Transcript 邮件合并公开课
L.C.H. Word 邮件合并 >>玄武中等专业学校 陈爱霞 目录 Word 邮件合并 1 制作个人成绩单 2 制 作 信 封 3 制作学生胸卡 4 课 后 练 习 一、制作成绩单案例分析 • 1、任务的提出 • 学期结束时，班主任陈老师遇到了一个难题：学 校要求根据已有的“各科成绩”，给每位同学发 一个“成绩单”，“成绩单”制作完成后，还要 根据“班级通信录” 给每位同学制作一个信封， 把“成绩单”邮寄给学生。陈老师一开始将“成 绩单”复制了46份，但接下来的事却让他犯了愁， 要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件 轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易出错！ 给每位同学制作一个信封也有同样的问题。 一、制作成绩单案例分析 • 正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了， 经过李老师的一番指点，徐老师几分钟就 准确无误地完成了任务。 2、解决方案 • 先制作好“成绩单”空白表，运用邮件合 并将“各科成绩”的数据合并到“成绩单” 中，生成每人单独一张的成绩单。 • 至于信封，先按一定格式制作好信封，运 用邮件合并将“班级通信录”的数据合并 到信封中，生成每人单独一个的信封，然 后打印出这些信封给每个学生邮寄“成绩 单”。 3、相关知识点 邮件 合并 在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并 与发送信息相关的一组数据，从而批量生成 需要的邮件文档，大大提高工作效率。 批量制作处理信函、信封、标签、 工资条、成绩单、准考证等 邮件合 并向导 邮件 合并 利用邮件合并向导提供的操作步骤可 以快速完成邮件合并。. 二、实现方法 1 在EXCEL中制作好“各科成绩数据.xls”，作 为成绩单的后台数据库。 在Word中制作好美观的“成绩单.doc” 。 3 2 利用邮件合并功能，将“成绩单.doc”（模板） 作为主文档，将“各科成绩数据.xls”作为数据 源。 以“成绩单.doc”中各种变化的数据作为 合并域，将“各科成绩数据.xls”中的数 据合并到“成绩单.doc”中。 4 1、利用邮件合并制作成绩单 • （1）建立主文档——设计“成绩单” • 设计好的成绩单（模板）必须处于打开状 态，不能关闭。 • （2）打开数据源 • 要求：打开数据源“各科成绩（素 材）.xls”，作为邮件合并的后台数据库。 • 操作：视图——工具栏——邮件合并 1、利用邮件合并制作成绩单 • • （3）在“成绩单”中插入数据域 要求：在已经打开“成绩单”（模板）中 插入数据源的合并域。 • 操作： ① 工具栏上的“插入域”按钮。 ② 在“域”列表框中选择“学号”项，“插 入” ③ 重复第二步，插入完所有域。 1、利用邮件合并制作成绩单 • （7）在一页中放 置多个“成绩单” • 要求：在一页内 放置两份“成绩 单”。 1、利用邮件合并制作成绩单 • （8）合并数据 • 要求：运用“合并数据”生成全班的“成 绩单”。 • 操作： • ①工具栏“合并到新文档”； • ②选择“全部”，确定； • ③将合并数据产生的新文档“字母1”，另 存为 成品 2、应用邮件合并向导制作信封 • （1）工具——信函与邮件——中文信封向 导； • （2）下一步，在“信封样式”中选择“普 通信封5：（220*110毫米）”； • （3）下一步，选择“以此信封为模板，生 成多个信封”选项，同时选中“打印邮政 编码边框”复选框； • （4）完成。生成一个信封格式的“文档1： 信封”。 2、应用邮件合并向导制作信封 • （5）根据“班级通信录”中的信息，对该 信封修改如下： • 删除《收信人地址二》； • 删除《收信人职务》； • 删除《发信人地址》； • 删除《发信人姓名》； • 在《发信人姓名》及《发信人邮编》位置 上输入发信人的地址及邮编。 2、应用邮件合并向导制作信封 • （6）工具——信函与邮件——邮件合并； • （7）在任务窗格中单击“选择另外的列表” 选项，打开“选取数据源”对话框，在 “查找范围”处找到素材所在的文件夹， 选择“班级通信录”，单击“打开”。 • （8）打开“邮件合并收件人”，确定； 2、应用邮件合并向导制作信封 • （9）在“邮件合并”任务窗格中，单击 “下一步：选取信封”选项。 • 选中信封上的域“收信人邮编”，单击 “其他项目”；选择“邮政编码”，单击 “插入”； • （10）重复第9步。 • 收信人地址家庭住址 • 收信人姓名姓名 2、应用邮件合并向导制作信封 • • • • （11）字符格式设置： “邮政编码”：华文新魏、加粗、二号 “家庭住址”：宋体、加粗、二号 “姓名”：华文行楷、加粗、一号、间距 加宽3磅。 2、应用邮件合并向导制作信封 • （12）在“邮件合并”任务窗格中，选择 “下一步：预览信封”。 2、应用邮件合并向导制作信封 • （13）在在“邮件合并”任务窗格中，选 择“下一步：完全合并”。选择“编辑个 人信封”选项，在弹出的“合并到新文档” 对话框中选择“全部”，单击“确定”按 钮，将所有记录合并，每条记录生成一个 信封，并自动生成新文档“信封1”。 • （14）新文档“信封1”另存为“成绩单信 封”；关闭所有文件。 邮件合并的应用 成 绩 单 准 考 证 学校中 邮件合并 的应用 录取通知书 会议信函 新年贺卡 ………… 企业中 邮件合并 的应用 课后练习 • 1、利用“邮件合并”功能，将数据文件 “报考名单（素材）.xls”合并到“准考证” 主文档中，生成所有考生的准考证。要求： • （1）用A4纸张，每张纸内放置6张准考证， 采用3行*2列的排列方式。 • （2）要求在合并数据后的文档中包含页码， 并显示生成的准考证总数。 课后练习 • 2、五一节将至，某公司公关部要给所有客 户和合作伙伴发一封“祝贺信”，信中内 容完全一样，但每个人的收信地址、单位、 姓名不同。请用“邮件合并向导”根据 “客户（素材）.xls”数据文件中的数据给 每人制作一个祝贺卡。要求：自己设计祝 贺卡的格式，大小与一般明信片相同，整 体设计要美观协调，最好采用图文混排。 课后练习 L.C.H. Thank You! >>Your Business Company slogan