Transcript YOZGAT XXII. BOLGE GENC BEYINLER IYILESTIRME TAKIMI

2012
GENÇ BEYİNLER İYİLEŞTİRME TAKIMI
09/01/2012 Tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında
aşağıda açıklanan çalışmalar yapılmıştır.
Takım Liderinin seçimi: Takım lideri olarak Erdal YORULMAZ oy birliği ile seçilmiştir.
Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Cebrail KILIÇ oy birliği ile seçilmiştir.
İyileştirme takımımız, öncelikli olarak mevcut durum tespitine yönelik SWOT analizi yaparak
kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerini belirlemiştir.
İyileştirme takımımız tarafından SWOT analizi çerçevesinde kurumumuz problem havuzu
oluşturmuş ve bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanmıştır.
Beyin fırtınası yöntemi ile oluşturulan problem havuzunun puanlanması neticesinde ;
“ Kurumda çalışan personelin memnuniyetsizliği “ problemi en yüksek puanı almıştır.
Takımımız en yüksek puan alan problem çözümüne yönelik olarak Balık Kılçığı yöntemini kullanarak
neden analizi yapmış ve neden analizinde ana sorunun nedenlerine inildiğinde ortak alt neden olarak “
Kurumumuzda yapılan iş ve işlemlerin çeşitliliği, belirli bir uzmanlık gerektirmesi, iş riski, yükü
ve sorumluluğun fazla olmasına rağmen, maddi ve manevi karşılığın alınamaması” nedeni
belirlenmiş ve çözüm önerisi olarak “ Personelin motivasyonunu etkileyen problemler tespit
edilerek memnuniyetsizliği giderecek çözümler bulunması” karar verilmiş olup buna ilişkin bir iş
planı hazırlanarak uygulanmıştır.
1. Hafta ( 09.01.2012 )
2. Hafta ( 12.01.2012 )
- Takımda Lider ve Raportör Seçimi
- Çalışma Programının hazırlanması
- Problem Havuzunun oluşturulması
- Sebeplerin tespit edilmesi
- Önemli olan problemin seçimi
-Çözüm önerilerinin tespit edilmesi
Çalışma
Programı
3. Hafta ( 17.01.2012 )
- Sunum yapılması
- Rapor yazılması
4. Hafta ( 24.01.2012 )
-
Yönetime Sunum Yapılması
1 – Çalışan personelin kurum memnuniyetsizliği
2 – Personel ile daire amirleri arasındaki iletişim eksikliği.
3 – e-devlet üzerinden Tapu Müdürlüğü’ne gelmeden işlem yapılamaması
4 – Kurumun imajı – tanıtımı
5 – Tapu kütüklerinin kaldırılarak tescillerin elektronik ortamda yapılamaması.
6 – Sahteciliğin Önlenememesi.
7 – Çalışanların ( 1007 md.) sehven yaptığı hatalarda, zaman aşımı
uygulanmaması
8 – Kurum içerisinde personel eğitiminin eksikliği azlığı.
9 – İdarecilerin uzmanlık alanlarına göre atanmaması ya da atanmadan önce
yeterli eğitimin verilmemesi.
10 – Tapu Müdürlüklerinin mekansal güvenliği
11 – Personelin ödüllendirilmesi ile ilgili kıstaslar
12 – Sosyal tesis eksikliği
BUGÜN MESLEK SEÇİMİ YAPIYOR OLSAYDINIZ B2-BUGÜN
YİNE TAPU
MEMURLUĞU MESLEĞİNİ
MESLEK
SEÇERMİYDİNİZ
(173 KİŞİYE
SORULDU)
SEÇİMİ YAPIYOR
OLSAYDINIZ YİNE TAPU
MEMURLUĞU MESLEĞİNİ
SEÇERMİYDİNİZ (173
KİŞİYE SORULDU), EVET,
25, 14%
EVET
HAYIR
B2-BUGÜN MESLEK
SEÇİMİ YAPIYOR
OLSAYDINIZ YİNE TAPU
MEMURLUĞU MESLEĞİNİ
SEÇERMİYDİNİZ (173
KİŞİYE SORULDU),
HAYIR, 148, 86%
PROBLEM HAVUZU PUANLAMA
SIRA
NO
PROBLEM
E.Y.
C.K.
Y.A
M.B
H.H.A.
M.Y.
C.Ç.
Z.B.
M.K.
M.B.
S.Ü.Y.
Z.İ.
B.K.
Ö.K.
TOPLAM
1
Çalışan personelin kurum
memnuniyetsizliği
10
9
8
10
9
7
8
9
10
7
9
7
8
8
119
2
Personel ile daire amirleri
arasındaki iletişim eksikliği
9
8
6
5
4
10
3
8
7
6
5
2
0
6
79
3
e-devlet üzerinden tapu
müdürlüklerine gelmeden işlem
yapılamaması
7
10
9
8
6
9
9
3
9
4
6
0
6
5
91
4
Kurumun imajı – tanıtımı
2
0
7
9
0
8
7
0
0
5
7
10
0
7
62
5
Tapu kütüklerinin kaldırılarak ve
tescillerin elektronik ortamda
yapılmaması
8
7
10
3
5
3
5
10
4
0
3
2
4
3
67
6
Sahteciliği önlenememesi
3
2
3
7
3
6
0
1
3
8
0
4
5
10
55
7
Tapu memurlarının (1007 md.)
sehven yaptığı hatalarda zaman
aşımı uygulanmaması
6
6
5
6
8
5
4
7
8
2
2
1
10
9
79
8
Kurum içerisindeki personelin
eğitimin eksikliği, azlığı
5
4
4
1
2
0
1
5
0
0
10
5
3
0
40
9
İdarecilerin uzmanlık alanlarına
göre atanmaması yada atamadan
önce yeterli eğitimin verilmemesi
0
5
2
4
0
4
10
6
5
1
4
0
9
2
52
10
Tapu müdürlüklerinin mekansal
güvenliği
1
0
0
2
1
2
3
0
2
9
0
8
2
4
34
11
Personelin ödüllendirilmesi ile ilgili
kıstaslar
0
3
0
0
10
0
2
4
1
3
8
6
1
0
38
12
Sosyal tesis eksikliği
4
1
1
0
7
1
6
2
6
10
1
9
7
1
56
Sıra
No
Yapılacak İş
Sorumlu
Süreç
1.
Memnuniyetsizliğin
sebeplerini Genç
Beyinler Çalışanlarla
yapılan
araştırmak için çalışanlarla anket İyileştirme
Takımı anket
sonuçlarının
yapılması.
Lideri ve Üyeleri
değerlendirme
toplantısı yapılması.
2.
Problem konusunda üst yönetim ile Genç
irtibata geçilmesi,
İyileştirme
Lideri
Beyinler Üst
Yönetim
Takımı Görüşme.
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü çalışanlarının hizmet kalitesini artırmak
için Genç Beyinler Takımının sunmuş olduğu çözüm önerileri.
ile
1.
Medeni Kanunun 1007. Maddesinin, personel üzerindeki olumsuz etkisi.
2. İş yükü fazlalığı.
3. Kurumuzda çalışan personele yönelik rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin
eksikliği.
4. Özlük hakları (Ödül ve ceza sistemi, sosyal imkanların sınırlı olması.)
5. Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki etkisi.
6. Personelle idareciler arasındaki iletişim eksikliği.
7. Sahtecilik
8. Kurum imajının personel üzerindeki etkisi.
Ortak Alt
Neden
Kurumumuzdaki yapılan iş ve işlemlerin çeşitliliği, belirli bir
uzmanlık gerektirmesi, iş riski, yükü ve sorumluluğun fazla
olmasına rağmen maddi ve manevi karşılığının alınamaması.
Problemin Nedenleri
1.
Medeni Kanunun 1007. maddesinin personel
üzerindeki olumsuz etkisi.
1.1.
Personelin yaptığı ve yapacağı işlemlerde
sürekli tereddüt yaşaması.
1.2.
Bu madde sebebiyle personelin performansının
düşmesi.
1.2.1.
1.3.
Performans kaybı nedeniyle vatandaş ile
sorunlar yaşanması.
Bu madde sebebiyle personelin gelecek endişesi
taşıması, başka kurumlara geçiş yapmak
istemesi.
Çözümleri
Personelimizin kasıtlı
olamadan yapmış olduğu
hatalarda 10 yıllık zaman
aşımı
süresine
tabi
tutulması.
Doğacak
maddi
tazminatlara karşı Döner
Sermaye
İşletmesi
Müdürlüğü bünyesinde bir
fon
oluşturularak
zararların karşılanması.
Doğacak
olana
tazminatın mirasçılara rücu
edilmemesi.
2.
2.1.
2.2.
2.3.
2.3.1.
2.3.2.
2.4.
İş Yükü Fazlalığı
Kamu kurum ve kuruluşları ile adli
mercilerin kurumumuz üzerindeki iş yükü
fazlalığı
Nitelikli personel sayısının yetersizliği
Adil iş dağılımın yapılmaması
Daire amirlerinin işlemleri belirli personeller
üzerinden yürütmesi
Personelin kendini güncelleyememesi
Hizmet içi eğitimlerin yetersiz olması
- Belediyelerce tahsil edilen emlak
vergisi, maliye tarafından düzenlenen
veraset vergi ilişiği, DASK’ın zorunlu
deprem
sigortası
takibinin
kurumumuzca yapılmaması.
Adli makamlardaki TAKBİS
uçlarının aktif kullanımı ile tapu
kaydı talebi ve şerh işlemlerinin
sistem üzerinden ilgili kurumca
yapılması.
- T.C.K. , D.S.İ. vb. yoğun kayıt
talep eden kurumlara da TAKBİS
ucu verilerek müdürlüklerdeki iş
yükünün hafifletilmesi.
Kurum amirlerince yeterli
performans gösteremeyen personelin
yetişmesinde hizmet içi eğitime daha
fazla önem vermek suretiyle adil iş
dağılımına katkıda bulunulması.
İŞ YÜKÜNÜN FAZLALIĞI
(173 KİŞİYE SORULDU)
Series1, HİÇ
ETKİLİ
DEĞİL, 34,
20%
Series1, PEK ETKİLİ DEĞİL,
22, 13%
Series1, KARARSIZIM, 13,
7%
ÇOK ETKİLİ
ETKİLİ
Series1, ÇOK
ETKİLİ, 63, 36%
KARARSIZIM
PEK ETKİLİ DEĞİL
HİÇ ETKİLİ DEĞİL
Series1, ETKİLİ, 41,
24%
3.
Kurumumuzda çalışan personele yönelik
rehberlik ve psikolojik danışmalık
hizmetlerinin eksikliği
3.1.
İşin getirdiği yükümlülükler nedeniyle
personelin psikolojisinin bozulması
3.2.
Bölge bazında, her bölgenin karşılaşmış
oldukları sorunların çözümünde rehberlik
yönteminin uygulanmaması
Belirli periyotlarda
kurumuzda
çalışan
personele
rehberlik
ve
psikolojik
desteğin
verilemesi.
Sosyal aktivitelerin
sağlanması.
4.
4.1.
Özlük Hakları ( Ödül ve ceza sistemi, sosyal
imkanların sınırlı olması)
İş riski tazminatının ödenmemesi
Kurumumuzda yapılan
işlemlerin uzmanlık gerektiren
işlemler
olması
sebebiyle
Uzmanlık kadrosunun verilmesi,
personelimizin motivasyon ve
performansını artıracak ödül
sisteminin
daha
fazla
uygulanması, sosyal ve özlük
haklarında gerekli iyileştirmenin
( lojman ve sosyal tesislerin
artırılması vb.) yapılması.
-
4.2.
Ödül ceza sisteminde, ödül sisteminin
uygulanmaması
4.3.
Kurumumuz çalışanlarının yapmış olduğu
işlemlerin uzmanlık gerektiren işlemler
olmasına rağmen çalışanlara uzmanlık
kadrosunun verilmemesi
4.3.1
Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nde
çalışan personelin diğer kamu kurum ve
kuruluşlarında çalışan personel ile aynı
statüye tabi tutulması
4.4.
Kurumumuzda lojman ve sosyal tesis
eksikliği
5.
Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki
etkileri
5.1.
Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki
olumlu etkileri
5.1.1.
Yapılan denetim ve teftişler yol gösterici (eğitici)
mahiyette olup, personelin hatalarını görerek
tekrarlamaması
5.1.2.
Personelin kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeleri
daha dikkatli takip ederek muhtemel hataları önüne
geçilmesi
5.2.
Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki
olumsuz etkileri
5.2.1.
Denetim sorumlularının denetimlerde personellere
önyargılı tutum ve davranışları
5.2.1.
Denetim sorumlularının tutumları karşısında
personelin kendini ifade edememesi
- Denetim sorumlularının
denetime başlamadan önce
personelin
sorunlarını
dinleyerek
denetimlere
başlaması,
karşılaşılan
sorunlara
yol
gösterici
davranışlar
sergileyerek
çözüm
üretme
yoluna
gitmesi.
6.
Personelle idareciler arasındaki iletişim
eksikliği
6.1.
İdarecinin memuru, memurun idareciyi
anlayamaması
6.2.
İş yoğunluğu nedeniyle iletişime zaman
kalmaması
6.3.
Müdürlük personeli ile idareci arasında
sosyal aktivitelerin yetersiz kalması
- Müdürlüklere Döner Sermaye
İşletme
Müdürlüğü’nce
personelin daire dışı sosyal
aktivitelerde bulunabilmeleri ve
iletişimi güçlendirebilmeleri için
ödenek tahsisinin sağlanması.
7.
Sahtecilik olaylarının önlenememesi.
7.1.
Sahtecilik ile ilgili eğitim eksikliği
7.2.
İbraz edilen ve tereddüte sebebiyet veren
evrakların gerçekliğinin teyit edilme güçlüğü
- Kurumumuzca diğer kamu
kurum ve kuruluşlarına tanınan
TAKBİS veri paylaşımının
benzeri uygulaması Noterler
Birliğiyle protokol yapılarak
vekaletnamelerin
bilgisayar
ortamından teyit edilebilme
imkanının sağlanması.
-Konsolosluklarca
verilen
vekaletnamelerde
kimlik
fotokopisinin eklenmesi.
- Nüfus Müdürlüğü’nce verilen
son nüfus cüzdanının MERNİS
sisteminden görülmesi.
-Parmak izi uygulaması ya da
retina tarama uygulaması.
-Sahteciliğin belirlenmesi ile
ilgili eğitim verilmesi.
8.
8.1.
Kurum imajının personel üzerindeki etkisi
Vatandaşların kurumumuza bakış açısı
8.2.
Kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum
örgütlerinin kurumumuza bakış açıları
8.3.
Basın yayın organlarının kurumumuz
hakkındaki olumsuz haberleri
Kurumumuzda yapılan
hizmetlerin ve işlemlerin basın
yayın
organları
vasıtasıyla
reklamının yapılması.
- Taşra teşkilatındaki kurum
amirlerinin: mülki amir, daire
amirleri ve sivil toplum örgütleri
ile daha yakın ilişkilere girerek
yaptığımız hizmetlerin öneminin
anlatılması.
- Kurum imajının en verimli
yönde anlatımının sağlanarak
verilen bu imajın personel
üzerinde pozitif bir sinerjiye
dönüştürülmesi.
ÇALIŞANLARIN MESLEKLERİNE BAKIŞI VE KURUM İMAJI
B1-ÇSLIŞSNLSRIN
(173 KİŞİYE SORULDU)
MESLEKLERİNE BAKIŞI
B1-ÇSLIŞSNLSRIN
VE KURUM İMAJI (173
MESLEKLERİNE BAKIŞI
KİŞİYE SORULDU), KATI
VE KURUM İMAJI (173
BÜROKRATİK KURUM, 8,
KİŞİYE SORULDU),
4%
YENİLİKÇİ BİR KURUM, 14,
8%
B1-ÇSLIŞSNLSRIN
MESLEKLERİNE BAKIŞIKATI BÜROKRATİK KURUM
VE KURUM İMAJI (173
KİŞİYE SORULDU), YENİLİKÇİ BİR KURUM
YOLSUZLUĞUN YAYGIN
B1-ÇSLIŞSNLSRIN
YOLSUZLUĞUN YAYGIN OLDUĞU BİR KURUM
OLDUĞU BİR KURUM, 3,
MESLEKLERİNE BAKIŞI
2%
VE KURUM İMAJI (173
VATANDAŞIN ESAS ALINDIĞI BİR KURUM
KİŞİYE SORULDU),
B1-ÇSLIŞSNLSRIN
HÜKÜMETLERİN ÖNEM
HÜKÜMETLERİN ÖNEM VE DEĞER
MESLEKLERİNE BAKIŞI
VE DEĞER VERİLMEDİĞİ
VERİLMEDİĞİ BİR KURUM
VE KURUM İMAJI (173
BİR KURUM, 93, 54%
KİŞİYE SORULDU),
VATANDAŞIN ESAS
ALINDIĞI BİR KURUM, 55,
32%