Transcript Chương 2 Phân tích công việc

Chương II
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
CÔNG VIỆC
Nội dung
I.
Khái niệm phân tích công việc
II.
Trình tự phân tích công việc
III. Các phương pháp phân tích công việc
IV. Thiết kế và thiết kế lại công việc
I. Phân tích công việc
1.
Các khái niệm về vị trí, công việc và nghề nghiệp
Vị trí làm việc là đơn vị cụ thể nhất trong hệ thống việc
làm. Có bao nhiêu nhân viên sẽ có bấy nhiêu vị trí
Công việc là một cấp độ trong hệ thống việc làm, tương
ứng với nhiều vị trí làm việc trong tổ chức. Công việc là
tập hợp các vị trí rất gần gũi nhau về phương diện hoạt
động cũng như năng lực cần có
I. Phân tích công việc
1.
Các khái niệm về vị trí, công việc và nghề nghiệp
Nghề là một tập hợp công việc có những đặc điểm chung
về hoạt động cần thực hiện và về năng lực cần có để thực
hiện các hoạt động đó.
Hệ thống nghề là tập hợp nghề trong tổ chức cùng
hướng tới một mục đích nhất định
I. Phân tích công việc
2. Khái niệm và tác dụng của PTCV
1. Khái niệm
PTCV là thu thập các thông tin về công việc một cách
có hệ thống. PTCV được tiến hành để xác định ra các
nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và các kỹ năng,
năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực
hiện công việc đó một cách thành công
I. Phân tích công việc
2. Khái niệm và tác dụng của PTCV
2. Tác dụng
Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra
loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một
cách hoàn hảo
Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và
hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Lập kế hoạch bổ
nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên
I. Phân tích công việc
2. Khái niệm và tác dụng của PTCV
2. Tác dụng (tt)
Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công
việc, làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương
và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc
Chỉ ra những yếu tố có hại cho sức khỏe và an toàn
của NLD.
I. Phân tích công việc
2. Khái niệm và tác dụng của PTCV
3. Hai tài liệu cơ bản của việc PTCV
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức
năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các
ĐKLV, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần
đạt được khi thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê những
yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn,
kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các
kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp.
Sơ đồ lợi ích của PTCV
Tuyeån duïng,choïn löïa
Baûn moâ taû
Coâng vieäc
Phaân
Tích
Coâng
vieäc
Ñaøo taïo,huaán luyeän
Ñaùnh giaù nhaân vieân
Baûn tieâu
Chuaån coâng
vieäc
Xaùc ñònh giaù trò coâng vieäc
Traû coâng,khen thöôûng
I. Phân tích công việc
2. Khái niệm và tác dụng của PTCV
3. Lợi ích của việc PTCV
Thông tin về yếu tố điều kiện làm việc
Thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên
Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện
công việc đó cần có
Thông tin về các loại máy móc, thiết bị, kỹ thuật
Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu thực hiện công việc
I. Phân tích công việc
3. Các hình thức phân tích hệ thống việc làm
1. Phân tích nhiệm vụ

Trả lời câu hỏi “Cái gì sẽ được thực hiện?”

Xác định nhiệm vụ là xác định mỗi nhiệm vụ được thực
hiện như thế nào và làm cách nào để tất cả các nhiệm
vụ riêng lẻ đó phối hợp với nhau trong một công việc

Các yêu cầu thực hiện của một nhiệm vụ gồm có:

Thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ

Sự chính xác trong thực hiện nhiệm vụ

Lợi ích của xản xuất hoặc đặc tính về chất lượng
I. Phân tích công việc
3. Các hình thức phân tích hệ thống việc làm
2. Phân tích nhân công

Trả lời câu hỏi “Ai sẽ thực hiện công việc đó?”

Công nhân phải có phẩm chất và đặc trưng nào để thỏa
mãn yêu cầu công việc, có khả năng đáp ứng công việc
như thế nào và tương ứng với mức lương nào thì phù hợp

Sức khỏe và sự chịu áp lực của NLD về công việc
I. Phân tích công việc
3. Các hình thức phân tích hệ thống việc làm
3. Phân tích môi trường

Chú ý đến vị trí vật lý của công việc

Bao gồm

Nhiệt độ, ánh sáng, độ thoáng mát và tiếng ồn vừa
phải

Môi trường sạch, khí hậu điều hòa và kín

…
II. Trình tự PTCV
1. Các bước thực hiện PTCV
1. Bước 1:

Xác định mục đích sử dụng và các thông tin PTCV

Xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích
hợp lý nhất

Bước 2:

Thu thập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức,
các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền
hạn của DN, phòng ban, phân xưởng, quy trình công
II. Trình tự PTCV
1. Các bước thực hiện PTCV
3. Bước 3:

Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt
để thực hiện PTCV
4. Bước 4:

Áp dụng các phương pháp để thu thập thông tin PTCV

Các phương pháp bao gồm: quan sát, bấm giờ, chụp
ảnh, phỏng vấn, bảng câu hỏi
II. Trình tự PTCV
1. Các bước thực hiện PTCV
5. Bước 5:

Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin
6. Bước 6

Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn
công việc
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản mô tả công việc

Là văn bản nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên
quan tới cv được giao và những đk đối với người làm
nhiệm vụ đó.

Được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so sánh
với các cv khác và dễ hiểu đối với người giao cũng như
người nhận cv đó
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản mô tả công việc (tt)

Ý nghĩa:

Để mọi người biết họ cần phải làm gì

Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm
vụ đó

Công việc không bị lặp lại do một người khác làm

Tránh được các tình huống va chạm

Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản mô tả công việc (tt)

Những thông tin cần có trong BMTCV:

Tên công việc

Công việc cần thực hiện

Chỉ dẫn chi tiết về công việc

Tiêu chuẩn thực hiện công việc
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản mô tả công việc (tt)

Nội dung của bản mô tả công việc


Bước 1: Lập kế hoạch

Nhiệm vụ?

Trách nhiệm?

Kiểm tra đánh giá kết quả?
Bước 2: Thu thập thông tin
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản mô tả công việc (tt)

Nội dung của bản mô tả công việc


Bước 3: Phác thảo BMTCV

Nhiệm vụ?

Trách nhiệm?

Kiểm tra đánh giá kết quả?
Bước 4: Phê chuẩn BMTCV
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bản
tiêu chuẩn cv
1. Bản tiêu chuẩn công việc

Là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu
cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các
nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản tiêu chuẩn công việc (tt)

Nội dung của bản tiêu chuẩn công việc

Các yêu cầu chung của BTCCV:

Trình độ văn hóa, chuyên môn và các khóa đào
tạo đã qua

Các môn học chủ yếu của các khóa được đào
tạo, kết quả thi các môn học chủ yếu và tốt
nghiệp.
II. Trình tự PTCV
2. Nội dung của bản mô tả cv, và bảng tiêu
chuẩn cv
1. Bản tiêu chuẩn công việc (tt)

Nội dung của bản tiêu chuẩn công việc

Các yêu cầu chung của BTCCV (tt):

Thâm niên công tác và những thành tích đạt được

Tuổi đời: sức khỏe, ngoại hình, cầu tiến, sở thích,
nguyện vọng cá nhân

Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của
công việc
III .
Các phương pháp PTCV
1. Trên cơ sở đánh giá thực hiện các chức năng
Dữ liệu
Con người
Vật dụng
1. Tổng hợp
1. Cố vấn
1. Xếp đặt, bố trí
2. Phối hợp
2. Đàm phán
2. Làm việc chính xác
3. Phân tích
3. Chỉ dẫn
3. Thao tác kiểm tra
4. Sưu tập, biên soạn
4. Thanh tra, giám sát
4. Điều khiển
5. Tính toán
5. Thuyết phục
5. Thực hiện thao tác
bằng tay
6. Sao chép
6. Nói ra hiệu
6. Chăm nom, giữ gìn
7. So sánh
7. Giúp đỡ theo chỉ dẫn
7. Giao nhận
III. Các phương pháp PTCV
2.
Phương pháp bảng câu hỏi phân tích chức vụ

Ra quyết định, giao dịch và trách nhiệm xã hội

Thực hiện công việc mang tính chất lành nghề, đòi hỏi kỹ
năng cao

Công việc đòi hỏi sự cố gắng về thể lực

Công việc đòi hỏi phải điều khiển bằng máy móc thiết bị

Xử lý thông tin
III. Các phương pháp PTCV
3.
Theo chức vụ kỹ thuật

Xác định những chức năng chủ yếu trong thực hiện công
việc thông thường, có thể phân loại được

Tính điểm các chức năng

Xác định số điểm cho mỗi công việc

Chuyển từ điểm sang bậc
Do Nhà nước thống nhất quản lý trong toàn quốc, các
DN không có quyền ban hành các tiêu chuẩn kỹ thuật
III. Các phương pháp PTCV
4.
Các phương pháp phỏng vấn

Hữu hiệu khi mục đích của công việc là xây dựng tiêu
chuẩn mẫu đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân
viên

Phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối
quan hệ quan trọng trong PTCV

Nhược điểm: Người bị phỏng vấn có thể cung cấp thông tin
sai lệch hoặc không trả lời đầy đủ

Nhân viên luôn muốn đề cao trách nhiệm và những khó
khăn trong công việc của mình và ngược lại giảm thấp mức
IV. Thiết kế và thiết kế lại
công việc
1. Khái niệm và tác dụng
–
Thiết kế công việc
Là quá trình xác định một cách hợp lý các nhiệm vụ, trách
nhiệm cụ thể của mỗi cá nhân trong một điều kiện lao động
khoa học nhất định cho phép, để từ đó đề ra các tiêu chuẩn và
hiểu biết, kỹ năng, năng lực và các yếu tố khác cần thiết đối
với người thực hiện công việc đó
IV. Thiết kế và thiết kế lại
công việc
1. Khái niệm và tác dụng
–
Thiết kế lại công việc
Là sự thay đổi một cách hệ thống nội dung công việc nhằm
thay đổi những tiêu chuẩn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực và
các yếu tố khác cần thiết đối với người thực hiện công việc
nhằm nâng cao hiệu quả công việc hoặc động cơ làm việc
IV. Thiết kế và thiết kế lại
công việc
1. Khái niệm và tác dụng
–
Các lý do phải thiết kế lại công việc

Nhằm tăng động cơ làm việc và tính hấp dẫn của công
việc

Sử dụng những khả năng sẵn có về nhân lực và
phương tiện DN đồng thời tăng mức thù lao để động
viên kịp thời NLD nâng cao hiệu quả công tác

Để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật
IV.
2.
Thiết kế và thiết kế lại công
việc
Nội dung thiết kế lại công việc
Các yếu tố thuộc về kỹ
Các yếu tố thuộc về môi
Các yếu tố về
thuật-công nghệ-tổ chức
trường và xã hội
hành vi con
người
- Các yếu cầu kỹ thuật-
-Khả năng và tính có thể
-Tính tự chủ của
công nghệ của công việc
chấp nhận của nhân viên
công việc
- Sự tiếp cận kỹ thuật mới
(giờ làm việc, giờ nghỉ ngơi,
- Tính đa dạng
sự mong muốn giải trí và
của công việc
học tập)
- Ý nghĩa của
- Điều kiện lao động, nghỉ
công việc
- Dòng công nghệ
- Thực tế công tác đòi hỏi
hay thói quen tốt của nhân
viên
ngơi
- Khung cảnh văn hóa xã hội
- Bảo đảm phát triển con
người toàn diện
IV.
2.
Thiết kế và thiết kế lại công
việc
Nội dung thiết kế lại công việc (tt)
–
Hai yếu tố cơ bản trong quá trình TKCV

Nội dung công việc: Là một tập hợp các hoạt động được
thực hiện trong công việc, bao gồm những nhiệm vụ, trách
nhiệm cần thực hiện, những phương tiện, máy móc cần sử
dụng, những phản ứng hay hỗ trợ đối với người khác

Trách nhiệm với tổ chức: là những yếu cầu chung mà tổ
chức mong muốn mọi nhân viên phải thực hiện, chẳng hạn
việc tuân thủ những quy định, quy chế của DN, chấp hành
đúng thời gian biểu làm việc
IV.
3.
Thiết kế và thiết kế lại công
việc
Các phương pháp thiết kế lại công việc
1. Chuyên môn hóa:

Phân chia công việc thành các bộ phận nhỏ, đơn
giản, mỗi nhân viên chỉ chuyên thực hiện từng bộ
phận công việc này
2. Thay đổi công việc:

Hay còn gọi là sự luân chuyển công việc, là sự thường
xuyên chuyển nhân viên từ công việc này sang công
việc khác, còn bản thân công việc không thay đồi
IV.
3.
Thiết kế và thiết kế lại công
việc
Các phương pháp thiết kế lại công việc
(tt)
3. Kiêm nhiệm nhiều công việc

Còn gọi là mở rộng công việc, là sự mở rộng về mặt
số lượng các nhiệm vụ trong công việc
4. Làm giàu công việc và nhóm tự quản

Là quá trình hoàn thiện 5 yếu tố của nội dung công
việc nhằm mục đích nâng cao năng suất công việc,
sự tận tụy cũng như sự thỏa mãn của NLD.

Có tác dụng làm tăng mức độ khác nhau công việc và