Transcript Cara Kerja Sekretaris

BAB 5
CARA KERJA SEKRETARIS
OLEH:
Dra. H j. Herlina Sakawati, M.Si
5.1. Biasanya istilah (efisiensi) dan efektif (efektivitas)
sering tertukar, sehingga seringkali orang tidak dapat
membedakannya lagi.
• Efektif berarti tepat sasaran, sasaran yang diinginkan
dapat terwujud (tercapai)
• Efesien berarti tepat guna, yaitu bagaimana kita
menggunakan berbagai sumber daya yang ada
dengan baik sehingga akan memberikan hasil.
pengertian lain dari efisien dan efektif adalah sebagai
berikut:
• Efesien berarti mengerjakan sesuatu dengan baik /
tepat (do the things right)
• Efektif berarti mengerjakan sesuatu yang tepat ( do
the right things)
5.2 Bekerja Secara Efisien dan Efektif
1.
2.
3.
4.
5.
setelah memahami pengertian efisiensi dan
efektivitas, seorang sekretaris perlu menerapkannya
dalam bekerja. Sekretaris harus bekerja secara
efisien untuk mencapai efektivitas. Seorang yang
bekerja secara efisien akan mencari cara yang:
Terhemat :menyangkut pemakaian biaya, bahan
Tercepat : Menyangkut waktu
Termudah : Menyangkut cara kerja
Teringan : Menyangkut tenaga
Tersingkat : Menyangkut jarak
efisiensi dalam bekerja dapat dilakukan sekretaris
untuk semua jenis pekerjaan kantor, baik pekerjaan
besar ataupun pekerjaan yang kecil sehingga
memperceoat penyelesaian tugas.
`
agar sekretaris dapat bekerja secara efisien
untuk mencapai efektivitas di kantor, maka
dia perlu:
1. Mempelajari seluk beluk perusahaan
2. Mempelajari pekerjaan
3. Menjalankan rencana kerja yang fleksibel
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Mengelola pekerjaan kecil
Berfokus pada tugas
Mendahulukan tugas yang sulit
Rencanakan tugas berselang-seling
Mengelompokkan tugas-tugas yang setara
Rencanakan pekerjaan agar sekali jadi
5.3 hal-hal yang mempengaruhi efesiensi kerja
sekretaris
beberapa hal yang akan mempengaruhi efesiensi
kerja seorang sekretaris adalah:
1. Bentuk dan susunan kerja
bentuk meja yang cocok untuk sekretaris adalah
bentuk L atau U dengan letak komputer atau mesin
tik di sebelah kiri dan berwarna terang seperti abuabu, krem, biru muda atau hijau muda.
2. Kursi Untuk Sekretaris sebaiknya Yang dapat
berputar, empuk, ada sandaran tegak, tinggi kursi
dapat diatur sesuai kebutuhan.
3. Peletakan alat-alat di meja sekretaris sebaiknya
yang sering dipakai, sedangkan alat-alat yang jarang
dipakai simpan di laci meja
4. Pengaturan alat-alat di laci meja sekretaris,
perlu diatur agar bisa lebih efisien
5. Sebaiknya sekretaris ikut terjun dalam
pengaturan tata letak ruangan kantor
6. Mempunyai daya ingat yang baik merupakan
salah satu dasar bekerja secara efisien
5.4 Bekerja Secara Profesional
Setiap sekretaris harus mampu bekerja
profesional, artinya harus memiliki
pengetahuan (knowledge) yang mendalam,
ditunjang kemampuan (capability), disertai
attitude/ sikap, tingkah laku yang baik. Ia
harus memegang teguh etika, serta mempu
mengatur emosinya, sehingga akan menjadi
seorang sekretaris yang:
1.Ramah tamah ( warm welcome)
2.Sopan santun (courtesy)
3.Tulus dan ikhlas (sincerely goodwill)
4.Bersahabat (freindliness)
5.4 Bekerja Secara Profesional
Beberapa hal yang harus dilakukan sekretaris untuk
meningkatkan profesionalismenya adalah:
1.Meningkatkan kecerdasan mental:
a. membangun rasa tanggung jawab
b. tidak individualistis / egoistis
c. memeberikan pelayanan dengan motivasi
d. Sikap mandiri
e. Berani mengambil resiko
2.Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan
a. melalui pendidikan formal
b. melalui pendidikan non formal (kursus-kursus, pelatihanpelatihan)
c. On the job training (magang)
Sekretaris yang ingin sukses dalam karier dan profesi
sebaiknya mengikuti petunjuk cara bekerja yang
harmonis dengan pimpinan yaitu:
1. Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang
disenangi pimpinan
2. Cara menginterupsi pimpinan
3. Menyarankan suatu ide atau menyampaikan
informasi kepada pimpinan bila dimintai
pendapatnya atau karena terpaksa
4. Menyampaikan informasi kepada pimpinan tentang
cara kerja yang lebih efisien
5. Memperbaiki kesalahan pimpinan dengan cara
halus dan dan bijaksana
6.
Mendapat tugas yang belum diketahui cara
mengerjakannya maka jangan pernah menolak dan cari
tahu cara mengerjakan tugas yang diberikan
7. Menghadapi pimpinan yang gugp atau tidak sabar, maka
jagan ikut-ikutan gugup, gesit tetapi tenang, bilah dimarahi
jawablah dengan halus
8. Pimpina n yang sulit diajak bekerja sama, maka berusaha
dapat menyesuaikan diri, harus sabar dan tetap
menyelesaikan pekerjaan
9. Pimpinan yang suka menunda-nunda pekerjaan, maka
jangan ikut-ikutan sifat pimpinan
10. Berdiskusi masalah pribadi sekretaris dengan pimpinan
11. Menerima kritik yang benar
Sekretaris yang profesional akan berupaya bekerja secara profesional akan
berupaya bekerja secara maksimal sebagai staf paripurna. Untuk itu ciriciri utama staf paripurna antara lain:
1. Sebagai pendukung
2. Tidak mengikat
3. Tuntas atau paripurna
Prinsip-prinsip pekerjaan staf paripurna
1. Bertanggung jawab memecahkan masalah
2. Tidak mengembalikan masalah
3. Tidak bertanya bagai mana
4. Menyampaikan hasil pekerjaan paripurna
5. Menyampaikan saran dengan alternatif
Sekian
Dan
Terima Kasih