Transcript （二）函的撰写
第一讲 行政公文种类 一、公文种类概述 公文种类，是指根据行文目的、行文方向 、公文的功能和制作要求等不同特点所划分的 相对固定的公文类型的名称。我们把公文类型 的名称称作公文种类,通常又称作公文文种。 行政公文种类 （一）法定行政公文文种和通用公文文种 法定行政公文文种，指国务院以法规性文件 规定行政机关应该使用的文种。共十三种： 上行文：报告、请示、议案、意见。共四个。 下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、 通报、批复、会议纪要、意见。共九个。 平行文：函、意见。共两个。 行政公文种类 通用公文文种，属于非法定行政公文文种中的一 种，是党委、政府、人大、政协、军事机关以及 社会组织、社会团体都可以使用、且可以用作公 文附件的文种。如：条例、规定、办法、细则， 属规范性文件的名称，但“条例”只能由国务院 及省级人大使用，其他机关不能使用。又如规划、 计划、方案、要点等，属一般通用公文名称，各 机关单位都可使用。 通用公文文种不能单独使用于正式发出的公文标 题，只能以法定公文文种作为载体，才能发出。 （二）公文文种的涵义 1、不同的文种，反映了不同类型公文不同 的行文目的。例如，“通知”是为了把行政管理要求告 知下级机关并使其执行、办理或周知，“请示”是为了把 有关情况、见解和要求告知上级机关并使其处理。 2、不同的文种，反映了不同类型公文不同 的行文方向。例如“通知”是下行文种，“报告”是上 行文种，“函”是平行文种。 （二）公文文种的涵义 3、不同的文种，反映了不同类型公文不同的 功能。例如“通知”具有领导、指挥、告知的功能，“请 示”具有陈述、期请的功能，“函”具有商洽、询问、答 复的功能。按功能选择文种就能实现发文者的行文目的。 4、不同的文种反映了不同类型公文不同的制 作要求。在长期实践中，特定文种的格式、结构、层次、 内容、用语等已形成了特定的制作要求。只要掌握了不同 文种的不同制作要求，就能按不同要求制作出相应的公文。 二、法定行政公文文种的选用原则 （一）根据国务院规定选用。法定行政公文只能在国务院规定的十 三种法定文种中选用。 （二）根据行文目的选用。选用具有相应功能的文种。 （三）根据发文机关的职权选用。如命令（令）、公告、议案 （四）根据与主送机关的行文关系选用。 （五）根据公文内容结合文种自身特点选用。如命令（ 令）、决定与通报；函与意见；通知与意见。 三、几个常用文种 通知 （一）通知的适用范围 1.适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相 隶属机关的公文。 2.适用于印发本机关重要的规范性文件。 3.适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知 或者执行的事项。“有关单位”是指与文件内容有关的下级 机关和不相隶属机关。 4.适用于任免人员。 （二)通知的撰写 1 .通知的特点 （1）告晓性 通过发通知把行政管理的情况和决定事项告知行 政管理相对人，使上情下达。可以是周知的，也可是非周知的。 （2）指挥性 受文机关接到通知后，要采取措施办理或执行， 这就是通知的指挥功能。行政机关通过下发通知实现对经济社会 活动的组织、协调、管理职能。 （3）约束性 对行政管理机关的通知,受文机关一般都要执行。 对不执行的要督查督办、批评、通报以至作出行政处理。 （二）通知的撰写 2.通知主体的结构。从形式上可分为三种： （1）复式结构的通知。即由正文和附件共同构成一 个文件的通知。一般由标题、主送机关、正文、落款、 附件构成。 （2）单一结构的通知。一般由标题、主送机关、正 文、落款构成 （3）任免通知。一般由标题、主送、正文、落款构 成。任免通知的标题只写主要内容和文种(通知)，不标 发文机关名称。 行政公文的主体结构 3.各类通知正文的写作。从内容上可分为指示性通知、 批示性通知、告知性通知。 （1）指示性通知。用于传达需要下级机关和有关单位执 行的有关事项。指示性通知正文的结构一般可分三块： 一是要写清事由。事即情况、原因，就是要揭示问题；由即 理由、依据，就是要讲清道理，然后提出任务，即要做什么，达 到什么目的。这一块可作序，也可作正文第一条。 二是写清通知事项，即要求做什么，怎么做，提出执行的具 体措施。通知事项一般以条文形式表达，也可以条块结合的方式 表达。 三是结尾。提出执行中应注意的问题，或发出号召，提出希 望。 例文12（指示性通知） 国务院办公厅关于坚决制止 国内互赠挂历的通知 各省、自治区、直辖市人民政府、国务院各部委、各直属机构： 国务院早有明文规定，国内各单位不准用公款互赠挂历，但是，近几年来，不少 单位无视这一规定，仍然用公款大量印刷并互赠挂历，这不仅浪费了国家紧缺的纸张 和资金，也助长了社会上的不良风气。对这个问题，有必要在增产节约、增收节支运 动中，采取有效措施，坚决加以纠正。为此，特作如下通知： 一、所有行政、事业单位和企业，都不得以任何名义印制和购买挂历赠送国内单 位或个人。 二、需要对国外赠送挂历的单位，必须把赠送范围和数量报经上级主管领导部门 和财务部门批准后，才能印制或购买。印制份数要严格控制，不得内部分发。 三、国内市场需要的挂历，由出版部门和商业部门安排印制和销售。 四、所有单位都不得到港、澳地区和国外印制挂历。 五、各级财务部门要严格把关，对违反上述规定的，其费用一律不准报销。各级 审计机关和银行要加强监督检查，发现问题立即纠正，情节严重的要给予纪律处分。 各地区、各部门接到本通知后，要立即对所属单位准备印制、赠送１９８８年挂 历的情况进行一次认真检查，并于４月底前报告财政部。凡违反上述规定订货或已排 版准备印制的，要立即停止。 一九八七年三月九日 （二）通知的撰写 （2）批示性通知。用于批转下级机关的公文，转发上级 机关和不相隶属机关的公文，印发本机关审定的公文。批转、转 发的公文一般为上级、下级和不相隶属机关的正式公文，文种为 法定行政公文文种。本机关审定的公文一般为通用公文，包括规 范性文件和其他通用公文,但不能用法定文种印发法定文种。 根据附件拟制机关的不同。批示性通知有三种形式，转发性 通知、批转性通知、印发性通知。 （二）通知的撰写 ①转发性通知。用于转发上级或不相隶属机关的公文。上 级机关或不相隶属机关的来文，如果需要所属下级机关周知、办 理或执行的,可以加上批语,以“通知”形式转发。 例文13（转发性通知） ××市人民政府办公室 转发市公安局关于提请批转《××市国家集体财产 被盗责任赔偿规定》的请示的通知 各县（市、区）人民政府，市人民政府各工作部门、各直属机构： 经市人民政府同意，现将《市公安局关于提请批转<××市国家集体财产被盗责任赔偿规定> 的请示》转发你们，请遵照执行。 一九九六年十月七日 附件略 （二）通知的撰写 ②批转性通知。用于转发下级机关的公文。上级机 关认为下级机关上报的“请示”、“报告”、“意见” 等具有普遍适用意义，可以加上批语，以“通知”形式 批转给所属的下级机关。对被批转的文件，批转机关可 以做文字的修改和加工。 例文14（批转性通知） ××市人民政府 批转市财政局关于消化粮食财务 挂帐实施方案的请示的通知 各县（市、区）人民政府，市人民政府各有关工作部门、有关直属机构： 现将《市财政局关于消化粮食财务挂帐实施方案的请示》批转给你们，请结合实际，认真贯 彻执行。 一九九六年四月二十五日 附件略 （二）通知的撰写 ③印发性通知。用于印发本机关制定、批准的规范 性文件和其他需要执行的工作计划、规划、方案、要点 等文件。 例文15（印发性通知） ××市人民政府 关于印发市人民政府工作规则 试行的通知 各县（市、区）人民政府，市人民政府各工作部门、各直属机构： 《××市人民政府工作规则（试行）》已经市人民政府常务会议讨论通过，现印发 给你们，望遵照执行。 一九九五年六月八日 （二）通知的撰写 （3）告知性通知。用于传达需要下级机关和有关单 位周知或办理的有关事项。告知性通知需写清通知的事 项，如何办理，以及有什么具体要求等。根据告知事项 的性质，告知性通知又可分事务性通知、会议通知、任 免通知。 ①事务性通知。用于通知行政事务性事项，如体制 调整、机构变动、启用印信、安排假期等事项。 例文16（事务性通知） ××市人民政府办公室 关于市长专线电话办公室对外办公的通知 各县（市、区）人民政府，市人民政府各工作部门、各直属机构： 为了适应我市改革开放和现代化建设的新形势，进一步加强政府同人民群众的联系，经市人 民政府批准，设立市长专线电话办公室，于1996年10月21日正式对外办公。 市长专线电话办公室是承办人民群众与市人民政府领导同志直接通话、反映情况、解决问题 的工作机构。主要任务是：承办人民群众通过电话反映政府在贯彻执行党和国家的路线、方针、 政策、法律、法规，以及在管理全市政治、经济、文化、教育和群众生产生活中的意见、建议和 批评。对群众通过电话反映的各类问题，将依其内容的性质、类别进行整理摘报，分别呈送主管 秘书长和市政府领导同志，根据领导同志指示精神，按照“分级负责，归口办理”的原则，及时 转交有关部门处理，并督促检查报告处理结果。同时开展社情民意调查，进行信息分析和综合研 究。 专线电话办公室刻制“××市人民政府市长专线电话办公室”印章，直接对外办公，在市政府 领导下，由市信访局管理，科级建制。办公室设在市政府一号办公楼。 属于各县（市、区）、各部门、各单位向市政府就日常工作进行请示和业务联系的，仍按 正 常渠道和有关规定办理。该办公室不直接接待上访群众。 专线电话号码为：××××××× 一九九六年十月九日 （二）通知的撰写 ②会议通知。用于通知会议。会议通知须交代清会 议的名称、内容、起止时间、参加人员、会议地点、报 到地点、时间，以及其他有关事宜。必要时，报名时间 、开会时间要具体到时、分，报名地点要具体到房间。 会议通知一般有三种： 一是一般会议使用印有“×××（机关名称）会议 通知”的专用纸印发。不挂文号，不要版记，但要加盖 印章。 例文18（一般性会议通知） ××市人民政府办公室 会议通知 各县（市、区）人民政府，市人民政府各有关工作部门、直属机构： 为了进一步贯彻落实省政府定点屠宰工作会议精神，全面促进我市生猪定点屠宰工作，市人民政府决定召 开全市生猪定点屠宰工作座谈会议。现就有关事项通知如下： 一、会议内容： １、传达省政府定点屠宰工作会议精神。 ２、座谈我市生猪定点屠宰工作情况。 ３、安排当前生猪定点屠宰工作。 二、会议时间、地点：１１月７日上午９时半在××县政府招待所报到，１０时准时开会，会期１天。 三、参加人员：各县（市、区）主管定点屠宰工作的县（市、区）长、定点屠宰办公室主任；市商务局、 农牧局、卫生局、工商局、技术监督局、地税局主管局长。 一九九六年十一月四日 二是例 会通知。包括机关的全体会议、常务会议、办公 会议、专项问题会议等。如《渭南市人民政府常务会议通 知》、《渭南市人民政府市长办公会议通知》、《渭南市 人民政府专项问题会议通知》等。分别使用专用纸印制。 例文19（市人民政府常务会议通知） ××市人民政府常务会议通知 （第三次） 一九九五年 时间：一九九五年×月××日上午八时半。 地点：市政府×号办公楼×楼会议室。 议题：一、××××××；（参加单位：×××、×××、×××……） 二、××××××；（参加单位：×××、×××、×××……） 三、××××××。（参加单位：×××、×××、×××……） 一九九五年×月×日 三是重要的需提前作好准备的会议。如《××市人民 政府办公室关于召开中西部经贸洽谈会预备工作情况汇报会的通 知》，以通知机关的正式文件发出。 ③任免通知。用于行政机关任免下级机关的领导人，或者公布上级 机关的有关任免事项时使用任免通知。任免通知写法比较简单，一般只须写 明决定任免的时间、依据文件以及被任免人员姓名、职务、排列等即可。可 以同时任免，也可以只任命或免除。标题 不写发文机关名称。主送机关为被 任命人所在机关，其他机关列入抄送。 例文20（任免干部通知） 关于×××等同志职务任免的通知 ××局： 经研究，决定任命： ×××为××市××局副局长。 ×××为××市××局副局长。 决定免去： ×××××市××局副局长职务。 一九九×年×月××日 （二）通知的撰写 4.写作通知应注意的事项 （1）非普发性通知的主送机关。非普发性通知的 主送机关按要求都应在主送位置写清。如受文单位过多， 但又不是普发性通知时可用“各有关县（市、区）”、 “各有关工作部门、直属机构”等统称，同时起草人要 详细列出需送达机关的名单，附送公文办理机构照单发 文，以免漏发。 （二）通知的撰写 （2）批示性通知中几个技术性问题的处理。 ①转发性文件中“关于”的用法。 ②转发性文件中“通知的通知”的用法。 ③行政机关办公厅（室）转发、印发经行政机关同 意的文件时，文件开头要写“经××××(行政机关名 称)同意”。 ④批示语结尾的写法。结尾一般为贯彻执行要求， 一般比较简单，主要是应把握好“度”的不同。 报 告 （一）报告的适用范围 1.适用于向上级机关汇报工作。主要汇报按职责范围 或上级要求开展工作的情况。 2.适用于向上级机关反映情况。主要汇报下级机关所 辖区域 或部门、单位发生的按规定需要上级机关知晓或处理 的情况。 3.适用于答复上级机关的询问。上级机关以函询问下 级机关某些方面的情况 及态度，下级机关以报告答复。 （二）报告的撰写 1 .报告的特点 （1）陈述性特点。公文的表达形式主要是陈述,讲清 情况和看法，不作论证说理。 （2）事后性特点。报告内容是已经作过的事。已经形 成的工作设想也可写入报告，但不能请上级批复，只是让上级 知道。典型经验可请上级批转。报告中不能夹带请示事项。 （3）见解性特点。不光讲清事实，还要表明报告机关 的认识和对今后工作的设想。 （二）报告的撰写 2.报告公文主体的结构 (1)标题。标题由制发机关名称、事由和文种(报告)构成。 (2)主送机关。报告的主送机关是具有隶属关系的上一级机关。 （3）正文。 纵式结构。按工作过程、事件发生的时间顺序铺开，一般用 于单项的工作报告、情况报告。 横式结构。对全面工作或某一方面工作，按所做出的成绩、 经验、问题、今后设想等逐次铺开，并分别作下一层次的叙述。 一般用于综合性报告、专项问题报告。如全年工作报告。 (4）落款。 （二）报告的撰写 3.各类报告正文的写作 报告 正文的结构： 一是 事由。说明就什么问题进行报告。 二是 报告事项。可分别情况按纵式或横式结构撰写报告内容 。 三是结尾。一般写“特此报告”，表示结束，也可不写；呈 转性报告写“以上报告如无不妥，请批转××××（批转对象） 执行”。 （1）工作报告。用于向上级机关汇报工作。主要是 汇报履行职责、执行上级工作部署、完成上级交办事项的 情况。 一是半年、全年全面工作进展的情况； 二是上级机关部署的专项工作执行情况； 三是上级机关负责人批示、交办事项的办理情况。 四是政策性试点情况、专项调查情况，典型经验总结 情况等。 上述几种报告除年度和半年报告要按时报告外，其他 报告可在办结后报告，也可在办理过程中报告阶段性进展 情况。 工作报告可分别情况按纵式或横式结构撰写。 （二）报告的撰写 （2）情况报告。用于向上级机关反眏本地区、本机关发生 的自然、政治、经济、社会、思想等方面的情况，其中许多情况 为突发性事故和情况，需要按上级规定的时限和要求如实上报。 正在发生、发展的情况，报告时要首先保证时效，不要等全部情 况弄清了再报。结尾写“详情后报”。 报告的撰写 例文27(反映情况的报告) ××县人民政府 关于我县××煤矿发生瓦斯爆炸情况的报告 ××市人民政府： ×月×日凌晨1时，我县县属××煤矿×号井发生瓦斯爆炸。该矿井地处 我县北部××乡中部，距县城10公里。爆炸发生时，井下有40名工人正在作 业。凌晨1时30分接该乡政府及县工业局报告后，县委、县政府主管领导 ×××、×××已带领×××、×××、×××等部门的领导和工作人员前 往该矿，现场调查并指挥抢救。××矿务局矿山救护队已赶到现场，投入抢 救。人员伤亡情况不详，待后报告。 ××××年×月×日 （二）报告的撰写 （3）答复报告。用于答复上级机关的询问。答复报 告带有被动性的特点，一是上级机关询问则报告，询问 什么报告什么。二是上级机关询问的事项，有则如实报 告，无则如实说明情况。三是按上级机关的要求报告。 具体写法，首先要说明来文收到，其次如实答复来文询 问的问题，内容较多时可分条、分项列出。 （二）报告的撰写 例文28(答复上级机关询问的报告） ××市人民政府办公室 关于我市非开放地区范围意见的报告 省人民政府办公厅： 你厅《关于征求非开放地区范围意见的函》(×政办函〔2000〕××号)收 悉。经市政府研究，同意我市××县×××国道以南(不含××县城)地区、 ××、×××、×××以北地区继续按非开放地区、范围予以保护。 二○○○年××月××日 （二）报告的撰写 4.写作报告应注意的事项 （1）写作报告必须材料真实，条理清楚。 （2）报告中不能夹带请示事项。 （3）以正式公文向上级机关报告工作、反眏情况、 答复询问事项，只能使用“报告”文种，不能用“工作 总结”、“工作汇报”或“关于上报××工作总结的报 告”的形式行文。 请 示 （一）请示的适用范围 1.适用于请求上级机关指示。对工作中应遵循的指 导思想、方针、政策等方面的问题不明确，或上级发布 的法规、规章和政策性文件的内容不明确，请求上级机 关予以指示。 2.适用于请求上级机关批准。用于对下级机关无权 决定或无能力解决的问题请求上级批准解决。如解决资 金、物资、机构、编制等。 （二）请示的撰写 1.请示的特点 （1）事前性特点。在工作开展前请上级指示或批 准，不能先斩后奏。 （2）呈请性特点。带有陈述和期请性质。 （3）单一性特点。一文一事，不要一文多事，也 不要多头请示。 （二）请示的撰写 2.请示公文主体的结构 （1）标题。标题由制发机关、主要内容和文种构成。 （2）主送机关。请示的主送机关是具有隶属关系的上一级机关，主送 机关只写一个，不能多头请示，一般也不能越级请示。受双重领导的行政机 关行请示公文时，根据上级职权和请示内容，确定一个作主送，一个作抄送 。 （3）正文。 （4）附注与落款。 3、请示公文正文的写作 正文由事由、请示事项和请求三部分构成。 要先写事由，即写请示的原因，陈述情况，说明下级不能解决 的原因； 再写请示事项，即要求上级解决什么问题。请示事项必须具体 明确，不能让上级去猜测。 最后写请求，即请上级解决的意思表示，如“以上请示，请予 批准”、“请予指示”、“请予批复” 、“以上请示如无不妥，请 批转×××（批转对象）执行”。请求虽短，但却是请示公文结构的 一个组成部分，要另起一行，单独作一段。 （二）请示的撰写 （1）请求批准的请示。 主要是对本机关无权决定或无能 力解决的问题，请求上级机关批准和解决。 例文29（请求批准的请示） ××市人民政府 关于申请验收××县两基工作的请示 ××省人民政府： 按照省政府的安排，我市××县“基本普及九年义务教育、基本扫除青壮年文盲 ”（以下简称“两基”）工作，在各级政府的重视支持和广大干部群众的努力下，中 小学办学条件发生了显著变化，办学经费有了保证，学校管理得到加强，扫盲工作已 经通过省政府的高标准无盲县验收，巩固提高工作有了新的进展，广大干部群众依法 办教育的意识进一步增强。十月中旬，经过××县人民政府的认真自查和市人民政府 的全面检查，认为××县实施“两基”的各项指标均达到省上的有关规定标准，特申 请省人民政府对××县“普九”工作进行评估验收，对扫盲工作进行复查。 妥否，请批复。 附：××县“两基”自查报告、表册。 一九九六年十月二十二日 （二）请示的撰写 （2）请求指示的请示 请求上级机关指示的请示，一种是要求上级作出政 策解释的请示；一种是请求上级对工作开展的方针、原 则、政策、方法作出指示的请示；还有一种是请求批转 的请示，即呈转性请示。 请示的撰写 例文30（请求上级解释政策的请示） ××县人民政府办公室 关于公务申报中有关问题的请示 ××市人民政府办公室： １９××年×月×日《××市人民政府办公室关于印发〈××市行政公文应用分类 暂行办法〉的通知》中规定，“下级政府向上一级政府请求批准事项的文种用请示， 下级政府向上一级政府的业务主管部门请求批准事项的文种用函”。１９××年×月 ×日《××市人民政府办公室关于改革简化部分业务审批权限的通知》中又规定，“ 将原来由市政府审批的一些业务事项，授权部门直接办理。今后这类问题，县市政府 可直接报送市政府有关部门审理。主管部门对少数拿不准的问题，应向市政府请示” 。目前，县市政府就这类事项向市政府业务部门报文时用“请示”还是“函”，有两 种不同的认识。一种认为，虽授权部门审理但批准权限是政府的，应用“请示”；一 种认为行文对象是市政府的部门，与下级政府是不相隶属机关，应用“函”申报。由 于认识不一，已对工作造成影响。我们认为，后一种认识比较妥当。 妥否，请予批复，并抄送市级有关部门。 一九××年×月×日 （二）请示的撰写 4.写作请示应注意的事项 （1）请示的拟写。请示的情况必须确实，原因必须说清 ，理由必须充足，请示事项必须切实可行。 （2）准确使用请示文种。不要把“请示”写成“报告” 、“申请”或“请示报告”，也不要向不相隶属的机关行请示公 文。 批 复 （一）批复的适用范围 1.适用于答复下级机关请求批准的事项。 2.适用于答复下级机关请求指示的事项。 （二）批复的撰写 1 .批复的特点 （1）行文方向的专向性。一般只向请示的机关 行文。个别带有普遍性的问题可以批转性通知批转有关的 下级机关，也可抄送有关机关，包括行请示公文的单位。 （2）批复内容的针对性。针对请示事项批复，请 示什么，批复什么。 （3）批复效力的权威性。对上级机关的批复，不 论是批复的主送机关、抄送机关，还是批转性通知的主送 机关、抄送机关都必须遵照执行。如有不同意见，必须另 外行文请示，不得拒绝执行。 （二）批复的撰写 2.批复主体的结构 （1）标题由制发机关、事由(下级机关的请示事项)、 文种(批复)构成。 （2）主送机关。主送机关为呈送请示的机关。 （3）正文。 （4）落款。 （二）批复的撰写 3.各类批复正文的写作 批复正文一般由引语、复文、结尾构成。 引语，引用来文标题及发文字号，说明收悉，并用“现批复 如下”过度到复文； 复文，是对请示事项的答复； 结尾，用“特此批复”或“此复”，表示批复结束。 （1）批准性批复。主要用于答复下级机关无权力或无能力解 决、请求上级机关批准或解决的请示。批复内容除了明确告知下 级机关批准或不批准、解决或不解决的决定，还可提出要求或希 望。 （二）批复的撰写 例文35（批准性批复） ××市人民政府 关于××县基本农田保护区规划的批复 ××县人民政府： 你县《关于××县基本农田保护区的请示》（×政字〔１９９６〕３７号）收悉。 市人民政府原则同意《××县基本农田保护区规划》，希望你们切实搞好规划的 宣传，制定、完善有关规章制度，认真组织实施。在实施过程中，要注意研究新情况 、新问题，根据经济和社会发展需要，依照规定程序对规划及时进行修订和完善，努 力实现规划中提出的各项目标，促进区域经济迅速发展。 此复。 一九九六年十二月五日 （二）批复的撰写 （2）指示性批复。主要用于答复下级机关不明确、请求上级 机关指示的请示。对下级机关请示的问题要明确答复。 例文36（指示性批复） ××市人民政府办公室 关于向业务主管部门申报情况请求 批准使用函文种的批复 ××县人民政府办公室： 你办１９××年×月×日《关于公务申报中有关问题的请示》收悉。现批复如下： １、下级政府向上一级政府的业务主管部门、本级政府业务部门向同级业务主管部门申报情况请求批准有 关事项时用“函”。 2、行文关系是指公文制发机关与受文机关的关系。你县人民政府与市政府业务主管部门之间是不相隶属 的关系，应行平行文，用“函”文种。至于需向市人民政府请示，属市政府业务主管部门的职责。 ３、今后,各级政府的业务主管部门不得要求下一级政府或同级业务部门用“请示”、“报告”文种申报情 况，请求批准有关事项，也不得因使用“函”文种而刁难不办，贻误工作。 一九××年×月×日 抄送：市人民政府各工作部门、直属机构。 （二）批复的撰写 4.写作批复应注意的事项 （1）批复的写作。批复是一种指示性、政策性、法 规性很强的文件，写作时要态度明朗，语气肯定，决不 能含糊其辞，模棱两可，似是而非。 （2）对于下级机关的请示，上级机关必须及时予以 答复。不能不答复，也不能久拖不复。 （3）答复不相隶属机关的申报函，不能用“批复” ，而应用“复函”。 函 （一）函的适用范围和种类 1.适用于不相隶属机关之间商洽工作。去函为 商洽性函，复函为答复性函。 2.适用于不相隶属机关之间询问和答复问题。 去函为询问性函，复函为答复性函。 3.适用于向不相隶的机关请求批准和答复审批 事项。去函为申报性函，复函为答复性函。 4.适用于不相隶属机关之间委托代办代查有关 事项。去函为委托性函，复函为告知性函。 （二）函的撰写 1.函的特点 （1）行文关系的平行文特点。不相隶属的机关可以是平级， 也可以是不同级别；可以是行政机关，也可以是企事业单位，但从行 文关系上讲均是平行关系，行平行文。 （2）文种功能的告知性特点。函与通知都有告知功能，但函的 主送机关是不相隶属机关，通知的主送机关是下级 机关。 （3）涉及事项的具体性特点。不相隶属机关之间，重要问题用 “意见”，具体问题用“函”。 （4）议定事项的协商性特点。除答复申报函的复函具有较强的 约束力外，其他函本身不具备强制性，而是两个平等主体通过协商， 形成共识，做出承诺。一旦承诺，对双方都有约束力。 （二）函的撰写 2.函主体的结构 （1）标题。标题由制发机关、主要内容和文种(函) 构成。 （2）主送机关。 （2）正文。 （3）落款。 （二）函的撰写 3.各类函正文的写作 函的正文一般比较简短，由原由、办法和结尾构成。 原由讲清涉及什么事项； 办法提出处理办法； 结尾，来函提出请求，如“请予函复”；复函表示给予答复， 如“此复”。 （1）商洽性函。商洽性函为不相隶属机关之间联系和商洽工 作时使用。这类函的正文一般包括商洽原由、商洽事项、结尾三 部分。 （二）函的撰写 例文37（联系和商洽工作的函） ××省××市农业局 关于商请增加参展摊位的函 ××市农业展览馆： 我市已决定组团参加今年１１月在贵馆举办的’９７××秋季水果展 销会。 因我市要求参展的水果品种和参展单位较多，恳请贵馆能在原分配给 我市３０个摊位的基础上，再增加１５个摊位，以满足我市广大果农参展的 殷切期望。 可否，请函复。 ××××年××月××日 （二）函的撰写 （2）询问性函。询问性函为向不相隶属的机关询问有关问题 时使用。这类函的正文一般包括询问原由、询问内容和结尾三部 分。 例文38（询问函） ××省体育运动委员会 关于询问承办全国第×次城市运动会有关项目比赛的函 ××市体育运动委员会： 全国第×次城市运动会各项目的比赛，分散在我省各地市举行，拟让你市承办篮 球、田径两项目的比赛。能否承办，希于8月5日前答复。 ××××年七月十日 （二）函的撰写 （3）申报性函。申报性函适用于向不相隶属机关申报情况和 请求批准有关事项时使用。 例文39（请求批准的函） ××市人民政府 关于申报设立××县××镇的函 省民政厅： 市人民政府同意《××县人民政府关于设立××县××镇的请示》， 现随文转报，请予批准。 ××××年×月×日 （二）函的撰写 （4）答复性函。答复性函为答复不相隶属机关来函商洽、询 问或申报请求的问题时使用。 例文40（答复询问的函） ××省民政厅 关于同意设立××县××镇的复函 ××市人民政府： 经省人民政府批准，同意撤销××县××乡，设立××县××镇， 受××县人民政府领导。 特此函复。 ××××年×月×日 （二）函的撰写 （5）委托性函。委托性函为委托不相隶属的机关和单位代办 或代查某些事项时使用。 例文41（委托办理某些事项） ××市人民政府法制办公室 关于委托代购行政法学教材的函 ××政法大学： 我市拟于今年５月举办全市政府法制干部培训班，特函请你校代购下列教材及参考书籍： １、《法学概论》１００册； ２、《行政法学教程》２００册； ３、《行政诉讼常用法规总揽》１００册。 购书款（含邮寄费、代办费）已于３月２日按要求汇出。请你们收款后于4月15 日前将全部 书籍邮寄我办(××市××街××号)。有无困难，请尽快见复。 一九九二年三月五日 （二）函的撰写 （6）告知性函。告知性函为将某一事项的情况（包括受托代 办事项的情况）告知对方时使用。 例文42（告知受托代办事项） ××政法大学 关于代购行政法学教材办理情况的复函 ××市人民政府法制办公室： 你办《关于委托代购行政法学教材的函》及购书款均收悉。我校已于３月２８日将所需教材 及参考书籍如数邮寄你办，请注意查收。 此复 一九九二年三月三十日 （二）函的撰写 4.写作函应注意的事项 （1）函的使用。法定文种的函，是行政机关的正式公文， 必须按函的制作要求制作，并使用“信函式格式”。 （2）函的拟写。 函的正文要中心明确，一函一事。函的 行文对象是不相隶属机关，行文时必须语言得体。语气和措辞上 要显得平等、敬重、诚恳，不能用对下级的口气；主送要写全称， 不写简称，以示敬重；正文语言亲切，尊重对方，平等协商；申 述理由，合乎政策，通情达理；提出要求，态度诚恳，切忌傲慢； 结尾用雅语。如“盼予函复”、“上述意见如何，盼予回复”。 整个行文要开门见山，直述其事，不要套话，文字简洁，明了精 练。 第二讲 行政公文写作的语言运用 行政公文写作的语言要求 行政公文的语言要做到： （一）平实庄重 （二）严密准确 （三）简洁精炼 （四）长句短句结合 （五）正确使用模糊语言 （一）平实庄重 平实，即要平和，不能有过份激烈的感情色彩。要朴实 ，不能有华而不实的语言；要谦和，不能盛气凌人，故 弄玄虚；要庄重，不能浮华。 有个部门送市政府审定的文稿中有这样一段话：“要以 孙悟空钻进铁扇公主肚子内的智慧，以武松景阳岗上痛 打老虎的勇气，以刘、关、张桃园三结义的团队精神， 做好全年各项工作，……” 有个单位起草的规范性文件中，直接引用毛主席的一句 话作为规范性文件的条文。“要节约每一个铜板，用于 刀刃上。” 这种比喻、夸张的文学语言。既不平实，又不庄重，是 不能用作行政公文语言的。 （一）平实庄重 如何做到平实庄重？ （1）下行文的语言，应严肃而诚恳。既要严格要求，又要体贴 下情；既要下级遵照执行，又要讲清道理，使下级机关心悦诚服 地自觉贯彻执行。如正文中叙述语言要平和，既不激烈，又不低 调；表扬要注意分寸，批评要留有余地，正式公文不要轻易点名 批评下级单位或个人。结尾用“请结合实际，认真贯彻执行”等 语。 （2）上行文应使用尊重的语言，如“请予批准。”不要用对下 级的口气说话。如要求上级机关限期答复。 （3）平行文应使用平等协商的语言。如“拟请贵处协助解决。 ”不能居高临下，把对方当作下属，以命令式的语言说话；也不 要为了求人，使自己屈居下属，用请示、报告的语言向不相隶属 的机关行文。 （二）严密准确 严密准确。严密即公文语言逻辑关系严密；准确即用词 确切，分寸得当。 如何做到严密准确？ 1.用词用字准确。实词是公文表达的基本元素，是造句 的基础。用词用字不当，就不能保证准确。 （1）准确把握概念的内涵和词意的层次。 如：“主攻烤烟和经济作物”。经济作物包括烤烟、花 生、棉花等。烤烟与经济作物不是一个层次的概念。准 确的说法应是“主攻以烤烟为主的经济作物”。 又如：“中共渭南市政协主席。”政协是中国共产党领 导的多党合作与政治协商机构，但不是中国共产党的一 个组织。 （二）严密准确 又如：“由市××局制定和颁布必要的地方性法规”。 地方性法规专指省一级人大制定和颁布的条例、规定、 办法。省政府及以下行政机关无权制定和颁布地方性法 规，市局更无权制定，只能在职权范围内制定和发布规 范性文件。 又如：“××局建立了《×××行政执法责任制》”。 因书名号使用不当造成词意不定，语言不顺。“××× 行政执法责任制”，如不加书名号，表明是一种广义的 制度，应表述为“×××局建立了×××行政执法责任 制”；如加书名号，表明是一个具体的制度，应表述为 “××局制定了《×××行政执法责任制》。” （二）严密准确 1.用词用字准确。 （2）弄清字义，褒贬恰当。 字词规范。《国家行政机关公文处理办法》要求公文要“字词规范” 。字词规范的前提是弄清字义词意。最近一两年在一些公文中不时出现一些 用字不当的问题，原因主要是字意不清。如约属（束）、“听政（证）”、 “双盈（赢）”、“只（之）所以”、“晶茔（莹）”、“吵（炒）作”、 “开避（辟）”、“沋（湭）河”、以点代（带）面等。 正确使用近义词。汉语中近义词很多，其区别主要是程度的不同 。所用词语超过或没有达到应有的程度 ，就会造成 褒贬不当。因此，使用近 义词必须区分词 的程度，做到 分寸得当。如遵照、参照、参考；处分、处罚 、制裁；罚款、罚金；突出、显著、一定 （ 成绩）；缺点、错误、失误、罪 行；违犯、违反；优秀、良好、合格 等。 （二）严密准确 2.逻辑关系严谨 任何事物的产生和发展都有其内在的客观规律。公文逻辑就是这 种内在规律的体现。违反事物发展内在规律就会造成公文逻辑关 系不严谨，主要体现在造句和语段上。 （1）以偏概全。 例如： ①只有施足肥料，庄稼才会丰收。 ②只要施足肥料，庄稼就会丰收。 例①正确地表述了施肥和丰收之间的必要条件关系，因为不 施肥庄稼肯定不会丰收。例②错误地把施肥和丰收之间的必要条 件关系表述为充分条件关系。因为决定庄稼丰收的因素很多，不 只是施肥。 （二）严密准确 2.逻辑关系严谨 （2）述解语言错漏。 有些公文，前边说“具体表现在以下三个方面”，后面 只说了两个方面；前边写了“一方面”，后边找不到“ 另一方面”；前边说了“首先”，后边找不到“其次” 。最近有一个文件这样讲，“……对干部的激励分为精 神鼓励和物质奖励两个方面，具体来讲……”，之后只 写了精神鼓励，而没写物质奖励。 （二）严密准确 2.逻辑关系严谨 （3）语序颠倒。 “根据……精神，为了切实搞好……工作，我市积极 ……”这句话作为段落的首句，同时使用了根据式和目 的式两种开头方式，且把根据式开头放在前边，显得不 顺。如果只使用一种开头，或将目的式开头放在前边， 根据式开头放在后边，效果会更好。 （二）严密准确 2.逻辑关系严谨 （4）因果关系不清。 “几年来，全市××行政复议案件发生2起，但经申请人查阅×× 法律法规后，主动申请撤回。通过复议，维护了当事人的合法权 益，确保××部门依法行使职权”。 当事人主动申请撤回行政复议申请，行政复议终止；行政复议 终止就不能说是“通过行政复议”；既没有通过行政复议，就不 在“通过行政复议，维护了当事人的合法权益，确保了××部门 依法行使职权”的结果。 （三）简洁精炼 简洁精炼，就是使用最少的文字表达出最丰富深 刻的内容。篇幅过长，语言累赘，就会影响公文的效果 。如何做到简炼精练？ （1）开门见山，切忌空话套话。 （2）既要“炼句”，又要“炼篇”，重在“炼篇”。 “练句 ”就是通过精练文字减少句子的字数；“练篇 ”就是通过调整公文结构，减少不当段落，压缩公文篇 幅。结构性问题造成的长篇幅通过“练句”是压缩不了 的，必须通过“练篇”才能压缩篇幅。 。 “练篇”的方法， 1、删除。删除不必要的段落，如重复的不当 的段落、不必要的细节描述和说明； 2、合并。合并内容相同的段落，如一个问题 的多个方面分几段写的，可合并为一段； 3、减少层次。把多个较低层次的段落归纳为 一个较高层次的段落； 4、主题集中。一文一事，与主题无关的去掉 。 “练句”的方法 1、使用省略句，如“要进一步扩大对外开放”，没 有主语，但都明白主语指谁； 2、减少重叠的修饰词，修饰词在准不在多； 3、保持句子完整。不能为了精练，把句子改得残缺 不全。如“有效地解决了……” 4、正确使用以数字作词素的词或句。如“四项基本 原则。”但不要搞那些除自己外谁也看不懂得“12138工 程”、“35325工程”等等。 公文篇幅的长短取决于公文内容。只要公文内容完备 ，结构合理，语言精炼，则宜长，宜短则短。但除个别公 文外一般以不超过3000字为宜。 （四）长句短句结合 多年来，领导和专家一直强调行政公文要多 用短句，少用长句，多用单句，少用复句。从公 文写作的实践看，这是一种误导。《公务员法》 107条中有57条用了40个字以上的长句，《陕西 省人民政府关于加快陕南中药产业发展的意见》 一文，17条意见中用了36个40个字以上的长句， 最长的一句话达299个字。中省文件从来都是长 句短句结合，而不是只强调用短句。 长句，是指句子形体长、词语数量多 、结构比较复杂的句子。长句表意丰富， 精确严密，脉络分明，思维严谨。 短句是与长句相对而言的。短句的优点 是语句短，易看明。但是过分强调使用短 句，有时会使句意支离破碎，篇幅加长。 （四）长句短句结合 例如：“本办法所称的政府投资建设项目是指以 财政资金、各项政府性专项资金、政府统一借贷 资金及其他财政性资金为主要来源的基本建设项 目和本市国有独资投融资公司的投资建设项目。 ” 如果把这个长句变成短句，就变成了三句话：“ 本办法所称的政府投资建设项目是指基本建设项 目和投资建设项目。”“基本建设项目必须以财 政资金、各项政府性专项资金、政府统一借贷资 金及其他财政性资金为主要资金来源。”“投资 建设项目必须是本市国有独资投融资公司投资的 长句用了79个字，短句用了103个字， 基本内容不变，但多个短句之间脉络不清 ，加大了篇幅，显然不如原句精炼，一目 了然。可见长句短句结合是精炼文字、减 少长篇幅的有效办法。 （五）正确使用模糊语言 模糊语言是相对精确语言而言的。在行政公 文中有时为了确保所提措施的可行性，在用 语措辞上要留有余地，使语言有一定弹性， 以便灵活处置各种实际问题，这就是模糊语 言。 例如，在特别行政区法中有一条，“国 家必要时设立特别行政区，特别行政区内制 度依照具体情况由法律规定。”在这里只说 “必要时”，没有说达到什么条件就算必要 ；只说“依照具体情况”，没有说依照什么 具体情况，就显得比较灵活，但不会引起歧 而在香港特别行政区法中有一条“香港特别 行政区的制度和政策，包括……均以本法的 规定为依据。”就是一名精确语言。 模糊语言不同于语言模糊。某机关规定：“ 不该收的钱礼坚决不收，不该请的客坚决不 请，……”，又没有对“不该”作出规定，这 就是语言模糊。因为执行人不知道那些不该 收。 行政公文写作的语言运用 程式化习惯语言的使用 常用的程式化习惯用语有以下几类： （一）称谓用语 1.第一人称：“我”、“本”。 2.第二人称：“你”、“贵”。 3.第三人称：“该”。 这些称谓不指个人，而指机关和单位，不存在等 级色彩，上级、下级、平级均可使用。 行政公文写作的语言运用 （二）结构用语 结构用语指公文的开头、过渡和结尾用语。 1.开头用语。“为了”、“依据”、“遵照”等。 2.引述用语。“接”、“接近”、“收悉”，多用于批 复、复函开头。 3.综合过渡用语。“为此”、“对此”、“综上”、“ 通知如下”、“通报如下”等。通常与开头用语和引述 用语综合用于公文正文开头到主体的过渡。如“《…… 》收悉，经……批复如下：”。 4.结尾用语。“为荷”、“为盼”、“为要”、“专此 报告”、“特此函复”等。 行政公文写作的语言运用 （三）期请用语 期请用语即希望对方予以答复、办 理、执行的专用语。 1.上行文。“请”、“恳请”。 2.平行文。“请”、“拟请”、“希望 ”。 3.下行文。“请”、“希”、“望”。 行政公文写作的语言运用 （四）表态用语 表态用语有“同意”、“原则同意”、“不同 意”、“可行”、“不可行”等。 （五）征询用语 征询用语有“当否”、“妥否”、“是否可行 ”、“是否同意”等。 （六）经办用语 经办用语有如“经”、“业经”、“已 经”等。