Transcript Station 2, Lean Kommunikation

Att samverka med cheferna i rollen som
kommunikatör
2013-12-18
Eva Engström-Dray
Petra Westerberg
Om Nordisk Kommunikation AB
•
Kommunikationsbyrå som utvecklar företag och organisationers interna
kommunikation -> ökat engagemang och högre effektivitet
•
Fokus på förändringsarbete, ledarskapsutveckling och visions- värdegrundvarumärkesimplementering
•
Konsulter med hög specialistkompetens i kombination med gedigen praktisk
erfarenhet.
•
Akademisk grundsyn och vedertagna metoder och modeller i arbetet
•
Grundades 1993 av professor Sven Windahl, vd sedan 2012 aug Åsa
Helldén Ruocco – idag 6 konsulter i Stockholm
Dagens program
8.30
Inledning, syfte, förväntningar
Chefsutbildningen (mål, upplägg, innehåll)
Dialogcafé
Att samverka med cheferna i en mer strategisk och
roll
rådgivande roll
12.30
Lunch
13.30
14.30
15.00
Det coachande förhållningssättet
Framgångsrikt kommunikationsarbete: från ord till
handling
Kaffe
Formulera budskap som ger önskad effekt
16.30
Avslut
Syfte med dagen
•
Ge kunskap om hur utbildningen för chefer är uppbyggd: upplägg,
innehåll, övningar
•
Öka insikten i hur kommunikatörerna inom Göteborg stad kan inta en
mer stödjande och rådgivande roll gentemot cheferna
•
Skapa samsyn kring vad kommunikatörerna ska erbjuda cheferna
Laget runt
•
Vilka förväntningar har ni på utbildningen?
•
Vad vill ni ha med er efter dagen?
Samtala i grupp. Enas om ett par förväntningar
Chefsutbildningens mål
Efter utbildningen ska cheferna:
•
ha förståelse för hur kommunikation kan bidra till
verksamhetens mål
•
ha grundläggande kunskaper i att formulera rätt
budskap, välja rätt kanal och rätt tidpunkt
(kommunikationsplanering)
•
kunna anpassa budskap och kanal utifrån
målgruppens sammansättning och behov
Chefsutbildningens upplägg
•
Ca 125 enhetschefer har utbildats vid 5 tillfällen under
2013. Fler på gång under 2014.
•
Omfattningen är 3 dagar.
•
Utbildningen bygger på Action learning för bästa
resultat.
•
Dagarna främjar nätverkande
•
Hemuppgift ges mellan gångerna
•
Även 3-dagars utbildning av samtliga chefer i Örgryte
Härlanda
•
2-dagarsutbildning i mötesteknik för ”chefer över
andra chefer” inom Göteborg stad
Dag 1
• Kommunikation som ett
verktyg
för att styra och följa upp
• Kommunikativt ledarskap
• Kommunikationsplanering
• Arbete i grupper/presentation
Uppgift till nästa gång:
Självskattning kommunikativt ledarskap
Reflektera över hur du kommunicerar som
chef
Dag 2
•
•
•
•
Kommunikationsplanering forts.
Formulera budskap
Retorik och presentationsteknik
Uppgift till nästa gång:
Arbete i grupper/presentation
Pröva att formulera och
presentera budskap
Dag 3
•
•
•
•
Kommunikationsplanering forts
Effektiva möten
Dialog för ägarskap och handling
Arbete i grupper/presentation
Från informationsspridning till meningsskapande
•
Fokus på att information och kommunikation ska ge
önskade effekter
•
Mötet mellan medarbetare och chefer präglas av samtal och
dialog kring verksamhetens mål och utveckling
•
Kommunikation är ett honnörsord och ska bidra till
engagemang i organisationens gemensamma mål
•
Betoning på meningsskapande kommunikation för att
gemensam förståelse, röd tråd och helhetsperspektiv
•
Chefen är den viktigaste kommunikationskanalen och
ledningen roll är att stödja cheferna i deras
kommunikationsuppdrag
•
Kommunikativ förmåga bland alla aktörer
i organisationen
© NORDISK KOMMUNIKATION
Hur skapa engagemang?
Delaktighet
6
1
Hur
kan jag
bidra?
Vision, mål 5
& strategi
Vart är
vi på väg?
Jobbansvar
Vad är
mitt jobb?
Hur klarar
jag mig?
2 Personlig
feedback
Hur
Är någon
klarar min intresserad
enhet sig? av mig?
Gemensam
feedback 4
Roger D’Apix (1982): Communicating for Productivity
3
Erkännande
Ledarens kommunikationsroller
Teckna attraktiva
framtidsbilder
Skapa gemensamma
historier och retorik
Föra dialog om
visioner och mål
Tydliggöra hur
medarbetare
kan bidra
Sälja in behovet
av förändring
Förankra ramar för, och
målet med, förändring
Skapa förändringsvilja och trygghet
Visioner,
mål och
strategier
Sätta klara mål
och följa upp
Lösa
problem och
utveckla
Synliggöra
processer
utmaningar
Svara på frågor och visa
var information finns
Skapa nätverk
för lärande och
utveckling
Förändringsarbete
Coachning
och teamutveckling
Föra dialog om
”vad innebär det
för mig?”
Lyssna och
visa intresse
Vara synlig och
tillgänglig
Ge individuell och
kollektiv feedback
Föra dialog om hur
medarbetaren kan
utvecklas
Förväntningar på ledarens kommunikativa förmågor
Medarbetarens kommunikativa förmågor
Kommunikationssystem
Kartlägg ditt kommunikationssystem
Kanal
Innehåll/budskap
Användarfrekvens
Betyg (1-5)
Modell för att planera kommunikationen
Vilka är de viktiga aktörerna i din kommunikation?
Interna
Extern
a
Mycket viktiga
Viktiga
Mindre viktiga
© Nordisk Kommunikation
Ambitionstrappan som stöd för att skapa effekt
film
webb
annons
Budskapsmodell
Hela du kommunicerar
•
Vad du säger
•
Hur du säger det
•
Kroppen och ansiktet
Budskapen behöver vara förankrade
i både knoppen och kroppen!
•
Hållning
•
Gester, rörelser
•
Ögonkontakt
•
Ansikte
Möten är delar av en process
Före
Under
Efter
Före mötet, skapa rätt förväntningar
•
Vilka ska delta? Rätt gruppstorlek? Skapa stämning?
•
Sänd ut en agenda
• Gör den intressant, se till att det alltid finns något
oväntat
• Gör tydligt vad som är informations- och
beslutspunkter
• Ta gärna övriga frågor först
• Sätt självfallet ut en sluttid
Att tänka på under mötet
Mötesledare
Mötesdeltagare
•Är jag tydlig med syftet?
•Tar jag ansvar för att det blir ett
effektivt möte?
•Får alla komma till tals?
•Parkerar jag sådant som inte
hör till mötet?
•Säger jag min mening under mötet
och inte efteråt?
•Har jag utsett någon att ta
anteckningar?
•Låter jag andra deltagare komma
till tals
•Summerar jag besluten?
•Ställer jag klargörande frågor?
Avsluta mötet: Vad går vi vidare med?
•
Efter varje punkt eller i slutet av mötet?
•
Skaffa kvitto
•
Budskap vs. protokoll
•
Stöd?
Att tänka på – efter mötet
Utvärdering av mötet
• Uppnådde vi målet med dagens möte? Följdes agendan?
•
Höll vi tiden? Kunde mötet varit kortare?
•
Var mötet och deltagarna väl förberedda/pålästa?
•
Kom alla som ville/borde till tals?
•
Vad kan vi göra bättre nästa gång?
Inför nästa möte
•
Vilka beslut/åtgärder vidtogs?
•
Detta skall jag ha kollat upp/utfört inför nästa möte!
•
Överblivna punkter?
Reflektion
•
Reflektera kring utbildningsinnehållet
•
Kring vilka inslag upplever ni att cheferna behöver
särskilt stöd?
•
Hur kan ni stödja dem?
Samtala i grupp
Gemensam reflektion
Dialogcafé: Hur stärker vi cheferna i deras
kommunikationsuppdrag?
Formulera utmaningar att arbeta med
•
Fundera enskilt över
kommunikationsutmaningar som cheferna
möter
•
Dela med er till varandra runt bordet
•
Välj bordsvis en av gruppens utmaningar
Skriv ner utmaningen på ett blädderblock och sätt
upp det på väggen
Formulera
Dialogcafé: Hitta lösningar på utmaningarna
Brainstorm
Varje grupp ställer sig vid sin
utmaning/blädderblock
Gruppen roterar för att i tur och ordning besöka
varje station
Vid varje station:
•
Brainstorma fram idéer och förslag på lösningar
för att möta utmaningen
•
Tänk fritt, se inga begränsningar
•
Skriv ner alla tankar på blädderblocksbladet
Brainstorma
Dialogcafé: Hitta lösningar på utmaningarna
Sammanfatta förslagen
Gruppen är tillbaka vid sin egen utmaning
Sammanfatta
•
Gruppera idéerna och förslagen
•
Prioritera de förslag ni har mest nytta/användning av
•
Formulera era gemensamma förslag på lösning
Varje grupp presenterar sitt slutgiltiga lösningsförslag för
övriga
Att samverka med cheferna i en mer
strategisk och rådgivande roll
Var sker kommunikationen?
Roller för att stödja chefer
Hjälper till självhjälp och utveckling, genom
att lyssna och ställa frågor, snarare än ge
lösningar. Mötescoach, personlig coach etc.
Tar fram informations-material;
pressmeddelande, nyhetsbrev,
broschyr etc.
Coach
Producent
Formulerar policys,
riktlinjer, manualer och
kontrollerar att de
efterföljs.
Utvecklare
Polis
Rådgivare
Utbildare
Föreläser & tränar t ex i
ledarutbildning,
introduktion.
Skapar förutsättningar för effektiv
kommunikation genom bla kanaler,
verktyg, metoder.
Delar expertkunskap i form
av råd och rekommendationer om t ex val av
kanaler, formulering av
budskap, mediekontakter.
Strateg
Analyserar, formulerar
mål, planerar, samordnar.
Policy, strategi, plan.
Reflektion: bikupa
Resonera kring frågorna nedan:
•
Var befinner du dig? Vilken av rollerna antar du mest?
•
Vilken roll skulle du behöva utveckla för att stödja
cheferna?
•
I vilken av rollerna gör du mest nytta för
verksamheten?
•
Tid: 10 min
Detta vill ledningar ofta ha
•
Stöd i planering av övergripande frågor
•
Ett fungerande kommunikationssystem
•
Ett stöd som förstår verksamhetens situation
•
Konkreta verktyg i till exempel mål- och
förändringskommunikation
•
Annat?
Detta vill cheferna ofta ha
•
Utbildning i kommunikation
•
Erfarenhetsutbyte med andra chefer
•
Stöd utifrån deras situation
•
Förberett material kring de frågor
de förväntas kommunicera om
•
Konkreta verktyg
Detta tycker många chefer är svårt
•
Sålla bland en stor flod budskap, ofta från icke koordinerade
avsändare
•
Stå för vissa budskap gentemot medarbetarna
•
Veta hur mycket som ska sägas och när
•
Berätta en sammanhängande historia över tid
•
Berätta om övergripande frågor – det lokala enklare
•
Få igång dialog på möten
•
Hinna vara synlig och tillgänglig
•
Ge systematiserad feedback
Framgångsfaktorer
•
Förändra organisationens bild av
kommunikationsfunktionen
•
Tydliggöra förväntningar, roller och ansvar
•
Öka samarbetet - HR, Verksamhetsutveckling
•
Komma in tidigt i processerna
•
Förstå verksamhetens utmaningar
•
Ha metodkunskaper i kommunikationsutmaningar
Exempel på ingångar
•
Ta fasta på spontana förfrågningar – bygg långsiktiga
relationer till kommunikationsintresserade chefer.
•
Identifiera och fokusera på aktiviteter som ger snabb,
tydlig effekt för chefen.
•
Haka på redan planerade aktiviteter
(t ex chefsutbildning, ledardag etc).
•
Formulera erbjudanden i samband med
förändringar eller andra situationer när chefer
har ett konkret uppdrag.
•
Presentera erbjudanden för att förbättra svaga
resultat i samband med mätningar.
Det coachande förhållningssättet
Vad krävs av en coach?
Vad krävs av en rådgivare?
•
Skapa närvaro och förtroende
•
Skapa förtroende
•
Förmåga att lyssna aktivt
•
Expertkunskaper
•
Tolerans och öppenhet för
olika sätt att tänka
•
Vara påläst
•
Förmåga att sälja in förslag på
lösningar
•
Förmåga att förklara saker
konkret (nyttan)
•
Förmåga att byta perspektiv
•
Förmåga att anta birollen
Källa: Henry Egidius, Bli en bättre coach och mentor
Spelregler vid coachning
•
Ställ öppna frågor – utforska
•
Ställ frågor som fokuserar framåt och leder till
handling
•
Ställ frågor som väcker reflektioner
•
Målorienterade frågor (ej problemorienterade)
•
Våga ifrågasätta
Källa: Henry Egidius, Bli en bättre coach och mentor
Process i flera steg
1. Skapa förutsättningar
2. Stärk och
engagera
gruppen
3. Börja agera
5. Prioritera
åtgärder
Utvecklingsmodell för framgångsrikt
kommunikationsarbete
En framåtriktad utvecklingsmodell
Det önskade
läget
Handlingar
Nuläge
(Hinder/Möjligheter)
Önskat läge för framgångsrikt kommunikationsarbete
•
Vad kännetecknar framgångsrikt kommunikationsarbete?
•
Beskriv det önskade läget
•
Fundera individuellt
•
Dela med er till varandra runt bordet
•
Gemensam reflektion
•
Tid: 15 min
En framåtriktad utvecklingsmodell
Det önskade
läget
Handlingar
Nuläge
(Hinder/Möjligheter)
Nuläget: hinder, möjligheter?
•
Hur ser nuläget ut? Avstånd nuläge – önskat läge?
•
Vad finns det för hinder/möjligheter att ta er till det
önskade läget?
•
Notera individuellt
•
Dela med er till varandra runt bordet
•
Gemensam reflektion
•
Tid: 15 min
En framåtriktad utvecklingsmodell
Det önskade
läget
Handlingar
Nuläge
(Hinder/Möjligheter)
Hur får vi det att hända?
•
Vad behöver ni göra för att ta er till det önskade läget?
•
Hur kan ni bidra?
•
Notera individuellt
•
Dela med er till varandra runt bordet
•
Gemensam reflektion
•
Tid: 15 min
Slutreflektion: Skapa samsyn
•
Samtala runt bordet. Enas om de tre viktigaste
framgångsfaktorerna som ni kan påverka
•
Gemensam reflektion
•
Tid: 15 min
Budskapsmodell
Övning: Formulera ett budskap som skapar insikt
hos chefer och andra nyckelpersoner att vilja
använda er som ett mer strategisk och rådgivande
stöd
Arbeta runt borden med att formulera budskap med hjälp av
budskapsmodellen
•
Formulera ett budskap som leder till att cheferna vill
använda er som ett mer strategiskt och rådgivande stöd.
•
Reflektera kring arbetet med att formulera budskap.
•
Utse en person från gruppen som redovisar era budskap
Budskapsmodell
Tack för idag!