Transcript mgr Joanna Putko, Dyrektor Biblioteki Politechniki Białostockiej

Technologia identyfikacji
radiowej (RFID)w bibliotekach –
nowy etap automatyzacji
bibliotek
Warszawa 21.10.2014 r.
Nowoczesne formy udostępniania i
kontroli zbiorów bibliotecznych w
oparciu o system RFID – z doświadczeń
Biblioteki Politechniki Białostockiej
Joanna Putko
[email protected]
Plan wystąpienia
 Biblioteka
Politechniki Białostockiej –
informacje ogólne
 System
RFID – proces wdrożenia systemu
 Elementy
systemu – opis funkcjonowania
 Podsumowanie
Politechnika Białostocka
 jest
największą uczelnią techniczną północnowschodniej Polski
 ponad
60-letnia tradycja
 kształci
 ponad
 ok.
7
ponad 13 tys. studentów
600 nauczycieli akademickich
600 pracowników niebędących nauczycielami
wydziałów
System biblioteczno-informacyjny
Politechniki Białostockiej

Biblioteka (45 pracowników)
 Biblioteka
Główna – Centrum Nowoczesnego Kształcenia
 Biblioteka
Wydziału Architektury
 Biblioteka
Wydziału Zarządzania
 Biblioteka
Zamiejscowego Wydziału Leśnego w
Hajnówce

Archiwum Uczelniane (2 pracowników)
Biblioteka Politechniki Białostockiej

jest największą biblioteką naukowo-techniczną w regionie
północno-wschodnim

ponad 380 tys. książek, czasopism, norm i literatury
firmowej

tematyka zbiorów ściśle związana z potrzebami wydziałów
i kierunkami studiów PB

obejmuje literaturę z zakresu mechaniki, elektrotechniki,
budownictwa i ochrony środowiska, architektury,
informatyki, nauk matematyczno-przyrodniczych,
ekonomii, zarządzania i marketingu, leśnictwa
Biblioteka w Centrum Nowoczesnego
Kształcenia

do września 2012 r. Biblioteka Główna funkcjonowała na
Wydz. Mechanicznym i DS nr 3

od października 2012 r. rozpoczęła działalność w nowym
budynku Centrum Nowoczesnego Kształcenia

połączono zbiory Biblioteki Głównej oraz 3 bibliotek
wydziałowych

została zmieniona struktura organizacyjna Biblioteki PB
Struktura Biblioteki Głównej
Oddział
Gromadzenia Zbiorów
Oddział
Opracowania Zbiorów
Oddział
Udostępniania Zbiorów
Oddział
Informacji Naukowej
Biblioteczne
Sekretariat
Centrum Informatyczne
 centralny
system gromadzenia i opracowania zbiorów
w
1995 roku został zakupiony zintegrowany system
biblioteczny ALEPH, który umożliwił zautomatyzowanie
Biblioteki Głównej oraz bibliotek wydziałowych
 uruchomiona
w 2009 r. wersja 18 zintegrowanego
systemu bibliotecznego ALEPH 500 zapewnia
użytkownikom i pracownikom biblioteki przyjazne
środowisko pracy
 wszystkie
zbiory dostępne są w katalogu online
 zarejestrowani
czytelnicy mogą zdalnie zamawiać
książki, przedłużać terminy ich zwrotu oraz
kontrolować stan swojego konta
Zgromadzenie w jednym miejscu bogatego księgozbioru
pozwoliło na wyodrębnienie, na trzech kondygnacjach
budynku, ogólnodostępnych, specjalistycznych czytelni:

Czytelnia Wydawnictw Informacyjnych
- 27 miejsc

Czytelnia Elektroniczna
- 24 miejsca

Czytelnia Czasopism
- 24 miejsca

Czytelnia Norm i Zbiorów Specjalnych
- 10 miejsc

2 Czytelnie Książek z wolnym dostępem
- 81 miejsc
łącznie 166 miejsc

Pomieszczenia do pracy indywidualnej i zespołowej zlokalizowane na
poziomie P1 oraz P2

19 pomieszczeń do pracy indywidualnej i zespołowej (1, 5, 10-osobowe)

sale do ćwiczeń prezentacji, szkoleń.
- łącznie - 96 miejsc
Ponadto Biblioteka oferuje

wolny, swobodny dostęp do zbiorów

wypożyczenia na 3 godziny/zamknięcie Biblioteki,
na 7 dni

stanowiska do samodzielnych wypożyczeń i
zwrotów (self-check, wrzutnia)

90 komputerów wyposażonych w specjalistyczne
oprogramowanie

nowoczesne skanery
Proces wdrożenia systemu ochrony zbiorów
bibliotecznych w budynku CNK
Początki nie wyglądały obiecująco – realizowano system w technologii
elektromagnetycznej (EMS) z możliwością późniejszego rozbudowania o system
RFID, przy czym:

projekt niespójny i niepełny

brak w dokumentacji informacji odnośnie typu bramek (9 sztuk!!!)

self-check czy bookcheck

niejasna kwestia szkoleń

konfiguracja z systemem ALEPH – brak informacji

wrzutnia – otwór w ścianie bez jakiegokolwiek urządzenia

10 pasków elektromagnetycznych!!!

odbiór systemu w momencie odbioru budynku
Konsekwencje dla Biblioteki/Uczelni

ryzyko uszkodzenia fizycznego – w budynku nie będzie
bibliotekarzy natomiast będą osoby spoza uczelni montujący
np. meble

utrata gwarancji na działanie urządzeń – w okresie gwarancji
nikt z tych urządzeń nie będzie korzystał

dodatkowe koszty – opłata serwisowa urządzeń (brak informacji
nt. wysokości opłat)
Rekomendowana w projekcie rozbudowa systemu EMS o system
RFID - hybrydowy system z wprowadzeniem dodatkowych
elementów w postaci etykiet RFID, nowych self-checków, nowych
bramek - bardzo kosztowny system nie dający gwarancji
poprawnego funkcjonowania
Podjęte działania
dyskusje i spotkania od bardzo spokojnych po
bardzo burzliwe i emocjonalne
 intensywne zdobywanie wiedzy o systemie RFID:
kontakty z bibliotekami, firmami, wizyty w
innych bibliotekach, prezentacje itp.
 wprowadzenie zmian w zakresie prac dotyczących
„systemu ochrony zbiorów bibliotecznych”
realizowanych przez firmę budowlaną, podpisanie
stosownego aneksu włączającego dostarczenie
systemu

Niemożliwe stało się możliwe

ogłoszenie przetargu na zakup wyposażenia,
obejmującego system zabezpieczenia i kontroli zbiorów
działającego w technologii RFID (Radio Frequency
Identification) identyfikacji za pomocą fal radiowych) w
częstotliwości przeznaczonej do zastosowań
bibliotecznych – 13.56 MHz

opracowano całą dokumentację przetargową (SIWZ)

wizja lokalna dla potencjalnych wykonawców

2 próbki etykiet

najniższa cena
Główne wymagania
Technologia RFID ma służyć do realizowania wszystkich funkcji
systemu kontroli księgozbioru

identyfikacja zbiorów bibliotecznych

ochrona zbiorów bibliotecznych przed niekontrolowanym i
bezprawnym ich wyniesieniem poza teren chroniony

obsługowe i samoobsługowe wypożyczenia i zwroty zbiorów
bibliotecznych

kodowanie etykiet RFID, przyjmowanie nowych książek
/kodowanie/

porządkowanie i kontrola księgozbioru

skontrum księgozbioru

administrowanie systemem RFID

integracja system RFID za pomocą protokołu SIP2 z systemem
bibliotecznym „Aleph” (self-checki, wrzutnia mechaniczna oraz jedno
stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza)

inne urządzenia systemu RFID (stanowiska kodowania etykiet, mobilne
skontrum RFID) pobieranie danych z systemu bibliotecznego może
odbywać się tylko za pomocą protokołu ODBC

identyfikacja czytelnika w systemie następuje na podstawie kart
bibliotecznych: Elektronicznej Legitymacji Studenckiej działającej w
oparciu o kod kreskowy oraz czytnik Mifare i karty bibliotecznej
działającej w oparciu o kod kreskowy

5 lat gwarancji na urządzenia i funkcjonowanie systemu

cykl szkoleń dla pracowników biblioteki
Elementy systemu RFID

etykieta biblioteczna RFID: wymiar etykiety - 54x86mm, antena miedziana, 2 kbit
pamięci TT PH S2 ISO 15693: wymiar anteny 50x82 mm (min. 160 znaków)
- 200 tys.

stanowisko kodowania etykiet
- 2 szt.

stanowisko samodzielnego wypożyczania/zwrotów RFID Standard
- 1 szt.

stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID przystosowane do potrzeb
osób niepełnosprawnych
-1 szt.

stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza
- 4 szt.

bramka RFID raportująca trzyantenowy system bramek kontrolnych
- 3 szt.

bramka RFID raportująca dwuantenowy system bramek kontrolnych
- 1 szt.

wrzutnia zewnętrzna mechaniczna z taśmociągiem
- 1 szt.

wózek biblioteczny przesuwny z uchylnym dnem
- 2 szt.

mobilne skontrum RFID
- 2 szt.
Ogłoszenie przetargu – podpisanie umowy

2 wykonawców

różna wartość realizacji zamówienia

ocena ekspercka dostarczonych próbek etykiet przez firmę
zewnętrzną – Zakład Systemów Elektronicznych i
Telekomunikacyjnych, Wydział Elektrotechniki i
Informatyki Politechniki Rzeszowskiej

odrzucenie oferty o korzystniejszej wartości

podpisanie umowy z firmą Arfido Sp. z o.o

sprawa w Krajowej Izbie Odwoławczej – wyrok potwierdził
zasadność wyboru oferenta przez PB
Harmonogram prac

Etap 1 – 14 dni od dnia podpisania umowy, obejmujący
dostarczenie, przekazanie 80.000 etykiet, 2 szt. stanowisk
do kodowania etykiet zintegrowanych z systemem
bibliotecznym, instalacja, konfiguracja urządzeń z
systemem bibliotecznym oraz szkolenie pracowników w
zakresie kodowania etykiet.

Etap 2 – nie później niż do 30.09.2012 r. obejmujący
dostarczenie 120.000 etykiet oraz dostarczenie i montaż
pozostałych urządzeń wraz z oprogramowaniem (licencje)
oraz szkolenie pracowników
Szkolenia w zakresie działania i obsługi

urządzenie do kodowania -kodowanie etykiet bibliotecznych RFID

stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza – stanowisko wyposażone w
aplikację do usuwania/zdejmowania bitu security w etykiecie RFID

stanowisko wypożyczeń i zwrotów przez bibliotekarza – stanowisko komunikujące się
z systemem bibliotecznym za pomocą protokołu SIP2

bramka RFID raportująca trzyantenowy system bramek kontrolnych wraz z licznikiem
osób

bramka RFID raportująca dwuantenowy system bramek kontrolnych wraz z licznikiem
osób

wolnostojące stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID Standard

wolnostojące stanowisko samodzielnego wypożyczania i zwrotów RFID przystosowane
do potrzeb osób niepełnosprawnych

wrzutnia mechaniczna z taśmociągiem oraz wózkami bibliotecznymi przesuwnymi z
uchylnym dnem

moblilne skontrum RFID – urządzenie do wykonywania skontrum i porządkowania
zbiorów bibliotecznych
Szkolenie administratorów w zakresie zarządzania, konfiguracji systemu,
lokalizowania usterek
Etykieta – najważniejszy
element/podstawa systemu

autor/tytuł/numer systemowy/numer
inwentarzowy/sygnatura/UKD/kod kreskowy

materiały biblioteczne w wolnym dostępie

aktywny księgozbiór z magazynu wypożyczalni

wypożyczone na czas akcji etykietowania księgozbioru 4 dodatkowe
stanowiska

etykietowanie prowadzone w Bibliotece Głównej oraz w bibliotekach
wydziałowych przez wszystkich pracowników

presja czasu – zdążyć przed początkiem roku akademickiego
2012/2013
Wrzutnia

przyjmowane są materiały będące tylko własnością
Biblioteki PB

dokonywanie zwrotów przez całą dobę, bez potrzeby
autoryzacji

wydruk pokwitowania dokonywanej transakcji

sprawdzenie stanu konta z możliwością wydruku

wybór wersji językowej interfejsu: j. polski, j. angielski,
j. rosyjski

wymagane dokładne postępowanie zgodnie z
pojawiającymi się komunikatami
Wrzutnia - statystyka zwrotów w 2014 r.

Styczeń
463

Luty
550

Marzec
451

Kwiecień
358

Maj
527

Czerwiec
741

Lipiec
676

Sierpień
18

Wrzesień
597
Self-check – prosty sposób samodzielnego
wypożyczenia/zwrotu
zeskanować na urządzeniu kod kreskowy
legitymacji
 sprawdzić, czy wyświetliło się właściwe konto
 położyć wybrane książki na półkę urządzenia
 przycisnąć przycisk "Wypożycz"/"Zwróć"
 ewentualnie wydrukować paragon potwierdzający
transakcję lub stan konta, na którym widnieje
również informacja o dacie i godzinie zwrotu

Mobilne skontrum
Skontrum mobilne umożliwia szybkie wyszukiwanie, identyfikowanie i porządkowanie
zasobów bibliotecznych. Zastosowanie technologii radiowej likwiduje konieczność
ręcznego liczenia książek. Dzięki systemowi RFID i mobilnemu czytnikowi bibliotekarz
w sprawny sposób:

przeprowadza obowiązkowe skontrum, polegające na wyszukiwaniu brakujących
pozycji

sprawdza prawidłowość ustawienia danej książki w dziale (zgodność z zakresem
sprawdzanych danych)

odszukuje daną pozycję na półce

wykazuje pozycje spoza zakresu określonej dziedziny

wskazuje książki z błędnie zakodowanymi etykietami lub pustymi

umożliwia zlokalizowanie publikacji bez wklejonej etykiety

diagnozuje takie błędy, jak np. niezdjęta flaga podczas zwrotu książki

pomaga w ustaleniu braków względnych i bezwzględnych
Mobilne skontrum – jak to działa?

za pomocą czytnika RFID odczytywane są informacje zawarte w
etykietach bibliotecznych RFID, wklejonych do książek i porównane z
danymi w systemie bibliotecznym

mobilne stanowisko do skontrum współpracuje z systemem
zarządzającym zbiorami, w naszym wypadku wdrożonym w bibliotece
systemem ALEPH

czytniki mają łączność online z systemem bibliotecznym,
wykorzystując sieć bezprzewodową. Urządzenie pobiera dane
wybrane przez bibliotekarza (w naszym wypadku były to działy UKD),
łącząc się poprzez router z systemem ALEPH

dane te są aktualne w momencie wybierania, tzn. niepokazywane są
materiały, które mają status ”wypożyczona”

podawana jest liczba pozycji, która powinna znajdować się w danym
momencie w określonym dziale księgozbioru
Efekt skontrum ( 40 tys. książek udostępnianych w wolnym dostępie, 25.11.2013
r. do 26.08.2014)

etykiety błędnie zakodowane (30)

etykiety puste, niezakodowane (38)

etykiety uszkodzone (2)

brak etykiety (43)

pozycje spoza zakresu sprawdzanego działu(119)

brakujące pozycje (odnalezione w innych działach lub w Magazynie)

brakujące pozycje nieodnalezione (pozycje brakujące przed przeprowadzką do
CNK; zostały sprawdzone inne działy, Magazyn, zmieniono status na 08-brak,
usunięto 2. sygnaturę) (25)

brakujące pozycje poszukiwane, czyli tzw. braki względne (sprawdzono inne
działy, Magazyn, nadano status 08-brak, ale nie usunięto 2. sygnatury) (4)

niezdjęta flaga podczas zwrotu książki (na urządzeniu widnieje status
„wypożyczona”) (19)

książki, które nie powinny mieć 2. sygnatury, a miały (np. egz. archiwalny,
kolekcja Wypożyczalnia, broszury, CD-ROM z sygn. S oraz książki z nadanymi
wcześniej statusami: 06, 08, 88; usunięto 2. sygnaturę) (33)
(108)
Inne błędy ujawnione podczas skontrum

zamienione etykiety informacyjne (na zewnętrznej stronie książki)
(6)

błędnie wpisany nr inwentarzowy
(1)

zamienione kody kreskowe i etykiety informacyjne
(2)

błędnie wpisana 2. sygn. książki w bazie
(2)

książki znalezione na półce, a jednocześnie będące na koncie Czytelnika
(1)
Podsumowanie
Biblioteka PB posiada obecnie spójny system kontroli zbiorów bibliotecznych
działający w oparciu o technologię RFID pozwalający na sprawne udostępnianie
oraz zarządzanie księgozbiorem

determinacja bibliotekarzy

zrozumienie I wyrozumiałość władz uczelni

pomoc ze strony bibliotek, które w różnym zakresie korzystają z systemu
RFID

merytoryczne wsparcie oraz współpraca ze strony firmy Arfido
Lekcja/wniosek nr 1
Nigdy nie dać się wykluczyć z procesu podejmowania decyzji
Lekcja/wniosek nr 2
Planując wdrożenie systemu korzystać z doświadczeń innych bibliotek
oraz wiedzy specjalistów
Dziękuję Państwu za uwagę i
zapraszam do odwiedzenia
Biblioteki Politechniki
Białostockiej