Transcript Workflow Prezentacija_VinkoMalada

Virtualizacija poslovnih procesa
metodom „Swimlane“ dijagrama
Zagreb, 12.3.2012.
Vinko Malada, SRC.HR
Mreža tramvajskih linija u Zagrebu
Page  2
Londonska podzemna željeznica
Page  3
Postavljanje okvira
• Analiza poslovnih procesa se obično radi u fazi analize, ponekad u
fazi dijagnostike
• Mapiranje As-Is i To-Be procesa, uz analizu Gap-ova.
• Poslovni proces je skup međusobno povezanih aktivnosti, iniciranih
određenim događajem, koji daje konkretan, diskretan rezultat za
korisnike poslovnog procesa.
• Tipične greške: preusko definiranje procesa (funkcija u tvrtki – npr.
financije) ili preširoko definiranje procesa (horizontalno poslovno
područje – npr. CRM)
Page  4
Radni primjer flow-chart dijagrama
Upit kupca
Konačna cijena
INŽINJER:
Otvaranje
predmeta = projekt = posao
Radni nalog: svi troškovi
(uključujući troškovi
pripreme ponude)
OPĆI POSLOVI:
Otvaranje radnog naloga
Projekt =
predmet = Posao
Ulazni računi za usluge potrošene za pripremu
ponude: usluge banke (trošak unutar bankovnih
usluga), ovjera dokumenata, FINA, trgovački
sud, porezna uprava, troškovi auta (za pripremu
ponude), utrošak sati inžinjera
Usluge pripreme ponude
Izlazni upit za
matrijal ili dodatne
usluge (po potrebi)
INŽINJER:
Priprema ponude
za kupca
Po potrebi
zatražimo
nove ponude
OPĆI POSLOVI:
Otvaranje artikla
IZLAZNI RAČUN
1:N
PONUDA kupcu
(matrijal, usluge,
vanjske usluge,...)
Potrošene usluge
Ulazni račun za
usluge
podizvođača
Potrošeni matrijal
Ponuda
dobavljaća
Otpremnica
Potrošene usluge
Dodatne ponude
dobavljaća
Narudžba usluga
Ostale usluge
KUPAC
prihvati ponudu
DA
Potvrda narudžbe
- UGOVOR
Ulazni računi za
ostale usluge:
usluge prijevoda,
špediter, carinske
usluge, ovjere,...
Putni troškovi
ZALIHA
Vrijednost
Putni nalog
Narudžba matrijal
NE
Preuzimanje
robe
Primka
(opći poslovi)
Ulazni račun za
matrijal
(opći poslovi)
PROJEKT
ZATVOREN
Pojednostavljeni flow-chart dijagram
Upit za poslom
Otvaranje novog
projekta
Kalkulacija ostalih
troškova (putni
troškovi, sati rada,
dokumentacija...
Upit za materijalom
prema dobavljačima
Slanje ponude za
materijal ili usluge
Sastavljanje ponude
i slanje kupcu
Prihvaćanje
ponude
Ne
Zatvaranje projekta
Da
Sastavljanje
ugovora
Izrada radnih naloga
Page  6
Odlazak na teren
Izrada fakture
Primjer Swimlane dijagrama
Poslovni proces: Izvođenje projekata
Upit za poslom
Prihvaćanje ponude
Da
Kalkulacija ostalih
troškova (putni
troškovi, sati rada,
dokumentacija...
Otvaranje novog
projekta
Sastavljanje ponude
i slanje kupcu
Dobavljač
Page  7
Zatvaranje projekta
Odlazak na teren
Upit za materijalom
prema dobavljačima
Opći poslovi
Inženjer
Kupac
Ne
Sastavljanje
ugovora
Slanje ponude za
materijal ili usluge
Izrada radnih naloga
Izrada fakture
Prednosti flow-chart dijagrama
• Jednostavni za izradu
• Rasprostranjeni i prihvaćeni u inženjerskom svijetu
• Moguće je prikazati veliku količinu detalja
Početak/Kraj
Odluka
Page  8
Podaci
Dokument
Podproces
Proces
Mane flow-chart dijagrama
• Orijentiranost na detalje, a ne na suštinu
• Uloge u procesu se teško raspoznaju
• Korisnik je manje involviran
Page  9
Osnove Swimlane dijagrama
• Odgovaraju na pitanja „TKO?”, „KADA?” i „ŠTO?”
• Sastoje se od tri osnovna elementa: Uloge u procesu (actor),
Koraka (skup zadataka s jasnim rezultatom) i toka (flow i
handoff).
• Koraci su posloženi po vremenskom redoslijedu
• Kodiranje dodatnih informacija putem oblika kućica ili boje nije
isključeno, ali ni poticano
Page  10
Elementi Swimlane dijagrama
Poslovni proces: Izvođenje projekata
Upit za poslom
Kalkulacija ostalih
troškova (putni
troškovi, sati rada,
dokumentacija...
Otvaranje novog
projekta
Sastavljanje ponude
i slanje kupcu
Zatvaranje projekta
Odlazak na teren
Upit za materijalom
prema dobavljačima
Tijek (flow) – prijelaz iz
jednog koraka u drugi
Sastavljanje
ugovora
Slanje ponude za
materijal ili usluge
Uloga (Actor)
Page  11
Prihvaćanje ponude
Da
Dobavljač
Opći poslovi
Inženjer
Kupac
Ne
Handoff: prijelaz iz
jedne linije u drugu
Korak (Step) – Zadatak,
ili skup zadataka
Izrada radnih naloga
Izrada fakture
Dodatni detalji kod crtanja Swimlane dijagrama
Poslovni proces: Izvođenje projekata
Inženjer
Kupac
Ne
Upit za poslom
Prihvaćanje ponude
Da
Kalkulacija ostalih
troškova (putni
troškovi, sati rada,
dokumentacija...
Otvaranje novog
projekta
Zatvaranje projekta
Upit za materijalom
prema dobavljačima
Sastavljanje ponude
i slanje kupcu
Sastavljanje
ugovora
Dobavljač
Opći poslovi
9:30
dnevno
Page  12
Odlazak na teren
Izrada radnih naloga
13:00 3x
tjedno
Slanje ponude za
materijal ili usluge
Izrada fakture
Pet važnih pitanja u procesu modeliranja procesa
• Koji preduvjeti moraju biti zadovoljeni za pokretanje pojedinog
koraka?
• Je li još tko uključen?
• Da li naziv koraka opisuje rezultat koraka?
• Jesu li svi rezultati prikazani?
• Kako dolazi do prijelaza iz jedne trake u drugu?
Page  13
Primjeri dijagrama: dijagram prilagođen za prezentaciju
1. Kreiranje skladišnih
otpremnica
CENTRALA
Page  14
2.Knjiženje skladišne
otpremnice
TRANSPORT ROBE I
VEZANIH
SKLADIŠNIH
OTPREMNICA
2. Knjiženje
naloga za prijenos
– otprema robe
3. Zaprimanje
skladišne otpremnice
na maloprodaji
4. Kreiranje
skladišne primke
Maloprodaja
5. Knjiženje
skladišne primke
6. Knjiženje
naloga za prijenos
– zaprimanje robe
Primjeri dijagrama: Data-flow dijagram
Knjižna grupa kupca
Račun GK za
potraživanje
Nastavak knjiženja
Račun GK Prihod,
PDV i obračun
nabave
Kupac
Knjižna grupa tržišta
Artikl
Knjižna grupa
proizvoda
Knjižna grupa zalihe
Page  15
Račun GK za Zalihe
Ostali tipovi dijagrama
• UML dijagrami: prikazuju interakciju korisnika i sustava
• ER dijagrami: prikazuju data model
• EPC: tip flowchart dijagrama
• Blok dijagrami, BPD (Business Process Diagram) – BPMN,
procesne mape…
Page  16
Za one koji žele znati više
• Business Process Modelling with ARIS: A Practical Guide
Rob Davies
• Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and
Application Development, 2nd Edition
Alec Sharp, Patrick McDermott
Page  17