Transcript proyecto - Universidad de Puerto Rico en Humacao

Creando el Plan
del Proyecto
Universidad de Puerto Rico en Humacao
Dr. Walter López Moreno
[email protected]
©Todos los derechos son reservados
2009
Table of Content
Componente de Planificación
Itinerarios y Control de Proyectos
Definiendo el Proyecto
Organización del Proyecto y el Coordinador
Meta del Plan
Objetivos del Plan
Actividades del Plan
Recursos
Marco de Tiempo
Indicadores de Avalúo
Dinámica de Grupos
Referencias
Introducción
En esta presentación se estudia la planeación,
dirección y control Plan de una manera organizada,
estructurada y estandarizada.
El plan permite definir sus metas, objetivos,
actividades y recursos. De esta manera se podra
avaluar el progreso de las metas organizacionales.
Objetivos Específicos




Describir los requisitos del Plan
Presentar las partes del Plan
Describir el proceso de la planificación
Comenzar a desarrollar el Plan en dinámica de grupos.
La siguiente información es requerida para
el Plan:
 El Plan debe incluir: una meta de mejoramiento medible,
pasos a seguir, y un marco de tiempo preestablecido y
dirigido de cada resultado esperado.
 El Plan debe incluir el porcentaje estipulado de
mejoramiento esperado.
 El Plan debe identificar los individuos y los grupos
responsables de llevar a cabo cada paso o acción.
 El Plan tiene que presentar un plan para evaluar la
implementación de todas las provisiones del Plan,
incluyendo los parámetros de progreso y otra evidencia de
que se han logrado las metas preestablecidas.
El Proceso de Planificación
Planificación, objetivos,
recursos, estructura de
división de trabajo y
organización
Itinerarios, actividades
del proyecto, tiempo de
inicio y terminación del
proyecto, redes
Controlar, monitorear , comparar,
revisar y tomar acción correctiva
El Plan funciona mejor cuando …
 el trabajo puede definirse de forma clara en cuanto
a metas y fecha de terminación propuesta.
 el trabajo tiene varios objetivos, actividades y
recursos disponibles.
 el trabajo contiene múltiples tareas interrelacionadas
que requieren destrezas especializadas.
 el proyecto tiene un tiempo definido para
completarlo y es importante para la organización.
La función del Coordinador del Plan
Planificación e
itinerarios
Revisiones y
actualizaciones
Coordinador del
Plan
Información sobre
problemas de
tiempo,
costos y atrasos
Recursos
Informes sobre
desempeño
Equipo de trabajo
Retroalimentación
Alta
Gerencia
Siete Pasos para Definir el Plan
1. Establecer los metas
2. Establecer los objetivos por cada meta.
3. Especificar las actividades por cada
objetivo.
4. Determinar los recursos necesarios para
el plan.
5. Establecer el Tiempo para completar
cada actividad
6. Definir los indicadores de mejoras.
7. Establecer la secuencia de actividades.
PASO 1
Metas del Plan
• Es una condición deseada para el futuro.
.
•DDebe expresarse en términos cuantitativos o cualitativos.
• El marco de tiempo debe ser a largo plazo.
• Debe ser retadora pero a la vez realista y alcanzable.
Ejemplo de Meta de una institución educativa:
Mejorar la estética de la entrada a la Universidad.
PASO 2
Los objetivos del Plan
• Deben ser explícitos y medibles.
• Deben tener un enfoque menos abarcador que las
metas.
• Deben ser expresados en términos cuantitativos.
• Deben tener un marco de tiempo más corto y con
fechas para lograrlos.
Ejemplo de un objetivo:
Construir una fuente en el jardín de entrada, de 10,000 galones
con escultura de15 pies de alto para mayo del próximo año.
PASO 3
Actividades para cada Objetivo
Son las acciones necesarias para lograr cada objetivo. Debe incluir:
Una breve descripción de lo que es, responsables, tiempo y costo.
Ejemplos
Establecer criterios para el diseño
Preparar planos de construcción
Presentar planos al comité
Preparar la cotización
Conseguir aprobación de presupuesto
Conseguir los permisos de construcción
Construir la fuente
PASO 4
Los Recursos
El Plan debe identificar a los individuos o grupos responsables
de llevar a cabo cada paso de acción.
Es recomendable tener un consejero o miembro del
personal, para supervisar y dar seguimiento al plan..
PASO 5
Marco de tiempo
El Plan tiene que incluir un marco de tiempo realista y
relevante para cada actividad.
PASO 6
Indicadores del avalúo
El Plan los indicadores de progreso y otra evidencia de que las
metas se han logrado.
El Plan debe incluir el porcentaje de mejoramiento que lo que se
espera lograr.
PASO 7
Secuencia de Actividades
• identificar la relaciones de precedencia
•
• identificar las actividades secuenciales
•
• determinar actividades críticas
Brainstorming
Tormenta de Ideas
REGLAS:
•
•
•
•
•
Una idea por turno.
Ninguna idea es tonta, por lo tanto no se debe permitir
crítica alguna de una sugerencia. Se permite aclarar.
Deja que las ideas fluyan libremente, permite que todos
terminen sus sugerencias antes de continuar con la
próxima.
Continúa hasta agotar cada idea.
Todas las ideas se anotan.
TALLER: Comience con su Plan
Instrucciones para la Dinámica de Grupos
1.
Lleva a cabo una tormenta de ideas sobre posibles Metas que podrías
incluir en el Plan.
2.
Desmenuza las ideas: Después de mirar la lista completa de ideas, repasa
cada una POR SEPARADO y OBJETIVAMENTE para ver si es una
Meta válida y esencial para tu planificación.
3. Pon las ideas en perspectiva: Después de ver la lista de ideas
seleccionadas, coloca un asterisco (*) o subraya las áreas de planificación
que requiera la MAYOR atención.
Comience con su Plan
Instrucciones para la Dinámica de Grupos
4.
Prepara la lista cronológicamente: después de identificar las áreas de
mayor importancia, agrupa las ideas en orden cronológico, o desglosado
en lo que se debe completar de principio a fin.
5.
Asigna personas (RECURSOS) para que lleven a cabo tareas especìficas:
después lleguen a acuerdos de cómo organizar la planificación de la
actividad, informe a los miembros del comité que deben trabajar con
áreas mayores que el grupo ha identificado.
6, Asigna las fechas lìmites (MARCO DE TIEMPO): Como cada tarea ha
sido enlistada cronológicamente, ahora se deben asignar las fechas
focales que muestran cuando estos pasos deben ser completados.
Asegúrese que estas fechas son realistas.
Referencias
Chase, R.B., Jacobs, F.R. & Aquilano, (2006). Operations Management for Competitive Advantage, The
McGraw-Hill Company, New Jersey.
Heizer, J & Render, B. (2004). Operations Management. Prentice Hall, EUA
Enlaces WEB:
Manual Para la Gestión de Proyectos de la Universidad de Almería, por
Pilar Montoya Molina
http://webs.uvigo.es/oficinatecnica/docs/Gestion%20de%20proyectos.pdf
Project Management Instutute: www.pmi.org
www.criticaltools.com
www.eprojectcentral.com
Certificacion de PMI : www.pmi-adsig.org/PMPCertification.html
myEurope.eun.org
maui.hawaii.edu
Glosario de Términos
Actividades – son las acciones que consumen tiempo y recursos en
el proyecto.
A-O-A (activity-on-node) – es un diagráma de redes en donde las
flechas designan la actividades.
A-O-N – (activity-on-arrow) – es un diagráma de redes en donde los
nodos designan las actividades.
Evento – son puntos del proyecto en el tiempo.
Glosario de Términos
control – monitorear recursos, costos, calidad, presupuesto, revisión
de planes y realización de cambios en la asignación de recursos para
cumplir con las demandas de tiempo y costos.
CPM (Critical Path Method) - método de ruta crítica, desarrollado por
DuPont y Remington Rand, para manejar proyectos de mantenimiento
de plantas).
dirección – supervisar, motivar y guiar a los participantes del proyecto
hacia las metas establecidas en la planificación.
Gráfica Gantt – una representación gráfica del tiempo basada en
barras, útil para controlar el trabajo y registrar el avance de tareas. Es
una gráfica de planificación utilizada para establecer los itinerarios de
recursos y distribuir tiempo por cada actividad.
Glosario de Términos
itinerarios (“ schedules” ) – organizar el personal, asignación de recursos,
y suministros para actividades específicas e interrelacionadas.
PERT (Program Evaluation and Review Technique, técnica para
evaluar y revisar programas, desarrollado por la Marina)
planificación – establecimiento de metas (tiempo y costo), definición del
proyecto, organización del equipo de trabajo.
proyecto - serie de actividades dirigidas a un resultado principal y
que requiere un período de tiempo significativo para su logro.
tarea - es una subdivisión adicional de un proyecto
WBS - “work breakdown structure” por sus siglas en inglés es la estructura de
la división de trabajo. Define la jerarquìa de las tareas, subtareas
y paquetes de trabajo del proyecto.