Transcript XXII Congreso Archivístico Nacional Clasificación documental en

XXII Congreso Archivístico Nacional
Clasificación documental en entornos
electrónicos
María Teresa Bermúdez M.
ISO 15489
• Etapa B.- Análisis funcional permite:
• documentar cada función, actividad y
operación,
• establecer una jerarquía entre ellas;
• identificar y documentar el flujo de los
procesos y operaciones;
• determinar las relaciones entre los
documentos y las actividades.
• Resultado: descripción de los procesos y
actividades, mapa de procesos y un cuadro
de clasificación funcional.
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Aclarando términos
•
•
•
•
•
•
•
•
Funciones
Procesos
Operaciones
Actividad
Transacciones
Tareas
Procedimientos
Gestión distribuida.
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ISO 15489
ISO/TR/26
122:2008
Función
Función
Actividad
Conjunto
de
procesos
Proceso/
actividad
Proceso
Operación
ISO 23081- ISDF/ICA
2008
Función
Marco
Función
Función
Subfunción
Procesos
Actividad/
Proceso
Actividades
Operación/ Operación/ Tareas
transacción transacción Acciones4
ISO 26122: 2008. Informe técnico.
Análisis de los procesos de trabajo
para la gestión de documentos
Ejemplo de una
Universidad
Función
Investigación
Conjunto de procesos
Financiación de la
investigación
Proceso/actividad
Aprobación de las
solicitudes de
subvención para la
investigación
Presentación de una
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solicitud de subvención
Operación/transacción
ISO 23081-2008
Metadatos para la
gestión de documentos
Función
Marco
Asegurar la salud y el
bienestar.
Función
Servicio de asistencia
médica a pacientes.
Actividad/
Proceso
Proceso de un examen
médico.
Operación/
transacción
Exploración física a un
paciente específico.
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Norma ISDF/ICA
Universidad Pública de
Navarra
Función
Gestión de la investigación
Subfunción
Organización de la
investigación
Subfunción
Financiación de la
investigación
Subfunción
Apoyo a la investigación
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Norma ISO 15489
Función
Gestión de los Recursos
Humanos
Actividad
Desarrollo de los
Recursos Humanos
Proceso
Descripción de los
puestos de trabajo
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Jerarquía de funciones
• 1. Gestión de los Recursos Humanos
• 1.1 Desarrollo de los Recursos Humanos
• 1.1.1 Descripción de los puestos de
trabajo
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Gestión de procesos
Proceso
Guía para el
Levantamiento
de Procesos.
MIDEPLAN.
Junio, 2009.
Procedimiento
Conjunto de procedimientos que se
encuentran interrelacionados y se
desarrollan cronológicamente para la
consecución de objetivos.
Descripción de un ciclo de operaciones
o tareas necesarias para ejecutar un
trabajo.
Actividad/ Conjunto de operaciones o tareas
operacion afines y coordinadas que una persona
es/activid o entidad debe realizar para cumplir
ades
con las funciones que le han sido 10
asignadas.
Proceso
Recursos
Requisitos
Proceso
Salida/
resultados
Usuarios
Métodos/
Procedimientos
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Gestión de procesos
MACROPROCESO
PROCESO 1
PROCEDIMIENTO
1
ACTIVIDAD/
TAREA 1
PROCESO 2
PROCEDIMIENTO
2
ACTIVIDAD/
TAREA 2
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Gestión por funciones
Gestión por procesos
Departamentos
especializados
Organización por
departamentos o áreas
Procesos con valor
añadido. Enfoque desde
la visión de la totalidad
del proceso
Forma natural de
organizar el trabajo
Información jerárquica
Información compartida
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Clasificación de los procesos
• Procesos estratégicos: Emisión de
Políticas y directrices
• Procesos claves u operativos: Servicio
al cliente, gestión de la calidad.
• Procesos de apoyo o soporte:
Contabilidad, sistemas de información,
recursos humanos.
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Manual de Control Interno
•
4.7. La ejecución de los procesos,
operaciones y transacciones
organizacionales deberá contar con la
autorización respectiva de parte de los
funcionarios con potestad para concederla.
Asimismo, los resultados de la gestión
deberán someterse al conocimiento de los
individuos que, en vista de su capacidad
técnica y designación formal, cuenten con
autoridad jerárquica para otorgar la
aprobación correspondiente.
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Sistema de Administración de Bienes y Contratación
• Está conformado por los principios,
métodos y procedimientos utilizados así
como por los organismos participantes
en el proceso de contratación, manejo y
disposición de bienes y servicios por
parte de la Administración Central.
• Procedimientos: Licitación pública,
licitación por registro, licitación
restringida, remate, licitación por
financiamiento.
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Contratación administrativa
• Proveedurías
• registro del proveedor, publicación,
oferta, evaluación, adjudicación,
recursos, contrato, refrendo y/o
aprobación, recepción y pago.
• Registro de proveedores
• Expediente con su formalidades
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MER-LINK
• Es el sistema electrónico de
contratación pública que automatiza
todas las etapas del proceso de
adquisiciones públicas, incluyendo el
Registro de Proveedores y Catálogo de
Productos y Servicios.
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19
Mer-link
• Licitación electrónica (compras directas, licitaciones
abreviadas y públicas y contrataciones exceptuadas)
• Subasta a la baja y remate
• Contratación Electrónica
• Compra por catálogo o convenio marco
• Catálogo de Bienes y Servicios
• Recursos electrónicos (apelaciones, revocatorias y
objeciones)
• Gestión y administración de documentos electrónicos
• Refrendo y/o aprobación
• Recepción de productos y servicios
• Pago electrónico
• Ejecución contractual electrónica (administración de
garantías, sanciones, rescisiones, informes,
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evaluaciones, finiquitos, etc.)
Mer-link
• Expediente electrónico completo.
• Repositorio de información centralizado:
• niveles de confidencialidad, protección
de información y respaldo requerido por
las organizaciones participantes.
• Cada entidad participante será dueña y
responsable de sus propios datos.
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Gestión distribuida. ISO 15489
• Cuando el entorno legal y normativo lo
permita, los documentos pueden
almacenarse físicamente en otra
organización pero la responsabilidad y
el control de la gestión residirán en la
organización que los ha creado o en
cualquier otra autoridad competente.
Almacenamiento, propiedad,
responsabilidad.
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Gestión distribuida
SUPERINTENCIA DE PENSIONES
Operadoras de pensiones:
BN Vital
INS Pensiones
Popular Pensiones
Vida Plena
Órgano
De Dirección:
Junta Directiva
Junta Adva.
Consejo Superior
ACTAS
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Codificación
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Codificación
• Atribución de códigos a
• un conjunto de documentos de archivo
con el fin de ubicarlos en el sistema.
• El código indica la «dirección» del
documento de archivo y sirve para que
éste pueda recuperarse.
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Codificación numérica
significativa decimal
• Clase
40 000
• SC
41 000
personal
• D(4)
41 100
• D(5)
41 150
Fuente: Roberge
Gestión de Recursos
Humanos
Dotación de
Recl. Selec. Per.
Sele. Personal
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Codificación alfanumérica significativa
• Categoría 1
Advas.
• Clase
• SC
• D(4)
Sel.
RH
• D(5)
Fuente: Roberge
A
Ges. Acti.
HUM
Gestión RH
HUM- 1000
Dot. RH
HUM- 1100
Recl.
HUM- 1110
Selec.
RH
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Codificación numérica
• A 100 Administración general y organización
• B 100 Gestión de la información y de las
comunicaciones
• C 100 Representación y relaciones públicas
• D 100 Gestión de los recursos humanos
• F 100 Gestión de los recursos económicos
• G 100 Gestión de los bienes muebles
• H 100 Gestión de los bienes inmuebles
• I 100 Normativa y asuntos jurídicos
• J 100 Gestión de los recursos académicos
• K 100 Organización de la docencia
• L 100 Gestión de la investigación
• M 100 Gestión de los servicios ofrecidos a la Comunidad
Universitaria
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Codificación numérica
• J 100 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
ACADÉMICOS
• Subdivisiones específicas:
• E10 Títulos oficiales
• E11 Primer ciclo
• E12 Segundo ciclo
• E13 Tercer ciclo
• E20 Títulos propios
• E21 Títulos propios transversales
• J 101 ADMISIÓN
• J 102 Relaciones con secretarías de centros
adscritos
29
MUCHAS GRACIAS
30