Transcript SANLIURFA XXI. BOLGE MEZOPOTAMYA IYILESTIRME TAKIMI

TAPU VE KADASTRO
GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ŞANLIURFA XXI.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ
MEZOPOTAMYA İYİLEŞTİRME TAKIMI
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
TAKIM LİDERİ
TAKIM RAPORTÖRÜ
TAKIM SÖZCÜSÜ
TAKIM ÜYELERİ
:Dilek ÖZKAN KOCAMAN
:Esra ESEN
:Şeyhmus OK
:Abdullah ATALAY
:Azat ASLAN
:Bülent ACAT
:Hüseyin ÖRENÇ
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
İYİLEŞTİRME ÇALIŞMASININ
KONUSU
“Memurların iş yükü paylaşımının
eşit olmayışı”
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
31.01.2012
tarihindeki
toplantıda öncelikli olarak grup
başkanı seçimi yapıldı. Oylama
sonucunda takım lideri olarak
“Dilek ÖZKAN KOCAMAN”,takım
raportörü
“Esra
ESEN”,takım
sözcüsü olarak da “Şeyhmus OK”
belirlendi.
Takım adının “MEZOPOTAMYA” olarak belirlenmesinin
ardından müdüriyetlerimizin ortak sorunları, eksiklikleri ve
talepleri beyin fırtınası yöntemi ile tespit edilerek oylama
yapıldı.
TOPLAM
Hüseyin ÖRENÇ
Bülent ACAT
Azat ASLAN
Abdullah ATALAY
Şeyhmus OK
Esra ESEN
PROBLEM HAVUZU
Dilek ÖZKAN
KOCAMAN
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
1
Kurum Kültürü ve Motivasyon Eksikliği
7
8
5
9
6
9
8
52
2
Personelin görevin uygun donanım ve bilgi eksikliği
9
10
9
8
10
7
7
60
3
Memurların iş yükü paylaşımının eşit olmaması
8
9
10
10
9
10
10
66
4
Taşra personelinin yemekhanelerinin olmaması
3
4
4
6
5
3
2
27
5
Kurumlara müracaat eden vatandaşla iletişim eksikliği
10
7
8
7
8
8
9
57
6
Kurumdaki güvenlik sistemlerinin ve personelinin eksikliği
6
6
3
4
7
6
5
37
7
Toplantı odasının olmayışı
2
3
2
5
4
5
6
27
8
Personel için var olan ceza sistemine karşın ödüllendirme
sisteminin işlememsi
4
5
6
2
2
4
9
Sosyal etkinliklerin eksikliği
10
Kurum bütçesinde planlama eksikliği
11
Sosyal aktivite için zaman ve ortamların olmaması
1
12
Kurumumuzun imajını düzeltmeye yönelik tanıtım ve
bilgilendirmenin olmayışı
5
1
1
23
3
7
2
1
5
7
3
3
2
1
13
1
1
4
11
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
Müdürlüklerimizin
ortak
problemi olarak 66 puanla
“Memurların iş yükü
paylaşımının eşit olmayışı”
seçildi.
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
PROBLEMİN NEDENLERİ
1
EGİTİM
1.1
Personelin bilgi eksikliklerini öne
sürerek görevlendirmeden
kaçınmaları
1.2
Yeni atanan personelin eğitim
almadan görevlendirilmeleri
1.3
Aynı unvana sahip personelin
eğitim ve bilgi seviyelerinin aynı
standartta olmayışı
ÇÖZÜMLERİ
Yeni atanan personele oryantasyon
eğitimi verilip verilen bu eğitime ilişkin
işlemlerden tüm personel sorumlu tutuşup
müdüriyetin işleyişine özgü eğitim programları
ilgili müdürlükçe oluşturulmalı ve bu
balgamda her müdüriyette eğitim programları
oluşturulmak
üzere
personel
görevlendirilmelidir.
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
PROBLEMİN NEDENLERİ
2
YÖNETİM MEKANİZMASI
2.1
İdarecilerin iş yürütmek uğruna en
çok çalışan personeli görevlenilmesi
2.2
Dengeli iş dağılımı yapan bir
sistemin olmayışı
2.3
İdarecinin belli personele iltimas
göstermesi
ÇÖZÜMLERİ
Dengeli iş dağılımının yapılabilmesi için iş
dağılımını yönetecek bir sistem oluşturarak
idarecinin görev dağılımlarını buradan
denetleyebilmesi sağlanmalı. Bu sistem
sayesinde iş yükünün fazla olduğu personel ve
iş yükü altına girmeyen personel otomatik
olarak ortaya çıkmış olacak idareciden kaynaklı
iltimas ortadan kalkacaktır.
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
PROBLEMİN NEDENLERİ
3
PERSONEL
3.1
Personelin kişisel özellikleri (Sert mizaçlı
veya uysal oluşu)
3.2
3.3
3.4
ÇÖZÜMLERİ
Birim bazındaki görev tanımlarını netleştirmek
suretiyle işin ve işe uygun personelin belirlenmesi
konusunda düzenleme yapılması
Hizmet
süresini
tamamlamış
personelin
Personelin kendini yetiştirmesinde gerekli
rotasyona tabi tutulacağı düşünülerek işlerin
özen ve çabayı göstermemesi
devredileceği
personelin
yetiştirtir
ilmesi
sağlanmalı.
Personelin hizmet süresini
Personelin kendisini yetiştirmesi sağlayacak veya
tamamlamasına karşın uzun süreli aynı
bu balgamda geri kalmasını önleyecek ceza ve ödül
müdüriyette görev yapması
sistemi oluşturulmalı
Objektif kriter ve personelin yetilerine göre
Personel görev tanımlarının net olarak
hareket edilmelidir.
belli olmayışı
MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı
PROBLEMİN NEDENLERİ
4
DENETİM
4.1
İş dağılımı ile ilgili idareciyi
denetleyen bir birimin olmayışı
İş dağılımında objektif ve yetilere
göre hareket edildiğinin
4.2
denetlenmeyişi ve bu konuda
idarecilere yaptırım uygulanmayışı
ÇÖZÜMLERİ
Kurumda yapılan ana işlemlerle ilgili
denetim birimleri oluşturulup denetim
birimlerinin idarecileri yönlendirmesi ile
eşit görev dağılımı sağlanmalıdır.