Transcript 邮件合并公开课
L.C.H.
Word 邮件合并
>>玄武中等专业学校
陈爱霞
目录
Word 邮件合并
1
制作个人成绩单
2
制 作 信 封
3
制作学生胸卡
4
课 后 练 习
一、制作成绩单案例分析
• 1、任务的提出
• 学期结束时,班主任陈老师遇到了一个难题:学
校要求根据已有的“各科成绩”,给每位同学发
一个“成绩单”,“成绩单”制作完成后,还要
根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封,
把“成绩单”邮寄给学生。陈老师一开始将“成
绩单”复制了46份,但接下来的事却让他犯了愁,
要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件
轻松的事情;不仅花时间,更麻烦的是极易出错!
给每位同学制作一个信封也有同样的问题。
一、制作成绩单案例分析
• 正当他一筹莫展的时候,李老师恰巧来了,
经过李老师的一番指点,徐老师几分钟就
准确无误地完成了任务。
2、解决方案
• 先制作好“成绩单”空白表,运用邮件合
并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单”
中,生成每人单独一张的成绩单。
• 至于信封,先按一定格式制作好信封,运
用邮件合并将“班级通信录”的数据合并
到信封中,生成每人单独一个的信封,然
后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩
单”。
3、相关知识点
邮件
合并
在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并
与发送信息相关的一组数据,从而批量生成
需要的邮件文档,大大提高工作效率。
批量制作处理信函、信封、标签、
工资条、成绩单、准考证等
邮件合
并向导
邮件
合并
利用邮件合并向导提供的操作步骤可
以快速完成邮件合并。.
二、实现方法
1
在EXCEL中制作好“各科成绩数据.xls”,作
为成绩单的后台数据库。
在Word中制作好美观的“成绩单.doc”
。
3
2
利用邮件合并功能,将“成绩单.doc”(模板)
作为主文档,将“各科成绩数据.xls”作为数据
源。
以“成绩单.doc”中各种变化的数据作为
合并域,将“各科成绩数据.xls”中的数
据合并到“成绩单.doc”中。
4
1、利用邮件合并制作成绩单
• (1)建立主文档——设计“成绩单”
• 设计好的成绩单(模板)必须处于打开状
态,不能关闭。
• (2)打开数据源
• 要求:打开数据源“各科成绩(素
材).xls”,作为邮件合并的后台数据库。
• 操作:视图——工具栏——邮件合并
1、利用邮件合并制作成绩单
•
•
(3)在“成绩单”中插入数据域
要求:在已经打开“成绩单”(模板)中
插入数据源的合并域。
• 操作:
① 工具栏上的“插入域”按钮。
② 在“域”列表框中选择“学号”项,“插
入”
③ 重复第二步,插入完所有域。
1、利用邮件合并制作成绩单
• (7)在一页中放
置多个“成绩单”
• 要求:在一页内
放置两份“成绩
单”。
1、利用邮件合并制作成绩单
• (8)合并数据
• 要求:运用“合并数据”生成全班的“成
绩单”。
• 操作:
• ①工具栏“合并到新文档”;
• ②选择“全部”,确定;
• ③将合并数据产生的新文档“字母1”,另
存为
成品
2、应用邮件合并向导制作信封
• (1)工具——信函与邮件——中文信封向
导;
• (2)下一步,在“信封样式”中选择“普
通信封5:(220*110毫米)”;
• (3)下一步,选择“以此信封为模板,生
成多个信封”选项,同时选中“打印邮政
编码边框”复选框;
• (4)完成。生成一个信封格式的“文档1:
信封”。
2、应用邮件合并向导制作信封
• (5)根据“班级通信录”中的信息,对该
信封修改如下:
• 删除《收信人地址二》;
• 删除《收信人职务》;
• 删除《发信人地址》;
• 删除《发信人姓名》;
• 在《发信人姓名》及《发信人邮编》位置
上输入发信人的地址及邮编。
2、应用邮件合并向导制作信封
• (6)工具——信函与邮件——邮件合并;
• (7)在任务窗格中单击“选择另外的列表”
选项,打开“选取数据源”对话框,在
“查找范围”处找到素材所在的文件夹,
选择“班级通信录”,单击“打开”。
• (8)打开“邮件合并收件人”,确定;
2、应用邮件合并向导制作信封
• (9)在“邮件合并”任务窗格中,单击
“下一步:选取信封”选项。
• 选中信封上的域“收信人邮编”,单击
“其他项目”;选择“邮政编码”,单击
“插入”;
• (10)重复第9步。
• 收信人地址家庭住址
• 收信人姓名姓名
2、应用邮件合并向导制作信封
•
•
•
•
(11)字符格式设置:
“邮政编码”:华文新魏、加粗、二号
“家庭住址”:宋体、加粗、二号
“姓名”:华文行楷、加粗、一号、间距
加宽3磅。
2、应用邮件合并向导制作信封
• (12)在“邮件合并”任务窗格中,选择
“下一步:预览信封”。
2、应用邮件合并向导制作信封
• (13)在在“邮件合并”任务窗格中,选
择“下一步:完全合并”。选择“编辑个
人信封”选项,在弹出的“合并到新文档”
对话框中选择“全部”,单击“确定”按
钮,将所有记录合并,每条记录生成一个
信封,并自动生成新文档“信封1”。
• (14)新文档“信封1”另存为“成绩单信
封”;关闭所有文件。
邮件合并的应用
成 绩 单
准 考 证
学校中
邮件合并
的应用
录取通知书
会议信函
新年贺卡
…………
企业中
邮件合并
的应用
课后练习
• 1、利用“邮件合并”功能,将数据文件
“报考名单(素材).xls”合并到“准考证”
主文档中,生成所有考生的准考证。要求:
• (1)用A4纸张,每张纸内放置6张准考证,
采用3行*2列的排列方式。
• (2)要求在合并数据后的文档中包含页码,
并显示生成的准考证总数。
课后练习
• 2、五一节将至,某公司公关部要给所有客
户和合作伙伴发一封“祝贺信”,信中内
容完全一样,但每个人的收信地址、单位、
姓名不同。请用“邮件合并向导”根据
“客户(素材).xls”数据文件中的数据给
每人制作一个祝贺卡。要求:自己设计祝
贺卡的格式,大小与一般明信片相同,整
体设计要美观协调,最好采用图文混排。
课后练习
L.C.H.
Thank You!
>>Your Business Company slogan