Transcript Programa Cero Papel

Poder Judicial – Costa Rica
“Justicia sin papeles”
[email protected]
PAPEL VRS JUSTICIA
¿Qué representa el papel para la Justicia?
• El papel es amigo del formalismo y la rigidez.
• Poderes Judiciales complejos e ineficientes con
tanto papel.
• Deshumaniza la justicia.
• El papel es costoso y carga el presupuesto de los
Poderes Judiciales.
Programa Hacia Cero Papel
Programa Hacia Cero Papel
¿ Acceso a la Justicia ?
CAMBIO DE PARADIGMAS
De poco sirve una
reforma procesal, o
recibir más empleados,
computadoras y
suministros, si no
cambiamos las
costumbres
burocráticas.
EQUIPO DE TRABAJO
C
O
N
S
E
J
O
S
U
P
E
R
I
O
R
Inicia en marzo de 2010,
integrado por representantes de
cada uno de los sectores del Poder
Judicial
Ámbito Jurisdiccional
Ministerio Público
Defensa Pública
Organismo de Investigación
Judicial (OIJ)
Ámbito Administrativo
Compromiso:
• Asumir el liderazgo y el DESARROLLO DE
POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS que eliminen el
uso del papel y el apego a la escritura en la
Administración de Justicia.
• Que el DESARRAIGO AL PAPEL sea el medio
de fortalecer el derecho de las personas
usuarias, para que los procesos reciban una
tramitación ágil, flexible y sin mengua de la
calidad de las decisiones.
• Fomentar el USO DE LA TECNOLOGÍA, la
oralidad, entre otros.
• REDUCIR COSTOS para
colaborar con el ambiente.
la
Justicia
Programa Hacia Cero Papel
y
Políticas Cero Papel
Aprobadas por Corte Plena
Sesión N° 16-11 del 30 de mayo 2011, artículo XXXIII
POLÍTICA I
POLÍTICA II
Maximizar el uso
de la tecnología
dentro de las
Oficinas del
Poder Judicial,
que disponen de la
misma, como medio
para alcanzar una
Justicia sin
Papeles.
Fomentar en el
Poder Judicial
una cultura de
no utilización
del papel
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ALGUNAS DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE LA POLÍTICA I:
Propiciará el uso de información en forma electrónica.
A nivel de comunicación interna el correo electrónico es el medio oficial.
Propiciar el intercambio de información o servicios entre el Poder Judicial y
otras instituciones en forma digital.
En el proceso de formulación presupuestaria, no se aprobarán
incrementos en la compra de cualquier tipo de papel.
Mantener una reducción progresiva en el consumo de papel, con independencia
del recurso tecnológico, y buscar mejorar sus procedimientos de trabajo.
Sustitución de formularios impresos por digitales.
Potenciar el uso de la agenda electrónica, maximizar la utilización de
calendarios automatizados y eliminar la adquisición de los planificadores donde se
tienen implementadas esas opciones.
Fortalecer el uso de video beam, video conferencia u otros medios tecnológicos,
en audiencias judiciales o administrativas, capacitaciones, entre otros.
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ALGUNAS DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE LA POLÍTICA II:
 Campañas orientadas para incentivar una cultura de eliminación del
papel innecesario.
 Las jefaturas tienen la responsabilidad de avanzar hacia una “justicia
sin papeles”, y contribuir en la sensibilización del personal de apoyo
eliminando prácticas que no contribuyen a la decisión del conflicto y que
obstaculizan su celeridad.
 Las Unidades de Capacitación deberán incluir como eje temático
dentro de sus actividades de capacitación, formación y entrenamiento, la
importancia de contar con una justicia sin papeles y sus beneficios.
 Los Planes Estratégicos y Anuales Operativos, debe estar acorde con
las Políticas Hacia Cero Papel.
 Se deben llevar un control estricto de impresiones y fotocopias en
cuanto tipo de documentos y cantidad; autorizará las estrictamente
necesarias .
 Definición de indicadores de gestión en cuanto al consumo y uso del
papel.
 Instaurar un reconocimiento a las oficinas y despachos judiciales que
presenten una reducción significativa en el consumo de papel
mediante el uso o no de la tecnología.
Acciones estratégicas implementadas para erradicar
el uso de papel:
• Se identifican las principales fuentes de papel, para valorar
soluciones particulares que permitan la reducción en su uso.
• Se establecen controles sobre el uso las fotocopiadoras e impresoras.
• Se reconocen las buenas prácticas
• Se promueve la colaboración de los administradores regionales y
jefaturas, en temas como los Planes Estratégicos, controles, buenas
prácticas, para reducir el uso de papel.
• El presupuesto del 2011 y 2012 la subpartida 29903 “productos de
papel, cartón e impresos” no podía pasar del 9%. Para el 2013, el
monto presupuestado es igual o inferior a lo aprobado para el 2012.
• Se brinda apoyo a los diferentes ámbitos que conforma la Institución,
al visibilizar sus proyectos e importancia para la mejora de los
procesos y reducción del papel innecesario.
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Qué conexión tiene la política cero papel con
el uso de las herramientas tecnológicas?
• Reducción de la presencia física de los abogados
o partes en los despachos judiciales, al poder
consultar desde cualquier lugar el expediente
electrónico.
• Se mejora la gestión del expediente judicial, al
eliminar formalismos del proceso escrito para
mayor agilización y eficiencia de los procesos
jurisdiccionales - administrativos, economías
presupuestarias y un impacto positivo al medio
ambiente.
• Mayor transparencia, una justicia pronta y
cumplida, con plazos más razonables.
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Algunos logros
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Subpartida 29903, “Productos de Papel, Cartón e Impresos”
En 2012 se redujo significativamente el monto devengado (gastado),
en comparación con el 2009; que significó un ahorro de ¢465.705.946 y
de ¢193.711.310 si se compara con el 2010.
El monto devengado en los últimos tres años, es mucho menor al
presupuestado (inicial).
Presupuesto Inicial y Devengado en Productos de Papel, Cartón e Impresos,
años 2005-2013
₡1.000.000.000,00
₡800.000.000,00
₡600.000.000,00
₡400.000.000,00
₡200.000.000,00
Inicial
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
329.160.073 518.081.820 518.420.006 611.720.163 802.460.963748.946.946 714.825.660 697.967.762 634.431.603
Devengado 257.406.255 374.447.516 267.743.647 440.234.950 945.495.458673.500.822 468.084.013 479.789.512
Fuente:. Departamento de Planificación y Departamento Financiero Contable, ambos del Poder Judicial
*
Documentos firmados digital y
electrónicamente
2012
2011
Total de documentos : 579.893
 Electrónicamente: 281.614
 Digitalmente: 298.279
enero y febrero
Total de documentos: 131.878
 Electrónicamente: 64.334
 Digitalmente: 67. 544
La implementación de los medios electrónicos significó:
2011
2012
enero- febrero
se ahorraron 1. 739, 679 de hojas impresas
se ahorraron 395.634 de hojas impresiones
“Informe de los documentos firmados digital y electrónicamente, del 2011 y enero y febrero del 2012” :
ingrese a la dirección http://www.poder-judicial.go.cr/informe_firma/3407-12.pdf
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http://www.poder-judicial.go.cr/ceropapel/
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Curso virtual denominado Programa Hacia Cero Papel
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http://www.poder-judicial.go.cr/ceropapel/
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Contratiempos y obstáculos
nunca se terminan
• Siempre habrá algo que supere lo existente.
• La justicia es impartida por seres humanos, por lo que la
tarea nunca concluye.
• Cultura de seguimiento y evaluación, para mirar y analizar
siempre los resultados.
• Procurar la comunicación, conversatorios, talleres, para
estar atentos siempre a la mejora.
• La cultura del cambio ciertamente despierta la crítica.
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RETOS DEL PROGRAMA
Flexibilidad para dar sostenibilidad al proceso de
renovación de la ingeniería del conocimiento y
nuevas formas de gestión en el quehacer judicial
Siempre habrá experiencias innovadoras que superen lo
existente y que surgen de la creatividad. Por ello, se debe
permanecer atento a incentivar, valorar y divulgar todos los
aspectos que superen lo que siempre se había realizado de
manera tradicional y que aporte al mejoramiento del
servicio que se presta.
La labor de innovación debe ser infinita y flexible.
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Reconocimiento de compensación presupuestaria a
las instituciones públicas que se destaquen por
simplificar trámites y procesos sin sujeción al
papel
El fin es que el ahorro presupuestario se pueda destinar
íntegramente a la adquisición de herramientas tecnológicas
u otro tipo de servicios que faciliten el cambio de
paradigmas y ahorquen los hábitos de sustentar los
procesos en papel.
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Banco de buenas prácticas a nivel
regional
Un banco de buenas prácticas permite compartir
experiencias específicas de cero papel en la gestión
judicial, ya sean de éxito o de retroceso.
Su comunicación y consulta permitirá al menos
considerar los obstáculos, lecciones aprendidas y
reducir la curva de aprendizaje de las
organizaciones dentro de procesos similares.
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Los resultados y avances son posibles, cambiar
las costumbres y la historia es posible. Se
requiere modificar las actitudes de todos
los involucrados, de lo contrario, no se podrán
registrar cambios en la historia.
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“Yo espero que, en pocos años, ya sea un mal recuerdo el
tiempo que consume el uso del papel en la tramitación de
nuestra justicia, y que hayamos madurado la aplicación de
eficientes sistemas que, sin afectar las garantías de los
justiciables, hagan más ágil la Administración de Justicia y
que contribuyan a la mayor protección de las garantías de las
personas usuarias… Ya gastamos menos toneladas de papel
en la institución. Nuestra patria nos lo reconocerá, pues
sumamos un aporte más al mantenimiento de nuestros
bosques, con lo que contribuimos a la salud de la humanidad”
Dr. Luis Paulino Mora Mora (q.d.D.g)
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CAMPAÑAS DIVULGACIÓN Y
SENSIBILIZACIÓN
¿Cuál es su objetivo?
Nuestro compromiso:
Garantizar una justicia ágil y sin papeles,
• Asumir
el liderazgo y de
el los
desarrollo de políticas y
potenciando
el aprovechamiento
promoverdela despapelización de
recursos estrategias
tecnológicos para
y la aplicación
buenas prácticas,
que contribuyan a mejorar
la justicia.
el servicio, reduciendo el uso de papel y
• Fomentar el uso de la tecnología, la oralidad,
fotocopias en las oficinas judiciales.
entre otros.
Objetivos
•Nuestros
Reducir costos
para la Justicia y colaborar con el
ambiente.
Sabía
usted que por el consumo de :
¿Cuándo
inició
funcionesaly quiénes
lo integran?
• 1.
QuePropiciar
el desarraigo
papel sea el medio de
campañas de sensibilización y capacitación.
fortalecer el derecho de las personas usuarias,
•52.443.000
F-74
en
el año
2009,
provocamos
Inició 2.
en
marzo
de 2010
y procesos
está integrado
por
cuatro
representantes
de
y la
tecnológicas
herramientas
de las
acerca
Informar
para
que
loshojas
reciban
una
tramitación
cada uno
de
los
diferentes
sectores
del
Poder
Judicial.
talamotivar
de 6169
suárboles.
ágil,
flexible
yutilización.
sin mengua de la calidad de las
decisiones.
•27.862
pliegos
para hacer
formularios
del
para
tecnológicos,
los recursos
uso debond
al papel
resistencia
Poder
Judicial
(222.896
tamaño
carta),
se
•Coordinadora
General:
Lupita
Chaves hojas
Cervantes,
integrante
del
su accesibilidad.
lograr
Consejo provocó
Superior. la tala de 26 árboles el año pasado.
y minimizar las causas que generan la
Conocer son:
3.
Sus coordinadores/as
protocolos o manuales
la elaboración
Canalizar
4.
•Coordinadora
Ámbito Jurisdiccional:
Nancyde
Hernández
de las herramientas
una
cada
de
oficial
uso
el
sobre
•Coordinadora Ámbito Administrativo: Ana Eugenia Romero
•1.616.292 fotocopias utilizadas en los primeros tres
tecnológicas.
•Coordinadora
por el sector Defensa Pública: Ana Lucía Trejos
meses
del OIJ:
añoMaría
2010
en Villegas
el Poder Judicial provocamos
•Coordinadora
sector
Isabel
la
tala
de
190
árboles.
•Coordinador sector Ministerio Público: Francisco Fonseca
Ahorremos papel para mejorar la justicia
Ahorremos papel para mejorar la justicia
Ahorremos papel para mejorar la justicia
Para dar a conocer sus buenas prácticas y sugerencias puede escribir a:
Ahorremos
mejorar
justicia
Programa
Hacia Cero Papel papel
(lista para
de correo
electrónico la
interno)
Programa Hacia Cero Papel
[email protected] (dirección externa) Programa
Hacia Cero Papel
Programa Hacia Cero Papel
Oct. 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Octubre 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Nov. 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Oct. 2010, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Su oficina también puede lograrlo
Su oficina
también
puede
lograrlo
El Registro
Judicial
de
Delincuencia
El
de Investigaciones
del OIJ
leDepto.
cuenta
cómo lo estáCriminales
logrando
le cuenta cómo lo está haciendo
•Se sistematizó y digitalizó la solicitud de trabajo que debe llenar cada despacho
De esa forma
la solicitud
se llena
de forma digital
y se responde
de la
•Inició con un inventariojudicial.
de la cantidad
de resmas
de papel
que gastaban
por oficina
y de las resmas
misma manera evitando el consumo de papel.
que tenían en existencia.
•Las certificaciones
•Definió directrices para reducir
y eliminar el que
uso requieren
de papel. las instituciones externas (Control de Armas,
Ministerios, Registro Civil, Embajadas, etc.) se solicitan de manera digital y se
remitenal
depersonal
la misma
forma, así
no tienen que
imprimirse.
•Esas directrices se informaron
mediante
reuniones,
correos
electrónicos y circulares.
• Los
resúmenes de
sentencia
se inscriben directamente
sistema, de
por
lo
•Las jefaturas y el personal
administrativo
a cargo
de implementar
los controles en
de el
reducción
papel
que ante
no son
enviadas
en papel
a este
despacho.
Por año se registran
promovieron esas directrices
el resto
del personal
con muy
buenos
resultados.
aproximadamente 12.000 asientos, o sea, 12.000 hojas que ahora son
•Cada una de las oficinas
del Departamento
hizo un mejor uso de los recursos tecnológicos de que
economizadas
a los despachos.
disponía. Así, utilizan más frecuentemente el scanner y el correo electrónico.
•Se disminuyó la cantidad de certificaciones que se entregan por persona, antes
•Las oficinas imprimen solo
necesario
y cuando
hacen una
utilizan
el sistema
era lo
unestrictamente
máximo de tres
y ahora
sólo se lo
entrega
certificación,
lo duplex
que ha(a
doble cara).
provocado un ahorro de papel impresionante tanto en el Registro Judicial como
en las Unidades Regionales, lugar donde también se extienden estos
•Se promovió con las instituciones
externas
el uso e
intercambio
deainformación
enusuarias
formato a
electrónico.
documentos.
Esta directriz
fue
comunicada
las personas
través de
los medios de comunicación e internamente mediante circular N°87-2010 de la
•Se subió a la página Web
del OIJEjecutiva
información
de
los recomienda
boletines, losugerir
que redujo
forma considerable
Dirección
en la
cual
a las de
personas
usuarias que el
consumo de papel.
cuando necesiten adjuntar la certificación a una oferta laboral, deben conservar
el original y entregar con los atestados una fotocopia de ésta, previo cotejo con
•Para el pedido correspondiente al IV trimestre del 2010, las oficinas que aún no habían realizado el
los originales.
pedido de papel redujeron cada una su uso, de 1 a 2 resmas de papel de mil hojas como mínimo, entre
otros.
•Las personas usuarias extranjeras no requieren hojas de delincuencia impresas
porque
se de
estableció
un procedimiento
digitalizado entre Migración y Extranjería
•Se implementó un control
estricto
las fotocopias
que se requieren.
para ofrecerles ese servicio. En virtud de ello, se dejan de imprimir grandes
cantidades de certificaciones de delincuencia.
Por lo anterior, durante el primer semestre del 2010, este departamento ahorró en papel F74:
En el año 2009, solo en la entrega de certificaciones de delincuencia se consumieron
1.080.000 hojas. A finales del 2010 se aplicó la política de entregar una certificación por
persona y el consumo de papel por cuatrimestre disminuyó a 118.000 hojas.
Por ello, se proyecta que en el 2011 se gastarán solo 354.000 hojas.
Por tanto, si el consumo del 2009 fue de 1.080.000 hojas y el consumo proyectado
Y 354.000
continuarán
ahorrando…
para el 2011 será de
hojas, se
ahorrarán en total 726.000 hojas,
lo cual significa que se dejarán de talar aproximadamente 85 árboles.
Jefatura del Depto. Investigaciones Criminales, Secc. Capturas, Secc. Delitos Informáticos, Secc. Estupefacientes, Secc.
Penal Juvenil, Secc. Robos y Hurtos, Secc. Asaltos, Secc. Robo de Vehículos, Secc. Delitos Varios, Secc. Homicidios, Secc.
Fraudes, Secc. Delitos Económicos, Jefatura de Servicio, Inspecciones Oculares, Secc. Delitos Sexuales,
Secc.
Especializada de Tránsito y Oficina Regional de Puriscal.
Y seguirán esforzándose…
Ahorremos papel para mejorar la justicia
Ahorremos papel para mejorar la justicia
Programa Hacia Cero Papel
Febrero 2011, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Febrero 2011, Depto. de Prensa y Comunicación Organizacional
Programa Hacia Cero Papel
GRACIAS
[email protected]