Transcript Presentación Taller Bucaramanga. Liliana Fernández Muñoz

República de Colombia
Ministerio de Justicia y del Derecho
Superintendencia de Notariado y Registro
SUPERINTENDENCIA DE
NOTARIADO Y REGISTRO (SNR)
LILIANA FERNANDEZ MUÑOZ
Directora Administrativa
SEPTIEMBRE DE 2012
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Superintendencia de Notariado y Registro
ORGANIGRAMA
CONSEJO DIRECTIVO
DESPACHO DEL
SUPERINTENDENTE
Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno
Comisión de Personal
OFICINA ASESORA
DE
PLANEACIÓN
OFICINA ASESORA
JURÍDICA
SUPERINTENDENCIA
DELEGADA PARA
EL NOTARIADO
SECRETARÍA
GENERAL
DIRECCIÓN
FINANCIERA
DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA
OFICINA INFORMÁTICA
DIRECCIÓN DE
INVESTIGACIÓN Y
CAPACITACIÓN
OFICINA DE CONTROL
IINTERNO
DIRECCIÓN DE
GESTIÓN NOTARIAL
SUPERINTENDENCIA
DELEGADA PARA
EL REGISTRO
DIRECCIÓN DE
REGISTRO
OFICINA DE CONTROL
DISCIPLINARIO
INTERNO
CONVENCIONES
--------- LÍNEA DE MANDO
- - - - - LÍNEA DE ASESORIA
FUENTE: Decreto 2163 de 17/06/11
Decreto 0288 de 01/02/12
DIRECCIÓN DE
DESARROLLO
REGISTRAL
OFICINAS DE REGISTRO
DE INSTRUMENTOS
PÚBLICOS
SUPERINTENDENCIA
DELEGADA PARA
LA PROTECCIÓN,
RESTITUCIÓN
Y FORMALIZACIÓN
DE TIERRAS
CREACION DE LA DIRECCION
ADMINISTRATIVA
Decreto 2163 de 2011 - Ministerio del Interior y Justicia:
Modifica la estructura de la Superintendencia de Notariado y
Registro y determinó las funciones de sus dependencias.
Capitulo III.- Articulo 21: señala las funciones de la Dirección
Administrativa.
“Ejecutar las actividades y programas relacionados con asuntos
de carácter Administrativo,
de Gestión del Talento, de
Infraestructura, compras, suministros, y de servicios generales
de conformidad con las disposiciones vigentes, así como
coordinar y supervisar los servicios de registro, clasificación,
archivo
y
tramitación
de
correspondencia
de
la
Superintendencia”.
Fuente: Decreto 2163 de 2011
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Grupos adscritos a la
Dirección Administrativa
Grupo de Talento
Humano
Grupo de Desarrollo
Humano
Grupo de Infraestructura
Grupo de Bienes
Muebles, Inmuebles y
Seguros
Gestión Documental –
Archivo y correspondencia
Servicios Administrativos
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Talento Humano
Las necesidades de personal en la SNR Y
ORIPS .
Actos Administrativos tales como traslados,
certificaciones laborares, viáticos .
Tramites Pensionales de los funcionarios
Fuente: Caracterización
del proceso.
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RESPONSABLE:
Rafael Andres Buelvas
Tel: 328 21 21 – 251
Mail:
rafael.buelvas@supern
otariado.gov.co
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PLANTA GLOBAL DE PERSONAL SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO
Y REGISTRO (DECRETO 2164 DE 2011)
CARGOS PLANTA GLOBAL
TOTAL CARGOS
Cargos de carrera administrativa
Funcionarios escalafonados en carrera administrativa
Funcionarios en provisionalidad
Cargos de libre nombramiento y remoción
Registradores
2115
1103
1012
24
198
PLANTA DE PERSONAL POR NIVELES
DIRECTIVO Y ASESOR
REGISTRADORES PRINCIPALES, SECCIONALES Y
DELEGADOS
PROFESIONAL
TÉCNICO
ASISTENCIAL
TOTAL
CANTIDAD
PARTICIPACIÓN %
19
1%
198
8%
591
289
1.240
2.337
25%
12%
53%
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REORGANIZACIÓN, CREACIÓN Y SUPRESION DE
CIRCULOS REGISTRALES
Objetivo: Facilitar al ciudadano el acceso al servicio público registral, disminuir el
tiempo y costo de desplazamiento hacia las ORIP.
 Proyecto Desarrollo, Implementación y Administración de la Reorganización de
los Círculos Registrales a Nivel Nacional, para el año 2013.
Grupo de Desarrollo
Humano
 Salud ocupacional - Redirección del tema
para propuesta en plan de impacto a nivel
nacional - Análisis de la labor corredor y
ARL
Plan Anual de Bienestar y Estímulos.
Costa Atlántica, Antioquia-eje cafetero –
Costa Pacífica.
Evaluación del Desempeño Laboral
Fuente: Caracterización
del proceso.
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RESPONSABLE:
Hernan
Castellanos
Ramirez
Tel: 328 21 21 – 238
Mail:
hernan.castellanos@sup
ernotariado.gov.co
Grupo de Infraestructura
 Obra pública sobre los inmuebles donde
funcionan las Oficinas de Registro, y
suministro de muebles
- Proyecto
Reposición y
Recuperación de
la
Infraestructura 2012 – Proceso contratación
finaliza noviembre
Fuente: Caracterización
del proceso.
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RESPONSABLE:
Claudia Rodriguez Daza
Tel: 328 21 21 – 136 trabajo
Mail:
claudia.rodriguez@super
notariado.gov.co
Servicios Administrativos
 Suministro papelería y útiles de
oficina, servicios de vigilancia, y
aseo. Mantenimiento de bienes
muebles.
Proceso contratación equipos de
cómputo, impresoras,
multifuncionales, fotocopiadoras,
scanners
Fuente: Caracterización
del proceso.
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RESPONSABLE:
Dora Álvarez Riberos
Tel: 3282121 - 450
Mail:
dora.alvarez@supernot
ariado.gov.co
Grupo de Bienes
Muebles, inmuebles y
Seguros
 Coordinar actividades Manejo de
inventarios
a
nivel
nacional
–
Acompañamiento
baja
elementos
inservibles
Aseguramiento de los bienes de la SNR –
Trámite de pólizas – Gestión de
indemnización de siniestros
 Administración de los bienes inmuebles
de la entidad
Fuente: Caracterización
del proceso.
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RESPONSABLE:
Daniel Castillo Roa
Tel: 268 05 00
Mail:
daniel.castillo@superno
tariado.gov.co
Grupo de Gestión
Documental
Generar las directrices de manejo de la
documentación a nivel Institucional de
acuerdo a la Ley 594 de 2000.
Apoyar en el tramite de eliminación de
documentos de acuerdo a leyes legales
vigentes .
Fuente: Caracterización
del proceso.
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RESPONSABLE:
Concepción Farfan
Tel: 3282121 - 128
Mail:
concepcion.farfan@sup
ernotariado.gov.co
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 GESTIÓN DOCUMENTAL
 Digitalización Archivo Histórico de Registro de Matricula Inmobiliaria.
NÚMERO DE
ORIP
META DE
IMÁGENES
IMÁGENES
OBTENIDAS
PORCENTAJE SOBRE EL
NÚMERO DE ORIP
FINALIZADAS
10
27.664.000
28.015.159
95%
 Implementación IRIS- Documental Gestión Documental Registral y Gestión Documental
Administrativa.
TOTAL DE UNIDADES
PREVISTAS
TOTAL DE UNIDADES
CON IRIS
DOCUMENTAL
PORCENTAJE DE
AVANCE
193
52
27%
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
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MARCO NORMATIVO DE
EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
Decreto 775 de 2005
“Por el cual se establece el Sistema Especifico de Carrera
Administrativa para las
Superintendencias
de la
Administración Publica”.
Decreto 2929 de 2005 (Capitulo III Evaluación del D.L)
“Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 775 de 2005”.
Acuerdos 137 y 138 de 2010
“Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del
Desempeño Laboral y se determinan los elementos mínimos
para el desarrollo de sistemas de evaluación de desempeño
laboral propios”
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¿ Que es la evaluación
del Desempeño?
Es un proceso
Conducta Laboral vs resultado alcanzado por
un empleado
Cumplimiento de funciones vs fines
Periodo determinado.
Parámetros previos
Logro de metas institucionales
Generación de valor agregado
Evidencias
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COMO DEBER SER DE LA
CALIFICACIÓN?
 Objetiva: De acuerdo a los objetivos concertados.
Equitativa: Analizar tanto lo bueno como lo malo.
Imparcial: Sin consideraciones personales.
Real: Que verse sobre hechos, no pareceres.
Estratégica: Que conlleve un mejoramiento.
Identificadora: Que identifique las verdaderas falencias.
Permanente: Que se realice todo el tiempo
Participativa: Que se escuchen las partes
Ariel Leonel Melo
Estadístico
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DEBERES DE LAS PARTES
EVALUADOR DEBERES:
1) Evaluar en el tiempo y en las condiciones establecidas.
2) Declararse impedido cuando a quien vaya a calificar tenga vinculo
familiar.
EVALUADO DEBERES:
1) Sometimiento y colaboración activa en el proceso de calificación de
acuerdo a los criterios legales.
2) Solicitar ser evaluado
3) Obtener como mínimo calificación de servicio satisfactoria para
permanecer en el empleo.
Ariel Leonel Melo
Estadístico
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PROCESO
DE LA
Proceso de Evaluación
EVALUACIÓN
El proceso de evaluación del desempeño laboral de los
empleados de carrera y en periodo de prueba consta de 5 fases:
1) Fase previa
2) Fijación de compromisos
3) Seguimiento del desempeño y conformación del portafolio de
evidencias
4) Verificación del cumplimento de compromisos
5) Resultado de la evaluación
Ariel Leonel Melo
Estadístico
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CLASES Y PERIODOS
DE LA EVALUACIÓN
Evaluaciones Ordinarias
Primer periodo semestral:
1 de enero a 30 de junio
Plazo de calificación: Agosto
Segundo periodo semestral:
1 de julio a 31 de diciembre
Plazo de calificación: Febrero
Se califica periodos superiores a 30 días calendario, los periodos
inferiores se califican con el periodo siguiente.
Ariel Leonel Melo
Estadístico
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OTRAS
EVALUACIONES
OTRAS EVALUACIONES
Evaluación extraordinaria:
La ordena el Superintendente por escrito.
Desempeño Laboral deficiente
Dos meses después de la ultima evaluación
Por todo el periodo no calificado hasta el momento de la orden
Evaluaciones Parciales:
1) Por cambio de jefe
2) Por cambio de dependencia
3) Por separación temporal de funciones mayor a 30 días
4) Durante encargos, de no ser satisfactoria la calificación el
encargo se terminara y el empleado regresara al cargo del cual
es titular.
Ariel Leonel Melo
Estadístico
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OPORTUNIDADES
PARA EVALUAR
El avaluado tiene las siguientes oportunidades para
obtener su calificación:
1) Vencido el término de calificación tendrá que
solicitar dentro de los 5 días siguientes al
vencimiento del término, se le practique
evaluación.
2) Si dentro de los 5 días siguientes a la solicitud el
evaluador no la efectúa, la evaluación parcial o
semestral o definitiva se entenderá satisfactoria
en el mínimo porcentaje.
3) En este caso, el evaluado podrá obtener
porcentaje superior si presenta las evidencias de
cumplimiento de sus compromisos, sin poder
acceder al Nivel Sobresaliente.
Ariel Leonel Melo
Estadístico
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NOTIFICACIONES Y
COMUNICACIONES
QUE SE NOTIFICA PERSONALMENTE?
1) Calificación definitiva anual
2) Calificación extraordinaria
QUE SE COMUNICA PERSONALMENTE?
1) Calificaciones parciales y semestrales
TERMINO: Dentro de los 2 días siguientes a la fecha
en que se produzca.
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RECURSOS
Los recursos de REPOSICION Y APELACION proceden:
1) Contra la calificación definitiva expresa o presunta y la calificación
extraordinaria, proceden los recursos de:
 Reposición: Ante el Evaluador
 Apelación: Ante el inmediato superior del Evaluador
Término: Dentro de los 5 días siguientes a la NOTIFICACION
Trámite: El ordenado en el C.C.A.
NO PROCEDE RECURSO:
1) Contra las evaluaciones parciales expresas o presuntas
2) Contra el acto que resuelve el impedimento o recusación
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CONSECUENCIAS
DE LA EVALUACIÓN
1) Permanencia en Sistema de Carrera Administrativa en caso de
resultado satisfactorio.
2) Es causal de retiro de servicio el resultado no satisfactorio de la
prueba.
3) Sanción disciplinaria para quien no evalúa teniendo la obligación de
hacerlo, dando lugar a la configuración de silencio administrativo
positivo, el hecho es considerado FALTA GRAVISIMA ( Art. 48 num. 35
de la Ley 734 de 2.002)
4) El evaluador que no se declare impedido cuando haya lugar a ello, será
sujeto de investigación disciplinaria por FALTA GRAVISIMA (Art. 48
num. 26 de la Ley 734 de 2.002)
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FIN.