Transcript 第三章行政公文写作
第三章 行政公文（下） 第一节 通 知 第二节 请 示 第四节 通 知 教学目的： 通过精讲理论知识和实训，认识通知的涵义、用途，明确通知 的特点和类型，掌握各类通知的写法，能够写出规范的工作通知 和会议通知。 教学重点： 1.各类通知的适用范围 2.工作通知、会议通知的结构和写法 3.例文析评与“公文正文模块模式”意识 教学难点： 1.对被转发公文标题中多个“关于”和“的通知”的简写处理 2.发布性、批转性通知批语的写法 3.例文析评 教学时数： 理论教学 0.5 课时 实训教学0.5 课时 一、【习题预览】 （一）下面是一篇存在毛病的会议通知。试 指出其存在的毛病。 关于石化总公司召开 开展增产节约、劳动竞赛会议的通知 各分公司、分厂、各车间党支部、总公司各直属部门： 为贯彻上级精神，提高总公司的工作效率和经济效益，培养广大职工 的主人翁精神，经总公司董事会研究决定，在全公司范围内广泛开展增 产节约、劳动竞赛活动。现将会议有关问题通知如下： 一、会议时间：10月4日至8日。 二、会议地点：总公司招待所。 三、与会人员：各分公司、分厂、总公司各直属部门主管生产的负责 同志、工会主席等。 四、请各单位准备好本单位开展劳动竞赛活动的经验材料，限5000字， 报到时交给会务组。并请与会人员于10月4日前来报到。 ××××石化总公司 ××××年六月八日 • （二）下面是一篇存在毛病的工作通知，试写出修改稿。 机关游泳池办证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。 请你们接此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部 办理游泳手续。 一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。 二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办 理，交一张免冠照片。 三、每个游泳证收费伍角。 四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。 不得将此证转让他人使用，违者没收作废。 五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时 间内入池。 ×××俱乐部 ××××年×月×日 二、泛读例文 例文 国务院办公厅转发工商局等部门 关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 工商局、公安部、人民银行《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动的意见》已经国务院同意， 现转发给你们，请认真贯彻执行。 最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬头，其表现形式多种多样，具 有更大的隐蔽性、欺骗性和危害性，严重损害了人民群众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了 一些社会问题，成为社会治安的巨大隐患。地方各级人民政府一定要本着对人民高度负责的精神，切实加 强领导，组织工商行政管理、公安、银行等有关部门采取强有力的措施，严厉打击传销和变相传销等非法 经营活动，切实保护公民的合法权益，维护正常经济秩序和社会稳定。同时，要加大宣传力度，公开揭露 传销和变相传销的欺骗性和严重危害性，及时将查处的典型案件予以曝光，教育广大人民群众提高认识， 自觉抵制此类非法经营活动。 国务院办公厅 二○○○年八月十三日 • 提示 • 这是一则转发文件的通知。第一段简明扼要地交代了转发对 象，说明转发的态度和要求；第二段为批示内容，首先概括说明 了转发文件的背景，以表明所发文件的重要性，接着，对贯彻执 行文件精神作了工作指示。文章格式规范。语言简洁、果决，与 内容极为和谐。 三、必备知识 （一）通知的涵义和用途 通知适用于— 批转下级机关的公文; 转发上级机关和不相隶属机关的公文; 发布文件； 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项； 任免人员。 通知被誉为公文中的“老黄牛”。通知是使 用最多的公文。 （二）通知的特点 使用范围的广泛性； 通知不受发文单位级别、性质的限制。无论国家大事或是单位内部的具体事务，都 可以通知的形式发布。 行文方向与功用的双重性； 通知既可作下行文，也可作平行文。 作下行文时，对受文对象一般会提出需要知晓、执行或办理的事项。 通知作平行文时，内容不带指挥、指导性，只能表述告知性或周知性的内容。 明显的时效性。 通知事项一般要求立即办理、执行或知晓，不容拖延。 有的通知如会议通知等，只在特定的一段时间里有效。 （三）通知的类型 处理文件的通知； 上级机关转发下级的文件，用批转性通知； 下级机关转发上级文件、同级或不相隶属的机关之间的文件，用转发性通知。发布 行政法规、规章、办法的通知属于发布性通知。 布置性通知（工作通知）； 这是上级机关就某些事项、某项工作,提出工作的具体原则、要求、安排,以让受文 单位贯彻执行的通知,这种通知的内容,多数不宜以命令或意见行文。 知照性通知； 告知有关单位或个人某些事项的通知。 内容包括：设立或撤消机构、迁移办公地点、启用或更换印章、调整办公时间等 会议通知； 告知有关单位或人员参加会议的通知。 任免通知。 告知有关单位或个人人事任免的通知。 四、通知的结构和写法 （一）标题 通知的标题因类型不同，写法也不同。 处理文件通知的标题； 一般有两种写法： （1）完全式 由“发文机关+发布（批转或转发）＋被发布（转发或批转）的文件标题＋文种” 构成。重要的公文应加上书名号。 注意：若被发布、批转、转发的公文标题中已有多个“关于”和“的通知”， 或者被发布、批转、转发的公文标题已较长，再拟通知标题时，应简写之。 简写方法：保留末次发布（批转或转发）文件机关和始发文件机关，只保留一 个“关于”和一个“的通知”字样。 （2）省略发文机关式 如《关于印发〈××××××〉的通知》。 其他种类通知的标题； 写法有三种： （1）完全式。 （2）省略发文机关式。 如《关于举办班际象棋邀请赛的通知》。 （3）省略发文机关和事由，只写文种“通知”。 （二）主送机关 主送机关即受文对象，根据实际情况，可以是一个或几个甚至所有的有关单位。 普发性通知可省去主送单位。 （三）正文 不同类型的通知，其正文写法有所不同。 处理文件性通知； 正文两个部分：第一是批语；第二是写批转、转发或印发的规章或文件。 批语内容比较简单：说明批转、转发或印发的文件名称和有关要求。 基本格式：“现将《关于……的规定》印发（或批转、转发）给你们，请……。” 比较复杂的文件，则在结尾处或者对如何实施作具体说明， 或者阐述意义等。 布置性通知（工作通知）； 正文内容三部分： 第一部分：引言，说明缘由。 第二部分：主体，即通知的具体内容 写法：如果内容比较复杂，则分条列项陈述。 重要内容详细写，放在前面；次要的内容，应尽量简化，放在后面。 第三部分为结尾 写法：提出贯彻执行的要求，如 “请认真贯彻执行”等。 也有的通知不写结尾。 总的说来，工作通知的目的在于布置工作任务，要求下级遵照执行，工作通知要说明：“办 什么事”、“为什么办这些事”、“怎样办这些事”。 知照性通知； 行文的目的是让受文对象了解有关事项。正文把事项叙述清楚即可。 会议通知； 由文件传递渠道发出的会议通知，正文涉及的内容一般包括： 会议名称、会议的原因与目的、会议议题、会议时间与地点、报到时间与地点、与会人员、 与会者需准备的材料、差旅费报销办法、联系单位、联系人与联系方式等，有的通知还附上 会议日程安排和与会的有关证件。 会议通知通常采用分条列项式写法。 供机关、单位内部张贴或广播的会议通知： 可不写受文对象，只写明：会议时间、会议地点、会议内容、准备材料、出席人员等。 任免通知。 写法比较简单：在写完任免决定的依据后，写上任免人员的姓名及职务。 （三）落款 如果在标题中已标明发文机关，落款时可以省 略。 六、复习与训练 提示： 通知类型多，使用率高，须要求学生高度重视复习 与训练。 重点指导学生完成习题“五、病文分析”和“六、写 作训练”，以进一步掌握工作通知和会议通知的写 法。 说明：国家各级秘书职业资格考证在13种公文文 种中，只将 “会议通知”和“事项通知（即工作通 知）”列入了考试范围。 【习题3.1】及参考答案 一、名词解释 通知 二、填空题 1.通知具有 、 和 三个特点。 答案：使用范围的广泛性；行文方向与功用的双重性；明显的时效性 2.通知的常见类型有 、 、 、 和 五种。 答案：处理文件的通知；布置性通知；知照性通知；会议通知；任免通知 三、判断题 1.两个以上单位发通知，标题部分一般可以省略发文单位。 答案：错 2.除批转法规性文件外，通知的标题中一般不含书名号。 答案：对 3.发布、批转性通知的正文由批语部分和批转件部分组成。 答案：对 4.转发下级机关与同级机关的公文，应用“批转”。 答案：错 5.转发上级机关或不相隶属机关的公文，用“转发”。 答案：对 6.总公司拟用通知颁发一项内部管理办法。 答案：对 7.××市水电局将召开全市清查水库隐患工作会议，以通知行文通知各县、区水电部门提前作好 工作准备。 答案：对 第二节 请 示 教学目的： 通过精讲理论知识和实训，认识请示的涵义，明确请示的用途、特点 和类型以及请示与报告的区别。掌握请示的写法，能够写出规范的请示。 教学重点： 1.请示原由的写作 2.请示正文的内容结构 3.例文析评与“公文正文模块模式”意识 教学难点： 1.请示原由的写作 2.请示与报告的区别 3.例文析评 4.病文分析与写作训练 教学时数： 理论教学 0.5 课时 实训教学 0.5课时 • 一、【习题预览】 请阅读下文，指出其毛病，并写出修改稿。 盛达公司关于盛达制衣厂翻建房屋的请示报告 总公司： 我公司下属盛达制衣厂于2005年10月开始翻建汽车库，且已经拆除了司机、装 卸工宿舍、武装部办公室、基建科办公室等共计510平方米。因为以上办公用房 的拆除，以致汽车无处停放，有关职工无处办公，严重影响正常工作。为缓和厂 区占地紧张状况及结合全厂长远规划，故决定一层为汽车库，二层为办公用房。 为解决当前办公用房之急需，决定把已拆除的510平方米面积加在汽车库顶层， 资金由本公司自行解决。 妥否，请批示。 盛达公司（公章） 二○○五年十月三十日 二、泛读例文 例文1 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院： 据我省××县人民法院报告，他们对交通肇事致被害人死亡，是否给予被害 者家属抚恤的问题，有不同意见。一种意见认为，被害者若是有劳动能力的人， 并遗有家属要抚养的，给予抚恤。另一种意见认为，只要不是由被害者自己的 过失所引起的死亡事故，不管被害者有无劳动能力，都应酌情给予抚恤，我们 同意后一种意见。几年来的实践经验证明，这样做有利于安抚死者家属。 是否妥当，请批复。 ××省高级人民法院 ××××年×月×日 提示 这是一篇请求指示的请示。正文内容简洁明了，请示事 项单一明确。以“据……报告”作行文依据、背景，然后对 交通肇事致被害人死亡是否给予其家属抚恤的问题提出两种 不同意见，同时表明行文单位的倾向意见，最后，请求上级 单位给予指示。 三、必备知识 （一）请示的涵义和用途 请示适用于— 向上级机关请求指示、批准。 请示是常用的上行文。 具体而言，请示的适用范围主要有如下几个方面： 属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的； 对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定等不甚了解 或有不同理解，需请上级机关解释或重新审定的； 工作中出现了新情况、新问题，必须处理却又无章可循，无法可 依，有待上级机关批示的； 遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难，需请上级机 关支持、帮助的； 属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问 题，必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助。 （二）请示的特点 事前行文性； 得到上级机关批准后才能付诸实施，不可“先斩后奏”或“边斩边 奏”。 请求批复性； 请示行文的目的非常明确，即要求上级机关对请示的事项作出明确的 批复。 一文一事性。 即一份请示只能请求指示、批准一件事或解决一个问题。 （三）请示的类型 请求指示的请示； 涉及的是下级机关对政策、方针，在认识上不明确、不理解，或对新 问题、新情况不知如何处理的问题。 请求批准的请示； 所涉及的，是下级机关限于自己的职权，无权自己办理或决定的事项。 请求支持、帮助的请示。 这类请示所涉及的，是下级机关遇到了仅靠自己的力量，已很难克服 或无法克服的困难。 四、请示的结构和写法 （一）标题 由发文机关、事由和文种构成； 标题中的事由要明确，语言要简明； “请示”本身含有请求、申请之意，因而标题中应尽量不再写“申请”、“请求”类词语。 （二）正文 请示的正文由三部分组成： 请示的缘由、事项、请示惯用结束语。 原由。即请示的理由或根据； 这部分内容要求：实事求是，有理有据，说明充分，条理清楚，开门见山。 比较复杂的原由必须写明必要的事实和数据，不能追求简要而作简单化处理，要让领导知晓 批准或不批准这个请示将分别出现什么局面。 事项； 即请求上级机关给予或指示或批准或支持和帮助的具体内容。 要求： 事项具体，有可行性，有可操作性。 如果内容比较复杂，则分条列项写。 用语要明确，不能含糊其辞。语气要得体。 结语。 通常使用的惯用语有： “妥否、请批复”、“特此请示，请予批准”、 “请批准”、“请审批”、“请指示”等。 请示结尾绝不能缺少以上类型的惯用语。 五、注意事项 注意报告与请示的区别； 其区别主要表现在6个方面： （1）行文时间不同 请示须在事前行文；而报告在事前、事后及事中皆可行文。 （2）行文的目的、作用不同 请示旨在请求上级批准、指示、支持和帮助，需要上级批复 。 报告旨在向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问 。 （3）主送机关数量可以不同 请示一般只写一个主送机关。在遇到紧急情况时，才可写多个主送机关。 （4）写法不同 报告侧重于概括陈述情况，总结经验教训， 表述灵活，体现报告性。请示则内容单一，一文 一事，侧重于讲原因，陈理由，述事项，体现请求性。 （5）结尾用语不同 报告的结束语一般写“特此报告”，或者省略结束惯用语。 请示不能缺少“以上请示，请批复”一类惯用语。 （6）受文机关处理方式不同 请示属办件，收文机关必须及时批复。 报告多数是阅件，除需批转建议报告外，上级机关不必行文。 报告和请示最大的相同之处是均属上行文。 六、例文析评 仔细阅读和认真分析例文。结合例文之下的【提 示】 注重例文结构内容与 “公文正文基本内容模块及结构 模式”的关系； 借鉴作者的写作运思。 七、复习与训练 提示： 请示是经常使用的文种。通过复习与训练，进一步明 确请示的适用范围，提高写作请示的技能； 重点指导学生完成习题“六、写作训练”（含病文分 析 和修改）。 【习题3.2】及参考答案 一、名词解释 请示 二、填空题 1.请示具有 、 和 三个特点。 答案：事前行文性；请求批复性；一文一事性 2.请示的类型可分为 、 和 。 答案：请求指示的请示；请求批准的请示；请求支持、帮助的请示 三、判断题 1.原由是否有理有据是请示事项能否得到上级机关批准的关键。 答案：对 2.凡必须得到上级机关批准和指示后才能办理的公务，都可用“请示”行文。 答案：对 3.请示一般只写一个主送机关和领导人。 答案：错 4.请示如需有关上级单位知道，可用抄送形式。 答案：对 5.受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明两个主送机关。 答案：错 6.请示不得下发给下级机关。 答案：对 7.为提高办事效率，同一份请示可请求指示或批准若干事项。 答案：错 8.情况紧急可以越级请示。答案：对 9.报告和请示都是陈述性公文。 答案：错 四、多项选择题 1.适合请示的事项有（ ）。 A.向上级汇报工作情况，请求上级指导 B.下级无权解决的问题，请求上级机关作出指示 C.下级无力解决的问题，请求上级机关帮助解决 D.按规定不能自行处理，应经上级批准的事项 E.工作中出现的一些涉及面广而下级无法独立解决必须请求上级机关协调 和帮助的问题 答案：BCDE 2.下列事项中，应该用请示行文的有（ ）。 A.××县教育局拟行文请求上级拨款修复台风刮毁的学校 B.××县政府拟行文向上级汇报本县灾情 C.××集团公司拟行文请求上级批准引进肉食品加工自动化生产线 D.××海关拟行文请求上级明确车辆养路费缴纳标准 E.××市政府拟行文向上级反映农民负担增加的情况 答案：ACD 3.“请示”应当（ ）。 A.一文一事 B.抄送下级机关 C.一般只写一个主送机关 D.不考虑上级机关的审批权限和承受能力 答案：AC 4.下列标题中正确的有（ ）。 A.××分公司关于请求批准开发新产品的报告 B.××县人民政府关于解决我县高寒山区贫困户移民搬迁经费的请示 C.××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告 D.××公司关于解决生产用地的请示 E.××省移民办公室关于对移民区域作适当调整的请示 答案：BDE 5.请示的下列结语中，正确的有（ ）。 A.特此请求，请批复 B.当否？请批准 C.可否，请批复 D.请审批 答案：BCD 五、简答题 1.试述请示的正文由哪些部分组成。 答案：请示的正文由请示的缘由、事项和请示惯用结束语三部分组成。 2.试述请示和报告的区别。 答案：请示与报告的区别主要体现在6个方面： 1.行文时间不同。请示须在事前行文；而报告在事前、事后及事中皆可行 文。 2.行文的目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示、支持和帮助， 需要上级批复 。报告旨在向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答 复上级询问 。 3.主送机关数量可以不同。请示只写一个主送机关。在遇到紧急情况时， 可有多个主送机关。 4.写法不同。报告侧重于概括陈述情况，总结经验教训， 表述灵活，体现 报告性。请示则内容单一，一文一事，侧重于讲原因，陈理由，述事项， 体现请求性。 5.结尾用语不同。报告的结束语一般写“特此报告”，或者省略结束惯用 语。请示的不能省略结束惯用语，一定要写“以上请示，请批复”一类 惯用语。 6.受文机关处理方式不同。请示属办件，收文机关必须及时批复。报告多 数是阅件，除需批转建议报告外，上级机关不必行文。