Transcript Büro ve Büro İşleri Organizasyonu

2.2. Büroların ve Büro İşlerinin
Organizasyonu
Örgütler ve onların alt birimleri olan bürolar belli
amaçları
gerçekleştirmek
amacıyla
kurulurlar.
Büroların söz konusu amaçlara ulaşabilmeleri, verimli
ve etkin olmalarına bağlıdır.
Örgütlerde ve bürolarda verimliliğin elde edilmesi
için, örgütün fiziki çevresi olan büroların yerleşim
yerlerinin, yapılarının, büyüklüklerinin ve büro
teknolojilerinin verimlilik koşullarına uygun olması
gerekir.
İyi işlerin iyi araçlarla yapılabileceği kuralından
hareketle, büro teknolojisinin, büroda verimlilik ve
etkinliğe katkı sağlayacak biçimde seçilmesi gerekir.
Büro teknolojileri pahalı gereçlerdir; bu nedenle,
uzman şahısların yapacağı piyasa araştırmasından
sonra, büro makinelerinin alımı yoluna gidilmelidir.
2.2.1. Bürolarda Yerleşim İlkeleri
Bürolarda yapılacak iyi yerleştirmenin amacı;
alan, enerji, zaman, ulaşım ve arşivlemeden tasarrufu
sağlayıp, hareket ekonomisine uygunluk göstermektir.
Büroların yerleşiminde uyulması gereken bazı kurallar
vardır. Bu kuralları maddeler halinde yazacak olursak:
İş organizasyonu
Denetim ilkesine uygunluk
Çalışma ve hareket alanı
Sessizliğin sağlanması
Işık ve iklim koşullarına uygunluk
Bürolarda estetik koşulların sağlanması.
2.2.2. Büro İşlerinin Gruplandırılması
Bürolarda görülen işler çoğaldıkça iş tanımları da
değişmektedir. Büro işleri kırtasiyecilik; sekretarya ve
yöneticilik işleri arasında orantılı biçimde dağılım
gösterir. Bu işler:
a.
b.
c.
Rutin işler: Düşünme gerektirmeyen, beceriye
dayanan işlerdir.
Teknik işler: Kırtasiyeciliği de içine alan, ancak ileri
derece teknolojiye dayalı işlerdir.
Analitik İşler: Eleştiriye ve yaratıcı düşünmeye dayalı
işlerdir.
d. Kişiler arası ilişkiler: Analiz edebilme, yargılama gibi
yetenekleri içerir.
e. İdari işler: Planlama, örgütleme, motive etme gibi
becerileri kapsar.
2.2.3. Bürolarda İş Bölümü
İş bölümü, işin süreçlerinin (kısımlarının) farklı
işgörenler tarafından yerine getirilmesidir.
Büro işlerinin, büro çalışanlarının niteliklerine göre
bölümlendirilmesi, uzmanlaşmaya katkı sağlar.
Bürolarda işlerin rutin, monoton ve sıkıcı olmasını
önlemenin araçlarından biri olan iş bölümü, aşağıdaki
gibi yapılır:
 Serial iş bölümü: Bürolarda işler çok, karmaşık ve bir
dizi farklı görevi içeriyorsa uygulanan yöntemdir.
 Paralel iş bölümü: Bir kişi işi tamamlayıncaya kadar,
bir çok görevi yerine getirir. Aynı işin tamamı, aynı
işgören tarafından yapılır.
 Eş zamanlı iş bölümü: Aynı iş üzerinde çalışan farklı
personelin, aynı zamanda, farklı iş adımlarını
tamamlamalarına olanak sağlayan iş bölümü türüdür.
2.2.4. Bürolarda İnsan gücü Planlaması
Bürolarda görülecek işler belirlenir, sonra belirlenen
işler, büro ve büro çalışanı tahsisi için gruplandırılır.
Gruplandırılan işlere uygun büro çalışanları belirlenir
ve atanır. Çalışanların iş tanımları hazırlanır, yetki ve
sorumlulukları yazılı olarak belirlenir.
 İnsan gücü planlaması, işlerin yürütülmesi için gerekli
olan işgören türünü ve sayısını belirlemek amacıyla
yapılır.
İş yükü envanterine dayalı olarak iş gücü envanteri
çıkarılır. Söz konusu envanterler, bürolara alınacak iş
gücünün sayısını, eğitim ve yetenek gereklerini tespit
etmede kullanılır.
İnsan gücü planlaması, bürolara elaman temin
etmek amacıyla yapılır. Bürolarda istihdam edilecek iş
görenler, beceri ve iş yükü envanterlerine göre iç
kaynaklardan sağlanabileceği gibi, hazırlanan iş
gerekleri ve iş şartnamelerine göre dış kaynaklardan da
temin edilir.
4.2.4.1. Yetki ve Sorumluluklarının Belirlenmesi
Yetki, büro içinde çeşitli kademelerde belirlenen
amaçların gerçekleşmesi için belirli görevleri yaptırma,
denetleme,düzene koyma ve karar verme hakkıdır.
Yetki, diğerlerini etkileme yöntemidir. Bu anlamda
yasallık, güç ve önderlik, yetkinin önemli boyutlarını
oluşturur.
Max Weber, yetkini üç temelde dayandığını ileri
sürmüştür. Bunlar:


Akılcı Temeller: Bireyin bir takım kurallar sonucu
emir verme pozisyonuna getirilmiş olduğunu kabul
eder.
Geleneksel Temeller: Bireyin bir takım geleneksel
kurallar ya da statü sonucu yetki kazandığını kabul
eder.
 Karizmatik
Temeller: Bireyin üstün becerisi,
kahramanlığı ve başkaları üzerindeki etkisi sonucu
yetkiye hak kazandığını kabul eder.
Üst kademelerden alt kademelere gidildikçe
yetkinin değiştiği varsayılır.
 Yürütme Yetkisi: Bu ilişki içinde her ast bir üste
bağlıdır ve yalnız ondan emir alır. Bu ilişki hiyerarşik
bir yapı içinde olur.
 Danışma Yetkisi: Bu ilişki içinde birim ya da
pozisyonlar kurumu sonuca götüren uğraşılara
doğrudan katılmazlar. Bunlar diğer birimlere destek
görevini yerine getirirler, danışmanlık yaparlar.
 Fonksiyonel Yetki: Bir yöneticinin kendi bölümü
dışındaki bölümlerde uzmanlık alanına giren
konularda başkalarından bazı şeyleri yapmalarını
isteme hakkıdır.
2.2.5. Bürolarda İşe Alıştırma(oryantasyon)
Yeni işe başlayan bir personelin en çok ihtiyaç
duyduğu faktör, kendini rahat hissetmesi ve verilen
sorumlulukları yerine getirebileceğine inanmasıdır. Bu
yüzden, işe yeni başlayan bir kişiye uygulanacak olan
oryantasyon programı dört konuyu kapsar.



Çalışma arkadaşlarına uyum ve çalışma ortamının
benimsetilmesi,
Alacağı görevin niteliğini ve kendinden ne
beklediğinin açıkça belirtilmesi,
Verilen görevi başarabilecek bilgi ve beceriye sahip
olduğuna dair moral verilmesi
 Örgüt kurallarının ve şirket kültürünün net bir şekilde
anlatılması
İşe başladıktan sonra, yazılı kuralların dışında,
örgüt geleneğinde var olan “yazısız kuralların”
öğrenilmesi, çevresine karşı olumlu davranışlarda
bulunması,
çalışma saatlerine uygun hareket etmesi ve kendisine
verilen görevleri en iyi şekilde tamamlanması, kişinin
yeni işine uyumunu sağlamanın yanı sıra, başarılı
olmasını da sağlayacaktır.
Adaptasyon
sürecinde
İnsan
Kaynakları
Departmanının yapması gerekenler şunlardır:
 Örgütün tanımı
 Sistem ve prosedür tanımı