Transcript METODOLOGIA DE ORDEN Y ASEO CINCO S

PROGRAMA CINCO “S”
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
Son las iniciales de cinco palabras de
origen japonés que proponen una
metodología para garantizar el orden,
la limpieza y la disciplina en el área de
trabajo.
OBJETIVOS
•Aumentar la productividad a través
de la creación de un mejor lugar de
trabajo
•Mejorar la manera de trabajar
creando un cambio de actitud en las
personas
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SEITON - ORDEN
SEIRI - CLASIFICAR
SHITSUKE - DISCIPLINA
SEIKETSU - NORMALIZACIÓN
SEISO - ASEO
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SEIRI – CLASIFICAR
Consiste en identificar y separar los
materiales necesarios de los innecesarios
eliminando éstos últimos
SEITON – ORDEN
Consiste en establecer el modo en que deben
ubicarse los materiales necesarios de manera
que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos
y reponerlos
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SEISO– ASEO
Consiste en identificar y eliminar las fuentes
de suciedad, asegurando que todos los
medios se encuentran siempre en perfecto
estado de limpieza
SEIKETSU – NORMALIZACIÓN
Consiste en distinguir fácilmente una
situación normal de otra anormal, mediante
normas sencillas y visibles para todos
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?
SHITSUKE – DISCIPLINA
Consiste en construir autodisciplina y formar
él hábito de las 5´s mediante el
establecimiento de estándares y seguir los
procedimientos en el lugar de trabajo
FINALIDAD DE CINCO “S”
El proceso de 5S, es un programa
estructurado para lograr una organización
sistemática, limpieza y normalización en el
lugar de trabajo.
Un lugar de trabajo bien organizado se
traduce en más seguridad, más eficiencia y
más productividad en la operación. Se
aumenta la moral de los trabajadores, la
promoción de un sentido de orgullo en su
trabajo y la propiedad de sus
responsabilidades.
BENEFICIOS DE CINCO “S”
•Una mayor satisfacción de las personas
•Menos accidentes
•Menos pérdidas de tiempo para buscar
herramientas o papeles
•Una mayor calidad del producto o servicio
ofrecido
•Disminución de los desperdicios generados
•Una mayor satisfacción de nuestros clientes
SEIRI
CLASIFICAR
CLASIFICAR
•Separar lo que utiliza de lo que no utiliza
•Conservar lo indispensable para el desarrollo
del trabajo
•Realizar un inventario de lo necesario para
su trabajo
•Encontrar alternativas de almacenamiento
•Eliminar lo que no usa
CLASIFICAR
Objetos necesarios
Objetos dañados
Organícelos
¿Son útiles?
Reparar
Objetos obsoletos
Separarlos
Objetos de más
Donar
Eliminar
¿Son útiles para
alguien más?
Transferir
Vender
CLASIFICAR
Beneficios
•Más espacio
•Mejor control de inventario
•Eliminación del despilfarro
•Menos accidentalidad
•Mayor concentración en la labor
•Identificación rápida de los problemas
SEITON – ORDEN
ORDENAR
•Un lugar para cada cosa y cada cosa en su
lugar
•Establecer lugar, códigos, colores y nombres
para cada clase o categoría de artículos
•Asignar donde guardar las cosas teniendo
en cuenta la frecuencia de uso
•Establecer criterios de máxima capacidad de
almacenaje, altura y tiempo de archivo
ORDENAR
Colocar en área de
archivo inactivo
Es posible
que se use
Colocar en
bodega o
archivo
Algunas
veces al
año
Colocar junto
a la persona
A cada
momento
Archivo, materiales,
mobiliario, equipo,
papeles, herramientas,
etc.
Varias
veces al
día
Varias veces Varias veces
por la semana
al mes
Colocar en áreas
comunes
Colocar cerca al
área de trabajo
Colocar
cerca de la
persona
ORDENAR
Beneficios
•Encontrar con mayor facilidad
documentos u objetos de trabajo
•Disminuir tiempos y movimientos
•Devolver los documentos o cosas a su
lugar
•Se identifica la ausencia de documentos
u objetos
•Da una mejor apariencia
SEISO – ASEO
ASEO
•Mantener el lugar de trabajo libre de tierra,
polvo, motas, barro, etc.
•Adoptar la limpieza como una forma de
inspección, corrigiendo las condiciones subestándar
•Integrar la limpieza dentro de las tareas
diarias
•Eliminar los focos de suciedad
•Recoger y retirarlo que estorba o se
encuentra dañado
ASEO
•Limpiar los equipos, armarios, cajones,
superficies de trabajo, herramientas, etc.
•Planificar el mantenimiento de la limpieza
•Elaborar manual de limpieza donde se
especifique como usar los elementos de
limpieza
•Ubicar los elementos de limpieza en un
lugar fácil y asequible frente a un evento
de suciedad
•Actuar inmediatamente frente a un
evento de suciedad
ASEO
Beneficios
•Aumenta la vida útil de los objetos
•Menos probabilidad de contraer
enfermedades
•Menos probabilidad de ocurrencia de
accidentes
•Mejor aspecto e imagen
•Evita deterioro del medio ambiente
SEIKETSU
NORMALIZACIÓN
NORMALIZACIÓN
•Mantener las prácticas de las 3 “S”
anteriores
•Compartir la información a varias personas
•Estandarizar las 3 “S” para detectar
desviaciones
•Definir las normas por las que el personal
debe mantener las medidas de las 3 “S”
•Crear el hábito y compromiso para conservar
en buenas condiciones el lugar de trabajo
NORMALIZACIÓN
•Asignar funciones y responsabilidad:
¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde?
Hacerlo, para mantener las 3 “S”
•Integrar las acciones Seiri – Seiton –
Seiso: debe ser parte natural de la
realización del trabajo
NORMALIZACIÓN
Beneficios
•Se guarda y mantiene el conocimiento
aprendido
•Se mejora el bienestar del personal
•Se aprende más sobre la ejecución del
trabajo
•Se evita la ocurrencia de accidentes
SHITSUKE – DISCIPLINA
DISCIPLINA
•Seguir los buenos hábitos, entrenando y
formando al personal continuamente
•Realizar inspecciones periódicas en los
lugares de trabajo para evidenciar problemas
nuevos
•Mantener el compromiso eliminando los
malos hábitos y acrecentando los buenos
•Respetando a los demás y haciendo respetar
las normas establecidas
DISCIPLINA
•Uso de ayudas visuales
•Recorrido a las áreas por parte de los directivos
•Publicación de fotos del “Antes” y del “Después”
•Boletines informativos o carteleras, uso de
insignias
•Concursos de lemas
•Establecer rutinas diarias de aplicación
•Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de
verificación
DISCIPLINA
Beneficios
•Mejora la eficacia y la eficiencia
•Mejora la imagen de la compañía
•Mejora el ambiente de trabajo
•Facilita la gestión de los sistemas integrados
PROGRAMA CINCO “S”
¿Cómo Implementar 5”S”?
OBJETIVO
Dar pautas para entender, implantar y
mantener un sistema de orden, limpieza y
disciplina en POSITIVA Compañía de
Seguros S.A., a partir de cual se puedan
sentar las bases de la mejora continua y
de unas mejores condiciones de calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente de toda la Compañía.
ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”
•Compromiso y participación del talento
humano a todos los niveles: directivos
hasta operativos
•Despertar el talento y el compromiso de
los trabajadores
ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”
•Utilizar el sentido común, pensando que la
Compañía es para la gente
•Dar la autonomía y las herramientas
para realizar el cambio de hábitos
ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”
•Darle la importancia a cada una de las
cinco “S” como a su integralidad
•Dar espacios de participación a los trabajadores
para aprender y dar soluciones al problema
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?
1. Diagnóstico inicial de estado de los puestos y
áreas de trabajo
2. Conformación del equipo líder para la
implementación y seguimiento del programa
3. Elaboración, revisión, ajuste y comunicación de la
metodología para la implementación y control de
las 5 “s”
4. Definición del área piloto, con base al diagnóstico
establecido o prioridad de los procesos
5. Formación y entrenamiento al personal y líder del
área
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?
6. Definición de los principales problemas del área
7. Definición e implementación de soluciones por
parte del equipo de trabajo del área
8.
Realizar registro de estado de avance y
acciones realizadas
9. Elaboración de informe y comunicación de
resultados del área
10. Recopilar acciones aprendidas que puedan servir
a otras áreas
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?
11. Elaboración de estándares o procedimientos
que permitan mantener las 5 “S” y
replicarlas en las otras áreas
12. Selección de la nueva área a intervenir,
repitiendo el ciclo desde el No. 6
13. Mantenimiento y seguimiento a las áreas
intervenidas hasta establecer el hábito y la
cultura, definiendo acciones de
compensación y remuneración
PROGRAMA CINCO “S”
Instructivo
DIAGNÓSTICO INICIAL
• Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con
el fin de asegurar que todas las fuentes de
riesgo han sido contempladas
•Diligencie la lista de chequeo con el
coordinador, supervisor, jefe o líder del área
•Establezca prioridades en relación con los
problemas encontrados de acuerdo a la
gravedad y costo de intervención
•Tome registro fotográfico o video para
evidenciar posteriormente el antes y el
después
DIAGNÓSTICO INICIAL
• Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar
Áreas Locativas
Señalización y
extintores
Materias Primas
Manejo de
residuos
Personas
Máquinas y
equipos
Áreas sanitarias y
de alimentación
Herramientas
META
RESULTADO
POSITIVA S.A.
Compañía de Seguros / ARP
Código:
-Gestión Documental-
Versión:
FORMATO
LISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"
Proceso
SS-RE-LV5S-01
1
Fecha:
2009/05
Página 1 de ___
Mejoramiento Continuo
I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa
No. de Trabajadores Empresa
Centro de Trabajo
NIT
Teléfono(s)
Dirección
Sucursal
II. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJO
Área
No. de Trabajadores
III. LISTA DE VERIFICACIÓN
Proceso
Dependencia
Hombres
PARÁMETROS
ÍTEM
Mujeres
CALIFICACIÓN
5S
CRITERIO DE EVALUACIÓN
1
2
3
PROMEDIO
Los pasillos y escaleras son suficientes para el tránsito de personas, equipos o materiales, cumplen con los requerimientos del
estatuto de seguridad Res. 24000 (Titulo II, Art. 12) incluidos barandas y peldaños
SEIRI CLASIFICAR
Las paredes, ventanas y puertas son suficientes y están bien ubicadas de acuerdo con las actividades y el flujo de la operación
Los techos están construidos de acuerdo con las especificaciones de seguridad, garantizan la iluminación natural y las lámparas
son suficientes para el proceso o trabajao a realizar
ÁREAS LOCATIVAS
Los pisos, pasillos y escaleras están libres de materiales innecesarios, cables eléctricos y huecos que puedan obstruir o
didificultar el paso de personas, equipos o materiales
Las paredes, ventanas y puertas están libres de materiales innecesarios (objetos colgantes, materiales arrumados, vidrios rotos),
sin riesgo por agrietamientos grandes, chapas en mal estado, entre otros; las esquinas de las secciones y los patios están libres
de materiales innecesarios o basuras
Los techos no presentan materiales innecesarios (objetos colgantes, estructuras o conexiones eléctricas inadecuadas, entre
otros)
Los pisos, pasillos y escaleras están limpios, secos, señalizados, demarcados, construidos de material seguro y bien iluminados
Las paredes, ventanas y puertas están limpias, las esquinas están sin desechos o basura, las terrazas o balcones están limpios,
SEISO - LIMPIAR
la pintura de paredes y techos son de colores claros, que permitan mejorar la iluminación
Los techos están limpios y libres de goteras
SEITON ORDENAR
OBSERVACIONES
MATERIAS PRIMAS
SEIRI CLASIFICAR
La cantidad de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) son los necesarios para satisfacer la demanda de cada
proceso o trabajo
SEITON ORDENAR
Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están ubicados en una zona señalizada, en estantes,
carros oestibas y están apilados correctamente en altura y estabilidad
SEISO - LIMPIAR
DIAGNÓSTICO
INICIAL
Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están limpios o protegidos del polvo u otros
contaminantes
OBSERVACIONES
PERSONAS
SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
SEIKETSU BIENESTAR
El número de personas es el necesario para cada proceso o trabajo
Las personas se encuentran ubicadas en sitios que garantizan que no sean golpeadas por materiales, equipos o materias primas
Las personas tienen ropa adecuada, comoda y limpia según su trabajo, adecuado aseo personal en manos, cara y cabello
Las personas tienen elementos o accesorioas necesarios (apoya pies, padmouse, protector de pantalla, silla graduable en
altuturas, entre otros) para realizar el proceso o trabajo y son utilizados correctamente
OBSERVACIONES
SEIRI CLASIFICAR
MAQUINARIA,
EQUIPOS Y
MOBILIARIO
El número de máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas,
superficies de trabajo) son los necesarios para los requerimientos del proceso productivo
SEITON ORDENAR
Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
trabajo) están en buenas condiciones, ubicados en lugares específicos sin interrumpir la circulación de las personas
SEISO - LIMPIAR
Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
trabajo) están limpias, libres de materiales innecesarios, sin polvo, cables eléctricos asegurados y en buenas condiciones
OBSERVACIONES
HERRAMIENTAS
SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) corresponden en número a las
necesarias para el proceso o trabajo, están libres de deformaciones, filos mellados, mangos deteriorados, entre otros.
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) están ubicadas en gavetas, tableros
u otros dispositivos que permiten dejarlas listas para usarse nuevamente
Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) se mantienen limpias y en buen
OBSERVACIONES
ÁREAS SANITARIAS
Y DE
ALMACENAMIENTO
SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
SEISO - LIMPIAR
Los servicos sanitarios y áreas de almacenamiento son suficientes para el número de trabajadores según la resolución 2400
(tiuloII, Art.17). Los comedores o cocinas están separados de los lugares de trabajo y focos insalubre (Art. 25)
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación están libres de elementos innecesarios y permanecer en su lugar
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación permanecen limpios, libres de plagas y basuras. Las fuentes de
agua son aptas para el consumo
OBSERVACIONES
MANEJO DE
RESIDUOS
Los residuos de producción y basuras se clasifican de acuerdo con las normas de reciclaje y se disponen en canecas
debidamente señalizadas
Las canecas o recipientes están ubicados en un sitio cercano a las fuentes que generan residuos y no obstruyen las vías de
circulación
La zona alrededor de los recipientes está limpia y se evita el rebose de los recipientes. Las canecas vacías están limpias y no
SEISO - LIMPIAR
generan malores olores
SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
OBSERVACIONES
SEÑALIZACIÓN Y
EXTINTORES
SEIRI CLASIFICAR
SEITON ORDENAR
El tipo y número de señalización de los extintores existentes son necesarios para el trabajo que se realiza y cumplen con los
estándares nacionales e internacionales
La ubicación de la señalización de los extintores permite su fácil visualización y acceso
SEISO - LIMPIAR La señalización y los extintores permanecen limpios y en buenas condiciones de mantenimiento
OBSERVACIONES
• Instrumento para implementar y
recopilar la información
CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER
• Seleccioné un grupo de líderes con poder de
decisión
•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y
en las técnicas para la solución de problemas
•Estas personas pueden ser del COPASO, jefes
de áreas o líderes de proceso y trabajadores
•Defina objetivos clave, que espera alcanzar
•Mínimo 3 personas y máximo 5 deben
conformar el equipo líder
•Reúnase periódicamente con el equipo para
establecer mejorar, conocer avances, promover e
incentivar y analizar otros aspectos
METODOLOGÍA 5 “S”
SEIRI - CLASIFICAR
SEITON - ORDEN
SHITSUKE - DISCIPLINA
SEISO - ASEO
SEIKETSU - NORMALIZACIÓN
Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que
permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental
DEFINICIÓN ÁREA PILOTO
•Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica,
como piloto
Áreas Locativas
5
4
Señalización y
extintores
3.9
Materias
Primas
3
2.0
2.3
Manejo de
residuos
2
1.6
1
Personas
2.7
3.0
2.8
2.5
Máquinas y
equipos
Áreas sanitarias
y de
alimentación
Herramientas
Área Administrativa
META: 5.0
RESULTADO: 2.6
FORMACIÓN AL PERSONAL
DEL ÁREA CRÍTICA
•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las
técnicas para la solución de problemas
•Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal
del área seleccionada
•Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el
personal del área
•Establezca responsabilidad por las acciones que se
requieren para mejorar las condiciones
•Defina el plan de acción identificando los problemas y
las soluciones
IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS Y SOLUCIONES
IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS Y SOLUCIONES
• Instrumento para
definir el plan de acción
REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN
•Valide con el personal del área los resultados del
diagnóstico
•Defina los indicadores con los cuales podrá medir el
impacto logrado con las medidas ejecutadas
•Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las
mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo,
productividad, entre otros.
•Hable con las personas y recoja las percepciones y
sentimientos del cambio (positivos y negativos)
•Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u
obstaculizó el cambio
REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN
•Documente las mejoras de una manera sencilla y clara
•Defina un formato estándar de documento para que todas
las áreas escriban las experiencias
•Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional
•El contenido del informe puede ser:
•Problemática encontrada
•Resultados iniciales del diagnóstico
•Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes
y después
•Beneficios alcanzados
•Resultados finales y compararlos con los iniciales
•Procedimientos o estándares
REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN
•Establezca un medio de comunicación para divulgar los
resultados alcanzados
•Genere comentarios cortos y periódicos al personal
sobre la importancia para la empresa en llevar a la
práctica la metodología
•Explique los elementos claves para mantener la
metodología 5 “s”
•Establezca mecanismos de premiación y
reconocimiento al área crítica por los avances y acciones
aprendidas
ACCIONES APRENDIDAS Y
ESTANDARES
•Defina los estándares o procedimientos con la
participación de los trabajadores
•Tenga en cuenta las acciones aprendidas (positivas y
negativas) para establecer las actividades del estándar o
procedimiento
•El procedimiento es el que se utilizará para realizar las
tareas de manera segura, fácil y productiva
•Indica la mejor manera de realizar una operación desde
la seguridad, calidad y control de desperdicios
•El procedimiento debe ser aprobado por todos
•La divulgación es un proceso clave para valorar el
trabajo realizado
SEGUIMIENTO Y CONTROL
•Sea persistente en el seguimiento y exigente en el
cumplimiento de las actividades
•Pregunte y registre de forma periódica por los
resultados
•Con la gerencia promueva la autogestión y el
autoaprendizaje de la gente
•Promueva la creatividad con preguntas que los lleve
a optimizar el uso de los recursos internos
•Analice otros aspectos que requieren recursos
especiales y mayor análisis en relación
costo/beneficio
•Realice reconocimientos cuando se han logrado los
resultados
Los hábitos de las 5 “s” revelan
además hábitos de exactitud y de
método en los demás actos de la
vida
Muchas gracias