Transcript MEMAHAMI PRINSIP PENYELENGGARAAN AP

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mendeskripsikan
Administrasi Perkantoran
Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran
1. Dapat Mendeskripsikan Administrasi,
Organisasi dan Manajemen
2. Dapat Menjelaskan Unsur-Unsur
Administrasi, Organisasi dan Manajemen
3. Dapat Menjelaskan Hubungan Antara
Administrasi, Organisasi dan Manajemen
4. Dapat Mendeskripsikan Administrasi
Perkantoran
1.1.1 Administrasi
Pengertian administrasi dapat dilihat dari 2 segi.
1. Administrasi Dalam Arti Sempit
Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda)
yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan
dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik
mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya
terbatas pada kegiatan kantor.
2. Administrasi Dalam Arti Luas
Adalah keseluruhan proses kerjasama antara
dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan
yang telah ditentukan (menurut Dr. Sondang P.
Siagian, SH.,MPA.,).
Bisnis dan Manajemen
1.1.1 Administrasi
Unsur-unsur administrasi antara lain:
a. Pengorganisasian (Organizing)
b. Manajemen (Management)
c. Kepegawaian (Personalia)
d. Tata Hubungan/Komunikasi
(Relationship/Communication)
e. Keuangan (Finansial)
f. Perbekalan (Logistic)
g. Ketatausahaan (Recording)
h. Hubungan Masyarakat (Public Relation)
Bisnis dan Manajemen
1.1.1 Administrasi
Penggolongan administrasi terdiri dari:
a. Administrasi negara
b. Administrasi niaga
c. Administrasi internasional
d. Administrasi sosial
e. Akuntansi
f. Administrasi khusus
Bisnis dan Manajemen
1.1.2 Organisasi
Menurut Drs. M. Manulang pengertian organisasi
terdiri dari:
a.Organisasi dalam arti dinamis
Adalah suatu proses penetapan dan pembagian
pekerjaan yang akan dilakukan dengan seefektif
mungkin untuk mencapai tujuan.
b.Organisasi dalam arti statis
Adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah
tujuan bersama. Istilah populernya adalah
stuktur organisasi.
1.1.2 Organisasi
Unsur-unsur organisasi :
a. Adanya sekelompok orang
b. Adanya kerjasama
c. Adanya tujuan bersama
Asas-asas organisasi:
a. Asas perumusan tujuan
b. Asas pembagian kerja
c. Asas pendelegasian wewenang
d. Asas kordinasi
e. Asas efisiensi pengawasan
f. Asas pengawasan umum
1.1.2 Organisasi
Macam-macam organisasi
a. Organisasi politik adalah organisasi yang
bertugas dalam penyelenggaraan negara.
b. Organisasi bisnis adalah organisasi yang
bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari
usaha yang dilakukan (usaha bisnis).
c. Organisasi profesi adalah organisasi yang
anggotanya terdiri dari orang-orang yang
berprofesi sama atau hampir sama untuk
menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan
dihormati.Contoh :
ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia)
ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia)
1.1.2 Organisasi
d. Organisasi sosial adalah organisasi yang
bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial
kemasyarakatan. Misalnya organisasi
kekeluargaan dalam bidang ekonomi,
pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi,
keagamaan, kesehatan jasmani, dll.
e. Organisasi lain misalnya organisasi Islam
(Muhammadiyah, NU), organisasi olahraga
(KONI, PBSI), dll.
1.1.3 Manajemen
Pengertian Manjemen
Manajemen adalah kemampuan atau
keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam
rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan
orang lain (menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian,
MPA).
Sedangkan menurut Sukamto Reksohadiprodjo,
M.Com. Manajemen adalah suatu usaha
merencanakan, mengorganisasikan,
menggerakkan/mengkordinasikan, serta
mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar
tujuan organisasi tercapai secara efisien dan
efektif.
1.1.3 Manajemen
Efisien berarti: perbandingan yang terbaik antara
suatu hasil dengan usahanya atau antara
pemasukan dengan pengeluaran.
Efektif berarti: kemampuan untuk dapat
menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan sesuai
dengan rencana (tepat waktu).
1.1.3 Manajemen
Prinsip-prinsip manajemen:
a. Ada pembagian kerja yang jelas
b. Wewenang dan tanggung jawab seimbang
c. Bekerja secara disiplin
d. Ada kesatuan perintah
e. Ada kesatuan pengarahan
f. Mendahulukan kepentingan umum
g. Ada pengupahan yang menarik
h. Ada pemusatan kordinasi
i. Ada jenjang bertingkat atasan dan bawahan
j. Bekerja tertib
k. Ada keadilan
l. Perlu stabilitas kondisi pegawai
m.Pimpinan punya prakarsa
n. Ada semangat kesatuan
1.1.3 Manajemen
Fungsi Manajemen (POAC)
a. Perencanaan (Plaining)
b. Pengorganisasian (Organizing)
c. Penggerakan (Actuating)
d. Pengawasan (Controlling)
1.1.4 Hubungan antara Administrasi,
Organisasi dan Manajemen
Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi,
dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa:
Administrasi merupakan proses, organisasi
merupakan wadah, sedangkan manajemen
merupakan pelaksanaannya yang satu sama
lainnya saling berhubungan dan saling berkaitan
sehingga tujuan dapat tercapai.
Administrasi terdiri dari organisasi dan
manajemen, sedangkan inti manajemen adalah
kepemimpinan.
1.1.4 Hubungan antara Administrasi,
Organisasi dan Manajemen
1
2
3
Keterangan:
1. Administrasi
2. Organisasi
3. Manajemen
1.1.5 Pengertian Administrasi
Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah administrasi yang
diterapkan dalam bidang perkantoran, meliputi
proses penyelenggaraan kegiatan dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor untuk
mencapai tujuan.
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor
Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran
1. Dapat Menjelaskan Pengertian Pekerjaan
Kantor
2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Pekerjaan
Kantor
3. Dapat Menjelaskan Ciri-Ciri Pekerjaan
Kantor
1.2.1 Pekerjaan Kantor
Pengertian Pekerjaan Kantor :
Segenap kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.
1.2.1 Pekerjaan Kantor
Menurut George Terry
Pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan, dan pembuatan warkatwarkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara
untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat,
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi
tindakan kontrol dari pimpinan.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mengumpulkan / Menghimpun
Mencatat
Mengolah
Menggandakan
Mengirim
Menyimpan
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
1. Mengumpulkan / Menghimpun
Yaitu kegiatan
mencari dan
mengusahakan segala
keterangan yang
tadinya belum ada
atau berserakan
sehingga siap untuk
digunakan apabila di
perlukan.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
2. Mencatat
Yaitu kegiatan
membukukan seperti
dalam hal
membukukan
berbagai transaksi
atau berbagai
keterangan yang
diperlukan dengan
menggunakan alat
tulis menulis.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
3. Mengolah
Yaitu mengerjakan
atau memproses
data atau
keteranganketerangan dengan
maksud
menyajikannya
dalam bentuk yang
lebih berguna.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
4. Menggandakan
Yaitu kegiatan
memperbanyak
dengan berbagai
cara dan alat
sebanyak jumlah
yang diperlukan.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
5. Mengirim
Yaitu kegiatan
menyampaikan
informasi atau
data dari satu
pihak ke pihak
lainnya dengan
menggunakan
berbagai cara dan
alat.
1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan
Kantor
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan
menaruh di tempat
tertentu dengan
menggunakan
berbagai cara dan alat
dengan tujuan dapat
di temukan kembali
dengan cepat
bilamana keterangan
tersebut di butuhkan.
1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat Pelayanan
1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor
2.Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian
dalam Organisasi
1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam
Organisasi
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Fungsi
Pekerjaan Kantor
Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran
1. Dapat Menyebutkan Fungsi Pekerjaan
Kantor dalam Organisasi
2. Dapat Menjelaskan Fungsi Melayani
Pelaksanaan Pekerjaan Operatif
3. Dapat Menjelaskan Penyediaan
Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan
4. Dapat Menjelaskan Fungsi Membantu
Kelancaran Perkembangan Organisasi
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor
1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif
Berarti membantu dan meringankan pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok)
dalam pencapaian tujuan organisasi.
Contoh:
Bagian penjualan pekerjaan operatifnya adalah
menjual barang dan jasa. Pekerjaan mencatat
dokumen-dokumen penjualan bersifat
membantu kelancaran pekerjaan pokok bagian
penjualan sehingga target penjualan dapat
tercapai.
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor
2. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan
Organisasi
Pekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data
atau keterangan yang di butuhkan pimpinan
organisasi untuk membuat suatu keputusan atau
melakukan tindakan yang tepat.
Contoh:
Dalam mengabil keputusan penambahan
produksi baru bagi Manager Produksi diperlukan
data tentang kapasitas mesin, omzet penjualan,
angket kebutuhan konsumen, dsb yang harus
disiapkan oleh bagian petugas pencatatan
masing-masing bagian.
1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor
3. Membantu Kelancaran Perkembangan
Organisasi
Pekerjaan kantor mempunyai fungsi atau
peranan melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat
ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Sarana dan
Prasarana Administrasi Perkantoran
Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran
1. Dapat Menjelaskan Pengertian Sarana dan
Prasarana Administrasi Perkantoran
2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Sarana
dan Prasarana Administrasi Perkantoran
1.4.1 Pegertian Sarana
Sarana Adminstrasi Perkantoran
Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam menyelenggarakan
administrasi perkantoran.
Contoh:
- Meja tulis
- Lemari arsip
- Komputer
- Pesawat telepon
- Mesin fotocopy
- Dll.
1.4.2 Pengertian Prasarana
Prasarana Administrasi Perkantoran
Adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama dalam terselenggaranyan
administrasi perkantoran.
Contoh:
- Gedung
- Listrik
- Air bersih
- Jaringan Telepon
- Dll.
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
Dalam Administrasi Perkantoran
1. Perabot Kantor ( Office Furniture )
- Kursi dan Meja
- Lemari File
- Rak
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
Dalam Administrasi Perkantoran
2. Perbekalan Kantor ( Office Supplies )
- Kertas
- Karbon
- Pulpen
- Tinta Printer
- Spidol
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
Dalam Administrasi Perkantoran
3. Mesin Kantor ( Office Machine )
- Komputer
- Printer
- Mesin Tik
- Faximile
- Risograph
1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan
Dalam Administrasi Perkantoran
4. Hiasan Kantor ( Office Ornament )
- Gambar
- Jam dinding
- Kalender
- Vas bunga
1.4.4 Jenis-Jenis Prasarana Yang Digunakan
Dalam Administrasi Perkantoran
1.
2.
3.
4.
5.
Prasarana
Prasarana
Prasarana
Prasarana
Dll.
Gedung Kantor
Air Bersih (PAM)
Listrik
Jalan
MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP
PENYELENGGARAAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Mengidentifikasi Persyaratan
Personil Administrasi Perkantoran
Bisnis Manajemen
Tujuan Pembelajaran
1. Dapat Menjelaskan Pengertian Personil
Kantor
2. Dapat Menyebutkan Macam-Macam
Personil Kantor
3. Dapat Menjelaskan Persyaratan Personil
dalam Administrasi Perkantoran
1.5.1 Pengertian Personil
Kantor
Personil Kantor adalah setiap orang yang
melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik
kantor pemerintah maupun kantor swasta)
dengan mendapatkan upah sebagai imbalan
dari tenaga dan atau jasa yang diberikan
kepada kantor.
1.5.2 Macam-Macam Personil
Kantor
Dilihat dari statusnya, personil kantor terdiri dari:
1. Pegawai honorer
2. Pegawai harian
3. Pegawai bulanan
4. Pegawai tetap
5. Pegawai kontrak
1.5.2 Macam-Macam Personil
Kantor
1. Pegawai Honorer
Adalah seseorang pegawai yang diberikan
imbalan berapa honorarium sesuai dengan
prestasi kerja dan dibayarkan setelah pelajaran
selesai.
2. Pegawai Harian
Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji
secara harian. Hari libur dan hari sabtu dan
minggu tidak diberikan gaji.
1.5.2 Macam-Macam Personil
Kantor
3. Pegawai Bulanan
Adalah seseorang pegawai yang diberikan
upah/gaji setiap bulan. Hari sabtu, minggu dan
hari libur tidak ada pengurangan gaji.
4. Pegawai Tetap
Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji
secara tetap setiap bulan ditambah dengan
tunjangan dan fasilitas lain sesuai dengan
peraturan perusahaan yang berlaku.
1.5.2 Macam-Macam Personil
Kantor
5. Pegawai Kontrak
Adalah seseorang pegawai yang bekerja dan
dibayar sesuai dengan kontrak yang telah
disepakati untuk jangka waktu tertentu. Hak
dan kewajiban pegawai tersebut berakhir
setelah masa kontrak selesai dan dapat
diperpanjang sesuai dengan kesepakatan kedua
belah pihak.
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
Administrasi Perkantoran
Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi
dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran
antara lain:
1. Persyaratan Pendidikan
2. Persyaratan Keterampilan
3. Persyaratan Kepribadian
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
Administrasi Perkantoran
1.
Persyaratan Pendidikan
Adalah kemampuan akademis yang diperlukan
untuk menduduki suatu jabatan.
Misalnya:
Ijazah
Sertifikat.
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
Administrasi Perkantoran
2.
Persyaratan Keterampilan
Adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas
dalam suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan
dengan keterampilan.
Misalnya:
Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin
Kemampuan mengetik 10 jari
Kemampuan menangani rapat
dsb.
1.5.3 Persyaratan Personil Dalam
Administrasi Perkantoran
3.
Persyaratan Kepribadian
Adalah berhubungan dengan tingkah laku,
kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki
suatu jabatan.
Misalnya:
Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
Daftar Riwayat Hidup