Transcript Fotografia dnia pracy (2)

Szkoła podstawowa
w Goszowicach
Przygotowali:
Plan prezentacji
1. Charakterystyka organizacji.
2. Opis organizacji wg modelu Leavit’a.
3. Problemy występujące w organizacji.
4. Wybrany przez nas problem organizacyjny i jego
przyczyny.
5. Badanie problemu.
6. Charakterystyka wariantów rozwiązania i wybór
najkorzystniejszego.
7. Wnioski i uwagi końcowe.
8. Zastosowane metody.
Opis organizacji
• Nazwa organizacji: Szkoła Podstawowa w Goszowicach.
• Forma prawna/status prawny: Gminna samorządowa jednostka
organizacyjna- Szkoła Podstawowa publiczna. Obecnym dyrektorem jest mgr
Beata Lichosik.
• Rok powstania i czas działalności: Początek XX wieku; placówka polska- od
roku 1945 do chwili obecnej.
• Siedziba organizacji: Budynek szkoły znajduje się w Goszowicach, gmina
Pakosławice, powiat nyski, województwo opolskie.
• Zakres terytorialny działania: Miejscowości znajdujące się na terenie
gminy Pakosławice, a więc Prusinowice, Pakosławice, Reńska Wieś,
Śmiłowice, Rzymiany, Goszowice, Frączków, Korzękwice, oraz Bykowice.
• Wielkość: mała szkoła wiejska, zatrudnia 16 osób, w tym 10 pracowników
należących do kadry pedagogicznej.
Przedmiot działalności
• Prowadzona działalność: Działalność
dydaktyczna oraz wychowawcza.
Misją Szkoły Podstawowej w Goszowicach jest
umożliwienie dobrego startu w życie swoim
uczniom poprzez niesienie kaganka oświaty oraz
rozwijanie chęci do nauki i ciekawości świata
uczniów. Ponadto Szkoła Podstawowa w
Goszowicach kształtuje właściwe postawy
społeczne wśród swoich uczniów a także dba, by
abiturienci posiadali kulturę osobistą na jak
najwyższym poziomie.
Zadania i cele
•
•
•
•
•
Podwyższenie poziomu informatyzacji szkoły
Wzbogacenie sprzętu informatycznego
Szkolenie pracowników
Doskonalenie współpracy z dostawcami
Pozyskanie dofinansowań z pomocy społecznej
dla dzieci z ubogich rodzin – dożywianie
• Uzyskanie tytułu „SZKOŁY Z KLASĄ”
Struktura
• Organizacją kieruje dyrektor, wyznaczając
bieżące cele, kierunki w zakresie
poszczególnych działów. Wszyscy
uczestnicy procesów przebiegający w
szkole poruszają się w zakresie swoich
obowiązków zgodnie z zaleceniami
dyrektora i obowiązkami zawartymi w
„Karcie praw i obowiązków nauczyciela”.
Opis organizacji
Ludzie
W szkole podstawowej w Goszowicach zatrudnionych jest 19
pracowników na stanowiskach:
•Dyrektor
•Grono pedagogiczne (nauczyciele: 12 osób)
•Sekretarz
•Pielęgniarka
•Woźny
•Kucharka
•Sprzątaczka
•Kierowca
Technologia
•Szkoła podstawowa w Goszowicach posiada
komputer stacjonarny w gabinecie dyrektora, z
systemem operacyjnym WINDOWS XP i pakietem
OFFICE 2007
Technologia
Procesy realizowane w organizacji:
•Procesy
•Procesy
•Procesy
•Procesy
kształcenia
transportowe
przygotowania posiłków
kontrolne
Otoczenie
Władze gminy
uczniowie
pracownicy
ZUS
Sanepid
Szkoła Podstawowa w
Goszowicach
rodzice
MEN
konkurencja
Dostawcy usług
Urząd Skarbowy
Diagnoza stanu
• Opóźnienia w wydawaniu porcji
obiadowych.(~20min)
• Brudne toalety uczniów (około 9 są już
brudne)
• Walka pomiędzy nauczycielami o etat
(napięte relacje między pracownikami)
• Mało wydajny system archiwizacji i
dostępu do danych (długi czas oczekiwania
na dokumenty)
Ogólne sformułowanie problemu
• Zmniejszenie opóźnienia o 95% w
wydawaniu posiłków, przygotowanie
odpowiedniej ilości obiadów na przerwę
obiadową (w przeciągu dwóch miesięcy).
Obszar badań
Obszarem badań jest proces przygotowywania posiłków a także
proces ich dostawy na stołówkę. Obejmuje on kuchnię oraz
dostawcę półproduktów.
Procesowi przygotowania i wydawania posiłków towarzyszą:
•Proces
•Proces
•Proces
•Proces
zamówienia
dostawy
przyjęcia zamówienia do kuchni
wprowadzenia zamówienia do ewidencji
Przyczyny problemu
• Brak dostatecznej ilości pracowników na
stołówce w czasie przygotowywania i
wydawania posiłków.
• Przestarzała technologia oraz częste
awarie maszyn.
• Tylko jedna osoba prowadzi kuchnię.
Rozpoznanie problemu
• Wg kryterium Simona i Newella:
problem dobrze ustrukturalizowany
• Wg kryterium merytorycznego:
problem optymalizacyjny
• Wg kryterium stopnia złożoności problemu:
problem złożony
Badanie problemu
metoda „fotografia dnia roboczego”
• Fotografia dnia roboczego pozwala na określenie stopnia
wykorzystania czasu przez pracownika, aby następnie
utworzyć szereg wskaźników obejmujących takie
kategorie czasu, jak:
- czynności związane z przygotowaniem i zakończeniem
zadania,
- bezpośrednie wykonywanie zadania,
- obsługa stanowiska roboczego i zaspokojenie potrzeb
fizjologicznych.
Fotografia dnia pracy
CZYNNOŚĆ
Początek obserwacji
CZAS BIEŻĄCY
CZAS TRWANIA
Godz
min
8
00
1
Przyjście do pracy
8
00
5
CD
2
Przebranie się w odzież ochronną
8
05
8
CD
3.
Przygotowanie stanowiska
8
13
10
CD
4.
Przyjęcie zamówionego towaru
8
23
30
CD
5.
Przygotowanie półproduktów do
przyrządzenia posiłków
8
53
60
CP
6.
Obieranie ziemniaków i wstawienie ich
do gotowania
9
53
40
CP
7.
Przygotowanie surówki do obiadu
10
33
45
CP
8.
Przerwa na toaletę
11
18
10
PO
9.
Przygotowanie mięsa do smażenia
11
28
85
CP
10.
Nakładanie porcji obiadowych na talerz i
wydawanie
12
53
25
CP
11.
Zbieranie i mycie brudnych naczyń
13
18
70
CD
12.
Składanie zamówienia na kolejny dzień
14
28
10
CD
13.
Sprzątanie stanowiska pracy
14
38
80
CD
14.
Koniec pracy
15
58
Fotografia dnia pracy (2)
• CP- czynność podstawowa
• CD- czynność dodatkowa
• PO- potrzeby osobiste
Po analizie dnia pracy zauważalnie długi
czas realizacji czynności typu obieranie
ziemniaków, przygotowania mięsa oraz
surówki.
Zestawienie czasu zadań
Podział ze względu na ilość minut
PO; 10
CD; 213
CD
CP
CP; 255
PO
Zestawienie czasu zadań do wydawania
obiadów.
Podział wartości czasu do wydawania
obiadów
10; 3%
53; 18%
CD
CP
PO
230; 79%
Rozpoznanie problemu
- diagram Ishikawy (1)
• Za pomocą diagramu Ishikawy przedstawimy
graficznie wzajemnie ze sobą powiązane
przyczyny niepowodzeń oraz związki
przyczynowo skutkowe poprzez uszeregowanie
przyczyn i pokazanie ich wzajemnej zależności.
• Diagram został opracowany na podstawie
wywiadów przeprowadzonych w szkole
podstawowej w Goszowicach.
Ustalenie przyczyn problemu
- diagram Ishikawy (2)
Zarządzanie
Ludzie
Bark szkoleń
Brak systemu
magazynowania
Zła ergonomia pracy
Brak półproduktów
Słaba
wydajność
Niewystarczające
kwalifikacje
pracowników
Zła organizacja czasu
Brak odpowiednich
narzędzi
Brak pieniędzy
Opóźnienia
dostaw
Opóźnienia w
wydawaniu
porcji
obiadowych
Brak organizacji
materiałów
Brak
nowoczesnego
sprzętu
Niepunktualny
dostawca
Niedostateczny
nadzór
Opóźnienie w
dostawach
Brak zgłoszenia
zapotrzebowania
Narzędzia
Półprodukty
Błędy w
zamówieniach
Identyfikacja przyczyn problemu
• Przyczyny opóźnień w wydawaniu posiłków
na podstawie ankiety pokazują:
– 80% opóźnień powstaje z powodu zbyt dużej
ilości pracy przypadającej na jedną osobę
– 20% opóźnień powstających w procesie
wydawania posiłków spowodowanych jest
przez awarie sprzętu.
Propozycje rozwiązania problemu
Po rozmowie z kucharką oraz przy pomocy „burzy
mózgów” otrzymaliśmy takie warianty rozwiązań:
1. Zatrudnienie dodatkowego pracownika jako
pomoc kuchenna.
2. Zmiana dostawcy świeżych produktów.
3. Zakup nowego sprzętu gastronomicznego, który
usprawnił by pracę w kuchni.
4. Zmiana godzin pracy kucharki, musiałaby
przychodzić do pracy wcześniej.
Wybór rozwiązania
• Po dokładnej analizie poszczególnych
wariantów rozwiązań wyeliminowaliśmy:
1. Zakup nowego sprzętu gastronomicznego, który
usprawnił by pracę w kuchni- ponieważ wiązało by się
to z czasem potrzebnym na zorganizowanie przetargu,
oraz pozyskaniem funduszy na ten cel.
2. Zmianę godzin pracy kucharki- w momencie opóźnienia
dostawy nie miałaby produktów, a za każdą godzinę
pracy należy się wynagrodzenie, co mogłoby naruszyć
budżet szkoły.
Wybór rozwiązania.
• Wariantami nad którymi zastanawialiśmy
się było:
1. Zatrudnienie nowego pracownika jako
pomoc kuchenna.
2. Zmiana dostawcy świeżych produktów.
Projekt usprawnień, sposób
wdrożenia, przewidywane efekty
• Jako rozwiązanie wybranego przez nas problemu organizatorskiego
wybraliśmy zatrudnienie pomocy kuchennej.
• Wdrożenie:
• Zaproponowanie ½ etatu sprzątaczce szkoły, jeśli nie przyjmie
propozycji to ogłoszenie rekrutacji na stanowisko, selekcja
kandydatów i wybór pracownika.
• Przewidywane efekty:
• Szybsza ilość przygotowywanych posiłków , oraz sprawniejsze
wydawanie gotowych porcji obiadowych na stołówkę. Możliwość
sprzedaży większej ilość porcji obiadowych co wiąże się z większym
zyskiem szkoły.
Wnioski i uwagi końcowe
• Uważamy, że zaproponowany przez nas
projekt usprawnień zostałby pozytywnie
odebrany przez organizację.
• Pomogłoby to skrócić opóźnienia w
przygotowywaniu i wydawaniu posiłków,
oraz spowodowałoby większe zadowolenie
uczniów, nauczycieli i pracowników szkoły
korzystających ze stołówki szkolnej.
Zastosowane metody i techniki
•
•
•
•
Wywiad
Fotografia dnia pracy
Diagram Ishikawy
Burza mózgów
Dziękujemy za uwagę.