Transcript Presentación - Proyecto de Modernización de Secretarías de

PROYECTO DE MODERNIZACIÓN
CERTIFICACIÓN DE PROCESOS
Cobertura Del Servicio Educativo
Atención Al Ciudadano
Gestión Del Talento Humano
Calidad Educativa
Bogotá, Febrero de 2012
Nivel de Satisfacción del MEN
Secretarías , IES Y
Oficina de Atención al ciudadano
OBJETIVO DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN:
• Modernizar las herramientas actuales, con el fin de optimizar la utilización de
los recursos de las secretarías de educación, buscando mejorar sus
indicadores de cobertura y calidad.
• Implementar estructuras organizacionales acordes con la misión de las
secretarías de educación, de manera que se amplíe la capacidad de apoyo
a las instituciones educativas a su cargo
• Promover un cambio de mentalidad y actitud en las secretarías de
educación, con el fin de responder a nuevos retos.
BENEFICIO DE UNA SECRETARÍA CERTIFICADA Y MODERNIZADA:
• Ejecuta sus procesos de manera eficaz y eficiente, y los enfoca hacia el
logro de resultados.
• Cuenta con procesos claros y estandarizados, generando un ambiente de
transparencia y confianza.
• Fundamenta sus decisiones en la utilización de información oportuna y
veraz.
• Busca la excelencia en la prestación del servicio, y responde ágilmente a
las diferentes solicitudes presentadas por sus clientes
COMPONENTES DEL PROYECTO DE MODERNIZACIÓN
Con el fin de garantizar el éxito y la sostenibilidad del proyecto de
modernización, se definieron de manera integral cinco componentes:
GENTE Y CULTURA
PROCESOS
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
ESTRUCTURA
Certificación Proceso Nacional
Modelo de certificación de procesos del
Ministerio de Educación y las Secretarías de
Educación
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
NACIONAL
ENTE
EXTERNO
CERTIFICA
SECRETARÍAS DE
EDUCACIÓN
CUMPLIMIENTO DEL
REGLAMENTO TÉCNICO
Certificación Proceso Nacional
PROCESOS
SISTEMAS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Clave:
SC
S IS TEMA DE C O NTABILIDAD
DIAG RAMA DE FLUJO DE CIERRE MENSUAL
AUXILIAR CONTABLE
JEFE CONTABILIDAD
JEFE CONTABILIDAD
AUXILIAR CONTABLE
ESTRUCTURA
INFORMACION
Fecha:
Oct-97
P ágina:
1 de 1
INDICADOR NIVEL DE SERVICIO TOTAL
30 DIAS
JEFE CONTABILIDAD
100%
Inicio
Pedidos 1912
100%
Lo revisa y lo envía al
revisor fiscal
Lo envía a jefe de
contabilidad
Lo revisa
87% 88%
80%
Con base en los
listados del cierre se
elaboran e imprimen
los estados financieros
73%
60%
REVISOR FISCAL
Hace las correcciones
y los ajustes
correspondientes
Esta bien ?
Genera e imprime el
cierre
Lo envía a auxiliar
contable para q ue
haga las correcciones
40%
AS/400
NO
Precierre
83%
75%
% SERVICIO
Genera el precierre por
sistema y lo imprime
EXCEL
Lo revisa y lo firma
20%
Estados financieros
(Estado de resultados,
Balance g eneral)
0%
1
Cierre
Se envía a Jefe de
Contabilidad
3
TIS
AS/400
EJECUCIÓN
ASISTECIA
ARTICULACIÓN
5
7
9
OC
11
13
15
17
19
SEMANA
TISOC
21
23
25
27
Objetivo
29
Certificación Proceso
Nacional
ESTRUCTURA DEL MODELO
PARA APLICAR EN CAMPO
Preparación
Acompañamiento
Diagnóstico
y
Seguimiento
Preauditoría
de
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
Metodología
Preparación Diagnóstico
Acompañamiento Preauditoría
y
de
Seguimiento
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
Durante esta etapa se llevaron a cabo las actividades
preliminares para la realización de las etapas de
diagnóstico, acompañamiento y seguimiento, preauditoría
y auditoría de certificación.
En esta etapa se definió el diseño y configuración del
proyecto de certificación del Ministerio y las Secretarías de
Educación
pertenecientes
a
entidades
territoriales
certificadas. Se definió el plan de trabajo, los propósitos y
metas a cumplir, el equipo auditor, las SE a acompañar y
el referencial de cumplimiento de los procesos.
Metodología
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento Preauditoría
y
de
Seguimiento
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
En esta etapa se realiza el diagnóstico sobre el estado de los
procesos y documentación de la SE respecto a los requisitos
definidos en el Reglamento Técnico de Procesos, que permite
conocer la situación inicial de la SE y generar un plan de
mejoramiento basado en el análisis y recomendaciones para
adecuar los procesos basados en el alcance del sistema, con la
finalidad de generar procesos adecuados al cumplimiento del
Reglamento Técnico de cada proceso.
Se realiza una comparación de las evidencias existentes
incluyendo
políticas
y
procedimientos,
contra
los
requerimientos
de
Reglamento
y
se
identifican
las
desviaciones y deficiencias a partir de la comparación con este
estándar.
Metodología
Preparación Diagnóstico
Acompañamiento Preauditoría
y
de
Seguimiento
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
Una vez puesto en marcha el Plan de Acción, se
revisa su eficacia y se realiza la sensibilización
al personal encargado de los procesos de
Cobertura, Atención al Ciudadano y Talento
Humano en las Secretarías de Educación para
generar el Plan de Cumplimiento de los
requisitos de gestión de calidad y los requisitos
técnicos definidos en el Reglamento Técnico de
cada proceso.
Metodología
Preparación Diagnóstico
Acompañamiento Preauditoría
y
de
Seguimiento
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
Una vez
cumplido el Plan de Acción, se
realiza
la
etapa
de
preauditoría
de
certificación, en donde el equipo de auditores
evalúa el cumplimiento de los requisitos
definidos
en
el
Reglamento
Técnico,
generando, si es necesario, un Plan de acción
que solucione los hallazgos encontrados. Esta
auditoría tiene por objeto verificar si la SE
está lista para la auditoría de certificación
realizada por un ente externo.
Metodología
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento Preauditoría
y
de
Seguimiento
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
Se realiza la auditoría de certificación frente
al cumplimiento de los requisitos definidos
en el Reglamento Técnico de cada proceso,
por parte de un ente externo acreditado.
El certificado se otorga al Ministerio de
Educación, con alcance a las Secretarías de
Educación que evidencien cumplimiento en
los procesos auditados.
Metodología
Preparación
Diagnóstico
Acompañamiento Preauditoría
y
de
Seguimiento
certificación
Auditoría
de
certificación
Sostenibilidad
El propósito de ésta etapa es el de hacer seguimiento y
mantenimiento a la certificación obtenida por el MEN y
por las SE. Para ellos se tienen previstas auditorías
trimestrales.
Dentro de esta etapa se realiza la auditoría
seguimiento anual por parte del ente externo.
de
Certificación Proceso
Nacional
Certificación Proceso
Nacional
Mapa de procesos de las SE
Macroprocesos
Misionales
A. GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
B. GESTIÓN
DE
PROGARMA
SY
PROYECTOS
C. GESTIÓN
DE LA
COBERTURA
DEL
SERVICIO
EDUCATIVO
C. GESTIÓN
DE LA
CALIDAD DEL
SERVICIO
EDUCATIVO
E. ATENCIÓN
AL
CIUDADANO
F. INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DE ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS
G. GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Macroprocesos
de apoyo
H. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
I. ADQUISICIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS
J. GESTIÓN FINANCIERA
K. CONTROL INTERNO
L. GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÀTICA
M. ASUNTOS LEGALES Y PÚBLICOS
N. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD
Comunidad educativa
Macroproceso
estratégico
Certificación Proceso
Nacional
Certificación del Proceso
Nacional de Cobertura
Proceso de verificación y validación del cumplimiento de
las condiciones técnicas y administrativas mínimas que
aseguran que el Proceso Nacional de Cobertura permite la
prestación oportuna del servicio en condiciones de
eficiencia, eficacia y equidad, para garantizar el acceso, la
continuidad y permanencia de los estudiantes de los
niveles de educación preescolar, básica y media en el
sistema educativo oficial.
Proceso de Gestión de la
Cobertura del Servicio
Educativo
FASES DEL PROCESO DE COBERTURA
1.
Definición
y
Divulgació
n de
Lineamien
tos
2.
Proyecció
n de
Cupos
5.
Auditoría
3.
Asignació
n de
Cupos
4.
Matrícula
Proceso de Gestión de la
Cobertura del Servicio Educativo
Novedades
de alumnos
Reportes
SIMAT
Matrícula
antiguos y nuevos
Registro e inscripción
de alumno
Instituciones y sedes
Proyección de cupos
y control de saldos
Fusiones y
convenios
Certificación Proceso
Nacional
Certificación del Proceso de
Atención al Ciudadano
Proceso de verificación y validación del cumplimiento de
las condiciones técnicas y administrativas mínimas que
aseguran que el Proceso de Atención al Ciudadano permite
dar respuesta oportuna y efectiva a las solicitudes,
trámites, correspondencia y gestión documental realizadas
por los usuarios del servicio educativo tanto en el
Ministerio de Educación como en las Secretarías de
Educación.
Certificación Nacional
de Procesos
CICLO GENERAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Primer momento de verdad
entre el ciudadano y la entidad
INICIO
CONTACTO:
Radicación del
PQRCorrespondencia
Registro del
Ciudadano
-Personal - Escrito - Web
- Telefónico
Funcionario
responsable
NO
Asignación y
envío de
copias
Reasignación
SI
Tramite
Interno /
Externo
Seguimiento
Respuesta y
Finalización
Análisis y
Estadísticas
Ciudadano
Ciudadanos informados permanentemente
Proceso de Atención al
Ciudadano
Certificación Proceso Nacional
Certificación del Proceso de
Talento Humano
Proceso de verificación y validación del cumplimiento de
las actividades realizadas con el fin de administrar
cualitativa y cuantitativamente la planta de personal
administrativo, docente y directivo docente y el manejo de
información e interacciones que se deben mantener con
las distintas instancias del sector educativo
Proceso de Gestión del Talento
Humano
Planta de
Personal
Selección e
Inducción
Selección de Personal
Bienestar Social
Hoja de
Vida
Reportes
Reportes con destino a
FOMAG, MEN
Organismos de Control
Entidad Territorial
Planta y Personal
Nómina
Estructura organizacional
HISTORIA
LABORAL
Bases de
Datos
Compensación Laboral
Desarrollo de
Carrera
Desarrollo de
Personal
Escalafón Docente
Salud Ocupacional
Evaluación Desempeño
Salud y Seguridad
Bienestar Social
Bienestar Social
Proceso de Gestión del
Talento Humano
SIMAT
Seguridad
Parámetros
Reportes
EE
SIGCE
EE
Planta de
Personal
Nómina
Historias
Laborales
SE
MEN
Selección
e
Inducción
Bienestar
y
Capacita
-ción
Alumnos
Administración de
Carrera
SINEB
PPTO y TES
FOMPREM
AG
DAFP
CNSC
OTROS
Certificación Nacional
de Procesos
Documentación Soporte
Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso Nacional de Cobertura
del Servicio Educativo
Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Gestión del
Recurso Humano en el Sector Educativo
Documento de Especificaciones Técnicas del Proceso de Atención al
Ciudadano
Nota: Estos documentos hacen parte de la documentación soporte manejada en
la biblioteca documental del Sistema Integrado de Gestión –SIG- del MEN
Material de Apoyo
Listas de Chequeo y Planes de Cumplimiento de los procesos evaluados
Certificación Proceso
Nacional
Resultados Certificación de Procesos 2011
200
200
180
160
140
120
100
70
80
60
40
17
20
3
1
0
Certificada 4
procesos
Certificada 3
procesos
Certificada 2
procesos
Visitas
Auditores
Certificación Nacional
de Procesos
Seguimiento Certificación de Procesos 2012
Recertificación:
Actualizar la documentación técnica de los procesos certificados (Cobertura,
Atención al Ciudadano y Recursos Humanos).
Realizar el acompañamiento como parte de la sostenibilidad de la certificación
obtenida el año anterior.
Programar auditorias del ente certificador.
Certificación Nuevos Procesos
Elaborar la documentación técnica de los procesos de Calidad Educativa, Gestión
Financiera e Inspección y Vigilancia
Validar con el área respectiva la documentación. (acordar fecha)
Realizar piloto de diagnostico en MEN y SE.
Ajustar documentación de acuerdo con los resultados del piloto.
Realizar visitas a las SE de Diagnostico, acompañamiento y Preauditoría.
Programar auditorías con el ente certificador según resultados de cada SE
Objetivo
Buscando fortalecer la
sostenibilidad de las
acciones implementadas, se inició la
Certificación Nacional de Calidad en los
procesos de Cobertura, Recursos Humanos y
Atención al Ciudadano y Calidad Educativa
.
Alcance 2012
PROCESO NACIONAL DE
COBERTURA
MINISTERIO DE
EDUCACIÓN
NACIONAL
SECRETARÍAS DE
EDUCACIÓN
ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS
PROCESO NACIONAL DE
RECURSOS HUMANOS
PROCESO NACIONAL DE
SERVICIO AL CIUDADANO
PROCESO DE CALIDAD
EDUCATIVA
Metodología
certificación
MATERIAL TÉCNICO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Clave:
SC
S IS TEMA DE C O NTABILIDAD
DIAG RAMA DE FLUJO DE CIERRE MENSUAL
AUXILIAR CONTABLE
JEFE CONTABILIDAD
JEFE CONTABILIDAD
AUXILIAR CONTABLE
Fecha:
Oct-97
P ágina:
1 de 1
JEFE CONTABILIDAD
Inicio
Lo revisa y lo envía al
revisor fiscal
Genera el precierre por
sistema y lo imprime
Lo envía a jefe de
contabilidad
Lo revisa
Con base en los
listados del cierre se
elaboran e imprimen
los estados financieros
REVISOR FISCAL
Hace las correcciones
y los ajustes
correspondientes
Esta bien ?
Genera e imprime el
cierre
Lo envía a auxiliar
contable para q ue
haga las correcciones
AS/400
NO
Precierre
Cierre
EXCEL
Lo revisa y lo firma
Estados financieros
(Estado de resultados,
Balance g eneral)
Se envía a Jefe de
Contabilidad
AS/400
Procesos
Reglamento
Técnico
Documento creado por el Ministerio de
DESARROLLO
CAMPOen el que se
Educación Nacional,
establecen las características de los
procesos a evaluar, con inclusión de las
disposiciones normativas aplicables,
Plan es
de acción
cuya
observancia
obligatoria
tanto
DIAGNÓSTICO
PREAUDITORIA
ACOMPAÑAMIENTO
de Certificación
para el MEN como
para las Secretarías
de Educación aplicables.
CERTIFICACIÓN
Guías
AUDITORIA
Ente Certificador
Certificación Proceso
Nacional
IMPORTANCIA DE LA CERTIFICACIÓN
Genera un esquema de trabajo por procesos.
Mejora la Gestión de las Secretarías de Educación.
Fortalece la utilización de los sistemas de información en la toma de
decisiones.
Genera sostenibilidad en las implementaciones realizadas.
Garantiza eficiencia y transparencia en los procesos.
Fortalece la articulación MEN - SE
Certificación Proceso
Nacional
ÁREAS DE OPORTUNIDAD
Implementar las estructuras administrativas
Continuar con la apropiación de los sistemas de información.
Realizar adecuaciones físicas a las Secretarías de Educación.
Continuar con la re-certificación y certificación nuevos
procesos de la cadena de valor.
Implementar
Sistemas
de
información
Calidad Educativa y Gestión Financiera.
de
Gestión
de
Certificación Proceso
Nacional
Secretaría de Educación
Identificar e implementar las
acciones
correctivas
y
preventivas necesarias para
alcanzar
los
resultados
planificados y la mejora
continua de los procesos
ACTUAR
VERIFIC
AR
Realizar el seguimiento,
medición y análisis de los
procesos
Definir
metas,
metodologías, puntos de
verificación
y
control,
procedimientos
documentados.
PLANEA
R
HACER
PROCESOS
Cobertura, Atención al Ciudadano y
Talento humano
1
Secretarías para
auditoría
complementaria
3
Secretarías
Certificadas en 2
procesos
Secretarías
Certificadas en 3
procesos
10
Secretarías
Certificadas en 4
procesos
80
Secretarías
auditadas por
ICONTEC
Secretarías con
acompañamiento
100
Secretarías que
participan en el
proyecto
Avance General
92
90
88
74
70
70
60
50
40
30
20
1
0
SE auditadas por
el ICONTEC
SE Certificadas con cuatro(4) Procesos
Huila
Mosquera
Cauca
Con Tres procesos:
Antioquia
Ciénaga
Montería
Tuluá
Quindío
Guainia
Bucaramanga
Apartadó
Córdoba
Nariño
Tumaco
Riohacha
Guaviare
Caldas
Arauca
Duitama
Neiva
Tunja
Rionegro
Ibagué
Cali
Armenia
Envigado
Norte de
Santander
Turbo
Risaralda
Itagüí
Caquetá
Atlántico
Facatativá
Pasto
Uribia
Sabaneta
La Guajira
Cartagena
Barrancabermeja Florencia
Pereira
Valledupar
Sincelejo
Lorica
Cartago
Barranquilla
Floridablanca
Piedecuesta
Vaupes
Soacha
Magangué
Casanare
Bello
Fusagasugá
Pitalito
Vichada
Sogamoso
Maicao
Cesar
Bolívar
Girardot
Putumayo
Villavicencio
Sucre
Manizales
Chía
Boyacá
Girón
Quibdó
Zipaquirá
Tolima
Meta
Chocó
Acompañamiento
MODERNIZACIÓN
Cumplimiento DX - SEGUIMIENTO
No
SE
Amazonas
Buenaventura
Buga
Cucuta
Cundinamarca
Dosquebradas
Ipiales
Jamundí
Magdalena
Malambo
Popayán
Sahagún
San Andrés
Santa Marta
Santander
Soledad
Valle Del Cauca
Yopal
Requisitos de
Gestión de calidad
Cobertura
Talento humano
Atención al
Ciudadano
Calidad
Educativa
Promedio
Procesos >
70%
0
0
0
29%
65%
60%
69%
50%
55%
0
0
0
0
0
6%
65%
49%
44%
41%
41%
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Certificación Proceso
Nacional
A la fecha las No Conformidades de mayor recurrencia en la evaluación
realizada en la etapa de sostenibilidad, corresponden a:
Debilidades en el cumplimiento de los procedimientos obligatorios de
gestión de calidad, correspondientes a: Control de documentos, control de
registros, acciones correctivas y tratamiento de servicio no conforme
Falta de implementación de mecanismos de seguimiento y medición
(indicadores de los procesos)
Recursos Humanos:
Falta de actualización de la información de planta de personal en Humano
Falta de evaluación de la competencia y el desempeño del personal
Subutilización de módulos del sistema de información soporte del proceso
Falta de atención oportuna y efectiva de PQR de los clientes
Falta de actualización oportuna de la información de matricula
Proceso de certificación Gestión de la
Calidad Educativa 2011
Bogota, mayo de 2011
Certificación Proceso
Nacional
FASES CERTIFICACION
PROCESO GESTION DE CALIDAD EDUCATIVA
Preparación
Auditoría
de
Diagnóstico
Acompañamiento
y
Seguimiento
Preauditoría
de
certificación
Auditoría
de
certificación
Ficha técnica SIG - MEN
Macroproceso Calidad Educativa – SE
Documento Especificaciones Técnicas
Sostenibilidad
Certificación Proceso
Nacional
Certificación Proceso
Nacional
Certificación Proceso
Nacional
Referentes
Planes : Decenal,
Desarrollo,
Regionales
Una herramienta de gestión
Condiciones
Programas y proyectos del PLAN SECTORIAL
Fortalezas organizacionales de las SE
Necesidades
PEI
Resultado de evaluaciones
Plan de Mejoramiento Institucional
Análisis de contexto y de la región
PAM
que permite a las SE
•Planear
•Sistematizar
las acciones explicitas
de mejoramiento de la calidad
educativa
PLAN DE
ACCION
•Hacer seguimiento
•Evaluar
Acompañamiento a las EE
en su gestión escolar
Componentes
Formación de
directivos docentes y
docentes
Uso y apropiación de medios y
tecnologías de información y
comunicación
Certificación Proceso
Nacional
Certificación Proceso
Nacional
Pagina del Proyecto de Modernización:
www.modernizacionsecretarias.gov.co
Certificación Proceso
Nacional
Compromisos:
1. Validar Macroprocesos: D, E, H, C y N
2. Validar Especificaciones Técnicas
3. Efectuar Auditorías Internas(Listas de
Chequeo, Planes de Acción
4. Formación a nuevos funcionarios: Líderes de
Procesos, Gerentes de Modernización
Personal de Contacto
Certificación
Gloria Navarro Quintero
E-mail:[email protected]
Lina María Hernández Gamarra: Auditor de Calidad
E-mail: [email protected]
Celular: 310 2833491
Luis Eduardo Perdomo Londoño: Auditor de Calidad
E-mail: [email protected]
Celular: 320 3162300