Transcript Quy mô và vòng đời tổ chức

Lý thuyết & Thiết kế tổ chức
QUY MÔ
& VÒNG ĐỜI TỔ CHỨC
Quy mô tổ chức
 Quy mô tổ chức là một phạm trù thay đổi
tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ hoạt
động, cách thức thiết kế tổ chức, công
nghệ và môi trường hoạt động của tổ
chức
 Vì sao phải phát triển tổ chức?
 Do mục tiêu phát triển thay đổi trong
từng giai đoạn
 Do nhu cầu thăng tiến của quan chức
 Dể duy trì tiềm lực kinh tế - “ngừng
phát triển là chết”
Quy mô lớn – Quy mô nhỏ
 Quy mô lớn: Các công ty cạnh tranh toàn cầu,
nguồn tài chính mạnh. Tiêu chuẩn hóa cao; thiết
kế thiên về kiểu cơ giới, phức tạp với hệ thống
cấp bậc nhiều tầng nấc => nhiều nhà tổ chức
hơn nhà doanh nhân. Ổn định lâu dài trên thị
trường
 Quy mô nhỏ: Linh hoạt, thay đổi nhanh chóng
theo thị trường. Tổ chức có cấu trúc phẳng,
thiết kế theo kiểu hữu cơ, đơn giản => thân
thiện với nhân viên
 Quy mô kết hợp: Sự thuận lợi của quy mô nhỏ
cho phép nó phát triển => Quy mô lớn => mất
lợi thế. Vì vậy “kết hợp giữa nhỏ và lớn” – Là sự
phối hợp giữa nguồn lực của Lớn với sự đơn
giản, linh hoạt của Nhỏ = Hình thành các Nhóm
công ty nhỏ.
Hành chính quan liêu & Quy mô
Đặc điểm của Hành chính quan liêu và cơ sở quyền hành
Bộ máy hành chính quan liêu
Cơ sở hợp pháp của quyền
hành
1. Luật lệ và thủ tục
2. Sự chuyên môn hóa và phân công lao
động
3. Hệ thống cấp bậc của nhà quản trị
4. Cá nhân có đủ khả năng chuyên môn
5. Phân chia vị trí và quy định chức vụ rõ
ràng
6. Giao tiếp viết và ghi chép
1. Hợp pháp & Hợp lý
2. Truyền thống
3. Uy tín
Đặc điểm “Hành chính quan
liêu"
 Tiêu chuẩn hóa các thủ tục => nhân viên phụ thuộc vào người khác; khách
hàng tin tưởng
 Phân chia công việc rõ ràng cho từng bộ phận và các nhân
 Cấp bậc quản trị chặt chẽ, mỗi nhân viên cấp dưới đặt dưới sự điều hành,
giám sát của 01 cấp trên
 Chỉ có những người có đủ năng lực chuyên môn mới được bổ nhiệm vào vị
trí công tác nhất định
 Quyền hành tăng dần từ dưới lên, tập quyền cho cấp trên
 Các quy định, thể lệ hoạt động và thống tin quản lý… đều được ghi chép
dưới dạng văn bản chính thức
Cơ sở của quyền hành
 Tính hợp pháp: Dựa vào niềm tin của cấp
dưới về tính hợp pháp, đúng đắn của các
quy định tạo quyền lực để ra quyết định
 Tính truyền thống: Dựa vào niềm tin có tính
truyền thống về địa vị xã hội
 Tính khâm phục: Dựa vào uy tín của cá
nhân được cấp dưới tin tưởng, khâm phục
về tài năng, đức độ, tính gương mẫu…
Quy mô & Đặc điểm cấu trúc
 Sự chính thức hóa: Tổ chức lớn cao
hơn
 Sự phân quyền: Tổ chức có cấu trúc
hoàn hảo hơn => tập quyền cao hơn.
Đối với các tổ chức lớn, phứ tạp đòi
hỏi phải phân quyền
 Sự kiên kết: Quy mô tổ chức tăng =>
Nhu cầu liên kết dọc và ngang tăng
lên
 Tỷ lệ nhân viên: (nguyên lý Parkinson)
“Công việc tăng lên theo thời gian”
Hai mô hình
 Mô hình 1: Tỷ lệ Quản trị cấp
cao/nhân viên cấp thấp nhỏ hơn tại
các tổ chức lớn. Lý do: Kinh nghiệm
và hiệu quả tăng dần khi tăng quy
mô theo thời gian.
 Mô hình 2: Chia nhân viên hỗ trợ
thành nhân viên văn phòng và đội
ngũ chuyên môn. Tỷ lệ nhân viên
văn phòng và phục vụ tăng lên trong
khi tỷ lệ các nhà quản trị giảm
xuống.
Khi quy mô tổ chức tăng lên
1. Tăng cường các cấp quản trị -> tính phức tạp
theo chiều dọc
2. Số lượng công việc và phòng ban tăng -> tính
phức tạp theo chiều ngang
3. Tăng cường tính chuyên môn hóa các chức
năng, nhiệm vụ
4. Sự chính thức hóa cao hơn
5. Sự phân quyền cao hơn
6. Tỷ lệ các nhà quản trị cấp cao giảm xuống
7. Tỷ lệ nhân viên hỗ trợ về chuyên môn tăng lên
8. Tỷ lệ nhân viên văn phòng tăng lên
9. Giao tiếp viết và các tài liệu chính thức tăng lên
(giấy tờ hành chính tăng lên)
Chu kỳ sống của tổ chức
Lớn
Hợp lý hóa tổ
chức; nhóm các
công ty nhỏ
Phát triển sự
hợp tác nhóm
Chuẩn
bị định
hướng
rõ ràng
Quy mô
Bổ sung
hệ thống
nội bộ
Cần sự
đổi mới
Suy thoái
Cần sự ủy
quyền
Sáng
tạo
Tiếp tục phát triển
Cần giải quyết
nhiều vấn đề
Cần sự
lãnh đạo
Nhỏ
1
2
3
4
Giai đoạn
thành lập
Giai đoạn
chọn lọc
Giai đoạn
chính thức
Giai đoạn phát triển
Giai đoạn thành lập
 Phải sáng tạo ra sản phẩm tồn tại
trên thị trường
 Chưa có thủ tục chính thức, chưa
có quan liêu, thời gian làm việc kéo
dài
 Điều hành trực tiếp từ người chủ
 Sau thời gian hình thành có thể xuất
hiện “khủng hoảng” khi doanh
nghiệp phát triển đạt đến quy mô
nhất định => Điều chỉnh cấu trúc
hoặc bắt đầu sử dụng các nhà quản
trị chuyên nghiệp
Giai đoạn chọn lọc

Tổ chức bắt đầu xác định rõ ràng về mục tiêu và phương hướng phát
triển

Bắt đầu thiết lập hệ thống quản trị theo cấp bậc

Bắt đầu có sự phân chia công việc và phân công lao động

Nhân viên gắn bó với sứ mệnh của tổ chức

Các mối quan hệ nhân sự vẫn theo kiểu thân mật mặc dù bắt đầu xuất
hiện các quy định

Sự khủng hoảng xuất hiện khi mâu thuẫn giữa cấp dưới và cấp trên về
vấn đề phân chia quyền lực xuất hiện => cần có sự ủy quyền
Giai đoạn chính thức hóa

Hình thành và vận hành hệ thống các thủ tục, quy tắc chính thức

Giao tiếp chuyển dần sang nghi thức

Quy mô bộ máy gián tiếp tăng

Có sự chuyển dịch chức năng giữa các nhà quản trị theo hướng các nhà
quản trị cấp cao thiên về chiến lược, giao chức năng tác nghiệp cho các
nhà quản trị cấp trung

Hệ thống thúc đẩy dựa trên lợi nhuận

Khủng hoảng xuất hiện khi hệ thống thủ tục, quy tắc trở nên kìm hãm các
cấp quản trị trung gian. Tổ chức có xu hướng quan liêu hóa, các tham
mưu lấn át các nhà quản trị trung gian
Giai đoạn phát triển

Các nhà quản trị thay đổi nhận thức và phát triển kỹ năng về hợp tác và
làm việc nhóm

Hành chính quan liêu đạt đến giới hạn

Sự kiểm soát của xã hội và năng lực làm chủ bên trong làm giảm nhu
cầu kiểm tra chính thức

Các nhà quả trị tiến hành đơn giản hóa thủ tục thông qua tổ chức các
nhóm làm việc đa chức năng. Tổ chức được chia tách thành nhiều đơn
vị nhỏ hơn hoạt động như những công ty nhỏ.

Sự khủng hoảng bắt đầu khi tổ chức đi vào giai đoạn suy thoái, do đó có
nhu cầu cao về sự đổi mới để cân bằng tốt hơn với môi trường đã thay
đổi (sau khoảng 10 – 20 năm hoạt động)
Đặc tính tổ chức trong các giai đoạn phát triển
Các giai đoạn
của chu kỳ sống
Hình thành
Chọn lọc
Chính thức hóa
Phát triển
Tính chất
Không quan
liêu
Tiền quan liêu
Quan liêu
Rất quan liêu
Cấu trúc
Không theo thủ
tục; 01 người chỉ
huy
Phần lớn là không
theo thủ tục
Tuân theo thủ tục,
phân chia lao
động, tăng cường
nhân viên chuyên
môn hóa
Sự hợp tác có tổ
chức trong sự
quan liêu, ý tưởng
tách tổ chức thành
các đơn vị nhỏ
Sản phẩm hay
dịch vụ
Sản phẩm hoặc
dịch vụ đơn lẻ
Sản phẩm hay
dịch vụ chuyên
ngành, có sự biến
đổi
Dòng sản phẩm
hay dịch vụ
Nhiều dòng sản
phẩm
Sự động viên và
hệ thống điều
khiển
Cá nhân độc đoán
Cá nhân, sự đóng
góp
Tập thể, hệ thống
xét duyệt theo thủ
tục
Bao quát, thiết kế
sản phẩm và
phòng ban
Sự đổi mới
Bởi ông chủ, người
quản lý
Bởi nhân viên và
người quản lý
Bởi các nhóm đổi
mới riêng lẻ
Hình thành cơ
quan chuyên trách
R&D
Mục tiêu
Sự tồn tại
Phát triển
Ổn định nội bộ,
tiếp thị rộng
Hoàn thiện tổ
chức, thành danh
Phong cách ban
quản trị cao cấp
Cá nhân, thầu
khoán
Uy tín, có sức thu
hút và chỉ dẫn
Sự uy quyền
Tiếp cận nhóm,
chống lại hệ thống
quan liêu
Suy thoái của tổ chức
 Khái niệm: Sự suy thoái được xác nhận khi
nguồn lực của tổ chức bị suy giảm sút trong
khoảng thời gian dài
 Nguyên nhân
 Hao mòn do tổ chức phát triển quá lâu,
nguồn lực suy giảm
 Bị tấn công do không có chiến lược phát
triển đúng đắn
 Do sự suy thoái của môi trường dẫn đến
cạn kiệt nguồn lực, tài nguyên
Mô hình quá trình suy thoái
 Giai đoạn không rõ ràng
 Giai đoạn không hoạt động
 Giai đoạn sai lầm
 Giai đoạn khủng hoảng
 Giai đoạn tan rã
Cắt giảm để tái cơ cấu: làm gì?
 Truyền thông và cởi mở
 Làm tốt công tác tư tưởng cho
nhân viên
 Trợ giúp tìm việc
 Nghi thức và các giải pháp tâm lý
Quy mô & Vòng đời tổ chức
The End