Elke Moeltner

COMUNICAZIONE FORMALE – INFORMALE

Trento, 24 maggio 2013

Comunicazione: definizione base

La

comunicazione

(dal latino

cum

=

con

, e

munire

=

legare, costruire

e dal latino

communico

=

mettere in comune, far partecipe

) nella sua prima definizione è l'insieme dei fenomeni che comportano il trasferimento di informazioni

Comunicazione: obiettivo

L’obiettivo principale della comunicazione interpersonale è:

FARSI CAPIRE

Il processo di comunicazione

EMITTENTE canale codice

Risposta

(feedback)

rumore

MESSAGGIO canale codice RICEVENTE

Inizio

comunicazione

Il modello delle 5W+1H

5 assiomi della comunicazione

1. Il significato della comunicazione sta nel responso che se ne ottiene e non nelle intenzioni 2.

Non si può non comunicare 3.

La mappa non è il territorio 4. Non esistono fallimenti ma solo risultati 5. Nella comunicazione esiste un aspetto di contenuto ed uno di relazione

QUELLO CHE FACCIO

(NON VERBALE) • Mimica facciale • Gestualità • Prossemica • Look • Postura

I livelli della comunicazione

QUELLO CHE DICO

(VERBALE) • Parole • Lingua scritta

COME LO DICO

(PARAVERBALE) • Volume • Tono • Ritmo • Pause • Inflessioni dialettali

La comunicazione formale

La comunicazione formale trasmette messaggi riconosciuti esplicitamente come ufficiali, che diffonde attraverso canali e mezzi stabiliti per questa funzione. Però in ogni gruppo umano si forma spontaneamente una rete di comunicazione non stabilita formalmente e neanche intenzionale, che sorge intorno alle relazioni sociali dei membri e appare ogni volta un membro ha necessità di comunicarsi con altri senza che esista un canale formale per questo, o se i canali disponibili non sono adeguati

La comunicazione formale

Questo tipologia di comunicazione è prevalentemente basata su documenti ed elaborazioni scritte, quali circolari, resoconti informativi, verbali di assemblea, verbali relativi a riunioni,…, ma costituita anche da colloqui ufficiali, convegni, assemblee È un tipo di comunicazione precisa, autorevole, rigida

La comunicazione informale

• La comunicazione informale presenta dei vantaggi rispetto a quella formale perché é più diretta, generalmente é più rapida che la formale e quando la comunicazione formale soffre restrizioni, può anche essere più esatta. • La comunicazione informale è anche più ricca perchè si includono elementi non razionali, come sentimenti e valori, per cui riesce a trasmettere una maggiore quantità di informazione sullo stato d’animo e il grado di accettazione della circostanza da parte del personale

La comunicazione informale

Questo tipologia di comunicazione è basata soprattutto sull’oralità (commenti, opinioni, impressioni, battute ironiche, valutazioni personali, tensioni verbali). Comprende anche informazioni, messaggi scritti fatti pervenire in modo privato e non secondo sistemi procedurali e di archiviazione È un tipo di comunicazione più libera ed elastica

I 2 livelli di comunicazione

Regolamenti Procedure Disposizioni organizzative Dati numerici Comunicazione ufficiale Normative Comunicati Comunicazione informale Storie Suggerimenti Narrazioni locali Conversazioni Consigli Trucchi Miti e rituali

Quali strumenti di comunicazione abbiamo a disposizione?

• Procedure • Bacheche • Giornalini • Newsletter • House-organ • Rassegna stampa • Telefono • Riunioni interne • Gruppi di lavoro • E-mail • Mailing list • Intranet • Videoconferenza • Corsi di formazione interna • Spazi di socializzazione • Assemblee e seminari tematici • Colloqui personali • Comunicazione informale

Il linguaggio burocratico in PA

• “Burocrazia” deriva dall’unione della parola francese

bureau, che

significa “ufficio”, con quella della lingua greca

cratia, che significa

“potere”: questo linguaggio è espressione di un potere, quello esercitato dall’apparato degli uffici amministrativi pubblici.

Caratteristiche

• È un linguaggio di tipo misto, perché si configura come un incrocio di diversi linguaggi specialistici, come quello giuridico, economico e finanziario – con largo uso di parole ed espressioni latine (esempio di parole:

idem, extra, omissis, quorum, vademecum, curriculum, rebus; esempio di espressioni: in primis, ad hoc, ad personam, ad abundantiam, ex aequo)

Il linguaggio burocratico in PA

• È complesso, formale, caratterizzato da un lessico (parole) tecnico, antiquato, difficile e da una sintassi (organizzazione delle frasi e del periodo) involuta e complicata, che non tiene in nessun conto il destinatario a cui si rivolge, il cittadino medio, disconoscendo completamente il concetto di efficacia comunicativa • Usa tecnicismi non giustificati da reali esigenze comunicative (“obliterare” invece di “timbrare”, “oblazione” invece di “pagamento”, …).

• Tali caratteristiche hanno portato a definire il burocratese come esempio di linguaggio anti-comunicativo, di ostacolo alle relazioni e ai rapporti tra le persone: rappresenta una delle maggiori difficoltà che il cittadino incontra nell’adempimento dei suoi doveri e nell’esercizio dei suoi diritti

Nella corrispondenza si possono seguire alcune indicazioni

In fase di apertura È consigliabile evitare: "Allegata alla presente inviamo copia dell'informativa..." "In riferimento all'oggetto suindicato..." "Facendo seguito alla telefonata intercorsa in data odierna..." "Con la presente si comunica che lo scrivente Servizio ha provveduto a..." È consigliabile utilizzare un tono e una scelta di parole più colloquiali: "Siamo lieti di inviare/le/vi..." "Come le ho anticipato oggi per telefono ..." "Riteniamo utile informarvi che questo Servizio ha avviato.."

Nella corrispondenza si possono seguire alcune indicazioni

Nella fase di saluto Evitare le formule standard: "Ci è gradita l'occasione per porgerle..." "Nell'attesa di un cortese riscontro, distintamente salutiamo." Le formule del saluto sono: "Distinti saluti" (formale-freddo) "Con i migliori saluti" (formale-caldo) "Cordiali saluti" (più informale)

Sitografia

• • http://www1.agenziaentrate.it/documentazione/guide/scrittura_amminist rativa/ http://www.mestierediscrivere.com/articolo/guide_di_stile • • • • Normative relative alla semplificazione del linguaggio nella PA: Direttiva del Ministro per la Funzione pubblica dell'8 maggio 2002 - "Direttiva sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi“ Direttiva del Ministro per la Funzione Pubblica del 7 febbraio 2002 - "Direttiva sulle attività di comunicazione delle pubbliche amministrazioni“ Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 2 maggio 2001 "Regole e raccomandazioni per la formulazione tecnica dei testi legislativi“ Legge 7 giugno 2000, n. 150 "Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni"