Transcript Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Oleh PPID dan PPID

Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi oleh PPID dan
PPID Pembantu
Oleh
I Made Arjana Gumbara
Dishubkominfo DIY
Pengertian
•
•
Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan,
dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan
pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang
dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan
dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
secara elektronik atau non elektronik.
Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan,
disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau diterima oleh
suatu badan publik yang berkaitan dengan
penyelenggara dan penyelenggaraan negara dan/atau
penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik
lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor
14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
serta informasi lain yang berkaitan dengan
kepentingan publik.
Lanjutan
• Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif,
yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan tugas
pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara,
yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari
APBN dan/atau APBD, atau organisasi nonpemerintah
sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber
dari APBN dan/atau APBD, sumbangan masyarakat,
dan/atau luar negeri.
• Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan
yang dibuat dan/atau diterima oleh badan publik dalam
rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas
kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam
bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
• Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data,
catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau
diterima oleh badan publik.
Lanjutan
•
•
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(PPID) adalah pejabat yang bertanggung
jawab di bidang penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan, dan/atau
pelayanan informasi di badan publik.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Pembantu (PPID Pembantu) adalah pejabat
yang melaksanakan tugas dan fungsi sebagai
PPID pada Satuan Organisasi Perangkat
Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah
Daerah Istimewa Yogyakarta.
Kewajiban Badan Publik
Pasal 7 UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik :
1. Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan
Informasi Publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon
Informasi Publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan
ketentuan;
2. Badan Publik wajib menyediakan Informasi Publik yang akurat, benar, dan
tidak menyesatkan;
3. Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 2,
Badan Publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi
dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien
sehingga dapat diakses dengan mudah;
4. Badan Publik wajib membuat pertimbangan secara tertulis setiap kebijakan
yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik;
5. Pertimbangan sebagaimana dimaksud pada angka 4, antara lain memuat
pertimbangan politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau pertahanan dan
keamanan Negara;
6. Dalam rangka memenuhi kewajiban sebagaimana dimaksud pada angka 1
sampai dengan angka 4, Badan Publik dapat memanfaatkan sarana
dan/atau media elektronik dan nonelektronik.
Kewajiban Badan Publik
Pasal 4 PERKI No. 1 Th. 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik :
1. Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi
Publik;
2. Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk
mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien;
3. Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab
serta wewenangnya;
4. Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai
dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5. Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan
pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi
bagi Badan Publik Negara;
6. Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik;
7. Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh
Informasi Publik yang dikelola;
8. Menyediakan dan memberikan Informasi Publik;
9. Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi
Publik yang mengajukan keberatan;
10. Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai
dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi;
dan
11. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi
Publik pada instansinya.
Peraturan Perundangan KIP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik
Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang
Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah
Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar
Layanan Informasi Publik
Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 tentang Prosedur
Penyelesaian Sengketa Informasi Publik
Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 30 Tahun 2013
tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
Keputusan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 338/KEP/2010
tentang Pejabat Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Daerah jo
Nomor 302/KEP/2011 Tentang Perubahan Atas Keputusan Gubernur
Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 338/KEP/2010 Tentang Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi Daerah
Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi
(Pergub DIY No 30 Tahun 2013)
Di tingkat Pemda DIY terdiri dari :
1. Sekda selaku atasan PPID
2. PPID
3. Sekretaris
4. Urusan Pengelolaan Informasi
5. Urusan Dokumentasi dan Arsip
6. Urusan Pelayanan Informasi
7. Urusan Penyelesaian Sengketa Informasi
8. Anggota (PPID Pembantu)
Ditetapkan dengan Keputusan Gubernur.
Organisasi Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Pembantu
Di tingkat SOPD Pemda DIY terdiri dari :
1. Kepala SOPD selaku atasan PPID
2. PPID Pembantu
3. Sekretaris
4. Urusan Pengelolaan Informasi
5. Urusan Dokumentasi dan Arsip
6. Urusan Pelayanan Informasi
7. Urusan Penyelesaian Sengketa Informasi
8. Anggota
Ditetapkan dengan Keputusan Kepala SOPD
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
oleh PPID dan PPID Pembantu
Cakupan kegiatan :
1. Pengumpulan dan pengolahan Informasi
2. Pengecualian Informasi
3. Penyimpanan/pendokumentasian
Informasi
4. Pelayanan Informasi
5. Penanganan Penyelesaian Sengketa
Informasi
Pengumpulan Informasi
•
1.
2.
3.
4.
5.
PPID/PPID Pembantu bertugas
mengkoordinasikan pengumpulan seluruh
informasi publik secara fisik dari setiap
unit/satuan kerja yang meliputi :
Informasi yang wajib disediakan dan
diumumkan secara berkala
Informasi yang Wajib Diumumkan Secara
Serta Merta
Informasi Publik yang Wajib Tersedia Setiap
Saat
Informasi Yang Dikecualikan
Informasi yang diperoleh berdasarkan
permintaan
Tahapan pengumpulan informasi
•
•
•
•
PPID Pembantu mengkoordinasikan pengumpulan
seluruh Informasi Publik dan Informasi Yang
Dikecualikan dari unit-unit kerja yang ada di SOPD
yang bersangkutan;
PPID Pembantu melalui Urusan Pengelolaan Informasi
mengelompokkan informasi yang telah dikumpulkan
berdasarkan jenis-jenis informasi;
Urusan Pengelolaan Informasi mengolah seluruh
informasi yang telah dikelompokkan agar mudah
diakses oleh pemohon/pengguna informasi publik;
Urusan Pengelolaan Informasi melakukan validasi
informasi dengan cara memverifikasi seluruh informasi
yang telah diolah agar diperoleh informasi yang akurat,
benar, dan tidak menyesatkan;
Lanjutan
• Urusan Pengelolaan Informasi melakukan rekapitulasi
seluruh informasi baik Informasi Publik maupun
Informasi yang Dikecualikan dalam bentuk Soft Copy
maupun Hard Copy;
• PPID/PPID Pembantu memintakan persetujuan Atasan
PPID/PPID Pembantu atas seluruh Informasi baik
Informasi Publik maupun Informasi Yang Dikecualikan
yang telah direkap;
• PPID Pembantu melalui Urusan Dokumentasi dan Arsip
menyimpan/mengarsip dokumen seluruh Informasi baik
Informasi Publik maupun Informasi Yang Dikecualikan
sesuai dengan peraturan perundang-undangan di
bidang kearsipan yang berlaku;
Tahapan Pengecualian Informasi Publik
1. PPID Pembantu menginventarisasi seluruh Informasi
Publik yang akan dikecualikan dari unit-unit kerja yang
ada di SOPD;
2. PPID Pembantu menyusun daftar Informasi yang
Dikecualikan dalam format yang memuat butir-butir
tentang: muatan/isi informasi, jenis klasifikasi Informasi
yang Dikecualikan, dasar hukum, batas waktu
pengecualian, dan konsekuensi (akibat bila informasi
dibuka, dan manfaat bila informasi ditutup);
3. Rapat pimpinan SOPD untuk menetapkan klasifikasi
Informasi yang Dikecualikan;
4. PPID Pembantu memintakan persetujuan Atasan PPID
Pembantu atas klasifikasi Informasi yang Dikecualikan;
5. Atasan PPID Pembantu melalui PPID Pembantu
mengusulkan kepada PPID untuk melakukan Uji
Konsekuensi;
Lanjutan
6.
PPID melalui Tim Uji Konsekuensi yang dibentuk
melakukan Uji Konsekuensi;
7. PPID memintakan persetujuan Gubernur (atasan
PPID) Informasi yang Dikecualikan hasil Uji
Konsekuensi;
8. Dengan persetujuan Gubernur, PPID menetapkan
Surat Penetapan Klasifikasi Informasi;
9. PPID mengirimkan Surat Penetapan Klasifikasi
Informasi kepada Komisi Informasi Provinsi DIY,
Komisi Informasi Pusat, dan pihak-pihak yang terkait;
10. PPID Pembantu melalui Urusan Dokumentasi dan
Arsip menyimpan/mengarsip dokumen Informasi yang
Dikecualikan.
Penyimpanan/pendokumentasian Informasi
• Dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan
perundangan kearsipan yang berlaku
• Pengelolaan dan penyimpanan arsip
Informasi Publik Dikoordinasikan oleh
BPAD
• Dimaksudkan untuk mengatur dan
mengelola informasi publik guna
memudahkan PPID/PPID Pembantu
dalam melayani permintaan informasi
Tahapan pendokumentasian Informasi Publik
1.
2.
3.
4.
5.
Diskripsi ringkas informasi
Buat ringkasan sesuai daftar informasi publik yang
telah ditetapkan
Otentikasi informasi
Dilakukan melalui validasi informasi untuk menjamin
keaslian informasi
Pemberian kode informasi
Untuk mempermudah pencarian informasi
Penataan dan penyimpanan informasi
Agar lebih sistematis dan mudah dalam pencarian,
dibuat dalam softcopy dan hardcopy
Pengemasan ulang
Pengemasan informasi publik menjadi data digital
untuk efisiensi daya tampung penyimpanan
Tahapan Pelayanan Informasi melalui Permohonan secara langsung
•
•
•
•
•
Pemohon Informasi Publik mengajukan permintaan Informasi
Publik ke PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Urusan
Pelayanan Informasi dengan mengisi formulir permohonan
Informasi Publik sesuai dengan format yang telah ditentukan;
Petugas Urusan Pelayanan Informasi mencatat nama dan alamat
pemohon Informasi Publik, subyek dan format informasi serta
cara penyampaian informasi yang diminta oleh Pemohon
Informasi Publik dalam Buku Register Permohonan Informasi
Publik;
Petugas Urusan Pelayanan Informasi menyerahkan tanda bukti
penerimaan permohonan Informasi Publik kepada Pemohon
Informasi Publik;
PPID/PPID Pembantu memproses permohonan Pemohon
Informasi Publik sesuai dengan Formulir Permohonan Informasi
Publik yang telah ditandatangani oleh Pemohon Informasi Publik;
PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Urusan Pelayanan
Informasi menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta
oleh Pemohon/Pengguna informasi. Jika informasi yang diminta
masuk dalam kategori Informasi yang Dikecualikan, PPID/PPID
Pembantu menyampaikan alasan penolakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Lanjutan
•
•
•
•
•
Petugas Urusan Pelayanan Informasi memberikan
tanda bukti penyerahan Informasi Publik kepada
Pemohon/Pengguna Informasi Publik
Pemohon Informasi Publik mengganti biaya salinan
informasi apabila dibutuhkan;
Petugas Urusan Pelayanan Informasi memberikan
tanda bukti penerimaan pembayaran biaya perolehan
salinan informasi kepada Pemohon Informasi Publik.
Petugas Urusan Pelayanan Informasi mencatat :
jumlah permohonan Informasi Publik, waktu yang
diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan
Informasi Publik, jumlah permohonan Informasi Publik
yang dikabulkan dan yang ditolak beserta alasannya.
PPID/PPID Pembantu melalui Urusan Dokumentasi
dan Arsip menyimpan/mengarsip dokumen kegiatan.
Tahapan Pelayanan Informasi melalui Permohonan secara tidak
langsung
•
•
•
•
Pemohon Informasi Publik mengisi Formulir Permohonan
Informasi Publik sesuai dengan format yang telah
ditentukan;
Pemohon Informasi Publik mengajukan permohonan
Informasi Publik kepada PPID/PPID Pembantu dengan
mengirimkan Formulir Permohonan Informasi Publik yang
telah diisi dengan dilampiri fotocopy identitas diri seperti
KTP/SIM pemohon atau pengguna informasi yang masih
berlaku;
PPID/PPID Pembantu melalui Petugas Pelayanan
Informasi mencatat nama dan alamat pemohon Informasi
Publik, subyek dan format informasi serta cara
penyampaian informasi yang diminta oleh Pemohon
Informasi Publik dalam Buku Register Permohonan
Informasi Publik;
Petugas Pelayanan Informasi mengirimkan tanda bukti
penerimaan permohonan Informasi Publik kepada
Pemohon Informasi Publik;
Lanjutan
•
•
•
•
Petugas Pelayanan Informasi menyimpan salinan formulir
permohonan yang telah diberikan nomor pendaftaran
sebagai tanda bukti permohonan Informasi Publik;
PPID/PPID Pembantu memproses permohonan Pemohon
Informasi Publik sesuai dengan formulir permohonan
Informasi Publik yang telah ditandatangani oleh Pemohon
Informasi Publik;
Bila membutuhkan pengganti biaya salinan informasi
dan/atau biaya pengiriman maka PPID/PPID Pembantu
melalui Petugas Urusan Pelayanan Informasi
memberitahukan total biaya pengganti yang dibutuhkan
kepada Pemohon Informasi Publik;
Pemohon Informasi Publik mengirimkan total pengganti
biaya yang dibutuhkan kepada PPID atau PPID Pembantu;
Lanjutan
•
•
•
•
Bila tidak membutuhkan pengganti biaya salinan informasi
dan/atau biaya pengiriman maka Petugas Urusan
Pelayanan Informasi mengirimkan informasi sesuai dengan
yang diminta oleh Pemohon/Pengguna Informasi. Jika
informasi yang diminta masuk dalam kategori Informasi
yang Dikecualikan, PPID/PPID Pembantu melalui Petugas
Urusan Pelayanan Informasi menyampaikan alasan
penolakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku;
Petugas Urusan Pelayanan Informasi mengirimkan tanda
bukti penyerahan Informasi Publik dan tanda bukti
penerimaan pengganti biaya kepada Pemohon/Pengguna
Informasi Publik;
Petugas Urusan Pelayanan Informasi mencatat : Jumlah
permohonan Informasi Publik, waktu yang diperlukan
dalam memenuhi setiap permohonan Informasi Publik,
jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan dan
yang ditolak beserta alasannya;
Petugas Urusan Pelayanan Informasi menyimpan/
mengarsip dokumen kegiatan Pelayanan Informasi Publik
melalui Permohonan secara langsung.