Transcript โหลดเนื้อหา

บทที่ 4
ตาราง กราฟ และแผนภูมอิ งค์ กร
วิธีการสร้ างตาราง
เลื่อนจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่ตอ้ งกำรจะสร้ำงตำรำง
 ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Tables (ตำรำง) คลิกที่ไอคอน
(ตำรำง)
 ลำกเมำส์ผำ่ นช่องสี่ เหลี่ยมเพื่อกำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์
เช่น
3 แถว 4 คอลัมน์

จะแสดงตำรำงที่ได้ในขณะที่เลือก
ปล่อยปุ่ มเมำส์ หรื อ
 เลื่อนจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่ตอ้ งกำรจะสร้ำงตำรำง

ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Tables (ตำรำง) คลิกที่ไอคอน
(ตำรำง) แล้วเลือกคำสัง่ Insert Table (แทรกตำรำง)
 ในส่ วนของ Number of columns (จำนวนคอลัมน์) ใส่ จำนวน
คอลัมน์ที่ตอ้ งกำร
 ในส่ วนของ Number of rows (จำนวนแถว) ใส่ จำนวนแถวที่
ต้องกำร
 ในส่ วนของ AutoFit behavior (รู ปแบบกำรปรับพอดีอตั โนมัติ )
กำหนดควำมกว้ำงของคอลัมน์ หำกเลือก Auto (อัตโนมัติ)
โปรแกรมจะปรับขนำดคอลัมน์ตำมขนำดของข้อมูล
 เมื่อเลือกปุ่ ม OK จะปรำกฏตำรำงจอภำพ

การเลือกแถว
Mouse Pointer อยูห่ น้ำแถวที่ตอ้ งกำร (สังเกตเป็ นรู ปลูกศรเฉียง
ขวำ)
 Click เมำส์ หรื อ Drag เมำส์ เพื่อเลือกแถวตำมที่ตอ้ งกำร

การเลือกคอลัมน์
Mouse Pointer อยูเ่ หนือคอลัมน์ที่ตอ้ งกำร (สังเกตเป็ นรู ปลูกศรชี้
ลงสี ดำ)
 Click เมำส์ หรื อ Drag เมำส์ เพื่อเลือกคอลัมน์ตำมที่ตอ้ งกำร

การลบแถวหรื อคอลัมน์
เลือกแถว (หรื อคอลัมน์) ที่ตอ้ งกำรลบ
 ที่แท็บ Layout (เค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ใน
กลุ่ม Rows & Columns (แถวและคอลัมน์) คลิกที่ไอคอน
(ลบ) แล้วเลือก Delete Rows (ลบแถว) หรื อ Delete Columns (ลบ
คอลัมน์)

การพิมพ์ ข้อมูลในตาราง
กำรเลื่อนไปยังแต่ละเซลล์อำจใช้ปุ่ม

Tab
เลื่อนไปทำงขวำทีละเซลล์

Shift+Tab
เลื่อนไปทำงซ้ำยทีละเซลล์

ปุ่ มลูกศรทั้งสี่
เลื่อนไปตำมทิศทำงของลูกศรนั้น
หำกข้อควำมในเซลล์มีควำมยำวมำก ตำรำงจะปรับขึ้นบรรทัดใหม่ให้เองหรื อกด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ภำยใน
เซลล์ได้เมื่อต้องกำรชนิดของข้อมูลที่จะป้ อนลงในตำรำง อำจเป็ น
◦ ข้อควำม
◦ ตัวเลข
ซึ่งสำมำรถคำนวณได้
◦ วันที่
ซึ่งอำจอยูใ่ นรู ปแบบดังนี้

mmmm d
Jan 31
mmm-yy
Jan-08

mmm.d,yyyy
Jan. 31,2008
mmmm d,yyyy
January 31,2008

m/d/yy
1/31/08
mdy
1 31 08

m-d-yy
1-31-08
d-mmm-yy
31-Jan-08

m/d/yy h:mm AM/PM 1/31/08 9:30 PM
การแทรกแถว/คอลัมน์

คลิกที่เซลล์ใดๆ ของแถวตรงที่จะแทรก หรื อเลือกแถวที่ตอ้ งกำรจะ
แทรกในตำรำงตำมจำนวนแถวที่ตอ้ งกำร

ที่แท็บ Layout (เค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ในกลุ่ม
Rows & Columns (แถวและคอลัมน์) คลิกที่ไอคอน
(แทรก
ด้ำนบน) หรื อ
(แทรกด้ำนล่ำง) ตำมตำแหน่งที่จะแทรก
เมื่อเลือกแทรกไว้บน
คลิกที่เซลล์ใดๆ ของคอลัมน์ตรงที่จะแทรก หรื อเลือกคอลัมน์ที่ตอ้ งกำรจะ
แทรกในตำรำงตำมจำนวนคอลัมน์ที่ตอ้ งกำร
 ที่แท็บ Layout (ค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ในกลุ่ม Rows &
Columns (แถวและคอลัมน์) คลิกที่ไอคอน
(แทรกด้ำนซ้ำย) หรื อ
(แทรกด้ำนขวำ) ตำมตำแหน่งที่จะแทรก

การปรั บความกว้ างของคอลัมน์
เลื่อน Mouse Pointer ไปอยูใ่ นแนวเส้นแบ่งคอลัมน์ของตำรำง
(Mouse Pointer) มีรูปร่ ำงเป็ นลูกศร 2 ทิศชี้ซำ้ ย - ขวำ
 Drag เมำส์ให้ได้ขนำดที่ตอ้ งกำร

การรวมเซลล์ (Merge Cells)

เลือกเซลล์ที่ตอ้ งกำรรวม มักจะเป็ นแถวหัวเรื่ อง หรื อแถวแรก

ที่แท็บ Layout (ค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ใน
กลุ่ม Merge (ผสำน) คลิก
ผลที่ได้ คือ

พิมพ์ขอ้ มูลพร้อมจัดตำแหน่งกึ่งกลำง ด้วย
การแยกเซลล์ (Split Cells)

เลือกเซลล์ที่ตอ้ งกำรแยก

ที่แท็บ Layout (เค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ใน
กลุ่ม Merge (ผสำน) คลิกที่ไอคอน
(แยกเซลล์)

กำหนดว่ำจะแบ่งออกเป็ นกี่คอลัมน์หรื อกี่แถว ในกรณี เนื่ องจำก
เรำเลือกแบ่งพร้อมกันหลำยๆ เซลล์ให้ยกเลิกกำรเลือกตัวเลือก
Merge cells before split (ผสำนเซลล์ก่อนแยก) แล้วจึงกำหนด
จ ำนวนคอลัม น์เ พื่อแบ่ งในแนวนอน มิ ฉ ะนั้น โปรแกรมจะน ำ
ข้อมูลจำกทุกเซลล์ที่เลือกไว้มำรวมกันก่อนทำกำรแบ่ง
การแยกตาราง (Split Table)
ตำรำงที่สร้ำงขึ้นมำในกรณี ที่มีหลำยแถว สำมำรถแยกแถวใด ๆ
ออกจำกกลุ่มตำรำงเพื่อสร้ำงเป็ นตำรำงอิสระได้ ดังนี้
 Cursor อยู่ ณ แถวที่ตอ้ งกำรแยก
 ที่แท็บ Layout (เค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ใน
กลุ่ม Merge (ผสำน) คลิกที่ไอคอน (แยกตำรำง)

การสร้ างตารางจากแม่ แบบ
การจัดรูปแบบการแสดงผลตารางวิธีที่รวดเร็วและสวยงาม ทาได้
ดังนี ้
◦ สร้ำงตำรำงและป้ อนข้อมูลให้เรี ยบร้อย
◦ ระบำยแถบสี ให้กบั ตำรำง หรื อคลิกเมำส์ในตำรำง
◦ ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Table (ตำรำง) เลือก Quick Table (กำรใช้
ตำรำงอย่ำงรวดเร็ ว)
การวาดตารางด้ วยตัวเอง
ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Table (ตำรำง) คลิกที่ไอคอน
แล้วเลือก Draw Table (วำดตำรำง) ตัวชี้ของเมำส์จะเปลี่ยนเป็ น
รู ปดินสอเพื่อให้เรำเริ่ มวำดตำรำง
 ไปยังตำแหน่ งที่ จะวำดตำรำง แล้วลำกเมำส์ ทะแยงลงเพื่อสร้ ำง
กรอบของตำรำง


แบ่งแถวและคอลัมน์ในตำรำง โดยกำรลำกเมำส์ไปตำมแนวและ
ตำแหน่งที่ตอ้ งกำรเวิร์ดจะบังคับแนวของเส้นให้อยูใ่ นแนวระดับ
หรื อแนวดิ่งเอง

แบ่งแถวหรื อคอลัมน์ต่อไปจนเสร็ จ แล้วคลิกที่นอกตำรำง

กำรเปลี่ยนแบบ, ขนำด, และสี ของเส้นให้คลิกเลือกในกลุ่ม Draw
Borders (วำดเส้นขอบ)
แบบเส้น
ขนำดเส้น
สี เส้น

เรำสำมำรถเลื่อนเส้นตำรำงได้ โดยกำรนำเมำส์ ไปวำงที่เส้ นที่
ต้องกำร และแดร็ กไปทำงที่เรำต้องกำร

ในตัวอย่ำงจะเห็นว่ำข้อควำมภำยในตำรำงไม่เป็ นระเบียบ ซึ่ง
สำมำรถกำหนดได้โดยระบำยช่องที่ตอ้ งกำร คลิกแท็บ Layout
(เค้ำโครง) ในกลุ่ม Alignment (วำงแนว) คลิกที่ไอคอน
จัด
กึ่งกลำง
ผลลัพธ์ที่ได้ คือ
จัดกึ่งกลำง

หำกว่ำช่องตำรำงแนวนอนที่ช่องรำยละเอียด ข้อมูลไม่เท่ำกัน เรำ
จะจัดให้เท่ำกันโดย ระบำยในช่องตำรำงที่ตอ้ งกำร คลิกแท็บ
Layout (เค้ำโครง) ในกลุ่ม Cell Size (ขนำดเซลล์) คลิกที่ไอคอน
กระจำยแถวสม่ำเสมอ
ผลลัพธ์ที่ได้
การลบเส้ นในตาราง
ที่แท็บ Design (ออกแบบ) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ใน
กลุ่ม Draw Borders (วำดเส้นขอบ) คลิกที่ไอคอน
 จะเห็นว่ำเมำส์เปลี่ยนเป็ นรู ปยำงลบ
 นำยำงลบไปสัมผัสยังเส้นที่ไม่ตอ้ งกำรและคลิก


ตัวอย่ำงเช่น ถ้ำต้องกำรลบเส้นเอียงที่ ช่องคำว่ำ รหัสพนักงาน ทิ้ง

นำเมำส์ที่เป็ นรู ปยำงลบคลิกที่เส้นนั้น

ผลที่ได้ ดังรู ป
การนาข้ อมูลในตารางมาคานวณ
สมมติจำกตัวอย่ำงตำรำงที่มีอยู่ ต้องกำรหำผลรวมของพนักงำน
5 คน
 ให้คลิกเลือกที่ช่องขวำของรวม (ที่เห็นเคอร์ เซอร์ )


ที่แท็บ Layout (เค้ำโครง) ของ Table Tools (เครื่ องมือตำรำง) ใน
กลุ่ม Data (ข้อมูล) คลิกที่ไอคอน
(สูตรคำนวณ)
จะปรำกฏหน้ำต่ำง สูตร ขึ้นมำ
 ในช่องสู ตร จะมีสูตรขึ้นให้วำ่
=SUM(ABOVE) หมำยถึง กำรรวมผลรวมของข้อมูลด้ำนบน

เมื่อคลิก OK จะได้ผลลัพธ์
ดังรู ป
การสร้ างแผนภูมิจากตาราง

จำกตำรำงตัวอย่ำงที่สร้ำงขึ้น ดังรู ป
ทำกำรเลือกคลุมข้อมูลในตำรำง
 ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Illustrations (ภำพประกอบ) คลิกที่
ไอคอน



เลือกชนิดของแผนภูมิแล้วเลือก OK (ตกลง)
โปรแกรมจะทำกำรเชื่อมโยงไปยังเอ็กเซล เพื่อให้เรำป้ อนข้อมูลที่
นำมำสร้ำงแผนภูมิ ซึ่งขณะนี้จะมีตวั อย่ำงของข้อมูลปรำกฏอยู่ ส่ วน
ในหน้ำเอกสำรของเวิร์ดจะแสดงรู ปแผนภูมิของข้อมูลขณะนั้น
ใส่ ขอ้ มูลลงในเอ็กเซล จะแสดงแผนภูมิในเวิร์ด
การเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ
เรี ยกใช้แผนภูมิ
 ที่แท็บ Design (ออกแบบ) ในกลุ่ม Type (ชนิ ด) คลิกที่ไอคอน
จะปรำกฏชนิดของแผนภูมิให้เลือก คลิกเลือกแบบที่ตอ้ งกำรแล้ว
เลือก OK (ตกลง)

การจัดวางองค์ ประกอบของแผนภูมิ
1. คลิกที่แผนภูมิ
2. ที่แท็บ Design (ออกแบบ) ในกลุ่ม Chart Layouts (เค้ำโครง
แผนภูมิ) คลิกเลือกแบบกำรจัดวำงที่ตอ้ งกำรจำกแบบสำเร็ จ

เรำอำจคลิกที่ปุ่ม More (เพิ่มเติม)
ทั้งหมด
หัวเรื่ องของแผนภูมิ
เพื่อขอดูแบบที่มีให้เลือก
เส้นพิกดั (Gridline)
สัญลักษณ์แทนข้อมูล (Legend)
ข้อควำมกำกับแกน
แกน X
แกน Y
ข้อมูลบนแกน (Tick label)
ชุดข้อมูล (Data series)
ข้อควำมกำกับแกน
แผนภูมิองค์ กร
1. ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Illustrations (ภำพประกอบ) คลิก
ไอคอน
จะปรำกฏที่เก็บไดอะแกรม (Diagram
Gallery) เลือกแผนภูมิองค์กร กดปุ่ ม OK (ตกลง)
จำกหน้ำจอจะปรำกฏรู ปแบบของแผนภูมิซ่ ึงประกอบด้วย
 ตำแหน่งผูบ
้ งั คับบัญชำ 1 ตำแหน่ง
 ตำแหน่งผูใ้ ต้บงั คับบัญชำ 3 ตำแหน่ง
 ทั้งนี้ ผูใ้ ช้สำมำรถปรับเปลี่ยนเพิ่มลดได้
2. เมื่อคลิกนอกกรอบของแผนผังองค์กรจะเป็ นกำรทำงำนที่เอกสำร
ดังภำพ
3. หำกต้องกำรกลับมำยังแผนผังองค์กรเพื่อปรับเปลี่ยนแก้ไขให้
คลิ กในตำแหน่ งกำรทำงำนของแผนผังองค์กร จะปรำกฏแถบ
เครื่ องมือแผนผังองค์กรให้ทำกำรปรับเปลี่ยนตำมต้องกำร ดังภำพ
การแทรกกรอบ (เพิม่ ตาแหน่ ง)
 คลิกเลือกกรอบที่ตอ้ งกำรแทรก
 คลิกแท็บ Format (รู ปแบบ) ในกลุ่ม Insert (แทรก) เลือกตำแหน่ ง
ที่ตอ้ งกำร
○ ระดับย่อย (Subordinate) ตำแหน่งผูใ้ ต้บงั คับบัญชำ แทรกทำงด้ำนล่ำง
ของกรอบ
○ คนทำงำนร่ วม (Coworker) ตำแหน่งผูร้ ่ วมงำนแทรกในระดับเดียวกัน
○ ผูช้ ่วย (Assistant) ตำแหน่งผูช้ ่วยจะเพิ่มระหว่ำงกรอบที่เลือกและกรอบ
ที่ต่ำกว่ำ
ผลที่ได้
การเปลีย่ นรูปแบบของแผนผังองค์กร
 คลิกเลือกกรอบของแผนผังองค์กรระดับสู งที่สุด
 คลิกแท็บ Format (รู ปแบบ) ในกลุ่ม Layout (โครงร่ ำง) แล้วเลือก
รู ปแบบที่ตอ้ งกำร ดังภำพ
คลิกเลือกกรอบระดับสู ง

ผลที่ได้
การลบกรอบ (ลบตาแหน่ ง)
 เลื่อนเมำส์ไปคลิกที่กรอบที่ตอ้ งกำรลบ

เลื่อนเมำส์ไปคลิกที่เมนู Edit (แก้ไข) > เลือก Clear (ล้ำง) > Contents
Del (เนื้อหำ Del) หรื อกดปุ่ ม Delete
การตกแต่ งกรอบ
กำรตกแต่งแผนผังองค์กร โดยปรับรู ปแบบของตัวอักษร กำรใส่ สีให้กรอบ กำร
ตกแต่งกรอบ กำรใส่ เงำให้กรอบ กำรกำหนด 3 มิติให้กบั กรอบ กำหนดลำยของเส้น
กรอบ ขนำดของเส้นกรอบ เพื่อให้เกิ ดควำมสวยงำม สำมำรถปฏิ บตั ิได้ ดังภำพคลิก
เลือกปุ่ มไอคอนที่ตอ้ งกำรตกแต่ง
คลิกเลือกปุ่ มไอคอนที่ตอ้ งกำรตกแต่ง