkning.
•
Hva mener vi med det?
a) Arealer
b) Inneklima
c) Tekniske installasjoner
d) Energi og miljø
2.
Bygningsmassen skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes på en kostnadseffektiv
og faglig forsvarlig måte for å hindre teknisk og økonomisk verdireduksjon.
•
Status i dag
•
Økonomi
Bygningsmassen skal videreutvikles med fokus på brukerfunksjonalitet,
arealeffektivitet og omstillingsfleksibilitet.
Det skal etableres en helhetlig eierstrategi for kommunen som
eiendomsbesitter.
•
Er i startfasen
3.
4.
Kongsvinger kommunes eiendomsforvaltning
forts..
Kommunens eiendomsforvaltning skal ha fokus på:
1. Kvalitet
2. Effektivitet og resultat
3. Profesjonalitet
KKEiendom er ansvarlig for at dette leveres.
•
Avstand mellom mål og realiteter
•
De faktiske byggene og deres tilstand og alder
•
Ressurser, rammebetingelser og prioriteringer
•
Helse og sikkerhet først
•
Politiske føringer og begrensninger
•
Levetidskostnader
KKEiendoms virksomhetsområder
1. Vi forvalter kommunens formålsbygg som skoler, barnehager,
sykehjem, samt park/grøntanlegg.
2. Vi har forvaltnings- og utviklingsansvaret for hele kommunens
eiendomsmasse, bebygd og ubebygd.
3. Vi leverer servicetjenester innenfor vaskeri, renhold og
vaktmestertjenester.
4. Vi ivaretar kommunenes byggherrefunksjon.
Omstilling 2012 (2013)
Prosess og resultat så langt
Innledende fase
1.
2.
3.
Motivasjon
a) Kostnadskutt/effektivisering hovedfokus…alltid, eller nesten alltid
b) Bieffekt:
•
Optimalisering og utvikling av organisasjon
•
Fokus på organisasjonen
•
Bedre service og tjenesteyting over tid
•
Tiltross for reduksjoner
•
Effektiv organisasjonsmodell
•
Tydelige roller og ansvar
Forarbeidet:
a) Delprosjektet med konklusjon
b) Grupper med representanter fra alle nivåer
Innledende prosess:
a) Organisasjonsmodell
b) Organisering
KKE pr september 2012
80 årsverk
Herav flere rent administrative
stillinger
Enhetsleder
Administrasjon og
prosjektledelse
7 årsverk
Bygg og eiendom
Leder
Teknisk drift og grønt
Arbeidsleder
Driftspersonell
19,5 årsverk
Vedlikehold
Arbeidsleder
Fagarbeidere vedlikehold
3 årsverk
Renhold og vaskeri
Leder
FDV-ingeniør
Kart- og planarbeider
2 årsverk
2 arbeidsledere
Renholdere
Vaskerimedarbeidere
45,5 årsverk
Delrapportens konklusjoner,,, (vår
utfordring)
1. Enheten må ha en synlig og tydelig ledelse på alle nivåer.
2. Tydelige lederfunksjoner
3. Etablere en god struktur med klar fordeling av ansvar og oppgaver
medarbeiderne i mellom.
4. Støtte, utfordre og stille krav til den enkelte medarbeider for å oppnå
selvstendige, initiativrike og myndige medarbeidere.
5. Spille eiendomsaspektet inn i alle relevante prosesser i kommunen.
6. Bringe kommunal håndtering av eiendommer i tråd med gjeldende
lover og regler.
Delrapportens konklusjoner,,, (vår
utfordring)
1.
2.
3.
Renhold og vaskeri:
•
Renhold og vaskeri organiseres i arbeidslag, hvor renholderne utfører oppgaver
mer fleksibelt mellom de byggene arbeidslaget har ansvar for.
Forvaltning Drift og Vedlikehold
•
Driftsoperatørene har ansvar for både drift og vedlikehold på sine bygg. De
inngår i et arbeidslag innenfor et geografisk område, som ledes av en
arbeidsleder. Arbeidslaget bistår hverandre med større oppgaver, eventuelt
kjøper større vedlikeholdsoppdrag eksternt.
•
Driftsoperatørene møter direkte på sine bygg. Mindre kjøring med mulighet for
bruk av egen bil.
•
Det må bestrebes at drift og tilsyn av idrettsanlegg på kveld og i helger skal
utføres av idrettslagene.
Organisering og bemanning
•
Enheten har behov for en tydeligere lederstruktur, blant annet med
arbeidsledere som bidrar til en tettere oppfølging av medarbeiderne
•
Driftspersonellet organiseres i arbeidslag som ledes av en arbeidsleder.
Antall årsverk reduseres fra 80 til 71 årsverk, det blir færre stillinger
både innen administrasjon, drift, vedlikehold, renhold, park og
idrett.
KKEiendom ny organisering
71 årsverk
Enhetsleder KKEiendom
1 årsverk
Ingen rent
administrative utover
enhetsleder
Støttetjenester
Utbygging/ prosjektledelse
2 årsverk
Park og idrett
Leder
Anleggsgartnere
Fagarbeidere
6 årsverk
Eiendomsutvikling
1 Årsverk
Eiendomsdrift og vedlikehold
Leder
2 arbeidsledere
driftsoperatører
12 årsverk
FDV-ingeniører
2 årsverk
Renhold og vaskeri
Leder
2 arbeidsledere
Renholdere
Vaskerimedarbeidere
44(45,8)
Status og videre prosess pr desember
1. Delprosjektet avsluttet med konklusjon
2. Organisering og innsparing definert, drøftet og besluttet
3. Bemanningsprosessen i planfasen
• Kompetanse og egnethet i forhold til stillingene
• Flere runder med vurderinger
• Intern kontra ekstern rekruttering
• Oppsigelser kontra omplassering
4. Oppstart 2 desember
• 1 måned før planlagt
• Samtaler og ”bli kjent med” prosess
• Uventede konklusjoner rundt personell og roller
• Se muligheter
• Ta sjanser/ mot til å ta utradisjonelle valg
• Gi utviklingsmuligheter
Nedbemanningen og omorganiseringen
1. Flere runder med vurderinger
• Intern rekruttering i nøkkelroller
2. Endelig utvelgelse
• Besette stillinger og funksjoner
• Avklare hvem som ikke får tilbud
3. Drøftingsprosessen
• Drøftinger med de tillitsvalgte og den enkelte
4. Resultatet
• Ingen oppsigelser, men kjørte prosess til varsling
• 2 personer omplassert/ annen stilling i kommunene
5. Konsekvenser
• Motivasjon
• Usikkerhet/ uro
• Sykefravær
Organisasjonsprosess pr dd
1. Overordnet:
• Ledergruppe og fagstillinger er etablert.
• Prosjektleder 2 oppstart 2. mai.
2. Renhold
• Arbeidslag i etableringsfasen
• Varierende mottak og vilje
• ”Fra kaos til kontroll”
• Innføring av Insta 800
3. Park og Idrett
4. EDV
• Organisering og struktur etablert
• Rullet ut i mars med nytt oppmøtested for driftsoperatører
5. FDV
• Etablert
6. Eiendomsutvikling
KKEiendom
Hva nå?
Problemstillinger
1. Kultur
2. Innarbeidede uformelle, og formelle rutiner/praksis
• Oppmøtesteder
• Effektiv reell arbeidstid
3. Motvilje
4. Omkamp
• Flere typer ”kamparenaer”
5. Opplæring og avlæring
• Flere har fått helt nye ansvarsområder/ oppgaver
• Planlegging
• Overføring av kunnskap
6. Kommunikasjon
7. Systematikk og dokumentasjon
Veien videre………………..
1. Strategiprosess
• Felles plattform / forstått nå situasjon
• Omforente mål
• Handlingsplaner
2. Systematikk:
• Planer/ struktur
• IT verktøy/ Dokumentasjon/ Sporbarhet
3. Analyser og fakta:
• Status objekter
• Etterslepsanalyse
4. Avtaler: Ansvar og begrensninger
• Problemstillinger
• Økonomi
Kinesisk ordtak
Hvis du ikke bestemmer deg for neste skritt,
blir du stående hele livet på et ben.