Transcript CHƯƠNG 4. CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

CHƯƠNG 4. CHỨC
NĂNG HOẠCH ĐỊNH
4.1. Khái niệm và tầm quan
trọng của hoạch định
4.2. Nội dung hoạch định
4.3. Tiến trình hoạch định
4.4. Một số công cụ hỗ trợ
4.5. Bài tập thực hành
tình huống quản trị
4.1. Khái niệm và tầm quan
trọng của hoạch định
4.1.1. Khái niệm
4.1.2. Phân loại hoạch định
4.1.3. Tầm quan trọng
của công tác hoạch định
4.1.1. Khái niệm
a. Xác định nhiệm vụ và mục tiêu
b. Xác định phương pháp tốt nhất để
thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đó
4.1.2. Phân loại
hoạch định
a. Theo thời gian
Hoạch định dài hạn (trên 3 năm)
b. Theo cấp quản trị
tiến hành hoạch định
Hoạch định trung hạn (1- 3 năm)
Hoạch định ngắn hạn (dưới 1 năm)
Hoạch định tổng quát
Hoạch định cấp bộ phận
c. Theo tính chất,
quy mô hoạch định
Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến thuật
Hoạch định tác nghiệp
4.1.3. Tầm quan trọng
của công tác hoạch định
a. Hoạch định giúp cho tổ chức đối
phó kịp thời với sự bất ổn trong nội
bộ tổ chức và môi trường bên ngoài
b. Hoạch định giúp cho việc
phối hợp giữa các cá nhân
trong tổ chưc có hiệu quả hơn
c. Hoạch định tốt làm cơ sở
cho việc thực hiện tốt các
chức năng quản trị khác
4.2.1. Xác định mục tiêu
4.2. Nội dung
hoạch định
4.2.2. Dự kiến các nguồn lực
4.2.3. Xây dựng chính sách,
chương trình, kế hoạch và
chiến lược hành động
a. Mục tiêu
4.2.1. Xác
định mục tiêu
c. Đặc điểm của mục tiêu
b. Vai trò của mục tiêu
d. Các yêu cầu đối với
các mục tiêu của tổ chức
f. Những vấn đề cần
quan tâm khi hoạch
định mục tiêu
e. Các loại mục tiêu
thường gặp trong tổ chức
Mục tiêu là gì?
Mục tiêu là những mong muốn
cần đạt được của tổ chức
Là điểm kết thúc của một hành động
trong một khoảng thời gian xác định
Vai trò của mục tiêu
Là sự cụ thể hóa mục
đích trong từng mặt, từng
thời kỳ hoạt động
Giúp cho tổ chức sử dụng có
hiệu quả các nguồn lực của
mình ở mỗi thời kỳ khác nhau
Đặc điểm của mục tiêu
Thường được ấn định trong
1 khoảng thời gian xác định
Thường cụ thể, rõ
ràng, dễ định lượng
Phản ánh mong muốn
của tổ chức về từng lĩnh
vực, từng mặt hoạt động
Có tính cụ thể
Các yêu cầu đối
với các mục tiêu
của tổ chức
Có tính khả thi
Có tính linh hoạt
Có tính định lượng
Có tính nhất quán
Theo tính chất
Mục tiêu ngắn hạn
Theo thời gian
Mục tiêu trung hạn
Mục tiêu định tính
Mục tiêu định lượng
Các loại mục
tiêu thường gặp
trong tổ chức
Mục tiêu dài hạn
Mục tiêu kinh tế
Theo phạm vi
Mục tiêu chính trị
Mục tiêu tổng quát
Mục tiêu bộ phận
Theo lĩnh vực
Mục tiêu văn hóa – xã hội
Mục tiêu kỹ thuật – công nghệ
Vị trí trên thị trường?
Việc đổi mới?
Năng suất?
Perter Drucker đưa ra
yêu cầu về xây dựng
mục tiêu cho 1 tổ chức
doanh nghiệp
Vật chất, tài chính?
Nguồn tài nguyên?
Trách nhiệm xã hội?
Thành tích và
trách nhiêm của
nhà quản trị?
Khả năng sinh lời?
Lựa chọn thứ tự ưu tiên
Xác định khung thời
gian của các mục tiêu
Những vấn đề cần
quan tâm khi hoạch
định mục tiêu
Dung hòa mâu thuẫn
giữa các mục tiêu
Đo lường các mục tiêu
4.2.2. Dự kiến
các nguồn lực
a. Nguồn nhân lực
b. Nguồn vật lực
c. Nguồn tài lực
f. Lợi ích của việc
dự kiến đúng các
nguồn lực
d. Nguồn thông tin
e. Nguồn lực khác
Giúp nhà quản trị lựa chọn
mục tiêuthiết thực nhất
Là căn cứ để nhà quản trị trù liệu các giải
pháp, chương trình, kế hoạch hành động
Là cơ sở để nhà quản trị sử dụng có hiệu
quả nhất các phương tiện, tiềm năng
a. Các chính sách hỗ trợ
4.2.3. Xây dựng chính
sách, chương trình,
kế hoạch và chiến
lược hành động
b. Chương trình
c. Kế hoạch
d. Chiến lược hành động
Các chính sách hỗ trợ
Khái niệm
là tổng thể các biện pháp mà tổ chức sử dụng
để tác động đến mọi bộ phận, mọi yếu tố có liên
quan đến tổ chức nhằm thực hiện có kết quả
mục đích cũng như các mục tiêu của tổ chức
Đặc điểm chung
So với các quy tắc xử sự,
chính sách có tính khái
quát và sự lựa chọn cao
Tính hướng đích
và tính thống nhất
Mỗi chính sách đều có chu kỳ
sống nhật định, nên cần điều
chỉnh kịp thời khi nó đã lỗi thời
chương trình là tổ hợp các mục
tiêu, chính sách, bước, các nguồn
lực cần sử dụng để thực hiện
mục tiêu nhất định của tổ chức
Chương
trình
Giúp cho nhà quản trị đánh
giá đúng khả năng hiện có,
dự báo được các tiềm năng
để đưa ra quyết định lựa
chọn sáng suốt nhất
Là căn cứ để kiểm soát
hoạt động của tổ chức
Khái niệm
Là công cụ phối hợp nhịp
nhàng, hiệu quả hoạt động
của nhiều cá nhân, bộ phận
khác nhau trong tổ chức
Lợi ích của
chương trình
Tạo điều kiện thuận lợi
cho nhà quản trị thực hiện
sự ủy quyền của mình
Kế hoạch
Khái niệm
Kế hoạch là bản tường trình chi tiết của
các chương trình, hay còn gọi là các
chương trình được viết thành văn bản
Việc cần phải
làm gì?
Khi nào kết
thúc?
Nội dung
Ai làm?
Biện pháp
dự phòng?
Bắt đầu làm
từ khi nào?
Phương tiện để
thực hiện là gì?
Dự kiến
nguồn lực?...
Chiến lược là một cách sắp
xếp và kết hợp nội tại các hoạt
động một cách nhất quán, cách
thức này phân biệt rõ ràng
doanh nghiệp (tổ chức) này với
doanh nghiệp (tổ chức) khác
Michael Porter
là hệ thống các quan điểm, các mục
đích và mục tiêu cơ bản cùng các
giải pháp, chính sách nhằm sử
dụng một cách tốt nhất các nguồn
lực, lợi thế, cơ hội của tổ chức để
đạt được mục đích, mục tiêu đặt ra
trong thời hạn ngắn nhất
Chiến lược
hành động
Nội dung cơ bản của
hoạch định chiến lược
Vạch kế hoạch dài hạn cho
việc phối hợp hoạt động
ciến lược giữa các bộ phận
trong tổ chức với nhau
Khái niệm
Xây dựng các kế hoạch dài
hạn và quan trọng làm nền
tảng cho mọi hoạt động
thưòng xuyên của tổ chức
Vạch kế hoạch thực hiện các
chiến lược như chiến lược nhân
sự, Marketing, tài chính, sản
phẩm, phát triển kênh phân phối...
Vai trò của hoạch định chiến lược trong sự ra đời của quản trị
chiến lược tổ chức
Xác định
mục tiêu
Lập KH CL
Hình thành
CLược
Quản lý hành
chính
Thực hiện CL
Kiểm soát
CLược
4.3.1. Phân tích,
đánh giá các căn
cứ hoạch định
4.3.7. Tổ chức
thực hiện
4.3.6. Lập
chương trình, kế
hoạch, chiến lược
4.3. Tiến trình
hoạch định
4.3.5. Đánh giá và
lựa chọn phương
án tối ưu
4.3.2. Thiết lập
các mục tiêu
4.3.3. Xác
định các điều
kiện tiền đề
4.3.4. Xây dựng
các phương án
dự thảo
4.3.1. Phân tích,
đánh giá các căn
cứ hoạch định
a. Những vấn đề cần phải
tập trung phân tích, đánh giá
Vị thế của tổ chức
b. Các lĩnh vực cần phải tập
trung phân tích, đánh giá
Kỹ năng quản
trị tổ chức
Những tiềm lực có thể
huy động được để thực
hiện mục tiêu của tổ chức
Tiềm lực tài chính
của tổ chức
Những cơ hội và nguy cơ
có thể xảy ra với tổ chức
Năng lực công
nghệ của tổ chức
Nguồn nhân
lực của tổ chức
Những điểm mạnh,
điểm yếu của tổ chức
Năng lực quản
trị Marketing
của tổ chức....
4.3.2. Thiết lập
các mục tiêu
a. Lý do để thiết
lập các mục tiêu
b. Cách thức thiết lập
mục tiêu của tổ chức
Cách 1: Lãnh đạo tổ
chức trực tiếp bàn bạc,
nghiên cứu đề xuất các
mục tiêu chung của tổ
chức và cụ thể hoá
thành các nhiệm vụ cụ
thể cho từng bộ phận
hay phân hệ của tổ
chức. Đây là cách làm
dội từ trên xuống
Cách 3 là kết hợp cả 2 cách trên
Xác định Công việc
tại từng thời điểm
cụ thể nhất định
Xác định Các kết quả
cần đạt được đối với
từng loại hoạt động
Cách 2: Ban lãnh đạo đề ra các mục
tiêu sống còn của tổ chức, đề ra yêu
cầu về nội dung và phương pháp xây
dựng mục tiêu để các phân hệ nghiên
cứu, soạn thảo các mục tiêu và nhiệm
vụ của các phân hệ. Từ đó mà hình
thành nên các mục tiêu chung của toàn
tổ chức
ngoài tổ chức
trong tổ chức
b. Phân loại các
điều kiện tiền đề
Theo khả năng chi
phối và tác động
có thể chi phối
không thể chi phối
Theo
phạm vi
4.3.3. Xác
định các
điều kiện
tiền đề
có thể chi
phối một phần
a. Xác định các
điều kiện tiền đề
để làm gì?
Để đưa ra các dự báo,
giả thiết về điều kiện,
hoàn cảnh trong
tương lai của việc
thực hiện mục tiêu
Xác định điều kiện tiền
đề là xem xét các yếu tố
cần và đủ để thực hiện
mục tiêu của tổ chức
b. Một số cơ sở
xây dựng phương
án chiến lược
Dựa trên cơ sở khai
thác triệt để các khả
năng của yếu tố bao
quanh yếu tố then
chốt của tổ chức
Dựa trên các
yếu tố then
chốt nhất
của tổ chức
4.3.4. Xây
dựng các
phương án
dự thảo
Dựa trên cơ sở khai thác các ưu
thế tương đối (vị trí địa lý, thương
hiệu, khả năng cung cấp vật tư,
quy mô của tổ chức, các mỗi
quan hệ, lợi thế về thông tin)
Dựa trên cơ sở những yếu tố khám
phá mới (công nghệ mới, sản phẩm
mới, hình thức phục vụ mới…)
a. Mục đích của việc
xây dựng các
phương án dự thảo
Để tìm ra và nghiên
cứu đánh giá phương
án có hiệu quả nhất
Đánh giá lại theo nhiều
chiều những điểm
mạnh, điểm yếu, cơ
hội, đe doạ đã được tổ
chức đánh giá trước đó
Giúp loại bỏ bớt được những
phương án ít có triển vọng để
tập trung phân tích, đánh giá
những phương án khả thi nhất
b. Những lưu ý
khi đánh giá, lựa
chọn phương án
tối ưu
4.3.5. Đánh
giá và lựa
chọn phương
án tối ưu
Phân tích rõ các điểm mạnh,
điểm yếu của từng phương án
Phân tích kỹ các lợi thế và bất lợi của
tổ chức nếu sử dụng phương án đó
Sử dụng nhiều phương pháp khác
nhau để tìm ra phương án tối ưu
a. Lý do đánh giá,
lựa chọn phương
án tối ưu
vì sự khan hiếm của các
nguồn lực, nên phương
án tối ưu sẽ là phương
án có hiệu quả nhất
thực nghiệm
thử và sai
phản biện
mô hình toán
quan sát
dựa vào kinh nghiệm và
kiến thức của nhà quản trị
mô hình hoá