Transcript Presentation_06.06 2012-final

Обучение на бенефициенти за практическите
аспекти на управлението и изпълнението на
проекти по Оперативната програма
„Административен капацитет” (ОПАК)
6 юни 2012 г.
гр. София, х-л „Хилтън”
2
2
Организация на работата
ВАЖНО!
Проектът трябва да се изпълнява така, както е описан и
планиран във Формуляра за кандидатстване.
Отклонения от проектното предложение не се допускат.
3
3
Организация на работата
Изготвяне на подробен план за действие
Препоръчително е ръководителят на проекта заедно с други основни членове на
екипа (напр. координатор, счетоводител, експерт, сътрудник и др.) да разпишат
подробен план за действие за изпълнение на заложените дейности.
Раздробяването на основните дейности/фази от дейности на отделни
самостоятелни задачи или работни пакети ще ви позволи лесно да ги организирате
и ръководите.
Организиране на първа работна среща с партньорите по проекта, на която
трябва да се да разпишат подробен план за действие с индикативни дати
ВАЖНО!
Задължително включете в подробния си план за действие
индикаторите, които сте заложили в проектното предложение.
4
4
Организация на работата
Сформиране на екипа за изпълнение на проекта
След разпределение на задачите между членовете на екипа още по време на
работната среща, определете конкретните права и задължения на отделните
членове, като държите сметка за техния опит, знания, умения и възможности да
работят в екип.
При сключване на договорите с членовете на екипа ясно и точно трябва да бъдат
определени специфичните задължения, така че да се избегне припокриване на
дейности между членовете на екипа.
5
5
Организация на работата
Създаване и поддържане на система за комуникация в екипа
Всички работни срещи на екипа и по изпълнението на проекта (с изпълнители
или партньори) се документират с протоколи от срещите;
При отчитане на работни часове за провеждане, доказателство за разходите е
протокола от събитията;
Освен това имайте предвид, че при изпълнението на проекта е добре да се
планират и контакти със заинтересованите страни, с колеги, изпълняващи сходни
проекти, с представители на Управляващия орган и др.
6
6
Организация на работата
Препоръка
Когато водите кореспонденция по e-mail относно проекта е добре да
включвате в копие всички членове на екипа. По този начин всички
участници ще бъдат запознати с това, което се случва в процеса на
изпълнение.
Имайте предвид, че дейността на екипа за организация и управление на
проекта има за цел да подпомага изпълнението на всички дейности от
проектното предложение. В този смисъл разходите на екипа трябва да
бъдат представени в искане за плащане, отчитащо напредък по проекта.
7
7
ПМС № 62/21.03.2007 г. от 13.12.2011 г.
От 13 декември 2011 г. е в сила ПМС № 330/05.12.2011 г. за допълнение на ПМС
№ 62/21.03.2007 г. за приемане на национални правила за допустимост на
разходите по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и
Кохезионния фонд на ЕС, за финансовата рамка 2007 – 2013 г. Определянето,
изплащането и възстановяването на разходите за възнаграждения на служителите
в администрацията на централните и териториалните органи на изпълнителната
власт, администрацията на органите на местното самоуправление и
администрацията на органите на съдебната власт за управление и изпълнение на
проекти и за участие в оценка на проектни предложения по оперативните
програми, съфинансирани от СФ и КФ на ЕС се извършва при условията и реда на
Методиката към чл. 4, ал. 8 от постановлението.
В УО на ОПАК са разработени и утвърдени Указания УК-1/25.01.2012 г. за
определяне, отчитане и изплащане на възнаграждения по проекти по ОПАК.
Указанията и приложенията към тях са публикувани на сайта на Оперативната
програма www.opac.government.bg
8
8
ПМС № 62/21.03.2007 г. от 13.12.2011 г.
1. Съгласно чл. 8 ал. 1 от Методиката в т. 1 от Указанията на УО на ОПАК са
включени случаите, в които служители на администрацията на бенефициента
или партньорите по проекта извършват работа по управление и/или изпълнение
на проект, като тези дейности попадат в обхвата на техните служебни или
трудови правоотношения, за което съответният служител/работник получава
възнаграждение.
При тази хипотеза УО ще възстановява по искане на бенефициента и за сметка
на бюджета на проекта съответстващата на отчетеното работно време по
проекта част от основното възнаграждение на съответния служител.
Условията и начинът за разпределяне на възстановените средства между
служителите се определя с вътрешни правила от ръководителя на
администрацията въз основа на действително отработеното и отчетено време от
съответния служител.
9
ПМС № 62/21.03.2007 г. от 13.12.2011 г.
2. Съгласно чл. 8 ал. 2 от Методиката в т. 2 от Указанията са уредени случаите,
в които служители от администрацията на бенефициента и/или партньорите по
проекта, както и външни лица за тях лица, но попадащи в обхвата на чл. 2, т. 4-8
от Методиката, участват в управление/изпълнение на проект, като съответните
дейности са извън обхвата на техните служебни или трудови
правоотношения.
В тези случаи дейностите по управление и/или изпълнение на проекта се
извършват извън установеното им работно време по служебно или по трудово
правоотношение; не могат да се отчитат повече от 80 часа месечно по
управлението и/или изпълнението на всички проекти, в които лицата участват.
Правоотношенията се уреждат посредством заповед на органа по назначаването
(за държавни служители) или трудов договор по чл. 110 или 111 от Кодекса на
труда (за работещите по трудово правоотношение)
Размерът на възнагражденията е часова ставка на брутното възнаграждение
служителя/работника по основното му трудово или служебно правоотношение.
10
ПМС № 62/21.03.2007 г. от 13.12.2011 г.
3. Случаите, в които в управлението на проекти участват физически лица,
които са “външни “ за бенефициента или партньора и не са в обхвата на чл. 2, т.
4-8 от Методиката.
В тези случаи дейностите по управление на проекта се възлагат с трудов
договор или договор за услуга по смисъла на Закона за задълженията и
договорите.
Размерът на възнагражденията се изчислява на база часова ставка, която не
следва да надвишава определената максимална ставка за съответната позиция в
Указанията.
11
ПМС № 62/21.03.2007 г. от 13.12.2011 г.
4. Случаите, в които в изпълнението на проекти участват физически лица,
които са “външни “ за бенефициента или партньора и не са в обхвата на чл.
2, т. 4-8 от Методиката.
В тези случаи дейностите по изпълнение на проекта се възлагат с договор
за услуга по смисъла на Закона за задълженията и договорите.
Размерът на възнагражденията се определя на база часова ставка, въз
основа на представени минимум две индикативни оферти за изпълнение на
дейности със сходен предмет съгласно предвидените разходи за
възнаграждения по т. 1 от описа към бюджета по проекта.
12
Организация на работата
Отговорност на бенефициента е да следи за правилното изпълнение на процедурите за
избор на изпълнител (ЗОП). По този начин се гарантира спазването на принципите на
прозрачност и публичност, свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и
недопускане на дискриминация.
Бенефициентът стриктно следи изпълнението на услугите и доставките по сключени
договори, за изпълнението на дейностите, спазването на времевия график и точното и
коректно разходване на средствата по проекта.
При необходимост от „съществена” или „несъществена” промяна на договора за
безвъзмездна финансова помощ бенефициентът задължително уведомява УО на
ОПАК, като обосновава необходимостта от промяната. Исканите промени се прилагат
след получаване на писмено одобрение/анекс от УО на ОПАК.
 Промените не могат да се прилагат ретроактивно!
13
9
Съхранение на документите
Бенефициентът е длъжен да съхранява оригиналите на документите на проекта.
Документите в досието трябва да са картотекирани по начин, който улеснява проверката
му от УО на ОПАК и одитиращи органи.
 Партньорите съхраняват оригинали на всички документи, свързани с изпълнение на
дейностите, за които са отговорни, а бенефициентът съхранява в досието заверени от
партньорите копия на тези документи.
Срокът за съхранение на всички документи, свързани с изпълнението на проекта, е 3 г.
след закриването на ОПАК или за период от 3 г. след годината, през която е извършено
частично закриване – 2018 г.
Сроковете спират да текат в случай на съдебни процедури или по надлежно обосновано
искане на Европейската комисия (периодът е посочен в чл. 90 на Регламент (ЕО)
№ 1083/2006).
14
10
Съхранение на документите
Всички документи да бъдат съхранявани и на електронен носител и да са
организирани в електронно досие, аналогично на хартиеното.
Липсата на един документ може да бъде открита при проверка на място от страна от
УО на ОПАК.
Бенефициентът поддържа актуален регистър, съдържащ информация за
местонахождението на оригиналните документи и отговорното лице за тяхното
съхранение. Регистърът се предоставя на УО на ОПАК заедно с отчетните документи
за съответния отчетен период.
Регистър на документите по проект № .........„наименование”
бенефициент: ........,
№
Наименование
на папката
Съдържание
Място на
съхранение
Лице,
отговорно за
съхранението
Hyperlink към
електронния
вариант
15
11
Проектно досие
СТРУКТУРА НА ПРОЕКТНОТО ДОСИЕ:
 етикет (номер и наименование на проекта)
 опис на документите
 проектно предложение
 договор, приложения и анекси (когато е приложимо)
 договори на бенефициента с изпълнители
 тръжна документация (от процедури за избор на изпълнител в съответствие
с изискванията на ЗОП или на ПМС № 55/12.03.2007 г.)
 технически доклади (междинни и окончателен) и приложения
16
12
Проектно досие
СТРУКТУРА НА ПРОЕКТНОТО ДОСИЕ
 финансови отчети
 искания за плащане и приложения
 доклади от проверките на място
 доклади за открити нередности
 данни за предприетите мерки за информация и публичност
 одитни доклади
 кореспонденция с УО на ОПАК
 доказателства за устойчивост на проекта след приключването му
17
17
Достъп до проектното досие
Като Бенефициент вие сте длъжен да оказвате съдействие на Управляващия
орган, националните и европейските съдебни, одитни и контролни органи,
включително на Сертифициращия орган по Структурните фондове и Кохезионния
фонд на Европейския съюз, на Съвета за координация в борбата с
правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейските общности
(AFCOS), на Европейската комисия, както и на Европейската служба за борба с
измамите (OLAF) и външни одитори, извършващи проверки, за изпълнение на
техните правомощия, произтичащи от общностното и националното
законодателство за извършване на проверки, инспекции, одит и др.
Бенефициентът/партньорът осигурява достъп до помещенията и до всички
документи и бази данни, свързани с финансово-техническото управление на
проекта.
ПРЕПОРЪЧВАМЕ ВИ!
Определете член на екипа, който да отговаря за изготвянето,
съхранението и достъпа до досието.
18
13
Информация и публичност
Бенефициентът се задължава да направи всичко необходимо за оповестяване на
факта, че проектът се осъществява с финансовата подкрепа на ОП
„Административен капацитет”, съфинансиран от Европейския съюз чрез
Европейския социален фонд” Предприетите за тази цел мерки трябва да са в
съответствие с правилата за информация и публичност, предвидени в чл. 8 от
Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006 и съответното приложение към
договора/заповедта за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.
Неспазването на изискванията за информация и публичност на
проектите може да доведе до финансови корекции!
19
14
Информационни и рекламни
материали
Информационни и рекламни материали трябва да съдържат знамето на ЕС и
думите „Европейски съюз”, логото и слогана на ЕСФ – „Европейски
социален фонд. Инвестиции в хората” и логото и слогана на ОПАК –
„ОПАК. Експерти в действие”
За малки рекламни материали (химикалки и USB) е задължително само
знамето на ЕС.
Във всички документи по проекта трябва да се включи изречението:
„Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма
„Административен капацитет”, съфинансирана от Европейския съюз чрез
Европейския социален фонд.”
20
15
Други документи и мерки (2)
Други мерки:
• осигуряване на публичност на съответните проекти в
медиите
• включване на описание на извършените дейности за
информация и публичност в докладите за напредъка по
проектите (подавани до УО) и в окончателните доклади,
както и прилагане на доказателствен материал за тези
дейности (напр. снимки, статии, разработени брошури и
др.)
21
16
Мониторинг
Мониторингът е процес за отчитане на напредъка по проекта
и предотвратяване на нередности и се извършва на две нива:
• от бенефициентите спрямо изпълнителите на проектите –
вътрешен
• от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на ОПАК –
външен
22
17
Нередности (1)
• Нередност е всяко нарушение на разпоредба на Общностното право, произтичащо
от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало като
последица нанасянето на вреда на общия бюджет на ЕС, като отчете неоправдан
разход в общия бюджет. Икономически оператори са бенефициентът, неговите
партньори и всички изпълнители по проекта.
• Под “измама” следва да се разбира всяко умишлено действие или бездействие по
отношение на разходи и приходи, свързано с:
•използването или представянето на грешни, неточни или непълни декларации или
документи, което води до злоупотреба, незаконно присвояване или намаляване на
средства от общия бюджет на Европейския съюз или бюджети, управлявани пряко от
или от името на Европейския съюз;
•прикриване на информация в нарушение на конкретно задължение или злоупотреба
със законно получена облага, водещи до резултатите, споменати в предходната
хипотеза;
•разходване на такива средства за цели, различни от тези, за които са отпуснати
първоначално.
23
18
Нередности (2)
• Сигнал за нередност (външен или вътрешен)
• Установяване на нередности – Решение на УО
на ОПАК или на съд.
• Администриране на установена нередност –
предприемат се корективни мерки
• Възстановяване на сумата на нередността
• Закриване на нередност
24
19
Верифициране
Верифицирането от страна на УО е цялостен процес на
наблюдение и контрол върху финансовия и физически
напредък
по
проектите
за
потвърждаване
на
допустимостта на разходите.
Верифицирането е процес, който се извършва на две нива:
• потвърждение от бенефициентите спрямо изпълнителите
на проектите
• от УО на ОПАК спрямо бенефициентите на ОПАК
Бенефициентът е длъжен да потвърди извършените
дейности и разходите по проекта, преди да ги включи в
техническите доклади, финансовите отчети и исканията
за плащане.
25
20
Потвърждение от бенефициента
Преди плащане бенефициентът извършва:
Проверка на документите, представени от изпълнителите по договори в
рамките на проекта и проверка на място за удостоверяване извършването на
заявените за плащане дейности,
Бенефициентът трябва да провери, че :
 Изборът на изпълнител е осъществен съгласно изискванията на Закона за
обществените и
 Изпълнението на проекта е съгласно сключения договор за отпускане на
безвъзмездна финансова помощ, техническа спецификация, техническа и
ценова оферта на изпълнителя.
26
21
Потвърждение от бенефициента
Искането за плащане (с изключение на искане за авансово плащане) включва
допустими и действително извършени разходи и се основава на фактури и/или
документи с равносилна доказателствена стойност;
Извършените дейности за изпълнение на проекта са надлежно документирани и при
поискване са на разположение;
Извършените разходи са надлежно осчетоводени в специално обособена
аналитичност в счетоводната система на бенефициента;
При констатирани слабости и пропуски по време на проверки на място и/или одити,
са предприети мерки за тяхното отстраняване;
Правилата за информация и публичност са спазени в съответствие с правилата,
предвидени в Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006.
За всеки одобрен проект Бенефициентът поддържа одитна пътека и досие.
27
22
Проверки от УО на ОПАК
 Документална проверка – административен,
финансов и технически контрол на представените от
бенефициента технически доклад, финансов отчет,
искане за плащане и всички други придружаващи
документи
 Проверки на място – административен, финансов,
технически и физически контрол на документите и
дейностите по конкретен проект. Те се извършват на
място при бенефициента и/или партньорите или на
мястото на изпълнение на дейностите по проекта
– планирани
– извънредни
28
23
Отчитане на изпълнението
Необходимите документи за отчитане на изпълнението:
• технически доклади – междинни, годишни и
окончателен
• финансови отчети
• искания за плащане
• опис на разходооправдателните документи
29
24
Междинен технически доклад
 Междинните технически доклади се представят заедно с
искане за плащане и финансов отчет. Периодът на МТД и
искане за плащане трябва да съвпадат. В случай че
бенефициентът не представи искане за плащане до 3
месеца от стартирането на проекта или от предишното
искане,
той
задължително
представя
междинен
технически доклад.
 Междинни технически доклади се представят до 10-то
число на месеца, следващ отчетния период. Докладът
съдържа информация за напредъка в изпълнението на
проекта за предходния период, като постигнатото се
описва чрез предварително формулираните индикатори.
30
25
Междинен технически доклад
 Съдържащите се в МТД указания не се трият, а
следва да се спазват стриктно.
 Недопустимо е да се променя формата на доклада,
както и да се оставят празни полета в него.
 Задължително е посочването на дати за извършване
на конкретни дейности за 1 или 2 месеца напред.
Те се ползват като възможност за осъществяване на
планираните проверки на място от страна на УО.
Междинен технически доклад
Съдържание на междинните доклади
Описание:
Бенефициент
Партньори (ако е приложимо)
Наименование на проекта
Период на отчитане
Целева група, към която е насочен проектът
Постигнати индикатори
27
Междинен технически доклад
Оценка на изпълнението на дейностите по проекта:
Подробно описание на изпълнените дейности, съобразно заложените цели
Постигнати индикатори през отчетния период;
Проблеми при изпълнението и предприети мерки;
Актуализиран план за действие
Извършени промени по договора/заповедта за предоставяне на
безвъзмездна финансова помощ
Сключени договори по проекта, включително проведени процедури за
избор на изпълнители
Взаимоотношения с партньорите по проекта и други форми на
сътрудничество
Осъществен мониторинг от бенефициента на дейностите на
изпълнителите
Извършени дейности за осигуряване на информация и публичност
Извършени проверки на място
Извършени одити
Друго
28
Годишен технически доклад

Годишният технически доклад се разработва съгласно образеца на УО.
Годишният технически доклад съдържа обобщена информация за извършените през
годината дейности и постигнатите резултати. Годишният технически доклад се
представя до 15 януари на годината, следваща отчетната година.

В случай че бенефициентът не подаде искане за плащане за месец декември,
той представя само годишен технически доклад.

Годишен технически доклад не се изготвя, когато за същия период се
представя окончателен доклад по проекта.

В Годишния доклад задължително се отчитат постигнатите индикатори, като
се попълват и приложените таблици към образеца на годишния доклад с данни за
провените обучения/семинари (входящи, изходящи обучени, възраст, пол,
образование и др.). Следва да имате предвид новите таблици с индикатори, както и
Методологията за отчитането им.
Окончателен технически
доклад

Окончателният технически доклад се разработва съгласно
образеца на УО. Той се представя след приключване на дейностите по
проекта и съдържа обобщена информация за реализираните по време на
проекта дейности.
Съдържание на окончателните доклади

Описание:
 Бенефициент
 Партньори (ако е приложимо)
 Наименование на проекта
 Начална и крайна дата на изпълнение на проекта
 Целева група, към която е насочен проектът
30
Окончателен технически
доклад
Оценка на изпълнението на дейностите по проекта:
 Подробно описание на изпълнените през целия период на
проекта дейности;
 Постигнати индикатори по време на изпълнението на проекта и
данни за участниците в неговата реализация;
 Оценка на резултатите от проекта за целевите групи;
Описание на всички договори, сключени с изпълнители
 Начин, по който ще се осигури устойчивост на резултатите от
проекта във финансово и институционално отношение и ефектът на
ниво политики;
 Описание на всички дейности за спазване на хоризонталните
политики на ЕС
31
Окончателен технически
доклад

Партньори и други форми на сътрудничество

Информация и публичност

Проверки на място

Одит

Друго
В случай че експертът, наблюдаващ проекта, открие грешки или
пропуски в докладите, се подготвя уведомително писмо до
бенефициента, който трябва да изпрати коригирана версия в рамките
на указания в писмото срок.
32
Отчитане индикатори по изпълнение на
програмата
При подаване на Годишен и/или Окончателен технически доклад
задължително се отчитат индикаторите по изпълнение на програмата, както и броят
на участниците по проекти на ОПАК. За целта е изготвена Методология за
отразяване на броя на участниците по проекти, финансирани по ОПАК. Към
Методологията има налични две приложения:
•
таблица с броя участници в изпълнението на проекта;
•
таблица с индикаторите за съответната процедура.
Методологията дава подробни разяснения как се изчисляват и какво означават
съответните категории.
Методологията за отразяване на броя на участниците по проекти, финансирани
по ОПАК заедно с таблицата за броя на участниците в изпълнението на проекта и
таблицата за индикаторите по процедури са качени и на Интернет старицата на ОПАК
и са достъпни на адрес:
http://www.opac.government.bg/index.php?option=com_content&view=category&i
d=13%3Adocuments&Itemid=4&layout=default&lang=bg
33
Конференции и семинари
Документация за проведени конференции и семинари:
 Копия на документи за процедурата за избор на изпълнител, копие на договор с
изпълнител, техническа и ценова оферта;
 Копия на списъци на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон и
e-mail за контакти и принадлежност към целевата група;
 Копия от презентации, които са използвани в рамките на дейността, като са
спазени изискванията за информация и публичност;
 Мостра от пакета материали за участниците и доказателство, че всеки един от
участниците е получил такъв;
 Копия на доклада на изпълнителя събитието и обобщение на формулярите за
обратна връзка, ако е приложимо;
 До 5 броя копия на формулярите за обратна връзка;
 Копия на публикациите в пресата, ако е приложимо;
 Снимки от събитието, доказващи присъствието на всички регистрирани в
приложените присъствени списъци за всеки ден от съответното събитие.
Всички документи трябва да бъдат заверени „вярно с оригинала”
39
Обучения
Документация
обучения:
при
провеждане
на
Копия на документи за процедурата за избор на изпълнител, копие на
договор, сключен с изпълнител, техническа и ценова оферта,
Копия на списъците на участниците, съдържащи трите имена, адрес, телефон
и email за контакти, принадлежност към целевата група, подписи за всеки ден
от обучението;
Учебна програма, като са спазени изискванията за информация и публичност;
Учебни материали и доказателство, че всеки един от участниците е получил
такива;
Копие на доклада за обучението и обобщение на анкетните карти (ако е
приложимо);
До 5 броя копия на формулярите за обратна връзка, заверени „вярно с
оригинала”;
Копия на публикациите в пресата, ако е приложимо;
Снимки от събитието
Всички документи трябва да бъдат заверени „вярно с
оригинала”
40
Доставка и наем на оборудване
Документация при доставка и наем на оборудване:
 Копие на документите от процедурата за избор на доставчик, техническа и
ценова оферта;
 Копия на договора за доставка с техническо описание на оборудването,
модел, тип, брой и др.”;
 Копие на приемателно-предавателния протокол с описани модели и серийни
номера на оборудването, гаранционни карти;
 Идентификация, че оборудването е закупено по проект, финансиран по ОП
„Административен капацитет” в съответствие с правилата за информация
и публичност, предвидени в Регламент на Комисията (EO) № 1828/2006 и
в приложение към договора/заповедта.
41
Наемане на външни експерти
Документация за наемане на външни експерти:
 Копие от заданието за експертна работа и копие от договор с експерта;
 Копие от автобиография и документи, удостоверяващи квалификацията на
експерта;
 Копие от доклада за приемане на работата и подписан приемателнопредавателен протокол;
 Копие от материалите, които са разработени;
 Копие от формуляра за вложения труд, подписан от експерта и от
бенефициента, ако е приложимо.
42
37
Провеждане на работни срещи
Документация
срещи:
за
проведени
работни
 Копие на списъци на участниците, съдържащи
трите имена, адрес, телефон и e-mail за контакти и
принадлежност към целевата група;
 Програма на срещите;
 Копия на протоколите, които съдържат резултати
от срещите и подписани от всички участващи.
43
38
Осъществен мониторинг от
бенефициента
Документация за осъществен мониторинг от бенефициента:
 Копие от списъци на участниците, съдържащи трите имена, адрес,
телефон и email за контакти и принадлежност към целевата група;
 Копия на протоколите от срещите с изпълнителите, подписани от
всички участващи в провеждането им;
 Копия от протоколи от осъществени проверки на мястото на
изпълнение на проекта;
 Кореспонденция относно предприети корективни действия в случай
на пропуски, нередности при изпълнението на договорите.
44
39
Изменение на договора
Несъществена промяна
За несъществена промяна на договора се считат следните случаи:
• промяна в плана за изпълнение на дейностите, респективно в плана за
разходване на средствата, без това да засяга цялостното изпълнение и срока на
проекта;
•
промяна на мястото на изпълнение на дейностите при обективни и
непредвидени обстоятелства;
•
обосновано увеличаване на количествените показатели по заложените
дейности, без това да води до промяна на териториалния обхват, целевата
група и бюджета на проекта;
•
увеличаване или намаляване на разходите по бюджетни пера в размер до 10%
от стойността на проекта, но не повече от 50 000 лв., без това да води до
увеличаване на общия размер на отпуснатата безвъзмездна финансова помощ
по проекта.
45
40
Изменение на договора (2)
В случай, че е необходима “несъществена” промяна на договора:
•
Ръководителят на проекта уведомява с писмо Ръководителя на УО на ОПАК.
•
След писмено съгласуване от страна на УО на ОПАК промяната може да бъде
извършена.
•
Уведомителното писмо следва да съдържа ясна обосновка и аргументация за
изменението на договора.
•
Всяка промяна се прилага след нейното одобрение от УО на ОПАК.
Всички други случаи да се считат за “съществена” промяна на
договора. Тя се извършва чрез сключване на анекс към договора по
взаимно съгласие на двете страни. Анексът не може да води до
промяна на общия размер на отпуснатата безвъзмездна финансова
помощ по проекта.
46
41
Представяне на документи
Бенефициентът подава до УО на ОПАК технически доклад, финансов
отчет и искане за плащане по един от следните начини:
На хартиен и на електронен носител на адреса на УО на ОПАК;
Подписани с електронен подпис на e-mail: [email protected] (в този
случай не е необходимо да се изпращат на хартиен носител);
Документите на хартиен носител и всички придружаващи документи се
подават на ръка, по куриер или по пощата. За дата на получаване важи
датата, на която пратката е заведена в деловодната система на УО на
ОПАК.
гр. София 1040
ул. „Г. С. Раковски” № 102
Министерство на финансите
Дирекция „ОПАК”
47
42
Практически съвети
Подреждане на папките, съдържащи искане за плащане:
Надпишете етикета на класьора с името на бенефициента, номера на договора,
номера на Искането за плащане и периода, за който се отнася. В случай, че искането
включва повече от един класьор, върху етикета поставете пореден номер (1 от 5; 2 от
5).
Искането за авансово плащане се обозначава като № 1, а всяко следващо е № 2, 3 и
т.н.;
Започнете подреждането на документацията в класьора с опис на документите,
Приложете МТД , доказателствен материал. За дейности, за които няма искане за
плащане, се прилага само в електронен вид.
Електронните носители (съдържащи файловете с МТД, Финансовия отчет в Excel и
папките с доказателствен материал) трябва да бъдат надписани с наименованието на
бенефициента, вида на информацията и датата на МТД, към който се отнасят.
48
43
Практически съвети
 Приложете продукта/резултата от дейността.
 Приложете сметките за изплатени суми на физически лица или
фактурите.
 Ако една фактура се отнася за повече от една дейност, копия от нея
приложете към всички останали резултати, които отчитате, като
маркирате с цветен маркер точния вид на продукта/услугата, за който
конкретно я прилагате. Всички разходооправдателни документи, както и
договорите и Протоколите към тях трябва да бъдат подписани от
упълномощено лице и да са заверени „Вярно с оригинала”.
49
44
Практически съвети
Договори с изпълнители (физически или юридически лица), които
обхващат по-дълъг времеви период, за да бъдат възстановявани като
плащане периодично, е необходимо да съдържат ясно обособени етапи.
Етапите трябва да имат конкретен резултат, който трябва да бъде
остойностен.
Наличието на клауза за авансово плащане между бенефициент и
изпълнител не е основание за възстановяване на разходите!
50
45
Практически съвети
 При дейности, обвързани с представяне на въпросници и анкетни
карти, се прилага само по едно попълнено копие. За останалите се
пояснява в текста на МТД, че са налични в офиса ви в оригинал и ще
бъдат представени при проверките на място.
 Представяйте копия на всички сертификати, които сте раздали на
участниците, преминали обучения по проекта, както и доказателство за
това дали всички първоначално предвидени са преминали обучението и са
получили съответния документ за това.
51
46
Практически съвети
Слайдовете с презентации, както и програмите и списъците по дейности,
свързани с обученията или провеждане на публични събития –
конференции, кръгли маси, форуми и др., трябва да съдържат тема, дата и
място на провеждане.Трябва да са спазени изискванията за информация и
публичност.
В присъствените списъци включвайте и графи с информация, която ще
ви бъде необходима при попълване на Окончателния доклад по проекта,
чийто формат е идентичен с Годишния доклад и е необходимо да съдържа
информация за постигнати индикатори, вкл. възраст, образование и др.
характеристики на целевите групи, които сте обхванали при изпълнение на
отделните дейности.
52
47
Практически съвети
 Бенефициентът е длъжен да постави стикери върху придобитото оборудване и
дълготрайни активи, които са закупени по проекта. Негови задължителни елементи
са логото и слоганът на Европейския съюз, на Европейския социален фонд, на
ОПАК, както и номерът и наименованието на проекта, последвани от изречението:
„Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма
„Административен капацитет”, съфинансирана от Европeйския съюз чрез
Европейския социален фонд”. При изработването на стикера е задължително да
се спазват шрифтовете, размерите и цветовете, съгласно Регламент (ЕО) 1828/2006
на Комисията.
 Липсата на лога и слогани или неправилното им изписване може да доведе до
налагане на финансова корекция.
53
48
Финансово управление
54
49
Финансово управление
• Бенефициентът трябва да гарантира, че отпуснатите средства
по проекта ще се разходват в съответствие с националното
законодателство и установените норми на ЕС съгласно
принципите за икономичност, ефективност и ефикасност.
• Извършване на разходи от бенефициенти по проекти по
ОПАК става на основата на одобрения бюджет по проекта,
при спазване на правилата за допустимост на разходите.
55
67
Финансово управление
Преди да започнете разходването на средства за своя проект,
проверете:
• Кои разходи могат да бъдат финансирани, т.е. допустимостта на
разходите
• Кои са недопустимите разходи
• Кои са позволените разходи за проекта (включително разходи за
организация и управление на проекта)
56
68
ВАЖНО!
• Разходи за информация и публичност – до 10% от стойността на общите
допустими разходи (верифицираните разходи)
• Разходи за одит – до 2% от общите допустими разходи (верифицираните
разходи)
• Разходи за организация и управление на проекта – не следва да надвишават
10% от общите допустими разходи (верифицираните разходи)
• Разходи за съпътстващи обучения – до 10% от общите допустими разходи
(верифицираните разходи)
• Разходи за проучване на добри практики от други държави членки – до 5% от
общите допустими разходи (верифицираните разходи)
• Разходите за разработване на проектното предложение не са допустими
57
69
Допустимост на разходите
• Да са заложени в Договора за финансиране
• Да са действително извършени и платени от бенефициента през периода за
допустимост на разходите
• Изборът на изпълнител да е извършен в съответствие със ЗОП и
подзаконовите актове към него
• Да бъдат отразени в счетоводната и данъчна документация на бенефициента
• Да бъдат подкрепени с оригинални фактури или други документи с
еквивалентна доказателствена стойност
• Да не са финансирани от друг източник от националния бюджет, от бюджета
на Европейските общности или от друга донорска програма
58
70
Недопустими разходи по
правилата на ЕСФ
• Възстановим ДДС
• Заеми и/или лихви по дългове
• Дивиденти и печалба
• Разходи за гаранции
• Глоби и финансови санкции
• Такси, административни разходи и разходи за застраховане, свързани с
договора за лизинг
• Строеж на сгради
• Закупуване на оборудване, превозни средства, недвижими имоти, ремонт
на сгради
• Разходи за закупуване на оборудване втора употреба
59
71
Допустими разходи по правилата
на ЕФРР (1)
• За дейности, необходими за доброто изпълнение на
проекта и пряко свързани с него
• До 10% от стойността на проекта
60
72
Допустими разходи по правилата
на ЕФРР (2)
• Закупуване на активи (компютри, оборудване и други)
• Строително-ремонтни дейности
• Закупуване на програмни продукти и лицензи
61
73
Движение на средствата
Сертифициращ
орган
Управляващ
орган
Европейска
комисия
Бенефициент
62
74
Възстановяване на средства
• Принцип при усвояването на средства от Структурните фондове е
възстановяване на извършени и платени от бенефициента разходи
• Искане за авансово плащане се представя при желание от бенефициента
съгласно договора за отпускане на безвъзмездна помощ. Стойността на
авансовото плащане е до 20% от стойността на безвъзмездната финансова
помощ
• Искането за междинно/окончателно плащане включва реално извършените
и разплатени по време на периода разходи за извършени дейности по
проекта, декларирани в междинните/окончателния технически отчети
• Авансово и междинни плащания – до 80% от стойността на проекта
63
75
Искане за плащане
1. Технически доклад (обобщен за периода на искането за плащане)
2. Финансов отчет
3. Опис на всички разходооправдателни и платежни документи (фактури, или
други документи с еквивалентна доказателствена стойност, ордери, банкови
бордера)
4. Заверено копие от разходооправдателните, платежните документи и
документите, доказващи основанието за извършване на разхода (договори,
заповеди, протоколи и други)
5. Заверено копие от Удостоверение за регистрация по чл. 104 от ЗДДС
6. Заверено копие от дневника за покупките за съответните данъчни периоди
по чл. 72, ал. 1 от ЗДДС и протокол за приемане на дневниците по ДДС от
съответната ТД на НАП
7. Одитни доклади от извършени по време на изпълнението на проекта одити
(ако има такива)
8. Одитен доклад – при искане за окончателно плащане за проекти над
200 000 лева
64
76
Искане за плащане
• Искане за авансово плащане – стойността на авансовото
плащане е до 20% от стойността на безвъзмездната финансова
помощ
• Искане за междинно/окончателно плащане – включва
реално извършените и платени по време на периода разходи за
дейности, описани в междинните/окончателния технически
доклади
65
77
Искане за плащане
• Общият размер на авансовото и на междинните плащания
не може да надхвърля 80% от размера на безвъзмездната
финансова помощ
• Размерът на окончателното плащане се изчислява, като от
извършените общо допустими разходи по проекта се
приспаднат авансовото и междинните плащания, собственият
принос на бенефициента, генерираните приходи при
изпълнението на проекта
66
78
Финансов отчет
• Финансовият отчет и описът на разходооправдателните документи се
представят задължително на електронен носител
• Копията се заверяват „Вярно с оригинала” от ръководителя или
счетоводителя на проекта. Документите на партньора (партньорите)
се заверяват от лицето, представляващо организацията на партньора
или от друго упълномощено от него лице
• Във всички разходооправдателни документи на бенефициента и
партньорите, свързани с изпълнението на проекта, задължително
трябва да е указано, че разходът се извършва „по договор № ... по
ОПАК”
67
79
Финансов отчет
Финансовите отчети, изготвени от бенефициента съдържат
информация за:
• бюджета на проекта
• корекциите по бюджета
• извършените разходи за отчетния период
• извършените разходи с натрупване
• сумите, включени в исканията за плащане
• процентното съотношение на поискани спрямо
договорени средства
68
80
ОТЧИТАНЕ
69
81
ОТЧИТАНЕ
Разходите се доказват с разходооправдателни документи в
зависимост от вида разход, като се спазват изискванията за
отчитане на разходите по съответните бюджетни пера.
В случай че е необходима промяна на бюджета във връзка
правилното отчитане на разходите, ръководителят на
проекта уведомява с писмо ръководителя на УО на ОПАК.
След писмено съгласуване от страна на УО на ОПАК
промяната може да бъде отразена и разходите да бъдат
извършени. Уведомителното писмо следва да съдържа ясна
обосновка на налаганото изменение.
70
82
Възнаграждения
• Сключени трудови договори (издадени заповеди)
• Сключени граждански договори
• Допълнителни споразумения към съществуващи трудови
договори (предоставят се заедно с основните трудови
договори)
• Сметки за изплатени суми с попълнени и подписани от
лицето реквизити касаещи осигурителния доход, разходни
ордери, банкови бордера, платежни нареждания за изплатени
данъци
• Ведомости за изплатени възнаграждения
• Отчети за отработеното време (Timesheets)
• Справка-декларация за начислените осигурителни вноски
71
83
Командировки
• Заповеди
за командировки, съгласно Наредбата за
командировки в страната и Наредбата за служебните
командировки и специализации в чужбина
• Сметка за дължимите суми или авансов отчет, ако преди
заминаването е получен служебен аванс. Към тях се прилагат
документи, удостоверяващи съпътстващи разходи (фактури,
касови бележки, платежни нареждания, разходни ордери,
разписки, билети и др.). В случай на получен аванс се прилага
и копие на документа, с който е предоставен авансът
72
84
Разходи за транспорт
• Разходни документи за гориво (Протокол за определяне
на разходната норма на използвания автомобил и
изминатите километри, придружени с разходооправдателни
документи – фактури за гориво, касови бележки и др.)
съгласно най-кратък маршрут по www.bgmaps.com
• Билети
73
85
Разходи за материали
• Подробни фактури за доставка, касова бележка, банково
бордеро
• Договор за доставка със спечелилия търга изпълнител (при
необходимост)
• Приемателно-предавателни протоколи между възложител
и изпълнител, продавач и купувач (при необходимост)
74
86
Разходи за външни услуги
• Договор със спечелилия търга изпълнител
• Приемателно-предавателни протоколи между възложител и
изпълнител
• Фактури за доставка, касова бележка, банково бордеро
• Договори за наем
• Фактура, касова бележка и/или банково бордеро, ако
договорът за наем е сключен с юридическо лице
• Квитанция за платен наем, ако договорът за наем е сключен
с физическо лице
• Извлечения (телефонни сметки)
75
87
Разходи за придобиване и основен
ремонт на ДМА
• Договор за доставка със спечелилия изпълнител
• Приемателно-предавателни протоколи между възложител и
изпълнител
• Фактури, банково бордеро за извършени плащания
• Количествено-стойностни сметки
• Документ(и), удостоверяващ(и) одобрението на УО на
ОПАК на тръжната документация
• Акт за заприходяване
76
88
Разходи за организация и управление
• Възнаграждения на екипа по проекта, включително
осигурителни вноски
• Разходи за телефони, факс, интернет, консумативи,
материали
• Наем на офиса и други, направени при организацията и
управлението на проекта
• Разходи за оценителни комисии
• Командировъчни разходи на екипа с цел мониторинг
77
89
ЗА КОНТАКТИ:
Управляващ орган на ОПАК
Министерство на финансите
Дирекция „Оперативна програма
„Административен капацитет”
София 1040, ул. „Г. С. Раковски” 102
Тел.: +359 2 9859 5501
Факс: +359 2 9859 5511
www.opac.government.bg
www.minfin.bg
78
90