Transcript ventajas de la oficina sin papeles

LA OFICINA SIN PAPELES
¿UN MITO?
LA OFICINA SIN PAPELES
Integra tres aspectos fundamentales de la
gestión de la empresa:
1. CALIDAD. Aumenta de la eficiencia de los
procesos.
2. MEDIO AMBIENTE. El consumo desmedido de
papel supone un elevado coste medioambiental.
3. LODP. Garantiza una mayor seguridad y protección
de los datos, en cumplimiento de la calidad
vigente.
LA OFICINA SIN PAPELES
• Telefónica I+D ha estimado en 11,5€ el coste de impresión
por cada 100 hojas sumando todos los costes, y un
empleado consume un promedio de 3.000 hojas al año, por
lo que el coste por empleado es de 345 € por año.
• Se estima que los empleados gastan alrededor del 30% de
su tiempo buscando información que necesitan para su
trabajo.
• 170 Kg. De papel consumido de media por español al año.
• El mayor número de infracciones que se cometen en las
pymes, son debidas a las salidas de datos en soporte de
papel.
LA OFICINA SIN PAPELES
Básicamente, el término “oficina sin papeles”
describe el proceso de transferir archivos del papel al
formato digital.
La barrera más importante de
todas sigue siendo el hábito
social de impresión.
LA OFICINA SIN PAPELES: ¿UN MITO O UNA REALIDAD?
Un estudio elaborado por HP entre pymes de Reino
Unido, Francia, Alemania, España, Italia, Holanda y
Rusia indaga en los patrones de actuación a la hora de
tomar decisiones clave en el negocio.
• LO TANGIBLE O FÍSICO ES MÁS DE FIAR QUE LO DIGITAL O LO
ELECTRÓNICO. El estudio destaca que el 83% de las pymes
españolas confían en el documento impreso como herramienta
principal a la hora de decidir, por delante del ordenador, la
calculadora o los dispositivos móviles (en Alemania la cifra se eleva
al 91%).
• Parece que el concepto “oficina sin papeles” es hoy una utopía, a la
hora de tomar decisiones el bolígrafo y el papel siguen siendo
irremplazables.
¿POR QUÉ TODAVÍA NO?
• La tecnología ha ayudado a hacer accesible un enorme
número de documentos digitales al usuario final, pero
diversas causas siguen induciendo a la impresión de los
mismos tales como:
1. Incomodidad de lectura de pantallas.
2. Dependencia psicológica del papel como
elemento “seguro” de visualización.
3. Necesidad actual de la presencia de firmas
manuscritas en algunos documentos.
¿POR QUÉ TODAVÍA NO?
Porque la adaptación de una política orientada
a la oficina sin papeles debe nacer con la
premisa de que el cambio más importante será
en las mentalidades de sus empleados, no en
sus sistemas de información.
¿POR DÓNDE EMPEZAMOS?
• Iniciar una política orientada a la oficina sin papeles
requiere la total involucración del gerente de la
empresa.
• Es un proyecto que concierne a todos los empleados
por lo que debe existir una buena comunicación
interna.
• Se debe realizar una gestión del cambio.
• “Lo mejor es enemigo de los bueno”. Lo importante
es empezar, y hacerlo después de planificar el
alcance y duración del proyecto.
VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES
• Un buen sistema puede incrementar la productividad y
ahorrar dinero automatizando el archivado de documentos,
su manipulación y recuperación.
• En realidad se trata de mover la información lo más rápido
posible.
• La seguridad también aumenta en una oficina
INFORMATIZADA pues se puede controlar quien tiene acceso
a los documentos y establecer sistemas de jerarquías
mediante permisos de accesos.
VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES
• Cuando los documentos se guardan en formato electrónico se
producen menos archivos en papel y los requerimientos de
lugar de archivo físico disminuyen drásticamente. Lo que
puede redundar en un gran ahorro para las empresas ya que
el espacio de oficinas y lugares de almacenado tiene un alto
coste económico.
• En realidad la oficina sin papeles ES UNA INVERSIÓN dado
que reduce costes de impresión, correo, despacho y
almacenaje de documentos en papel. Las empresas pueden
mejorar sus servicios dado que es mucho más fácil encontrar
y llevar registros sobre los clientes.
VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES
• Se elimina la información redundante pues no hay necesidad
que múltiples departamentos o empleados tengan copias
impresas del mismo documento.
• También elimina la necesidad de distribuir versiones
actualizadas. Una vez que se actualiza un documento en un
entorno informatizado, la nueva versión está inmediatamente
disponible para todos los que tengan el acceso autorizado.
VENTAJAS DE LA OFICINA SIN PAPELES
La inexistencia de un gestor documental centralizado
resulta imposible de concebir dado los problemas que
esta clase de productos solventa:
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Información perdida o mal colocada.
Sobrecarga de información.
Los empleados pierden una media de cuatro horas semanales buscando
información que no se encuentra, y una media de tres horas a la semana
recreando esa documentación perdida.
Se pierden más de veintisiete horas de media por semana recopilando y
analizando información. Los documentos en papel se dejan de usar (y se
duplican en muchos casos) por no estar bien organizados.
Procesos ineficientes, como ejemplo: cuesta más de 50€ de media
procesar y gestionar una factura en papel.
Cumplimiento de la legislación sobre protección de datos (LOPD)
10 MITOS SOBRE LA OFICINA SIN PAPELES
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La tecnología no está preparada para la oficina sin papeles.
Muchas empresas piensan que es “todo o nada”.
La “oficina sin papel” es menos segura.
Con un escáner lo hemos resuelto todo.
Leer en el monitor cansa demasiado la vista.
Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente.
Vivir sin papel es demasiado caro.
El papel es mucho más seguro que una copia digital.
Todos lo formatos son equivalentes.
Vamos a ahorrar mucho tiempo.