Transcript Diapositiva 1 - Superintendencia de Notariado & Registro

República de Colombia
Ministerio de Justicia y del Derecho
Superintendencia de Notariado y Registro
Riesgos actualizados
SNR a 31 de diciembre de 2011
Hotel Tequendama
Bogotá, 8 de Mayo de 2012
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Superintendencia de Notariado y Registro
Resultados Gestión de los Riesgos 20102011
Normatividad
• Para la realización del seguimiento de Riesgos se debe tener en cuenta el Articulo 4 del Decreto 1537 de 2001
donde se establece que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con una política de
Administración del Riesgo.
• En cumplimiento de la Resolución No. 8973 de la SNR “ Por la cual se adopta y reglamente la política de la
administración de riesgos en la SNR con base al modelo MECI y la norma técnica de calidad NTCGP 1000:2009”.
• Según memorando No. 399 del 17 Agosto de 2011 en cual se establece que el monitoreo y seguimiento de los
riesgos se realizaran semestralmente.
Actividades realizadas:
 Se han realizado informes de seguimiento trimestrales a los mapas de riesgos de la SNR y presentados al Comité
de Control Interno.
 Se ha capacitado a las Orips en la Administración del Riesgo y elaboración del Mapa de Riesgos .
 Se ha cumplido con las no conformidades detectadas en las auditorias de calidad (interna e ICONTEC) en el tema
de Riesgos.
• Se evaluaron los riesgos en las auditorias de Calidad realizadas a cada Proceso de la Entidad.
• Los indicadores de los riesgos se están consolidando en el aplicativo ISOLUCIÓN, con el fin facilitar su
seguimiento y evaluación.
• Se formularon planes de mejoramiento con acciones preventivas y correctivas con el fin de mitigar los riesgos en
los diferentes Procesos y liderados por responsables de los mismos.
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Resultados Gestión de los Riesgos 20102011
TOTAL DE RIESGOS IDENTIFICADOS 2010 Vs 2011:
MODERADOS
78
=30(dismin
uyó)
75
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Resultados Gestión de los Riesgos 20102011
CLASIFICACION DE ACUERDO AL NIVEL DE RIESGO 2010 Vs 2011:
MODERADOS
=30(dismin
uyó)
35 36
24 18
10 14
5
2
4
5
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Matriz de Calificación, Evaluación y
Respuesta de Riesgos 2011
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Distribución de los Riesgos en los Macro
procesos SNR
42
14
49
15
10
10
4
4
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Aspectos a Mejorar en la Gestión de los
Riesgos
 Continuar dando cumplimiento a la Resolución No. 8973 de 11 de diciembre
de 2008 “Por la cual se adopta y reglamenta la Política de Administración de
Riesgos en la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR”.
 Actualizar esta resolución en lo referente a la nueva metodología con base
en la nueva guía de administración de riesgos del DAFP (Septiembre de
2011).
 Dar cumplimiento a la Circular No. 399 de 17 de abril de 2011 en lo referente
al seguimiento semestral que deben realizar los dueños de los procesos a
los mapas de riesgos.
 Es importante realizar seguimiento a los riesgos que se encuentran en el
nivel de riesgo alto y a las acciones plasmadas en el plan de mejoramiento.
 El grupo MECI-Calidad debe continuar prestando asesoría a los diferentes
macro procesos y sus mapas de riesgos en la actualización y en las Orips a
certificarse.
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Aspectos a Mejorar en la Gestión de los
Riesgos
 La Contraloría ha detectado hallazgos tanto en el nivel central como en
las Orips referente a los riesgos, por lo tanto los dueños de los procesos
deben estar atentos al cumplimiento de las acciones formuladas en el
plan de mejoramiento dentro del tiempo establecido.
 Es importante que la Oficina de Control Interno con apoyo del grupo
MECI, asesore al nuevo Macro proceso de la Superintendencia Delegada
para la formalización, restitución y protección de tierras en la
identificación y elaboración del mapa de riesgos y a los procesos
Desarrollo Registral y Dirección Administrativa.
 Fortalecer la cultura en la administración del riesgo como herramienta
gerencial, para la toma de decisiones, manejo y control de los riesgos,
con el fin de establecer acciones de mejoramiento continuo.
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RIESGOS IMPORTANTES
1.
2.
Inadecuada definición de los planes, proyectos y
utilización de los recursos catalogada en la Zona de
Riesgo importante, el cual cuenta con controles e
indicador para su medición (40).
Dificultad en la recolección oportuna de la información
asociada al proceso de gestión estadística, catalogada en
la Zona de riesgo importante (40), este riesgo tiene
formuladas acciones para su mitigación con base en sus
puntos de control.
RESPONSABLE
Direccionamiento Estratégico
Direccionamiento Estratégico
3.
Incumplimiento de términos de ley en la expedición de los
actos administrativos e Interpretación de las normas.
O,I,V,C. Gestion Registral
4.
Limitantes de orden presupuestal
5.
Identificación del número de folio de matrícula inmobiliaria
cuando hay lugar a registro de las medidas de protección
colectiva.
O,I,V,C. Gestion Registral
Acumulación de quejas, catalogado en la Zona de riesgo
Importante (40), el cual tiene controles asociados los
cuales son efectivos.
O,I,V,C Gestion Notarial
O,I,V,C. Gestion Registral
O,I,V,C. Gestion Registral
6.
7.
8.
Incremento de procesos disciplinarios que en la mayoría
de los casos genera desgaste administrativo; catalogado
en la Zona de riesgo importante (40), cuenta con
controles correctivos.
O,I,V,C Gestion Notarial
Baja cobertura de visitas a
las notarías del País
“catalogado dentro de la matriz de riesgo en la zona de
riesgo importante (30).
O,I,V,C Gestion Notarial
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RIESGOS IMPORTANTES
RESPONSABLE
9.. No existe un sistema de información en red que
permita alertas de seguimiento a términos de actuación;
catalogado en la zona de riesgo importante, este riesgo
cuenta con controles preventivos y correctivos.
10. Pérdida o deterioro de documentos que conforman
la hoja de vida de los notarios activos e inactivos del
país. - (30) zona de riesgo importante.
11. Perdida de Información de la historia laboral de los
funcionarios y exfuncionarios de la S.N.R.
O,I,V,C Gestion Notarial
Administración Notarial
Administración y Gestión Legal de Personal
12. Tomar decisiones Inoportunas
Gestion Control Disciplinario Interno
13.. Tomar Decisiones Injustas
Gestion Control Disciplinario Interno
14. No cobrar oportunamente o en la cuantía de la ley,
las cuotas partes pensionales: la acción planteada, ni el
indicador no corresponden para minimizar el riesgo.
15. Recorte presupuestal
Gestion Infraestructura
16. Cambios de las políticas de estado por asignación
de nuevas competencias a la Entidad
17. Ejecución de proyectos de tecnología que
cumplan a cabalidad con su objeto por falta
planeación en lo referente a la integración de
diferentes áreas de la Entidad y desconocimiento
factor tecnológico con que dispone la Oficina
Informática.
Gestion pasivos Pensional y Recaudo de Vivienda
no
de
las
del
de
Gestion Incorporación Tecnológica
Gestion Incorporación Tecnológica
Seguimiento, Control y Evaluación del SIG
18. Incumplimiento en programa de Auditorias
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RIESGOS INACEPTABLES
RESPONSABLE
1, Represamiento de expedientes por constante rotación
del recurso humano que ocasiona permanente
reasignación de expedientes, catalogado en la Zona de
riesgo inaceptable (60), este riesgo cuenta con
controles preventivos y correctivos.
Control de Gestion Notarial
2. Certificación del ejercicio del cargo del notario sobre
firmas y sellos falsos - (60) zona de riesgo inaceptable.
Administración Notarial
3. No recuperar la cartera morosa de créditos de
vivienda, la acción planteada no se pudo realizar ya que
esto implicaría realizar ajustes a los acuerdos ya
firmados establecidos para la refinanciación de los
créditos, por lo tanto la acción planteada no se cumplió.
Gestión Pasivo Pensional y Recaudo de Vivienda
4. Represamiento de la correspondencia recibida como
la de enviar, nivel de riesgo inaceptable (60).
Gestion Correspondencia y Administración documental
Gestion Jurídica
5. Dificultad para ejercer el cobro