Transcript Programa Hacia Cero Papel

Poder Judicial – Costa Rica
“Justicia sin papeles”
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Programa Hacia Cero Papel
Programa Hacia Cero Papel
DIAGNÓSTICO CONSUMO DE PAPEL
Presupuesto Inicial y Devengado en Productos de
Papel, Cartón e Impresos, años 2005-2009
1.000.000.000,00
800.000.000,00
600.000.000,00
400.000.000,00
200.000.000,00
0,00
Inicial
2005
2006
2007
2008
2009
329.160.073,0 518.081.820,0 518.420.006,0 611.720.163,0 802.460.963,0
Devengado 257.406.255,5 374.447.516,8 267.743.647,4 440.234.950,3 945.495.458,6
Aproximadamente, por cada 17 resmas de
papel de 500 hojas, se tala un árbol
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PAPEL OFICIO F-74 Y CARTA BOND BLANCO ( fax, impresoras,
fotocopiadoras )
 En el 2009 se consumieron un total de 52 443 resmas de
papel de 1000 hojas en el Poder Judicial, que representó una
derogación de ¢249.932.849.40 y la tala de 6169 árboles.
ÁMBITO
CANTIDAD DE
UNIDADES
PORCENTAJE %
25.337
48.31
13.883
26.47
Organismo de Investigación
Judicial
5.211
9.93
Defensa Pública
1.958
Ministerio Público
6.054
Administrativo
y
órganos
de
jurisdiccional
otros
apoyo
Jurisdiccional
TOTAL
3.73
11.54
52.443
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Fotocopias (servicios contratados)
 De enero a marzo de 2010 se sacaron un total 1.616.292
fotocopias mediante contratación de servicios, que representó
para la institución una erogación aproximadamente de
¢18.160.316,30 y la tala 190 árboles en tres meses.
AMBITO
CANTIDAD
PORCENTAJE %
COSTO ESTIMADO ¢
47.967
2.97
669.611,75
Jurisdiccional
739.566
45.76
7.820.012,85
Ministerio Público
313.652
19.40
3.952.958,10
Defensa Pública
334.759
20.71
4.531.632,25
180.348
11.16
1.186.101,35
1.616.292
100
18.160.316.30
Dirección, Administración
otros Órganos de Apoyo
Organismo
Judicial
de
y
Investigación
TOTAL
Programa Hacia Cero Papel
PROGRAMA HACIA “CERO PAPEL”
C
O
N
S
E
J
O
S
U
P
E
R
I
O
R
Inicia en marzo de 2010, integrado
por 4 representantes de cada uno
de los sectores del Poder Judicial
Ámbito Jurisdiccional
Ministerio Público
Defensa Pública
Organismo de Investigación
Judicial (OIJ)
Ámbito Administrativo
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Compromiso:
•
Asumir el liderazgo y el DESARROLLO DE
POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS que eliminen el uso del
papel y el apego a la escritura en la Administración
de Justicia.
•
Que el DESARRAIGO AL PAPEL sea el medio de
fortalecer el derecho de las personas usuarias, para
que los procesos reciban una tramitación ágil,
flexible y sin mengua de la calidad de las decisiones.
•
Fomentar el uso de la tecnología para la gestión
electrónica de los procesos, la oralidad, entre otros.
•
Reducir costos para la Justicia y colaborar con el
ambiente.
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Objetivo General
• Garantizar una justicia ágil y sin papeles,
potenciando el aprovechamiento de los recursos
tecnológicos ( gestión electrónica de los trámites procesos ) y la aplicación de la oralidad y buenas
prácticas, a lo esencial, que es brindar respuesta
oportuna al conflicto .
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Objetivos Específicos:
• Campañas de sensibilización y capacitación
• Informar de las herramientas tecnológicas
• Conocer y controlar causas que generan resistencia
• Elaboración de protocolos o manuales
• Planes Estratégicos y Anuales Operativos
• Sustitución Formulario en papel por electrónicos.
• Generar una reducción del gasto presupuestario.
• Banco de buenas prácticas
• Implementar indicadores de costo y consumo
• Imagen Institucional
Programa Hacia Cero Papel
Establecimiento de Políticas Hacia
Cero Papel
Política I:
Política II:
Maximizar el uso
de la tecnología
dentro de las
oficinas del
Poder Judicial,
como medio
para alcanzar
una Justicia sin
Papeles .
Fomentar en el
Poder Judicial
una cultura de
no utilización del
papel
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Establecimiento de Políticas Hacia
Cero Papel
Política I:
Maximizar el uso de la tecnología dentro de las oficinas del Poder
Judicial, como medio para alcanzar una Justicia sin Papeles .
Para todo trámite que se lleve a cabo en el Poder Judicial, se evitará el consumo de papel,
propiciando el uso de información en forma electrónica y prescindiendo de su posterior
impresión.
A nivel de comunicación interna del Poder Judicial, se utilizará como medio oficial el
correo electrónico.
El intercambio de información o servicios entre el Poder Judicial y otras instituciones ya
sean públicas o privadas, se debe realizar, en la medida de lo posible, en forma digital,
prescindiendo de esta forma del uso de papel.
En el proceso de formulación presupuestaria, no se aprobarán incrementos en la compra
de cualquier tipo de papel.
Se sustituirá el uso de formularios impresos por digitales.
Potenciar el desarrollo, utilización y acceso de tecnología a lo interno y con las personas
usuarias para facilitar sus trámites con el Poder Judicial: video conferencia, gestión en
línea, medios virtuales, agenda electrónica, firma electrónica de documentos, notificaciones,
citaciones y localizaciones en forma electrónica entre otros.
Establecimiento de Políticas Hacia
Cero Papel
Política II: Fomentar en el Poder Judicial una cultura de no utilización
del papel
Campañas orientadas a los servidores y servidoras judiciales, y las personas usuarias, para
incentivar una cultura de cero papeles, haciendo uso de las tecnologías disponibles.

Las Unidades de Capacitación del Poder Judicial, deberán incluir dentro de sus actividades,
planes de capacitación, formación y entrenamiento como eje temático la importancia de
contar con una justicia sin papeles y sus beneficios.

Las jefaturas de los despachos u oficinas judiciales deben velar de que los Planes
Estratégicos y Anuales Operativos, estén acorde con las Políticas Hacia Cero Papel.

Toda oficina judicial debe llevar un control estricto de fotocopias en cuanto tipo de
documentos y cantidad; autorizará las estrictamente necesarias.

El Poder Judicial, a través de las instancias correspondientes, procurará la definición de
indicadores de gestión en cuanto al consumo y uso del papel.

Instaurar reconocimientos a los oficinas judiciales que
presenten una reducción
significativa en el consumo de papel y/o hayan implementando las herramientas que da la
oralidad y la tecnología para la eliminación del proceso escrito.
ACCIONES IMPLEMENTADAS PARA
ERRADICAR EL USO DE PAPEL
Conformación de Comisión que se responsabiliza en la elaboración de un
diagnóstico general y por ámbito del gasto en consumo de papel y fotocopias
traducida en tala de árboles.
Cada grupo del Programa identificó los esfuerzos aislados catalogados como
buenas prácticas o acciones concretas para la eliminación del uso del papel.
Cada sector del Programa llevó a cabo un análisis de las principales fuentes de
papel, para valorar soluciones que permitan su erradicación y que generan un
alto consumo.
Se trabajó durante cinco sesiones en el establecimiento de las “Políticas Hacia
Cero Papel”. Aprobadas por el Programa en sesión N°7-2010 del 8 de setiembre
2010, artículo VI.
Se emiten circulares relacionadas con la obligación de establecer controles
sobre el uso de las fotocopiadoras e impresoras y sobre la obligación de incluir
objetivos acordes con las “Políticas Hacia Cero Papel” en la formulación de
Planes Anuales Operativos y Estratégicos
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Reunión con los Administradores de todo el país para informarlos de los
objetivos del Programa . Los Administradores deben remitir reportes mensuales
al Programa de los gastos en papel y fotocopias.
A falta de acceso a Internet o Intranet en algunos despachos, el envío de
información electrónica se debe lograr por otros medios digitales.
Los coordinadores del Programa de la Defensa Pública y el Ministerio Público, emitieron
lineamientos de no autorizar fotocopias de todo un expediente judicial, sino solo de los
folios que requieren. Además en ambas dependencias se emitieron directrices de que la
remisión de informes debe ser en forma electrónica u algún medio digital.
Se coordina con el Departamento de Tecnología de la Información, para que las
notificaciones a los Defensores Públicos, Fiscales, Abogados/as Litigantes y
partes del proceso, sea de forma electrónica.
Se visita el Registro Judicial por la cantidad de personas haciendo filas para solicitar certificaciones en
papel. Al conocerse la causa, se coordina reunión con la Dirección de Migración, para que las solicitudes de
certificaciones de personas extranjeras las realicen ellos vía electrónica al Registro y esta Oficina remite
por ese mismo medio las certificaciones digitales. Además, se modificó la cantidad de certificaciones
entregadas por persona, pasando de tres, a una.
Programa Hacia Cero Papel
El Departamento de Prensa y Comunicaciones a solicitud del Programa, elabora
la campaña de comunicación para sensibilizar y propiciar una cultura de cero
papeles. Se llevó a acabo la primera campaña de comunicación y se han
generado cantidad de consultas al Programa por parte del personal judicial . Las
respuestas se han canalizado por ámbitos.
Plan piloto. Reunión del Programa con el Consejo de Administración de Grecia ,
por su alto consumo de fotocopias y consumo de papel. Se emiten compromisos
en el Circuito y se le da seguimiento por parte de todos los sectores del
Programa.
Se solicitó a la Comisión de Accesibilidad y al Departamento de T.I establecer un
protocolo de acciones para que las personas no videntes litiguen en línea en
cualquier despacho judicial.
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BENEFICIOS ALCANZADOS
Ministerio
Público
El control en la cantidad
impresiones en seis
dependencias del Ministerio
Público (Unidad Administrativa,
Oficina de Atención a la
Víctima, Fiscalías: Trámite
Rápido, Estafas, Penal Juvenil
Narcotráfico), implicó una
reducción de papel, pasando de
251000 hojas en el mes uno y
dos, a 175000 hojas en el
mes siete y ocho. Salvándose
10 árboles.
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BENEFICIOS ALCANZADOS
Despachos
Judiciales
Contribuyeron a reducir
el consumo de papel en
639213 hojas en un año
(Set. 09- Set. 10),
salvándose 75 árboles
Organismo
de
Investigación
Judicial
Redujo el consumo de
papel para boletines
informativos, al pasar en
el 2009, de 56000 hojas
de papel tamaño carta, a
6000 hojas, entre enero y
setiembre de 2010, lo
que implicó que se
salvaran unos 6 árboles
aproximadamente.
Se digitalizaron 20 de los
treinta formularios de
control de uso
obligatorio, seis están en
proceso en espera de los
dispositivos para la firma
digital
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REDUCCIÓN DE PAPEL EN EL 2010
Circuito Judicial de Grecia:
Redujo en dos meses un total de 8739 hojas de papel F-74.
Despachos electrónicos:
Redujo 639.213 hojas de papel.
 Registro Judicial:
Disminuyó el consumo de papel en 580.000 hojas en comparación con el
2009.
 Ministerio Público:
Dejó de consumir entre enero y agosto, 33.000 hojas de papel.
 Organismo de investigación Judicial:
No consumió en seis meses 123.700 hojas de papel F-74 y en papel para
boletines informativos, 50.000 hojas.
SE LOGRÓ REDUCIR 1.434.652 HOJAS
SALVÁNDOSE 169 ÁRBOLES
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RADIOGRAFÍA SIN PAPEL
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Informe N° 1638-PLA-2009 del Departamento de Planificación: “Ejecución de las políticas de simplificación de trámites
administrativos a nivel interno, de reducción del uso de papel y de utilización de los sistemas de comunicación interna
con base a los recursos tecnológicos que la Institución ha puesto al servicio de los servidores judiciales”.
La Corte Plena en sesión N° 16-09 celebrada el 1 de mayo de 2009, artículo XXI, aprobó las “Medidas para la Contención del
Gasto”.
Informe N° 171-15-ATI-2010, de la Auditoría Judicial: “Análisis de la razonabilidad de las acciones institucionales
relacionadas con tecnología, llevadas a cabo para minimizar el uso del papel en el Poder Judicial” .
El Consejo Superior, sesión del 19 de enero de 2010 artículo XLV, acordó “constituir un Comité Coordinador Institucional
para la reducción del uso del Papel” .
Informe N° 3698-DE-10, referente al “Diagnostico sobre la implementación de la política de eliminación de consumo de
papel en el Poder Judicial”, aprobado por el Programa Hacia Cero Papel en sesión del 21 de junio de 2010, acta 06-2010
artículo II.
Actas N° 01 a 07-2010 del Programa Hacia Cero Papel del Poder Judicial de Costa Rica.
Circular No. 122-10, referente a la tramitación de expedientes judiciales por medio de sistemas informáticos o nuevas tecnologías,
para promover la disminución y no uso de papel.
El Consejo Superior en sesión 90-2010, celebrada el 7 de octubre de 2010, artículo LV, acordó la obligación a los despachos
judiciales de incluir en sus planes anuales operativos temas que contribuyan a fortalecer el Programa Hacia Cero Papel.
Informes presentados al Programa Hacia Cero Papel por parte de: Ministerio Público, Organismo de Investigación Judicial,
Defensa Pública, Dirección Ejecutiva, Registro Judicial, Tecnología de la Información; referente a las acciones establecidas para
la reducción del uso de papel sus resultados.
Cápsulas de la campaña del Programa que se han transmitido, elaboradas por el Departamento de Prensa y Comunicación
Organizacional del Poder Judicial.
Programa Hacia Cero Papel
CAMPAÑA CERO PAPEL 2010
¿Cuál es su objetivo?
Nuestro compromiso:
Garantizar una justicia ágil y sin papeles,
• Asumir
el liderazgo y de
el los
desarrollo de políticas y
potenciando
el aprovechamiento
promoverdela despapelización de
recursos estrategias
tecnológicos para
y la aplicación
buenas prácticas,
que contribuyan a mejorar
la justicia.
el servicio, reduciendo el uso de papel y
• Fomentar el uso de la tecnología, la oralidad,
fotocopias en las oficinas judiciales.
entre otros.
Objetivos
Sabía
usted
que
por ely consumo
deel:
•Nuestros
Reducir
costos
para
la Justicia
colaborar con
ambiente.
¿Cuándo
inició
funcionesaly quiénes
lo integran?
• 1.
Que
el desarraigo
papel
sea
ely provocamos
medio de
capacitación. la
sensibilización
deen
Propiciar campañas
•52.443.000
hojas F-74
el año
2009,
fortalecer el derecho de las personas usuarias,
tala de 6169 árboles.
Inició 2.
en
marzo
de 2010
y procesos
está integrado
por cuatrouna
representantes
de
y
tecnológicas
herramientas
de lasreciban
Informar
para
que
losacerca
tramitación
cada uno
demotivar
los
diferentes
sectores
del Poderde
Judicial.
suyutilización.
ágil,
flexible
sin mengua
la calidad de las
•27.862 pliegos papel bond para hacer formularios del
decisiones.
que generan
causastamaño
y minimizar
Conocer
3. Poder
Sus coordinadores/as
son:
Judicial
(222.896lashojas
carta), lase
resistencia al uso de los recursos tecnológicos, para
provocó
la tala de 26 árboles el año pasado.
•Coordinadora
General:
Lupita Chaves Cervantes, integrante del
su accesibilidad.
lograr
Consejo Superior.
o manuales
protocolos
la elaboración
Canalizar
4. •1.616.292
utilizadas
en los primeros
tres
•Coordinadora
Ámbito fotocopias
Jurisdiccional:
Nancyde
Hernández
herramientas
las
de
una
cada
de
oficial
uso
el
sobre
•Coordinadora
Ámbito
Administrativo:
Eugenia Judicial
Romero provocamos
meses
del año
2010 enAna
el Poder
tecnológicas.
•Coordinadora
por
sector
Defensa Pública: Ana Lucía Trejos
la tala
deel 190
árboles.
•Coordinadora sector OIJ: María Isabel Villegas
•Coordinador sector Ministerio Público: Francisco Fonseca
Ahorremos papel para mejorar la justicia
la justicia
para mejorar
Ahorremos papel papel
Ahorremos
para
mejorar la justicia
Ahorremos
papel para mejorar
la justicia
Para dar a conocer sus buenas prácticas y sugerencias puede escribir a:
Programa Hacia Cero Papel
(lista de correo electrónicoPrograma
interno) Hacia Cero Papel
Programa Hacia Cero Papel
[email protected]
(dirección
externa)
Programa
Hacia Cero Papel
Nov. 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Oct. 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Octubre 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Oct. 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional