Transcript VOĐENJE UČINKOVITIH SASTANAKA

VOĐENJE UČINKOVITIH
SASTANAKA
Povjerenstvo za rukovođenje i edukaciju
Edukacija LC članova regije Istok i Sjever
Našice, 21.09.2013. god.
Pripremio: Milan Grković – LC Našice
Conducting Effective Meetings
Ciljevi teme
• Razlikovati faze sastanka
• Utvrditi elemente sastanka
• Upravljanje s ponašanjem sudionika
• Važnost provedbe aktivnosti poslije
Conducting Effective Meetings
1
DEFINICIJA
Sastanak je svaki kontakt
s jednom ili više osoba bez
obzira na vrijeme,
način i mjesto.
Conducting Effective Meetings
2
Razlozi zašto članovi istupaju
• Dugački i dosadni
(neučinkoviti) sastanci
• Politika kluba
• Nedostatak značajnijeg
učešća
Conducting Effective Meetings
3
Vještina koja se mora učiti
Sudjelovanje/vođenje
sastanaka je vještina koja se
mora učiti i prakticirati.
Nema prirodno talentiranih
osoba za vođenje sastanaka.
Conducting Effective Meetings
4
Faze sastanka
• Priprema
• Tijek
• Aktivnosti poslije
Conducting Effective Meetings
Priprema sastanka
1.
2.
3.
4.
5.
Određivanje zadataka
Definiranje ishoda (rezultata)
Određivanje aktivnosti
Lista sudionika, gostiju, uloge
Postavljanje rokova za provedbu
Conducting Effective Meetings
6
Priprema sastanka
6. Finalizirati logistiku (podršku)
7. Sastaviti dnevni red
8. Komunikacija
9. Zakazivanje sastanka
10.Pripremiti se
Conducting Effective Meetings
7
Elementi dobrog sastanka
• Informirati
• Rasprava/odluke
• Biti prepoznatljiv
Conducting Effective Meetings
8
Informacija
Napredak
Važni datumi (rokovi)
Činjenice (stanje)
Conducting Effective Meetings
9
Rasprava/odluke
• Strategije (načini djelovanja)
• Ideje
• Pokretanje projekata
Conducting Effective Meetings
10
Prepoznatljivost
•
dati doprinos
- inicijative
- provedba aktivnosti
- kontrola provedbe
•
uvažavati druge
Conducting Effective Meetings
11
Kategorije sudionika sastanka
•Učinkoviti
•Tihi
•Koji ometaju
Conducting Effective Meetings
12
TIPOVI SUDIONIKA SASTANKA
• racionalno aktivan
• djelomično aktivan
• neaktivan
• spavač
• obećavajući konstruktor
Conducting Effective Meetings
13
TIPOVI SUDIONIKA SASTANKA
• hiperaktivan
• pričljivac
• gnjavator
• ometalo
• negator
• očekivajući destruktor
Conducting Effective Meetings
14
Nastavak sastanka
• Ocijeniti sastanak
• Napraviti zapisnik
• Kontaktirati u vezi zadataka
• Priprema za sljedeći sastanak
Conducting Effective Meetings
15
STANJE SASTANAKA
"Kada
umrem, nadam se
da će to biti na sastanku.
Prijelaz iz života u smrt će
biti jedva primjetan. “
Conducting Effective Meetings
16
Paradoks sastanaka
Conducting Effective Meetings
17
Paradoks sastanaka
Conducting Effective Meetings
18
Conducting Effective Meetings
Conducting Effective Meetings
UČINKOVIT SASTANAK
Conducting Effective Meetings
SASTAVNICE ODLUKE
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Što?
Zašto?
Kako?
S čime?
Tko?
Gdje?
Kada?
Izvijestiti?
Nastavak?
Conducting Effective Meetings
 ciljevi
 razlog za promjene
 procedure
 potrebni resursi
 sudionici
 mjesta događanja
 rokovi
 povratne informacije
 sljedeće aktivnosti
REČENICE KOJE POTIČU
• Sastanci su prilika, a ne obveza!
• Kada nemamo što raditi,
sazivamo sastanak.
• Može li se ova problematika
riješiti bez sastanka?
Conducting Effective Meetings
Zaključak
SASTANCI SU JEDINI NAČIN ZA
DONOŠENJE ODLUKA I O
NJIHOVOJ UČINKOVITOSTI
OVISI USPJEH I POJEDINANCA
I ORGANIZACIJA.
Dajmo im zato prioritet
u našem planiranju!
Conducting Effective Meetings