Transcript planejamento estratégico nos rpps

Planejamento e Gestão
Estratégica nos RPPS
Seminário da AEPREMERJ
Búzios, RJ, 23 de maio de 2014
Planejamento e Gestão Estratégica na Administração
Pública
“A área pública tem sido colocada em xeque pela sociedade com relação às
respostas que lhes são exigidas. O cidadão-usuário demanda padrões de excelência
nos serviços oferecidos, exercendo seu direito de cobrar presteza no atendimento
aos anseios sociais e no cumprimento da missão das instituições. Além disso, as
organizações públicas não puderam crescer em tamanho o suficiente para
acompanhar o ritmo do crescimento populacional do país. O incremento da demanda
tanto qualitativa quanto quantitativa no setor público é fato inegável. Como dar cabo
da tarefa de responder adequadamente a esses (quase) novos desafios? Adotando
o planejamento estratégico, a gestão estratégica, única ferramenta gerencial capaz
de proporcionar a implantação de um modelo de gestão eficiente e eficaz, capaz de
atender de forma efetiva às fortes demandas sociais”
(Luiz Carlos Bresser Pereira – Ministro do MARE)
Planejamento e Gestão Estratégica na Administração
Pública
“Gerir estrategicamente uma organização pública significa, nos dias de hoje, a
possibilidade mais tangível, e talvez a única, de atingir os objetivos institucionais
pretendidos”
(Claudia Costin – Ministra do MARE e atual Secretária de Educação da Cidade do
Rio de Janeiro)
“se o governo compra um circo, o anão
começa a crescer“
(Delfim Neto)
• Estratégia - Definição
“ É a arte de aplicar com eficácia os recursos de que se dispõe
ou de explorar as condições favoráveis de que porventura se
desfrute, visando ao alcance de determinados objetivos”
Quais são seus objetivos?
“ É a arte de dirigir coisas complexas”
Gerir um RPPS é uma tarefa complexa? Por que?
• Estratégia - Conceito
• O conceito básico de estratégia está relacionado à interação
da instituição com seu ambiente, ressaltando a maximização
dos resultados que ela quer oferecer
• É o caminho mais adequado a ser seguido para alcançar os
objetivos e desafios estabelecidos pela instituição
“ Estratégia pode ser entendida como um plano para olhar adiante e um
padrão para olhar o desempenho passado” (Henry Mintzberg)
• A estratégia deverá ser, sempre, uma opção inteligente,
econômica, viável e se possível, original
•
O que é Planejamento Estratégico ?
• É O processo de analisar uma organização sob vários
ângulos, definindo seus rumos por meio de um
direcionamento que possa ser monitorado nas suas ações
corretas, utilizando-se, para tanto, de um instrumento
denominado “plano estratégico”.
Que rumos pretendem seguir?
•
Conceitos de Planejamento Estratégico
• Planejar é decidir antecipadamente o que fazer, de que maneira fazer,
quando fazer e quem deve fazer, para o alcance de uma situação
desejada
• Planejamento é um processo que apresenta os caminhos a seguir, de
modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de
esforços e recursos
• O Planejamento Estratégico é uma metodologia gerencial que permite
estabelecer a direção a ser seguida pela instituição, visando um maior
grau de interação com o ambiente. Trata-se de um processo contínuo
durante o qual são definidos e revisados a missão da instituição, a visão
de futuro, os objetivos e os projetos de intervenção que visam a mudança
desejada
• Conceitos de Gestão Estratégica
• Gestão estratégica pode ser vista como a forma pela qual a
organização “dá vida” ao seu planejamento estratégico
• Consiste em fazer com que a estratégia definida seja
sistematicamente implementada, acompanhada, analisada e,
se for preciso, redefinida, para garantir que a visão de futuro,
seja alcançada. É voltada para o longo prazo e está
integrada num sistema de gestão com foco em resultados
• A gestão estratégica pressupõe uma mudança cultural e de
atitude na instituição, desde a alta cúpula até a operação,
incluindo áreas de apoio
•
O que é Gestão Estratégica ?
• É a tarefa de buscar direcionar todo o conjunto de recursos
organizacionais, representados nos esforços das pessoas
(dons, talentos, interesses e aptidões naturais), e na
aplicação dos meios materiais disponíveis para o alcance de
um desejo coletivo quanto ao futuro daquele “grupo de
pessoas com um propósito”, que representa a própria
definição e função da organização.
Você conhece o desejo da sua coletividade?
• Conceitos de Gestão Estratégica
• Entendimento de qual o impacto das ações dos envolvidos
no processo para a implementação da estratégia e o alcance
da visão de futuro da instituição, visando uma atuação com
foco no que efetivamente deve ser feito pra gerar os
resultados esperados
“Tão importante quanto uma boa estratégia e uma estratégia bem
implementada”
• O Plano Estratégico
• A gestão estratégica trata em primeiro lugar da formulação de
estratégias que determinem rumos ou formas de atingir objetivos .
Essas estratégias são geralmente reunidas e descritas em um
plano estratégico
• à missão - para que servimos, qual é nossa razão de ser
• à visão - onde queremos chegar como instituição
• os valores - quais são nossas premissas quanto às atitudes para alcançar
nossa visão
• à estratégia - como faremos para alcançar nossa visão
• aos desdobramentos da estratégia - as grandes ações que precisamos
conduzir e que comporão a estratégia, isto é, os objetivos estratégicos. A
estratégia deverá desdobrar-se também indicando as competências
organizacionais, ou seja, quais são as capacidades que possuímos
coletivamente, ou que precisaremos desenvolver, para podermos alcançar
nossa visão
• Gestão Estratégica - Desafios
• O Maior desafio da gestão estratégica está relacionado à sua
efetividade prática no alcance dos objetivos organizacionais
• Capacidade de movimentar e comprometer a organização
• Alinhamento da organização no sentido da prescrição proposta no Plano
Estratégico
• Adaptação da organização as exigências desse processo
• Adoção de uma dinâmica permanente de:
•
•
•
•
•
Planejamento
Execução
Monitoramento
Avaliação
Ajustes e Reajustes
• Gestão Estratégica - Execução
• Uma boa execução da estratégia pressupõe, basicamente, que a
instituição estabeleça as seguintes premissas:
• Formule – analise o seu ambiente competitivo e formule uma boa
estratégia
• Mapeie – crie um Mapa Estratégico e selecione os melhores indicadores de
desempenho
• Alinhe – alinhe os processos, estrutura e tecnologias às demandas
estratégicas
• Envolva – busque o envolvimento das pessoas em todos os níveis
• Implemente – faça gestão dos projetos necessários para implementação da
estratégia
• Gerencie – faça da gestão estratégica uma rotina
• Planejamento e Gestão Estratégica - Implantação
• Comitê de Gestão Estratégica – Criação
• Composição – Diretoria, Representantes da Prefeitura, Servidores do RPPS,
segurados e entidades associativas
• Atribuições – Tomada de decisões estratégicas, com propósito de conferir ao
processo de planejar o dinamismo e a agilidade necessárias
• Reuniões
• Reuniões de trabalho – Semanais ou mensais visando o acompanhamento dos processos de
implementação
• Reuniões de Análise da Estratégia (RAEs) - Trimestrais com a finalidade de discutir e deliberar
acerca das ações estratégicas. As RAEs devem ser abertas e o convite para participação de
todos deve ser permanente.
• Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração
• Plano Estratégico – Documento Norteador – Finalidade de dar
Suporte à Gestão – Conceber (didática e sintética) e Gerar
• A integração dos esforços coletivos
• A Transparência com relação aos objetivos e às metas, o que facilita a
adesão das pessoas e sinergia entre as atividades
• A priorização dos recursos ao longo do tempo
• A profissionalização da gestão
• Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração
• Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas
• Composição formal de equipes – Representação do público interno e externo
• Equipe de Representantes – Diretoria, Patrocinadores, Servidores, Segurados e Associações
•
Participação de entrevistas e de reuniões, validando as proposições para apreciação final
• Equipe de Representantes Ampliada – Gestores de todas as unidades funcionais do RPPS e
por representantes dos Segurados e dos Patrocinadores
•
Participação ativa na formulação do plano estratégico, preparando propostas de missão, visão, valores, objetivos
estratégicos, indicadores, metas e projetos
• Equipe de Desenvolvimento – Servidores designados pela Diretoria
•
•
•
Equipe encarregada de absorver os conceitos, metodologias e ferramentas utilizados na elaboração do plano
Organização da coleta de insumos de diversas fontes
Subsidiar e conduzir tecnicamente o processo
• Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração
• Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas
• Coleta de propostas de gestão e de sugestões junto às unidades funcionais
do RPPS
• Realização de pesquisa preliminar exploratória
• “RPPS – Percepções dos Segurados”
• Apresentação da composição das equipes e da metodologia aos
interessados
• Sensibilização para a Pesquisa de Satisfação e Bem-Estar de Segurados e
Servidores junto aos segurados e servidores
• Realização da Pesquisa de Satisfação e Bem-Estar de Segurados e
Servidores
• Promoção de reunião para apresentação da metodologia de elaboração do
plano estratégico aos membros das Equipes de Representantes e de
Representantes Ampliada
• Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração
• Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas
• Realização da Pesquisa de Satisfação do Usuário do RPPS (pesquisa
externa)
• Entrevistas com Equipe de Representantes com vistas a compor a Análise de
Cenários para o Planejamento Estratégico
• Realização do 1º Fórum de Gestão Estratégica – elaboração da versão
preliminar do mapa estratégico
• Realização da 1ª reunião com a Diretoria para versão final do mapa
estratégico
• Identificação preliminar de indicadores para os objetivos estratégicos
• Pré-mapeamento de projetos e programas estratégicos e elaboração de
versão preliminar dos indicadores e das iniciativas estratégicas
• Realização do 2º Fórum de Gestão Estratégica – elaboração da versão
preliminar do Plano Estratégico
• Planejamento e Gestão Estratégica - Elaboração
• Processo de elaboração do Plano Estratégico – Etapas
• Detalhamento técnico da versão preliminar do Plano Estratégico
• Realização da 2ª Reunião com a Diretoria para validação da versão final do
Plano Estratégico
• Realização de Reunião da Diretoria Executiva do RPPS para aprovação do
Plano Estratégico
• Planejamento e Gestão Estratégica - Missão
• A Missão é uma declaração concisa da razão de ser , de existir
da instituição. É, sobretudo, uma ferramenta de comunicação com
a sociedade
• Missão significa responder as seguintes perguntas:
• Por que existimos? Onde estamos?
• Para que propósito o RPPS existe?
• Que valor o RPPS oferece para a sociedade?
• Definição da Missão do RPPS
• Pagar benefícios e colaborar para o equilíbrio das finanças públicas?
• Planejamento e Gestão Estratégica - Visão
• A Visão reflete como a instituição pretende ser no futuro. É a
declaração sucinta de um desejo coletivo a ser alcançado, a
médio e longo prazos, que busca refletir
atendimento às
necessidades da sociedade
• Visão significa responder as seguintes perguntas:
•
•
•
•
Para onde vamos? Qual é o nosso destino?
O que desejamos ser?
O que o RPPS quer alcançar a médio e longo prazos?
Qual a visão de futuro do RPPS?
• Definição da Missão do RPPS
• Ser reconhecido, até 2016, pela excelência nos serviços prestados, e na
gestão dos meios utilizados, com valorização das pessoas?
“se o governo compra um circo, o anão
começa a crescer“
(Delfim Neto)
Você conhece a atual realidade dos
RPPS?
Você acredita na viabilidade dos RPPS?
Déficit Atuarial dos RPPS (União,
Estados e Municípios = R$ 3,8 trilhões
“Acreditamos que isso possa ter um impacto
muito grande para o país, num futuro muito breve.
Talvez, com consequências similares ou maiores
do que tivemos na década de 90 com a crise da
dívida dos Estados, quando a União teve que
socorrer vários que estavam às portas da
quebradeira“
(Leonardo José Rolim Guimarães)
“Não dá mais para se falar em tolerância com
regimes sem perspectiva de sustentabilidade no
longo prazo e também com gestão sem
qualificação técnica e profissional “
(Otoni Gonçalves Guimarães)
Quantos
de
vocês
possuem
sustentabilidade no longo prazo?
Quantos se consideram gestores com a
devida
qualificação
técnica
e
profissional?
Onde está o problema?
De quem é a culpa?
O Sistema de Três Pilares
Regime Geral de Previdência Social
RGPS - INSS
Previdência Social
Regimes Próprios de Previdência Social
RPPS – União, Estados e Municípios
Entidades Fechadas de Previdência Complementar
EFPC – Fundos de Pensão
Previdência Complementar
Entidades Abertas de Previdência Complementar
EAPC – PGBL/VGBL
Aspectos Demográficos
• Nova Pirâmide Populacional – Envelhecimento = Inversão da Base
• Um País de Idade Avançada
• Em uma década a proporção de idosos passou de 8,8% para 11,1% do
total da população brasileira
• Projeções – A população começa a cair na primeira metade da década
de 30
• 2030 – 208,027 milhões
• 2040 – 206,3 milhões
• A população de idosos passará de 19,2% para 26% entre 2030 e 2040
• A população de jovens de 15 a 29 anos passará de 27,1% para 23,4%
entre 2030 e 2040
Fatores Estruturais
• Redução da Taxa de Fecundidade
• Anos 70 – 6 filhos por mulher
• Atual – 1,8 por mulher
• Redução da Taxa de Mortalidade Infantil
• 1980 – 69,12 por mil nascidos (Início das Campanhas de Vacinação)
• 2000 – 30,07 por mil nascidos
• 2009 – 22,47 por mil nascidos
Fatores Estruturais
• Expectativa de Vida
•
•
•
•
73,17 anos ao nascer - Há 10 anos atrás era 69,66 anos
81,27 anos – 60 anos 89,5 anos – 80 anos
Em 2009 – Homem: 69,42 anos e Mulher: 77,01 anos
Em 30 anos (1980 a 2010) – salto de 11 anos
• 1980 - 62,6 anos (= a Namíbia) 2010 – 73,6 anos (= a Bulgária)
• Avanços na Saúde e nas Condições de Vida (Acesso ao crédito e ao
consumo)
Fatores Sociais
•
•
•
•
•
A união entre homens mais velhos e mulheres mais jovens
crescendo no total de uniões
O casamento de homens com mais de 55 anos: aumento de
250% de 1980 a 2004
Elevação no tempo de duração do benefício
Maior custo do sistema
Mais de 90% dos pensionistas são mulheres
• Planejamento e Gestão Estratégica - Valores
• Os Valores são virtudes desejáveis ou características básicas
positivas que a instituição quer preservar, adquirir ou incentivar.
São princípios que norteiam as ações institucionais que orientam
a conduta e o padrão de comportamento dos indivíduos.
Constituem uma fonte de inspiração no ambiente de trabalho
• Instituir Valores significa responder as seguintes perguntas:
• O que é importante para o RPPS?
• Que crenças orientarão o comportamento do RPPS?
• Atributos de valor do RPPS para a sociedade
• Acessibilidade
• Celeridade
• Comprometimento
• Planejamento e Gestão Estratégica - Valores
• Atributos de valor do RPPS para a sociedade
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ética
Efetividade
Respeito à Pessoa Humana
Responsabilidade Social e Ambiental
Inovação
Modernidade
Participação
Qualidade de Vida
Transparência
• Planejamento e Gestão Estratégica - Valores
• Atributos de valor do RPPS para a sociedade
• Acessibilidade – garantir o direito do segurado de acesso ao RPPS
• Celeridade – ressaltar o combate à morosidade na entrega dos serviços
• Comprometimento – aumentar o compromisso da Diretoria e servidores com
o destino estratégico do RPPS
• Ética – agir com honestidade e integridade em todas as suas ações e
relações
• Efetividade – alcançar resultados positivos em suas ações e objetivos
• Respeito à Pessoa Humana – pautar suas ações com estrita observância ao
princípio da dignidade da pessoa humana, entendido como valor supremo
que atrai todas as demais garantias constitucionais
• Responsabilidade Social e Ambiental – atuar para garantia da cidadania e
para a gestão ambiental, por meio de ações de responsabilidade social e
práticas ecoeficientes
• Planejamento e Gestão Estratégica - Valores
• Atributos de valor do RPPS para a sociedade
• Inovação – buscar soluções inovadoras para melhoria da prestação dos
serviços, destacando-se pela criatividade, modernidade e quebra de
paradigmas
• Modernidade – acompanhar as tendências de modernidade no que se refere
a processos e tecnologias aplicáveis ao RPPS
• Participação – mobilizar e integrar permanentemente os segurados e
servidores
• Qualidade de Vida – zelar pela saúde ocupacional e qualidade de vida dos
servidores, com foco na promoção do bem estar no ambiente de trabalho
• Transparência – praticar atos com visibilidade plena do desempenho de suas
atribuições
• Planejamento e Gestão Estratégica - Objetivos
• Os Objetivos estratégicos são os grandes desafios que a
instituição deverá suplantar para conseguir implementar sua
estratégia. Funcionam como sinalizadores dos pontos de atuação
onde o êxito é fundamental para o cumprimento da Missão e o
alcance da Visão de Futuro. Definem o que a instituição quer
atingir em cada uma das perspectivas da sua estratégia
• Os 18 objetivos estratégicos do RPPS são:
• Qualidade e Celeridade
• Objetivo 1 – Aprimorar continuamente os procedimentos e práticas gerenciais
• Acesso ao RPPS e Efetividade
• Objetivo 2 – Aprimorar o acesso ao RPPS
• Objetivo 3 – Promover a efetividade na execução dos procedimentos
• Planejamento e Gestão Estratégica - Objetivos
• Os 18 objetivos estratégicos do RPPS são:
• Responsabilidade Social e Ambiental
• Objetivo 4 – Considerar o impacto social e ambiental na sua atuação
• Infraestrutura Física
• Objetivo 5 – Garantir qualidade, funcionalidade e segurança das instalações e acessibilidade
às pessoas
• Relacionamento Institucional
• Objetivo 6 – Buscar parcerias com outras instituições
• Objetivo 7 – Aperfeiçoar a comunicação interna e externa
• Alinhamento e Integração
• Objetivo 8 – Adequar a estrutura organizacional à estratégia
• Eficiência Operacional
• Objetivo 9 – Melhorar continuamente os procedimentos de trabalho
• Gestão de Pessoas
• Objetivo 10 – Implantar processo de gestão por competências
• Objetivo 11 – Viabilizar a capacitação das pessoas para o alcance da estratégia
• Objetivo 12 – Melhorar continuamente a Saúde e Qualidade de Vida no trabalho
• Planejamento e Gestão Estratégica - Objetivos
• Os 18 objetivos estratégicos do RPPS são:
• Cultura Organizacional
• Objetivo 13 – Disseminar a cultura de responsabilidade social e ambiental
• Objetivo 14 – Disseminar a cultura de visão sistêmica
• Objetivo 15 – Consolidar um ambiente favorável à iniciativa e à livre expressão
• Tecnologia da Informação e Comunicação
• Objetivo 16 – Garantir a confiabilidade, integralidade e disponibilidade das informações
• Objetivo 17 – Assegurar ferramentas de TI adequadas à estratégia
• Orçamento
• Objetivo 18 – Melhorar continuamente a execução orçamentária
• Planejamento e Gestão Estratégica – Mapa Estratégico
• Mapa Estratégico é uma representação visual da história da
estratégia, que evidencia os desafios que a instituição terá que
superar para concretizar sua Missão e Visão de Futuro. O Mapa
Estratégico é estruturado por meio de objetivos estratégicos
distribuídos nas perspectivas do negócio, interligados por relações de
causa-efeito
• Considerar as especificidades da Administração Pública, bem como a
realidade do RPPS e delinear um número de perspectivas associadas
aos Objetivos:
• Perspectiva da Sociedade
• Percepção de valor pelo segurado. Está alocada no topo das perspectivas, considerando a
premissa de que a Administração Pública existe para identificar e atender às demandas sociais.
Nesse sentido, direciona todas as ações do RPPS para satisfação dos segurados, entendida pelo
RPPS da seguinte forma: Qualidade e Celeridade integrado com Acesso ao RPPS e Efetividade
• Planejamento e Gestão Estratégica – Mapa Estratégico
• Considerar as especificidades da Administração Pública, bem como a
realidade do RPPS e delinear um número de perspectivas associadas
aos Objetivos:
• Perspectiva Processos Internos
• Medidas e mudanças internas com o objetivo de gerar valor ao cidadão-usuário. Identifica os
procedimentos mais críticos que impactam diretamente na realização dos objetivos da Perspectiva
Sociedade, visando à melhoria contínua e a excelência nos serviços prestados. Nesse sentido,
direciona todas as ações do RPPS para satisfação dos segurados, entendida pelo RPPS da
seguinte forma: Infraestrutura Física integrado com Relacionamento Institucional e com
Alinhamento e Integração
• Planejamento e Gestão Estratégica – Alinhamento
Organizacional
• É o alinhamento de todas as unidades e pessoas, em todos os níveis
hierárquicos, com relação à Missão, à Visão de Futuro, aos Objetivos
Estratégicos e às Metas, além das atribuições institucionais,
desdobramentos e monitoramento do desempenho. Significa colocar
todos os componentes da instituição voltados na direção apontada
pela estratégia, transformando-a em tarefa de todos
• Com o alinhamento pretende-se que todos os envolvidos tenham
uma noção mais precisa do impacto de suas responsabilidades e do
seu trabalho para o alcance dos objetivos.
• Estabelecer Meta do Alinhamento Organizacional
• Ter 100% dos setores interligados via rede
• Certificar 50% dos servidores
• Planejamento
Estratégicos
e
Gestão
Estratégica
–
Projetos
• São os projetos selecionados pela Diretoria Executiva e alinhados à
Missão que contribuem diretamente para o alcance das Metas
Estratégicas. Projetos Estratégicos são iniciativas que auxiliam a
instituição no alcance dos Objetivos eleitos como prioritários
• Definir os Projetos Estratégicos
• Integração Estratégica – Promover ações voltadas ao desdobramento da
estratégia do RPPS, assim como de sua disseminação, visando o alinhamento e
a integração organizacional. Realizar ações promotoras da visão sistêmica e
fomentar compartilhamento de experiências, disseminando os valores da
instituição e a atuação ética
• Capacitação Estratégica – Proporcionar educação continuada orientada ao
desenvolvimento profissional e pessoal dos servidores, com ênfase nas
competências estratégicas
•
I
• Planejamento e Gestão Estratégica – Matrizes de Metas
e Indicadores
• Indicadores são formas de representação quantificáveis de
características de produtos e processos, utilizadas para acompanhar
e melhorar os resultados e o desempenho da instituição ao longo do
tempo. A partir dos indicadores são traçadas as Metas, que
representam os resultados a serem alcançados para atingir os
objetivos propostos
“ Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se
define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia” (William
Edwards Deming)
• O estabelecimento de metas permite um melhor controle dos
resultados, pois as mesmas devem ser observáveis, quantificadas
por meio de indicadores, conter prazos de execução e definição de
responsabilidade
• Planejamento e Gestão Estratégica – Matrizes de Metas
e Indicadores
• A definição das metas deve estar focada na análise das
necessidades, expectativas e satisfação dos segurados
• Características das Metas
•
•
•
•
•
•
•
•
Desafiantes para estimular os executores
Significado particular à instituição, gerando comprometimento e motivação
Relevantes, importantes para o alcance dos objetivos
Claras, precisam evitar ambiguidades e todos devem entender
Específicas, metas genéricas não geram resultados observáveis, claros
Mensuráveis, precisam ser quantificadas por meio de indicadores
Temporais, com prazo bem definido, contendo dia, mês e ano
Viáveis, precisam ser alcançáveis
• As Metas têm foco em resultados não em atividades
“se o governo compra um circo, o anão
começa a crescer“
(Delfim Neto)
João Luiz Meireles da Conceição
[email protected]