Transcript Zagadnienia sprawozdawczości_16.05.2011r

Modernizacja kształcenia
zawodowego w Małopolsce
Sprawozdawczość w ramach projektu
Kraków, 16 maja 2011 roku
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
1
Część opisowa wniosku o płatność
Postęp rzeczowy (PRS) :
 Informacja o zrekrutowanych beneficjentach projektu,
 Informacja dotycząca zakupów w ramach projektu (doposażenie jakich
pracowni, jakiego typu sprzęt),
 Liczba grup, osób, które biorą udział w poszczególnych formach
wsparcia (ile godzin),
 liczba osób, które otrzymały wsparcie w ramach projektu (liczba
certyfikatów, zaświadczeń spójna z zał. nr 2),
 Informacja dotycząca poniesionych wydatków za zrealizowane zajęcia.
Postęp rzeczowy (zarządzanie):
 Informacja, jakie czynności zrealizował zespół projektowy,
 Szczególne uwzględnienie procedur zamówień publicznych,
 Uwzględnienie działań promocyjnych (również w zakresie rekrutacji).
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
2
Planowany przebieg realizacji projektu:
 Informacja o zajęciach kontynuowanych, planowanych do rozpoczęcia
(z uwzględnieniem planowanych grup, liczby uczestników, ilości
godzin),
 Informacja dotycząca przewidywanych zakupów sprzętu, materiałów
dydaktycznych ,
 Informacja o płatnościach w następnym okresie rozliczeniowym
(sytuacja często powtarzająca się w przypadku wynagrodzeń
nauczycieli).
Problemy w realizacji projektu:
 Należy opisać istotę problemów i podjęte środki naprawcze,
 wyjaśnić przyczyny odstępstw (jeżeli wystąpią) od harmonogramu
realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
3
Formularz PEFS
Obowiązek ochrony danych osobowych
 Zgodnie z Zasadami Systemu Sprawozdawczości w ramach PO KL mamy
obowiązek sporządzić Formularz PEFS 2007 oraz monitorować
uczestników projektów zgodnie z Załącznikiem nr 2 do „Wniosku
o płatność”
 Zakres zbieranych danych osób oraz danych instytucji bezpośrednio
objętych wsparciem w ramach PO KL określone są w Podsystemie
Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007 dla PO KL
- Instrukcja wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL
 W systemie PEFS 2007 zbierane są dane osobowe uczestników projektów
objęte ochroną na podstawie Ustawy o ochronie danych osobowych, zatem
warunkiem uczestnictwa danej osoby w projekcie jest wyrażenie przez
nią zgody na przetwarzanie jej danych osobowych. Wzór oświadczenia
o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych stanowi załącznik
do Umowy
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
4
 Przy przetwarzaniu danych osobowych należy przestrzegać zasad
wskazanych w samej umowie partnerskiej oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia
1997r. o ochronie danych osobowych oraz w rozporządzeniu Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków
technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia
i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
(Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
 Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie
pracownicy Partnerów projektu oraz pracownicy podmiotów, którym Partner
za zgodą Instytucji Wdrażającej (IP II) powierzył przetwarzanie danych
osobowych, posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania
danych osobowych. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych określono w załącznikach do Umowy Partnerskiej projektu.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
5
Procedura nadawania uprawnień do Formularza
PEFS 2007
Każdy Partner powinien wyznaczyć Administratora Bezpieczeństwa
Informacji (ABI), który odpowiada za nadzór nad bezpieczeństwem danych
osobowych w PEFS 2007 u Partnera.
Wszelkie czynności zarządcze związane z nadawaniem oraz odbieraniem
uprawnień dostępu do Formularza PEFS 2007 należy dokonywać z
zachowaniem procedury opisanej w Załączniku nr 4 do Instrukcji wypełniania
Formularza PEFS 2007 dla PO KL
Rejestr osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
w Formularzu PEFS 2007 stanowi Załącznik nr 5 do Instrukcji wypełniania
Formularza PEFS 2007 dla PO KL
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
6
Wypełnianie i przekazywanie Formularza PEFS 2007








Dane zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału uczestnika w projekcie
– ich podanie jest dobrowolne, jednak stanowi warunek konieczny
udziału danej osoby we wsparciu,
Status uczestnika projektu jest badany z chwilą jego przystąpienia
do projektu,
Określenie statusu nie podlega zmianie,
Zbieranie danych bazuje na deklaracjach i oświadczeniach uczestników
i nie wymaga się od nich okazywania dokumentów potwierdzających
tożsamość,
Nie są zbierane tzw. dane wrażliwe,
Istnieje obowiązek aktualizacji danych teleadresowych,
Formularz powinien zawierać dane wszystkich osób, które rozpoczęły,
kontynuują, zakończyły, czy też przerwały udział we wsparciu
od początku realizacji projektu,
Formularz PEFS 2007 musi być wypełniany poprzez interfejs graficzny
wbudowany w plik MS Excel!
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
7

Formularz PEFS 2007 powinien zostać dostarczony na płycie CD osobiście
lub przesłany pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru (nośniki
przesyłane pocztą powinny być odpowiednio zabezpieczone:
- skompresowane do jednego z formatów: ZIP, TAR, GZ lub RAR,
- zabezpieczenie hasłem z wykorzystaniem programu Win RAR lub 7-Zip,

Przesyłając pocztą formularz PEFS należy umieścić odpowiednio w jednej,
a następnie w drugiej kopercie (koperta wewnętrzna opisana: słowo PEFS,
nazwa Partnera, numer oraz nazwę projektu, okres, za który przekazywane
są dane, liczba beneficjentów ostatecznych znajdujących się w zbiorze

hasła przekazujemy oddzielnej niż zabezpieczony Formularz przesyłce
(na kopercie wewnętrznej napis hasło do PEFS) wpisując w piśmie
adresata Departament Rozwoju Gospodarczego, Wydział Kształcenia
Zawodowego, ul. Lubelska 23

Formularz PEFS 2007 składamy raz na kwartał (w przypadku krótszego
okresu sprawozdawczego - przekazujemy informację e-mailem),
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
8
Przypadki szczególne
Udział w kilku różnych formach wsparcia/wielokrotny udział w projekcie
W przypadku, gdy wraz z wnioskiem o płatność został przekazany
Formularz PEFS 2007 zawierający dane uczestnika projektu, który uprzednio
zakończył udział we wsparciu, zgodnie z zaplanowaną ścieżką uczestnictwa,
a następnie „wrócił do projektu” i został objęty kolejną formą wsparcia, Partner
jest zobowiązany do:
•
•
•
zaktualizowania danych dotyczących tej osoby poprzez usunięcie
i/lub nadanie zmodyfikowanej daty zakończenia udziału w projekcie,
uwzględnienie wszystkich form wsparcia, którymi dany uczestnik
został objęty, związanych z ponownym uczestnictwem w projekcie,
przesłania zaktualizowanego Formularza wraz z kolejnym wnioskiem
beneficjenta opłatność.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
9
Rezygnacja z udziału w projekcie



wcześniejsze zakończenie lub przerwanie udziału w projekcie,
wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych,
podpisanie deklaracji uczestnictwa w projekcie, lecz nie doszło do udziału
w pierwszej formie wsparcia i nie zostały poniesione wydatki.
Korekty danych
W przypadku gdy przesłany Formularz przez Partnera będzie wymagał
korekty, Partner jest zobowiązany, niezwłocznie po wykryciu takiej
sytuacji (błędy w przekazanym Formularzu, zmiana danych form wsparcia, daty
rozpoczęcia udziału w projekcie, etc.) poinformować o tym fakcie Instytucję
Wdrażającą (IP 2), do której dany Formularz został skierowany oraz przesłać
poprawiony Formularz wraz z wyjaśnieniem powstania niezgodności
i informacją, w którym miejscu Formularza została dokonana korekta.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
10
Zakończenie udziału w projekcie zgodnie z zaplanowaną ścieżką
W przypadkach losowych śmierć uczestnika projektu przed zakończeniem
udziału w projekcie
Niekwalifikowalność
W sytuacji, w której okaże się, że w wyniku np. kontroli dany uczestnik
został uznany za niekwalifikującego się do otrzymania pomocy, dane tej
osoby powinny zostać usunięte z Formularza PEFS 2007.
Wszystkie dane zawarte w PEFS muszą być zgodne z informacjami
zawartymi w załączniku nr 2 do wniosku o płatność.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
11
Załącznik nr 2 do wniosku beneficjenta o płatność
w ramach PO KL Szczegółowa charakterystyka
udzielonego wsparcia
Zadanie 1:
Uzupełnij tabelę dotyczącą kolejnego okresu rozliczeniowego (01.01.2011-31.03.2011),
biorąc pod uwagę, że w tym czasie 40 osób, które zostały wykazane jako „zakończyły
udział w projekcie” powróciło do projektu (17 kobiet, 23 mężczyzn), 25 osób
rozpoczęło udział w projekcie (5 kobiet, 20 mężczyzn), 18 osób (8 kobiet, 10 mężczyzn)
zakończyło udział w projekcie
Okres sprawozdawczy 1.12.2010 - 31.12.2010
1. Przepływ uczestników projektu*
Liczba osób, które:
powróciły do projektu
Okres
rozpoczęły udział w projekcie
po zakończonym udziale w
projekcie
po przerwanym udziale w
projekcie
zakończyły udział w projekcie
przerwały udział w projekcie
kontynuują udział w projekcie
na koniec okresu
rozliczeniowego.
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mr
50
33
83
0
0
0
0
0
0
57
43
100
1
0
1
0
0
0
Mp
58
43
101
0
0
0
0
0
0
57
43
100
1
0
1
Komentarz
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
12
Okres sprawozdawczy 1.01.2011 - 31.03.2011
Pierwszy krok: Weryfikujemy Załącznik nr 2 z poprzedniego okresu
Liczba osób, które:
powróciły do projektu
Okres
rozpoczęły udział w projekcie
po zakończonym udziale w
projekcie
zakończyły udział w projekcie
przerwały udział w projekcie
po przerwanym udziale w projekcie
kontynuują udział w projekcie na
koniec okresu rozliczeniowego.
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mr
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Mp
58
43
101
0
0
0
0
0
0
10057-17=40 43-23=20
40=60
1
0
1
58-40101-6043-20=23
1=17
1=40
Komentarz
Równocześnie poprawiamy dane w PEFS - usuwamy datę zakończenia udziału w projekcie przy osobach powracających
drugi krok: Wprowadzamy osoby, które rozpoczęły udział w projekcie 1.01.2011 - 31.03.2011, powróciły do projektu oraz osoby które zakończyły udział w projekcie
Liczba osób, które:
powróciły do projektu
Okres
rozpoczęły udział w projekcie
po zakończonym udziale w
projekcie
zakończyły udział w projekcie
przerwały udział w projekcie
po przerwanym udziale w projekcie
kontynuują udział w projekcie na
koniec okresu rozliczeniowego.
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mr
5
20
25
17
23
40
0
0
0
8
10
18
0
0
0
Mp
63
63
126
17
23
40
0
0
0
40+8=
48
20+10=
30
60+18=
78
1
0
1
63-48-1= 63-30=
14
33
Komentarz
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
13
126-781=
47
Zadanie 2:
Analizując dokumenty stwierdzono, że od początku realizacji projektu
10 osób (6 kobiet i 4 mężczyzn), które zakończyły udział w zajęciach , w okresie
1.12.2010 -31.12.2010 nie było wykazanych w Załączniku nr 2 oraz w PEFS. Dwie
kobiety pochodziły z obszaru wiejskiego. W okresie rozliczeniowym 01.01.201131.03.2011 nikt nie przystąpił do projektu, a 20 BO (10 kobiet, 10 mężczyzn)
zakończyło udział w projekcie.
Okres sprawozdawczy 1.12.2010 - 31.12.2010
Liczba osób, które:
powróciły do projektu
Okres
rozpoczęły udział w projekcie
po zakończonym udziale w
projekcie
po przerwanym udziale w
projekcie
zakończyły udział w projekcie
przerwały udział w projekcie
kontynuują udział w projekcie
na koniec okresu
rozliczeniowego.
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mr
33
57
90
27
75
102
0
0
0
18
64
82
0
0
0
42
69
111
Mp
122
215
337
27
76
103
0
0
0
80
146
226
0
0
0
Komentarz
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
14
Analiza załącznika 2 i PEFS za ostatni okres rozliczeniowy
Liczba osób, które:
powróciły do projektu
Okres
rozpoczęły udział w projekcie
po zakończonym udziale w
projekcie
zakończyły udział w projekcie
po przerwanym udziale w
projekcie
przerwały udział w projekcie
kontynuują udział w projekcie na koniec okresu
rozliczeniowego.
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mr
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
42
69
111
Mp
122+6=
128
215+4=
219
337+10=
347
27
76
103
0
0
0
80+6=
86
146+4=
150
226+10=
236
0
0
0
Komentarz
Równocześnie uzupełniamy dane w PEFS
Uzupełnienie danych dotyczących okresu 01.01.2011-31.01.2011
Liczba osób, które:
powróciły do projektu
Okres
rozpoczęły udział w projekcie
po zakończonym udziale w
projekcie
po przerwanym udziale w
projekcie
zakończyły udział w projekcie
przerwały udział w projekcie
kontynuują udział w projekcie na koniec okresu
rozliczeniowego.
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Mr
0
0
0
0
0
0
0
0
0
10
10
20
0
0
0
32
59
91
Mp
128
219
347
27
76
103
0
0
0
96
160
256
0
0
0
W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano w wierszu Mp ilość BO (122 K+ 215 M = 337) , które rozpoczęły udział w projekcie. Prawidłowe dane to 128 K+ 219 M=347. W
poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano również, w wierszu Mp liczbę BO (80 K+146 M=226), którzy zakończyli udział w projekcie. Prawidłowe dane to 86 K+ 150 M=236. Zmianie
Komentarz
uległa również liczba osób, które kontynuujących udział w projekcie. Prawidłowa liczba to 42 K +69 M= 111.
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
15
Określenie statusu na rynku pracy osób, które rozpoczęły udział w projektach realizowanych w ramach Działania
Lp.
Mr
Status osoby na rynku pracy
2
Mp
K
M
Ogółem
K
M
Ogółem
3
4
5
6
7
8
1
1
2
4
Bezrobotni
0
0
0
0
0
0
w tym osoby długotrwale bezrobotne
0
0
0
0
0
0
Osoby nieaktywne zawodowo
0
0
0
128
219
347
w tym osoby uczące lub kształcące się
0
0
0
128
219
347
Ogółem
0
0
0
128
219
347
w tym osoby należące do mniejszości narodowych
i etnicznych
0
0
0
0
0
0
w tym migranci
0
0
0
0
0
0
w tym osoby niepełnosprawne
0
0
0
0
0
0
w tym osoby z terenów wiejskich
0
0
0
80
80
160
Komentarz
W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano w
wierszu Mp ilość BO (122 K+ 215 M = 337) , które
rozpoczęły udział w projekcie. Prawidłowe dane to 128 K+
219 M=347.
W poprzednim okresie rozliczeniowym błędnie wykazano
również, liczbę kobiet z terenów wiejskich 78 K w
kolumnie Mp. Prawidłowa liczba to 80 K. Łącznie w
poprzednim okresie rozliczeniowym liczba BO z terenów
wiejskich to 80 K +80 M =160
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
16
7. Osiągnięte wartości wskaźników
L.p.
Wartość
docelowa
wskaźnika
Nazwa wskaźnika
1
2
3
Mr
Mp
K
M
Ogółem
K
M
4
5
6
7
8
Stopień
realizacji
Ogółem wskaźnika
9
10=(9/3)*10
0
PRIORYTET IX
Działanie 9.2
1
Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które wdrożyły programy rozwojowe
3
Nie
Nie
dotyczy dotyczy
0
Nie
dotyczy
Nie
dotyczy
3
100,00%
2
Liczba szkół i placówek kształcenia zawodowego, które współpracowały z
przedsiębiorstwami w zakresie wdrażania programów rozwojowych
2
Nie
Nie
dotyczy dotyczy
0
Nie
dotyczy
Nie
dotyczy
2
100,00%
3
Liczba uczniów w szkołach prowadzących kształcenie zawodowe, którzy zakończyli
udział w stażach i praktykach w ramach projektu
250
5
20
25
10,00%
1 000
100
100
200
20,00%
-potwierdzających nabyte kwalifikacje i uprawnienia (poprzez zdanie egazminu)
400
40
80
80
20,00%
-potwierdzających udział w kurasach/zajęciach z kompetencji
kluczowych/parktykach/stażach
600
60
60
120
20,00%
Inne wskaźniki określone we wniosku o dofinansowanie
Liczba certyfikatów, uprawnień, zaświadczeń otrzymanych przez uczniów w ramach
projektu w tym:
4
5
Liczba szkół lub placówek oświatowych wyposażonych w sprzęt techniczno-dydaktyczny
3
Nie
Nie
dotyczy dotyczy
Nie
dotyczy
Nie
dotyczy
3
100,00%
6
Liczba szkół, które zostały wyposażone w nowoczesne materiały dydaktyczne w ramach
projektu
3
Nie
Nie
dotyczy dotyczy
Nie
dotyczy
Nie
dotyczy
3
100,00%
Komentarz
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
17
Źródła informacji
Strona internetowa WUP w Krakowie dot. PO KL:
http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/pefs-20.html
- Formularz PEFS 2.0 - arkusz programu Excel
- Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego
2007 dla PO KL
Instrukcja wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL
- "FAQ w systemie PEFS 2007 dla PO KL", czyli zestawienie pytań
i odpowiedzi w związku z wypełnianiem Formularza PEFS 2007
http://www.pokl.wup-krakow.pl/index.php/finanse-projektu.html
- Instrukcja wypełniania wniosku o płatność
- Załącznik nr 2 do wniosku o płatność
- Instrukcja wypełniania załącznika nr 2 do wniosku o płatność
- Zasady dotyczące sporządzania wniosków o płatność w ramach PO KL
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
18
Dziękuję za uwagę
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego
19